{"id":68971,"date":"2018-09-14T13:22:38","date_gmt":"2018-09-14T11:22:38","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?p=68971"},"modified":"2025-04-03T17:53:31","modified_gmt":"2025-04-03T15:53:31","slug":"aufbewahrungsfristen-was-gilt-bei-personalakten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/easy-software.com\/de\/newsroom\/aufbewahrungsfristen-was-gilt-bei-personalakten\/","title":{"rendered":"Aufbewahrungsfristen: Was gilt bei Personalakten?"},"content":{"rendered":"
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Die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen von Personalakten<\/h2>\n\n\n\n

Aufbewahrungspflicht f\u00fcr Bewerbungsunterlagen: drei Monate<\/h3>\n\n\n\n

Drei Monate ist die Aufbewahrungspflicht f\u00fcr Bewerberdaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, da nach dem Gleichbehandlungsgesetz die M\u00f6glichkeit eines Einspruchs bestehen kann. Kommt es zu einem Verfahren, muss die Personalabteilung diese Daten nat\u00fcrlich so lange aufbewahren, wie das Einspruchsverfahren l\u00e4uft. Dar\u00fcber hinaus d\u00fcrfen Unterlagen in einem Bewerberpool gespeichert werden, wenn eine schriftliche Einwilligung dazu vorliegt. Bewerbungsunterlagen gehen in der Regel durch einen Pr\u00fcfungsworkflow. Auch hier muss der Arbeitgeber unbedingt darauf achten, diesen zu dokumentieren und Daten nach Wegfall des Zwecks auch aus dem Workflow zu vernichten.<\/p>\n\n\n\n

Aufbewahrungsfrist bei Personalakten: drei Jahre<\/h3>\n\n\n\n

Verl\u00e4sst ein Mitarbeiter das Unternehmen, muss die Personalakte<\/a> nach dem Arbeitsrecht drei Jahre aufbewahrt werden, da der Mitarbeiter drei Jahre Zeit hat, um eventuelle Anspr\u00fcche geltend zu machen, wie die Anforderung eines Arbeitszeugnis. Die Aufbewahrungspflicht wird ab dem 31. Dezember des Jahres gerechnet, in dem der Arbeitsvertrag endet. Je nachdem, k\u00f6nnen Teile in der Personalakte enthalten sein, die steuerrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Regelungen unterliegen, denn die Personalmitarbeiter entscheiden individuell \u00fcber die Inhalte der Personalakten. Hier gelten l\u00e4ngere Aufbewahrungspflichten.<\/p>\n\n\n

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DSGVO-konformes Berechtigungskonzept f\u00fcr HR-Abteilungen<\/p>\n\n\n\n

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Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen bei Personalakten: sechs Jahre<\/h3>\n\n\n\n

Stehen Lohnsteuer-Au\u00dfenpr\u00fcfungen an, brauchen Steuerpr\u00fcfer Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Teile der Lohnunterlagen (EStG \u00a7 42f.). Sie ermitteln, ob der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeitr\u00e4ge, Kirchen- und Lohnsteuer ordentlich abgef\u00fchrt hat. Personalunterlagen wie die Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten und Belege f\u00fcr Lohnsteuerabzug d\u00fcrfen also erst nach sechs Jahren gel\u00f6scht werden. Vor der Entsorgung der Personalakte m\u00fcssen Verantwortliche unbedingt pr\u00fcfen, ob Lohnunterlagen enthalten sind, die zur Gewinnermittlung von Betrieben genutzt werden. Hier gilt n\u00e4mlich eine zehnj\u00e4hrige Aufbewahrungspflicht.<\/p>\n\n\n\n

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Die Digitalisierung von Personalakten unterst\u00fctzt die Personalabteilung dabei, automatisch wichtige Fristen und Termine einzuhalten.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen: f\u00fcnf bis 30 Jahre<\/h3>\n\n\n\n

In diesem Fall ist das Sozialgesetzbuch gefragt: In die sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfrist fallen Beitragsabrechnungen und \u2013nachweise des Gesamtversicherungsbeitrags. F\u00fcr in der Personalakte enthaltende Lohnnachweise \u00fcber Arbeitsstunden und gezahltes Entgelt, gilt eine Aufbewahrungsfrist von f\u00fcnf Jahren. Die betriebliche Altersvorsorge genie\u00dft wiederum einen Sonderstatus: es gilt die Aufbewahrungsfrist f\u00fcr Lohnsteuerunterlagen, also sechs Jahre. Au\u00dfer, ehemalige Mitarbeiter nehmen den Anspruch auf Betriebsrente nicht innerhalb sechs Jahren wahr, dann gilt eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren.<\/p>\n\n\n

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Personalakten digitalisieren \u2013 Tipps zur rechtskonformen Umstellung<\/p>\n\n\n\n

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Digitalisierung sorgt f\u00fcr \u00dcberblick bei Personalakten<\/h2>\n\n\n\n

Die vielen unterschiedlichen Regelungen seitens des Gesetzgebers, aber auch interne Vorschriften, stellen die Personalabteilungen vor enorme Herausforderungen. Bestehen Personalakten noch in Papierform, m\u00fcssen diese regelm\u00e4\u00dfig durchgesehen und nach abgelaufenen Aufbewahrungsfristen kontrolliert werden \u2013 manuell. Meist liegen Papierakten verteilt in Unternehmen vor oder einzelne Daten wie ein Arbeitsvertrag sogar in unterschiedlichen Abteilungen. Eine L\u00f6sung, um die Wahrung von Aufbewahrungsfristen f\u00fcr Personalakten einfach zu managen, kann die Digitalisierung der Personalprozesse<\/a> sein. Die digitale Personalakte<\/a> sorgt f\u00fcr \u00dcbersichtlichkeit im Vertragsmanagement<\/a>, braucht wenig Speicherplatz und ist zeit- und kosteneffizient. Alle Mitarbeiterdaten und die zugeh\u00f6rigen Dokumente sind zentral in Akten abgelegt. Dar\u00fcber hinaus k\u00f6nnen Personalverantwortliche L\u00f6schfristen automatisieren, indem sie L\u00f6schkonzepte f\u00fcr die unterschiedlichen Anforderungen im HR Management System<\/a> definieren. So kann Datenschutz einfach umgesetzt und zum Teil des t\u00e4glichen Prozesses in Personalabteilungen werden.<\/p>\n\n\n

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Die digitale Personalakte<\/p>\n\n\n\n

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Personalakten sind hochsensibel, denn sie enthalten die Unterlagen der Mitarbeiter. Die Aufbewahrungspflichten dieser Daten sind rechtlich klar definiert. Welche Aufbewahrung gilt aber f\u00fcr welchen Teil der Personalakte? Und wie kann der Arbeitsgeber den \u00dcberblick behalten? Eine Zusammenfassung der wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten f\u00fcr Personalunterlagen.<\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":"","_links_to":"","_links_to_target":""},"categories":[3,1903],"tags":[],"download_type":[],"class_list":["post-68971","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-blog","category-digitale-personalakte","no-featured-image-padding"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/68971","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=68971"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/68971\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=68971"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=68971"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=68971"},{"taxonomy":"download_type","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/download_type?post=68971"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}