{"id":208192,"date":"2024-08-30T14:54:06","date_gmt":"2024-08-30T12:54:06","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?p=208192"},"modified":"2025-07-31T11:12:11","modified_gmt":"2025-07-31T09:12:11","slug":"freigabeprozesse-optimieren-7-tipps-die-ihre-buchhaltung-vereinfachen","status":"publish","type":"post","link":"http:\/\/easy-software.com\/de\/newsroom\/freigabeprozesse-optimieren-7-tipps-die-ihre-buchhaltung-vereinfachen\/","title":{"rendered":"Freigabeprozesse optimieren: 7 Tipps, die Ihre Buchhaltung vereinfachen\u202f\u202f\u00a0"},"content":{"rendered":"
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Selbst wenn es nicht so weit wie oben angerissen kommt, bedeuten hakelige Freigabeprozesse oft einen erh\u00f6hten Verwaltungsaufwand und sorgen f\u00fcr weiteren Stress in der Abteilung: \u201eWo liegt die Rechnung? Wer muss noch abzeichnen? Was ist das Problem?\u201c<\/p>\n\n\n\n

Gl\u00fccklicherweise treten wir ins Zeitalter der elektronischen Rechnung ein und solche Art von Problemen mit Freigabeprozessen sollten dort der Vergangenheit angeh\u00f6ren. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen anhand von sieben grundlegenden Tipps<\/mark>, wie Sie Ihre Freigabeprozesse optimieren und damit Ihre Buchhaltung sp\u00fcrbar vereinfachen. <\/p>\n\n\n

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1. Auf Digitalisierung und Automatisierung umstellen<\/h2>\n\n<\/div>\n\n\n

Die Digitalisierung von Freigabeprozessen ist der erste und wichtigste Schritt zur Optimierung. Daf\u00fcr ben\u00f6tigen Sie eine Rechnungssoftware f\u00fcr die Buchhaltung, die einen digitalen Workflow beinhaltet, sodass manuelle Eingriffe in die Rechnungsbearbeitung reduziert und Fehlerquellen minimiert werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Ein digitaler Workflow<\/a> ist ein automatisierter Prozess, der durch die Buchhaltungssoftware gesteuert wird. In dieser Software lassen sich Aufgaben und Genehmigungen digital abbilden. Dazu werden Aufgaben automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet, Fristen gesetzt und Fortschritte in Echtzeit \u00fcberwacht. Alle Schritte werden digital dokumentiert, wodurch zus\u00e4tzlich ein Optimum an Transparenz und Nachverfolgbarkeit gew\u00e4hrleistet ist. <\/p>\n\n\n\n

2. Klare Verantwortlichkeiten definieren<\/h2>\n\n\n\n

Um Verz\u00f6gerungen und Missverst\u00e4ndnisse zu vermeiden, ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten festzulegen. Alle Mitarbeitenden sollten genau wissen, welche Person bei welcher Art von Rechnungsdokument an welcher Stelle des Rechnungsworkflows<\/a> erforderlich ist und wer die Freigabe erteilen muss.<\/p>\n\n\n\n

Auch bei dieser Aufgabe unterst\u00fctzt Sie eine Rechnungssoftware mit Workflowmanagement: In der Software werden f\u00fcr alle Beteiligten spezifische Rollen festgelegt \u2013 wie zum Beispiel Sachbearbeiter, Pr\u00fcfer oder Freigeber \u2013 und jede Rolle hat definierte Aufgaben und Zugriffsrechte. Zus\u00e4tzlich werden klare Regeln f\u00fcr die Genehmigung bestimmt: Wer darf in welcher Rolle welche Rechnungen bis zu welchem Betrag freigeben? Diese Regeln werden im System zur Rechnungsfreigabe<\/a> hinterlegt und automatisch angewendet.<\/p>\n\n\n\n

3. Freigabestufen reduzieren<\/h2>\n\n\n\n

Durch die Analyse Ihres bestehenden Freigabeprozesses k\u00f6nnen Sie weitere Engp\u00e4sse identifizieren, die den Workflow blockieren. Eine sehr effiziente Form der Optimierung erreichen Sie durch die Reduzierung der Freigabestufen innerhalb eines Workflows. So fallen unn\u00f6tige Schritte weg oder Sie k\u00f6nnen bei kritischen Entscheidungen die Abh\u00e4ngigkeit von einer einzigen Person auf weitere Verantwortliche \u00fcbertragen.<\/p>\n\n\n\n

Analysieren Sie dazu zun\u00e4chst, welche Freigaben besonders viel Zeit in Anspruch nehmen oder h\u00e4ufig zu Verz\u00f6gerungen f\u00fchren. \u00dcberlegen Sie, ob alle aktuellen Freigabestufen notwendig sind. Oftmals kann der Prozess beschleunigt werden, indem weniger kritische Entscheidungen von weniger Personen freigegeben werden oder indem die Anzahl der Freigabestufen insgesamt reduziert wird. Zum Beispiel k\u00f6nnte es sinnvoll sein, niedrigere Betr\u00e4ge direkt auf Ebene der Sachbearbeitung freigeben zu lassen, anstatt sie durch mehrere Hierarchieebenen zu schicken. <\/p>\n\n\n\n

4. Parallelfreigaben erm\u00f6glichen<\/h2>\n\n\n\n

Stellen Sie sich den Fall vor, dass eine eingehende Rechnung sowohl von der Finanzabteilung als auch von der Einkaufsabteilung genehmigt werden muss. Bei einem herk\u00f6mmlichen Freigabeprozess w\u00fcrde die Rechnung erst von der Finanzabteilung gepr\u00fcft und abgezeichnet werden, bevor sie an die Einkaufsabteilung weitergeleitet wird. Schneller geht es, wenn mehrere Genehmigungen gleichzeitig eingeholt werden. Dieser Prozess nennt sich Parallelfreigabe.<\/p>\n\n\n\n

Bei einer Parallelfreigabe erhalten beide Abteilungen gleichzeitig Zugriff auf die Rechnung und k\u00f6nnen unabh\u00e4ngig voneinander ihre Pr\u00fcfung durchf\u00fchren. Sobald beide Freigaben erteilt sind, kann der Prozess fortgesetzt werden. Die Einf\u00fchrung von Parallelfreigaben wird mit einem digitalen Workflow-System vereinfacht. Es kann solche simultanen Prozesse abbilden und \u00fcberwachen und stellt dadurch sicher, dass alle erforderlichen Freigaben erfasst und keine Schritte \u00fcbersehen werden. <\/p>\n\n\n\n

5. Dunkelbuchungen einrichten<\/h2>\n\n\n\n

Ein Buchungssystem, das ganz ohne menschliche Eingriffe auskommt, klingt f\u00fcr manche Finanzverantwortliche noch immer nach Science-Fiction. Aber schon heute ist es m\u00f6glich f\u00fcr bestimmte Rechnungen sogenannte Dunkelbuchungen<\/a> durchzuf\u00fchren. Darunter fallen alle Buchungsvorg\u00e4nge, die in einem automatisierten Prozess ohne menschliches Eingreifen oder manuelle \u00dcberpr\u00fcfung ablaufen. Sie sind Teil eines vollst\u00e4ndig digitalisierten Freigabeprozesses, bei dem bestimmte Gesch\u00e4ftsvorf\u00e4lle, wie z. B. eingehende Rechnungen, automatisch erfasst, gepr\u00fcft und verbucht werden.<\/p>\n\n\n\n

Ein beispielhafter Anwendungsfall f\u00fcr eine Dunkelbuchung ist ein Lieferant, der vertraglich vereinbart monatlich eine gleichbleibende Rechnungssumme generiert. Die Buchhaltungssoftware ist in diesem Fall so eingerichtet, dass sie diese Rechnungen automatisch erkennt, mit dem entsprechenden Vertrag oder Lieferschein abgleicht und direkt bucht, ohne dass ein Mitarbeiter die Rechnung manuell pr\u00fcfen muss \u2013 und das sicherer und weniger fehleranf\u00e4llig, als das bei menschlichem Eingreifen der Fall w\u00e4re.<\/p>\n\n\n

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Leitfaden: Wie Sie digitale Rechnungsworkflows im Unternehmen einf\u00fchren<\/h3>\n\n\n\n

In diesem Leitfaden illustrieren wir, wie Sie den Umgang mit Rechnungen in Ihrer Buchhaltung wieder auf Kurs bringen.<\/p>\n\n\n

\n\nDie Story lesen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n

6. Fristen und Eskalationsprozesse definieren<\/h2>\n\n\n\n

Durch die regelm\u00e4\u00dfige \u00dcberpr\u00fcfung und Anpassung der Workflows k\u00f6nnen Sie Freigabeprozesse in der Buchhaltung weiter beschleunigen und vereinfachen. Dies f\u00fchrt nicht nur zu einer Reduzierung von Fehlern, sondern macht die gesamte Buchhaltung auch flexibler. Ver\u00e4nderungen im Unternehmensumfeld, in der Unternehmensstruktur oder durch neue gesetzliche Anforderungen lassen sich so schneller in die internen Abl\u00e4ufe integrieren. <\/p>\n\n\n\n

Eine ausgepr\u00e4gte Feedbackkultur unterst\u00fctzt diese Prozessverbesserung ma\u00dfgeblich. Mitarbeiter, die aktiv Feedback geben und erhalten, sind in der Lage, Probleme und Verbesserungspotenziale in den Freigabeprozessen schneller zu erkennen und zu adressieren. Ein offener Austausch f\u00f6rdert zudem die Zusammenarbeit und das Verst\u00e4ndnis innerhalb der Abteilung. L\u00f6sungen werden so schneller und zielgerichteter entwickelt. Letztlich f\u00fchrt dies zu einer effizienteren Buchhaltung, die qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert und allen Beteiligten die Arbeit erleichtert<\/p>\n\n\n\n

7. Kontinuierliche Prozessverbesserung und Feedbackkultur<\/h2>\n\n\n\n

Die Digitalisierung unternehmensinterner Prozesse schreitet kontinuierlich voran. Mittelfristig werden Unternehmen, die diesen Weg nicht mitgehen oder zu sp\u00e4t einschlagen, Probleme bekommen. Zum Beispiel, weil sie ihre Prozesse nicht auf die E-Rechnung<\/a> umgestellt haben, die ab 2025 f\u00fcr die B2B-Wirtschaft verpflichtend wird. Genau dann liegen die Einf\u00fchrung und Umsetzung digitaler Rechnungsworkflows nah, sobald die Rechnungen ohnehin schon als strukturierte Datens\u00e4tze im Unternehmen eintreffen. <\/p>\n\n\n\n

Gleiches gilt f\u00fcr zuk\u00fcnftige Entwicklungen in den Bereichen k\u00fcnstliche Intelligenz und Datenanalyse. Mit der Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung schaffen Sie eine bessere Datengrundlage, um Prozesse in Zukunft datengest\u00fctzt zu optimieren oder sie mit Hilfe von KI weitergehend zu automatisieren. Letztere Technologie wird zum Beispiel auf absehbare Zeit dazu eingesetzt werden, um verst\u00e4rkt Dunkelbuchungen durchzuf\u00fchren, sodass mehr Rechnungen von allein den Rechnungsworkflow passieren k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/h2>\n\n\n\n

Optimierte Freigabeprozesse sind ein wesentlicher Faktor f\u00fcr eine effiziente und sichere Buchhaltung. Durch Digitalisierung<\/a>, klare Richtlinien, Workflow-Optimierung und kontinuierliche Verbesserungen k\u00f6nnen Sie nicht nur die Effizienz steigern, sondern Sie erh\u00f6hen langfristig auch die Zufriedenheit Ihrer Gesch\u00e4ftspartner und der Mitarbeitenden.<\/p>\n\n\n

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Webinar: Belegchaos war gestern \u2013 mit easy invoice und KI zur smarten Buchhaltung<\/p>\n\n\n\n

Rechnungen kommen per Post, E-Mail oder als E-Rechnung \u2013 und landen \u00fcberall, nur nicht da, wo sie hingeh\u00f6ren. Skontofristen verstreichen, Freigaben verz\u00f6gern sich, und der \u00dcberblick geht verloren. Was fr\u00fcher noch mit Excel und Ordnern funktionierte, wird heute schnell zur Belastung. Zeit, das Chaos zu beenden \u2013 und Ihre Buchhaltung neu zu denken.<\/p>\n\n\n\nWebinar ansehen<\/a>\n\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Ohne Freigabeprozesse, keine ordnungsgem\u00e4\u00dfe Buchhaltung. Das steht au\u00dfer Frage. Gleichzeitig sind Freigabeprozesse aber auch einer der wesentlichen Schmerzpunkte jeder Buchhaltung. Denn Fehler im System f\u00fchren zu Folgefehlern: Rechnungen werden zu sp\u00e4t bezahlt, Mahnkosten entstehen und Lieferanten bleiben ver\u00e4rgert zur\u00fcck. Was Sie beachten m\u00f6chten, um Freigabeprozesse zu optimieren, kl\u00e4rt der Artikel.<\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":208194,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"categories":[3,1907,1906],"tags":[],"download_type":[],"class_list":["post-208192","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog","category-eingangsrechnungen","category-workflows","no-featured-image-padding","resize-featured-image"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/208192","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=208192"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/208192\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/208194"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=208192"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=208192"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=208192"},{"taxonomy":"download_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/download_type?post=208192"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}