{"id":208132,"date":"2024-10-23T15:29:12","date_gmt":"2024-10-23T13:29:12","guid":{"rendered":"https:\/\/easy-software.com\/?post_type=referenzen&p=208132"},"modified":"2025-07-03T10:30:52","modified_gmt":"2025-07-03T08:30:52","slug":"wein-wolf","status":"publish","type":"referenzen","link":"https:\/\/easy-software.com\/de\/referenzen\/wein-wolf\/","title":{"rendered":"Wein Wolf"},"content":{"rendered":"
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Referenz-Story<\/p>\n\n\n\n

Wein Wolf<\/mark><\/em> vereinfacht den Rechnungsworkflow<\/h1>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n
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Inhalt<\/p>\n\n\n

\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Abschied von Papierbergen und Faxen<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Kurzer Weg von easy archive zu easy invoice<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Ein klares Zielbild erleichtert die Umsetzung<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Messbare Erfolge<\/span><\/a>\n\n\n\n\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span>Noch mehr Erleichterung bringt die E-Rechnung<\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n
\n\nStory herunterladen<\/span>\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n
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\u00dcber Wein Wolf<\/em><\/h2>\n\n\n\n

“Mittlerweile haben wir uns zu 99,9 % vom Papier und der Papierablage verabschiedet. Das bedeutet, von den 20 bis 30 Metern Ablage im Jahr sind heute vielleicht noch 5 Ordner mit Akten \u00fcbriggeblieben, die bei uns noch in Papierform abgelegt werden.”<\/p>\n\n\n\n

Die Wein Wolf Gruppe bildet das B2B-Segment der Hawesko Holding SE, die sich durch Marken wie den Hawesko-Weinversand oder Jaques\u2018 auch bei weinliebenden Endkunden gro\u00dfer Beliebtheit erfreut. Innerhalb des Hawesko-Konzerns agiert die Wein-Wolf-Gruppe als eine eigene funktionale Gesch\u00e4ftseinheit von ihrem Firmensitz in Bonn aus. Die dort angesiedelte Finanzfunktion verf\u00fcgt mit Buchhaltung und Controlling regul\u00e4r \u00fcber 15 Stellen. Als ERP-System ist SAP\u00ae<\/sup> im Einsatz.<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Buchen Sie jetzt einen kostenfreien Termin<\/p>\n\n\n\ntermin buchen<\/span>\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span><\/a>\n\n<\/div>\n<\/div><\/div>\n\n

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Abschied von Papierbergen und Faxen<\/h2>\n\n\n\n

Ch\u00e2teau Lafite-Rothschild, Wehrheim Sp\u00e4tburgunder oder Napa Valley Cabernet Sauvignon \u2013 die erste Bezugsquelle f\u00fcr Gastronomen, Fach- und Lebensmittelh\u00e4ndler. Die 1981 gegr\u00fcndete Unternehmensgruppe versorgt heute etwa 12.000 Betriebe mit hochwertigen Weinen, Champagner und Spirituosen aus mehr als 40 L\u00e4ndern. Mit 190 Mitarbeitenden erwirtschaftet der Gro\u00dfh\u00e4ndler dabei einen j\u00e4hrlichen Umsatz von etwa 160 Millionen Euro.<\/p>\n\n\n\n

Verantwortet wird das Rechnungswesen der Wein-Wolf-Gruppe seit 2021 von Dietmar Wohsmann. Als der gelernte Industriekaufmann und Bilanzbuchhalter 2017 zu Wein Wolf kam, stapelten sich im Betrieb \u201ePapierberge und meterweise Ablage, die im Keller oder auf Paletten in einem externen Lager\u201c verstaut wurden. Mit Wohsmann gewann bei Wein Wolf die Idee an Schwung, alle Rechnungen digital zu archivieren.<\/p>\n\n\n\n

Aus seiner vorherigen T\u00e4tigkeit in der Bilanzbuchhaltung eines aktiennotierten Unternehmens wusste Wohsmann bereits, wie eine digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert \u2013 und welche Vorteile damit verbunden sind. Es ging ihm daher von Beginn an nicht nur darum, die Papierberge abzuschaffen. Er wollte den Prozess zugleich auf einen digitalen Workflow umstellen und die Rechnungsfreigabe beschleunigen:<\/p>\n\n\n\n

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“Gerade bei gro\u00dfen Rechnungen, wenn die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung involviert ist, sollte die Rechnungsfreigabe auch bei r\u00e4umlicher Distanz m\u00f6glich sein. Etwa, weil die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrer auf Reisen sind. Bisher musste in diesem Fall die Sekret\u00e4rin ein Fax schicken, das unterschrieben zur\u00fcckgeschickt und in der Buchhaltung zusammengetackert wurde.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Kurzer Weg von easy archive zu easy invoice<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Der Weg zu easy invoice war nicht weit. Wein Wolf arbeitet schon seit Jahren mit easy archive for SAP\u00ae<\/sup> Solutions und da dies keine W\u00fcnsche offenlie\u00df, war es f\u00fcr Wohsmann ein logischer Schritt, sich bei dem Kundenbetreuer von easy ein entsprechendes Angebot einzuholen:<\/p>\n\n\n\n

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“Als wir gesehen haben, dass die L\u00f6sung passt und der Preis f\u00fcr uns darstellbar ist, haben wir gar nicht mehr weitergesucht.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Innerhalb weniger Wochen waren die easy Produkte eingerichtet und die Umstellung der Rechnungsverarbeitung konnte beginnen. Neben einem erfahrenen ITler aus dem eigenen Haus erweiterte Wohsmann das Projektteam noch um zwei Kolleginnen aus der Buchhaltung, die ihr praktisches Wissen bereits in der Transformationsphase in die Arbeit einbringen konnten.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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Wohsmann und sein Team installierten f\u00fcr die Rechnungsbearbeitung zum einen easy invoice for SAP Solutions. Das ist die zentrale Anwendung f\u00fcr den Rechnungsworkflow, mit dem Eingangsrechnungen erfasst, gepr\u00fcft und freigegeben werden. Nach dem Durchlaufen des Freigabeprozesses legt easy invoice alle Rechnungen im bereits vorhandenen easy archive ab. F\u00fcr die Digitalisierung von Belegen wurde easy Capture for SAP Solutions eingerichtet, mit dem Papierrechnungen \u00fcber eine leistungsstarke OCR-Technologie zur Texterkennung eingelesen und so f\u00fcr den digitalen Workflow fit gemacht werden.<\/p>\n\n\n\n

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easyarchive<\/mark><\/p>\n\n\n\n

Lassen Sie sich die Software zeigen<\/p>\n\n\n\nDemo buchen<\/span>\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span><\/a>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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easyinvoice<\/mark><\/p>\n\n\n\n

\u00fcberzeugen Sie sich selbst<\/p>\n\n\n\nDemo buchen<\/span>\n <\/path>\n<\/svg>\n<\/span><\/a>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Ein klares Zielbild erleichtert die Umsetzung<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Das Zielbild des Projekts hatte Wohsmann von Anfang an klar vor Augen: Jede eingehende Rechnung sollte am Ende des Projektes digitalisiert werden, einen digitalen Workflow zur Freigabe durchlaufen und in ein digitales Archiv abgelegt werden k\u00f6nnen. Etwa vier Monate dauerte die Umsetzung. R\u00fcckblickend sieht es Wohsmann als Vorteil an, dass er seine vorhandenen Erfahrungswerte aus der Arbeit mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung in diesen Prozess einbringen konnte.<\/p>\n\n\n\n

Die wenigen skeptischen Stimmen im Unternehmen, die sich zun\u00e4chst mit dieser Ver\u00e4nderung schwergetan haben, sind dabei auch schnell verstummt:<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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“Gerade bei nicht so IT-affinen Menschen gibt es anfangs immer Umstellungsschwierigkeiten. Aber es ist wichtig, sich hier durchzusetzen und allen Beteiligten klarzumachen, dass zum Beispiel ein elektronischer Freigabeprozess letztlich einfacher funktioniert, als wenn etwas ausgedruckt, unterschrieben und abgelegt werden muss. Den Stift in die Hand zu nehmen, verursacht schlie\u00dflich eher Schwielen an den Fingern, als einmal mit der Maus zu klicken.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

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\"Eingangsrechnungsprozess\"<\/figure><\/div>\n<\/div>\n\n
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Messbare Erfolge<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Zumal die Effizienz der Rechnungsverarbeitung durch easy invoice messbar gestiegen ist: Obwohl die Anzahl der Belege im Rechnungseingang bei Wein Wolf seit Einf\u00fchrung des Systems um etwa 50 Prozent, auf derzeit knapp 18.000 Belege angewachsen ist, konnte auf die Nachbesetzung von zweieinhalb Stellen in der Buchhaltung verzichtet werden. Neben ein paar Umstrukturierungsma\u00dfnahmen sieht Wohsmann den Grund daf\u00fcr haupts\u00e4chlich in der Digitalisierung der Rechnungseingangsverarbeitung.<\/p>\n\n\n\n

Einen weiteren gro\u00dfen Vorteil sieht Wohsmann in der gewonnenen Transparenz bei den Freigabeworkflows.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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“Den meisten Zeitverzug gibt jetzt nur noch dadurch, dass Verantwortliche nicht regelm\u00e4\u00dfig in ihr Postfach reinschauen und sich dann dort 20 bis 30 Workflows t\u00fcrmen. Fr\u00fcher gab es das nat\u00fcrlich auch, es wurde nur nicht gleich bemerkt, sondern erst, wenn eine Mahnung kam oder eine Rechnung gesucht wurde. Heute l\u00e4sst sich \u00fcber das Rechnungseingangsbuch sehr gut nachvollziehen, welche Rechnungen oder welche Stapel gerade wo liegen und dann kann man die Leute schon mal aktiv anstupsen.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n\n

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Vereinfacht hat easy invoice schlie\u00dflich auch die Zusammenarbeit mit Wirtschaftspr\u00fcfern. Bei einer Betriebspr\u00fcfung bekommen die entsprechenden Personen einen speziellen Zugang zum System und haben so einen direkten Zugriff auf alle notwendigen Informationen.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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“Wir m\u00fcssen jetzt nicht mehr in tagelanger Arbeit Belege raussuchen, sondern die Pr\u00fcfer suchen sich alles selbst raus und k\u00f6nnen so jeden Beleg selbst\u00e4ndig kontrollieren.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Noch mehr erleichterung bringt die E-Rechnung<\/h2>\n\n<\/div>\n\n
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Vereinzelte Probleme entstehen laut Wohsmann nach Einf\u00fchrung der neuen L\u00f6sung eigentlich nur noch dadurch, dass der Sinn der Digitalisierung noch nicht so ganz bei allen Unternehmen angekommen ist:<\/p>\n\n\n\n

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“Manche Gesch\u00e4ftspartner schicken ihre Rechnungen einmal digital und einmal in Papierform, sodass diese zweimal im Prozess landen.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n<\/div><\/div>\n\n

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Gl\u00fccklicherweise zeigt easy invoice doppelte Rechnungen an und man erkennt auch gleich, ob ein Vorgang eventuell auch schon gebucht ist:<\/p>\n\n\n\n

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“Dann kann man das Duplikat einfach l\u00f6schen.”<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Wohsmann hofft allerdings, dass solche Anekdoten nur \u00dcbergangsprobleme sind und verweist auf das im M\u00e4rz endg\u00fcltig verabschiedete Wachstumschancengesetz. Es verpflichtet Unternehmen im B2B-Bereich ab 2025 zur Verwendung von E-Rechnungen. Wie gut das funktioniert, erlebt die Buchhaltung von Wein Wolf schon heute bei der Zusammenarbeit mit ihren italienischen Lieferanten, die Wohsmann bei dem Thema europaweit als Vorreiter sieht.<\/p>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Webinar-aufzeichnung<\/p>\n\n\n\n

Jetzt die Zukunft entdecken \u2013 E-Rechnungspflicht 2025<\/h2>\n\n\n\n

Erfahren Sie alles Wesentliche, was Sie \u00fcber das Wachstumschancengesetz und dessen Auswirkungen auf die Eingangsrechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen wissen m\u00fcssen.<\/p>\n\n\n\nWebinar ansehen<\/span><\/path><\/svg><\/span><\/a>\n\n<\/div><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n

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Mittlerweile haben wir uns zu 99,9 % vom Papier und der Papierablage verabschiedet. Das bedeutet, von den 20 bis 30 Metern Ablage im Jahr sind heute vielleicht noch 5 Ordner mit Akten \u00fcbriggeblieben, die bei uns noch in Papierform abgelegt werden.<\/h3>\n\n\n\n

Dietmar Wohsmann,<\/strong>
Leiter Finanzen & Controlling Wein Wolf GmbH<\/p>\n\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Wein Wolf vereinfacht den Rechnungsworkflow mit easy archive und easy invoice.<\/p>\n","protected":false},"author":64,"featured_media":208628,"parent":0,"menu_order":0,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"_links_to":"","_links_to_target":""},"regions":[245],"branchen":[1798],"einsatzbereich":[267,1069,268],"produkt":[1845,1846],"class_list":["post-208132","referenzen","type-referenzen","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","regions-deutschland","branchen-handel","einsatzbereich-archivierung","einsatzbereich-eingangsrechnungen","einsatzbereich-workflow","produkt-easy-archive","produkt-easy-invoice","no-featured-image-padding","resize-featured-image"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/referenzen\/208132","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/referenzen"}],"about":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/referenzen"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/64"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/208628"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=208132"}],"wp:term":[{"taxonomy":"regions","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/regions?post=208132"},{"taxonomy":"branchen","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/branchen?post=208132"},{"taxonomy":"einsatzbereich","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/einsatzbereich?post=208132"},{"taxonomy":"produkt","embeddable":true,"href":"https:\/\/easy-software.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/produkt?post=208132"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}