{"id":51535,"date":"2018-01-11T16:49:42","date_gmt":"2018-01-11T15:49:42","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?p=51535"},"modified":"2025-06-10T13:38:45","modified_gmt":"2025-06-10T11:38:45","slug":"archiv-dms-ecm-etc-wie-bitte-mfg","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/easy-software.com\/de\/newsroom\/archiv-dms-ecm-etc-wie-bitte-mfg\/","title":{"rendered":"Archiv, <em>DMS, ECM etc. \u2013 wie bitte, MfG?<\/em>"},"content":{"rendered":"<div class=\"gb-container gb-container-bff3e728\">\n<div class=\"gb-container gb-container-21f239a0\">\n<div class=\"gb-grid-wrapper gb-grid-wrapper-21d3b66e\">\n<div class=\"gb-grid-column gb-grid-column-8f04805b\"><div class=\"gb-container gb-container-8f04805b\">\n\n<p>Um ehrlich zu sein, gerade die Wortwelt der IT-Branche geh\u00f6rt f\u00fcr branchenfremde Personen zu einem schwer durchdringbaren Dschungel. Schillernde, h\u00e4ufig auch synonym benutze Abk\u00fcrzungen und Worte, die sich dazu noch im Wechsel der Trends und Moden \u00e4ndern: Man f\u00fchlt sich ans Jahr 1999 erinnert \u2013 MfG. Das gilt auch f\u00fcr unsere Branche, weshalb wir heute einen kleinen Versuch in Sachen Begriffsdefinitionen unternehmen \u2013 jedenfalls f\u00fcr den ECM-Bereich und so wie wir diese Worte <strong>heute<\/strong> verstehen.<\/p>\n\n\n\n<p>Sehr schnell werden wir dabei feststellen, dass Begriffsdefinitionen zwar sch\u00f6n sind, soweit diese Begriffe es uns erleichtern, bestimmte Dinge zu erfassen. Trotzdem wird man am Ende des Tages allerdings feststellen, dass vorhandene Systeme nicht den Begriffen entsprechen und zumeist Mischformen sind.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-be760d6a gb-headline-text gb-headline-medium\">Was ist ein Archiv?<\/h2>\n\n\n\n<p>Unter einem <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/archivierung\/\">Archiv<\/a> versteht man allgemein einen Ort zur Aufbewahrung von Informationstr\u00e4gern f\u00fcr die Zukunft. Bezogen auf elektronische Archive bedeutet dies, ein System bereitzustellen, dass drei zentrale Punkte sicherstellt:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Schriftgutverwaltung: Die Informationstr\u00e4ger m\u00fcssen nachvollziehbar, unver\u00e4nderbar, wiederauffindbar sein und Vollst\u00e4ndigkeit gew\u00e4hrleisten. In der Fachsprache bezeichnet man diese Vorg\u00e4nge als \u201eRecords Management\u201c. Im Fall von<a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/easy-archive\/\"> easy archive<\/a> legen wir hier dann alle Arten von Belegen in den Archivsystemen ab, z.B. Belege aus den kaufm\u00e4nnischen Abteilungen.<\/li>\n\n\n\n<li>Ablage: Dieser Bereich des Archivs dient nur tempor\u00e4ren Speicherung von Informationen; alle hier abgelegten Informationen gelten als nicht archivierungw\u00fcrdig\/archivierungspflichtig. In der Fachsprache nennt man diesen Bereich \u201eStorage\u201c. H\u00e4ufig wird eine solche Ablage auch f\u00fcr im Umlauf befindliche Dokumente verwendet. Beispiel: Eine Eingangsrechnung kommt an und wird mit einem elektronischen System im Haus verteilt. Erst nach Abschluss dieses Vorgangs soll der Beleg an das ERP-System \u00fcbergeben und rechtssicher archiviert werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Erhalten\/Bewahren: Dieser Bereich des Archivs dient der langzeitig stabilen, statischen und unver\u00e4nderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. In der Fachsprache benennt man diese Komponente als \u201ePreservation\u201c. Wichtig an dieser Stelle: Unterscheiden muss man hier zwischen Archiv und Langzeitarchiv. Letzteres bewahrt Daten f\u00fcr die Ewigkeit auf, meistens in externen Storage-Systemen. Diese Daten werden f\u00fcr den operativen Betrieb in der Gegenwart nicht ben\u00f6tigt.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-5daa93c7 gb-headline-text gb-headline-medium\">Was ist ein DMS, ein Dokumentenmanagementsystem?<\/h2>\n\n\n\n<p>Die mit dem K\u00fcrzel DMS beschriebenen <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/dokumentenmanagementsystem\/\">Dokumentenmanagementsysteme<\/a> sind zumeist datenbankgest\u00fctzte Software-Systeme und k\u00fcmmern sich um die Organisation von elektronischen Dokumenten \u2013 gleich welchen Formats und Inhalts. Die Hauptaufgabe eines DMS besteht darin, Schriftst\u00fccke aufzunehmen, aufzubewahren und organisationsweit bereitzustellen. Ein DMS ist damit als Erweiterung zum Archiv zu sehen. Da es viele unterschiedliche Systeme am Markt gibt, ist der \u00dcbergang aber flie\u00dfend.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-marker-text-color\">D<\/mark> f\u00fcr Dokumente: Alles in diesem System ist ein Dokument; gleich in welchem Format das Eingangsmaterial vorliegt; es wird ggf. digitalisiert und als ein Dokument aufgenommen<\/li>\n\n\n\n<li><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-marker-text-color\">MS<\/mark> f\u00fcr Management System: Diese Dokumente werden vom System aufbewahrt und organisationsweit bereitgestellt<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Randnotiz: DMS war der hierzulande zuerst eingef\u00fchrte Begriff. Wie im IT-Sektor \u00fcblich hat sich im Laufe der Zeit der international akzeptierte Begriff ECM etabliert. Eine klare Trennung ist nur anhand der verwendeten Systeme m\u00f6glich. Denn: Ein DMS k\u00fcmmert sich auch um den \u201cTransport der Dokumente\u201d, also die manuelle oder automatisierte Steuerung von Dokumenten durch das Unternehmen. Die rechtssichere Ablage wird dann meistens im DMS von der Archiv-Komponente \u00fcbernommen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-ff6440dc gb-headline-text gb-headline-medium\">Was bedeutet ECM \u2013 Enterprise Content Management?<\/h2>\n\n\n\n<p>Das K\u00fcrzel ECM steht f\u00fcr Enterprise Content Management. Hier sehen wir eine Weiterentwicklung und Internationalisierung: Sprach man bei den oben beschriebenen Systemen noch von Dokumenten, ist nun nur noch von Content die Rede; h\u00e4ufig haben wir hier kein Dokument mehr vorliegen, sondern einen Datensatz ohne physische Datei. Diese in Software abgebildeten Systeme umfassen die Methoden, Techniken sowie Werkzeuge zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung wie auch Bereitstellung von Inhalten. All dies dient der Unterst\u00fctzung organisatorischer Prozesse im Unternehmen. <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/glossar\/ecm\/\">ECM<\/a> f\u00fchrt strukturierte und unstrukturierte Informationen zusammen. Nochmals anhand des K\u00fcrzels ECM aufgel\u00f6st:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-marker-text-color\"><strong>E<\/strong> <\/mark>f\u00fcr Enterprise steht f\u00fcr eine von allen Zugriffsberechtigten einer Organisation nutzbare Software-L\u00f6sung<\/li>\n\n\n\n<li><strong><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-marker-text-color\">C<\/mark><\/strong> f\u00fcr Content steht f\u00fcr alle digitalisierten, also elektronischen Inhalte in diesem System<\/li>\n\n\n\n<li><strong><mark style=\"background-color:rgba(0, 0, 0, 0)\" class=\"has-inline-color has-marker-text-color\">M<\/mark><\/strong> f\u00fcr Management steht f\u00fcr die Verwaltung, Verarbeitung und Kontrolle dieses Systems und dessen Inhalte<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h3 class=\"gb-headline gb-headline-ec4df682 gb-headline-text gb-headline-small\">Sensible Daten allesamt \u2013 rechtliche Aspekte wie die GoBD<\/h3>\n\n\n\n<p>Es liegt auf der Hand: Gerade im unternehmerischen Umfeld eingesetzt, unterliegen sowohl ECM, DMS wie auch ein Archiv vergleichsweise strengen Vorgaben. In diesem Fall w\u00e4ren dies die \u201eGrunds\u00e4tze zur ordnungsm\u00e4\u00dfigen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff\u201c \u2013 besser bekannt als GoBD. Letztere fordert auch die <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/glossar\/revisionssicherheit\/\">Revisionssicherheit<\/a> sowie die <a href=\"https:\/\/de.wikipedia.org\/wiki\/Verfahrensdokumentation\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener nofollow\">Verfahrensdokumentation<\/a> ein. Was dies wiederum bedeutet, sprengt den Rahmen des Artikels und bietet Inhalt f\u00fcr einen weiteren Blog-Artikel.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"gb-headline gb-headline-01562609 gb-headline-text gb-headline-medium\">Fazit<\/h2>\n\n\n\n<p>Nat\u00fcrlich lassen sich mit den Begriffen <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/easy-archive\/\">Archiv<\/a>, <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/dokumentenmanagementsystem\/\">DMS<\/a> und ECM l\u00e4ngst nicht alle Systeme beschreiben, die zur Erfassung, Speicherung, Bereitstellung, Verwaltung und Kontrolle von Inhalten innerhalb von Organisationen dienen. Neue Begrifflichkeiten sind l\u00e4ngst aufgetaucht. Information Management und <a href=\"https:\/\/easy-software.com\/de\/glossar\/content-services-plattform\/\">Content Services<\/a> geh\u00f6ren zu den in letzter Zeit h\u00e4ufig diskutierten Namen in der ECM-Branche. Es bleibt also spannend.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Kurz erkl\u00e4rt: Archiv, DMS, ECM \u2013 allesamt zentrale Begriffe unserer Branche, doch was bedeuten diese?<\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":131210,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"categories":[1591,3,431,1907],"tags":[],"download_type":[],"class_list":["post-51535","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-archivierung","category-blog","category-dokumentenmanagement","category-eingangsrechnungen","no-featured-image-padding","resize-featured-image"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/51535","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=51535"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/51535\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/131210"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=51535"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=51535"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=51535"},{"taxonomy":"download_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/download_type?post=51535"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}