easy archive
easy archive ist die Software für revisionssichere, GoBD- und DSGVO-konforme digitale Archivierung – seit 1990 am Markt.
Daten sicher und rechtskonform ablegen – den geltenden Vorschriften immer einen Schritt voraus.
KI-basierte Metadaten-Extraktion spart viel Zeit.
Mitwachsen, wenn das Business wächst, und neue Systeme ganz easy einbinden.
Dediziert und jederzeit auf freigegebene Daten zugreifen, unabhängig vom Standort.
easy archive in einer Minute
Dokumente ganz easy per Drag and Drop archivieren, kommentieren und das easy archive über Schnittstellen anbinden.
funktionen
Alle Anwendungen Ein Archiv
easy archive ist Ihr Allrounder für rechtskonforme Dokumentenarchivierung oder Dokumentenverwaltung nach GoBD und DSGVO.
- Revisionsichere Archivierung
- Nachvollziehbar durch Versionierung
- Rechte & Rollen für feingranularen Zugriff
- Datenschutz- und DSGVO-konform
Sicherheit und Datenschutz
easy archive integriert „Privacy by Design“ von Anfang an und erfüllt höchste Datenschutzanforderungen. Es bietet Tools für DSGVO-konformes Archivieren, speichert Daten revisionssicher und GoBD-konform. Die KI-gestützte Metadatenpflege sorgt für eine automatische, fehlerfreie Erfassung kritischer Dokumenteninformationen. Einzelne Datenversionen sind per Klick zugänglich (Versionierung). Zugangsdaten werden stets nach aktuellen Verschlüsselungsstandards sicher gespeichert. Darüber hinaus erfüllt easy archive seit vielen Jahren den wichtigen Prüfungsstandard IDW PS 880, was seine Zuverlässigkeit für Unternehmen unterstreicht.
Datenschutz von Anfang an
Revisionssichere Archivierung
Zertifiziert nach IDW PS 880
sorgenfrei archivieren
easy archive ermöglicht die einfache und zuverlässige Archivierung von mehr als 500 verschiedenen Datenformaten, unabhängig von der gewählten IT-Infrastruktur. Unterstützt werden unter anderem Formate für die digitale Langzeitarchivierung wie PDF oder XML. Es unterstützt On-Premises-Installationen, hybride Szenarien und Cloud-Lösungen. Der Hybrid Connector stellt die Konnektivität in On-Premises- und Public Cloud Szenarien sicher. Dabei verbindet der Hybrid Connector lokale Installationen sicher mit den KI-Funktionen der Cloud, ohne die bestehende IT-Infrastruktur zu verändern. Mit adaptiven Schemata definieren Sie flexibel, wie Ihre Daten archiviert werden.
On-Premises, Cloud oder Hybrid
Adaptive Archivierungsschemata
Dateiformate für Langzeitarchivierung
systeme verlässlich anbinden
easy archive ermöglicht die sichere und verlässliche Anbindung beliebiger Systeme. Für bequemes Single Sign-On verbinden Sie einfach Ihr OpenID Connect System (z.B. Microsoft EntraID, Oracle, Google Workspace). Steuern Sie Nutzer- und Objektberechtigungen ganz easy. Über unsere APIs verbinden Sie jedes System mit Ihrem easy archive. Standardmäßig werden OData (RESTful), CMIS und andere unterstützt. Mit easy archive stellen Sie im Handumdrehen verschiedene Archivierungslösungen bereit: für Geschäftsbereiche, Partner oder Kunden.
SSO mit OpenID Connect
API-Konnektivität für jedes System
Mehrmandantenfähigkeit
KI-gestützte metadaten
easy archive reduziert den manuellen Aufwand Ihres Teams durch KI-basierte Metadaten-Extraktion. Die präzise Erfassung mit einer Genauigkeit von über 95% übertrifft herkömmliche OCR-Methoden und eliminiert Tippfehler. Sie können festlegen, welche Metadaten die KI extrahieren soll. Die automatische Metadatenanreicherung verbessert die Suchfunktionen erheblich, sodass Teammitglieder relevante Dokumente sofort finden, unabhängig von Standort oder Gerät. Die KI-Metadatenextraktion funktioniert in jeder Sprache und unterstützt somit international agierende Organisationen.
Reduzierung menschlicher Fehler
Schnelle Auffindbarkeit
Mehrsprachige Unterstützung
„Metadaten sind der Schlüssel zum wahren Wert und Kontext unserer Daten. Mit easy archive können wir diese Metadaten automatisch und präzise extrahieren, was unsere tägliche Arbeit erheblich erleichtert.“
Metadaten anreichern mit KI
Auch Bestandsdokumente, die sich bereits im Archiv befinden, können mithilfe von KI mit Metadaten angereichert werden. In diesem Prozess kann definiert werden, welche Dokumente ausgewertet werden sollen. Die dadurch ermöglichte einheitliche und standardisierte Pflege von Metadaten war noch nie so einfach. Die KI sorgt für konsistente, standardisierte Metadaten im gesamten Archiv.
KI-basierte Metadaten-Extraktion
Einheitliche Datenstruktur
Verbesserung der Datenqualität
wie easy archive Unternehmen weiter voranbringt
Konnektoren / Add-ons
Systeme ganz easy einbinden
Archivieren Sie direkt aus Ihrem bestehenden ERP-System.
Mit easy archive gelingt beispielsweise eine revisionssichere Archivierung in SAP oder Microsoft Dynamics 365. Legen Sie Dokumente einfach, schnell und gesetzeskonform ab – direkt in Ihrem ERP-System. Setzen Sie auf die DSGVO-konforme Archivierung mit SAP ILM.
Mit unserem Exchange Online-Archive ist auch die regelmäßige und automatisierte E-Mail-Archivierung kein Problem.
Informationssicherheit & Compliance
easy archive erfüllt höchste Anforderungen an Informationssicherheit, Datenschutz und Compliance. Die Entwicklung und der Betrieb der Lösung erfolgen auf Basis eines nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS).
Die ISO/IEC 27001-Zertifizierung gilt für die Entwicklung und den Betrieb der easy Softwarelösungen gemäß definiertem Zertifizierungsumfang. Sie ist kein produktspezifisches Einzelzertifikat.
Das bedeutet für unsere Kunden:
- Geprüfte Sicherheitsprozesse entlang des gesamten Lebenszyklus archivierter Informationen.
- Kontrollierte Zugriffs- und Berechtigungskonzepte für sensible Dokumente und Daten.
- Dokumentierte und auditierbare Prozesse für revisionssichere Archivierung.
- Sichere Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit der DSGVO.
Mediathek
Tipps für die Archivierung
Die Auswahl eines sicheren Cloud-Archiv-Anbieters ist entscheidend – besonders, wenn es um sensible oder gesetzlich regulierte Daten geht. Diese Checkliste zeigt Ihnen, worauf es ankommt.
Vorteile
Archivierung kann so easy sein
Daten sicher und rechtskonform ablegen – den geltenden Vorschriften immer einen Schritt voraus. Jederzeit griffbereit: Nach Autorisierung auf benötigte Daten zugreifen, unabhängig vom Standort.
intelligent & zeiteffizient
Die Kombination aus rechtssicherer Archivierung und KI-Technologie bildet das Fundament für moderne Unternehmensprozesse. Das Archiv liefert präzise Ergebnisse in Sekundenschnelle, ideal für standortunabhängiges Arbeiten. Mit easy archive schaffen Sie ein zentrales, revisionssicheres Archiv und somit die Basis für intelligente Datenanalysen.
sicher & compliant
Daten sicher und rechtskonform ablegen – den geltenden Vorschriften immer einen Schritt voraus. Mit easy archive sichern Sie Dokumente, sensible und personenbezogene Daten nach strengsten Vorgaben und allen gesetzlichen Bestimmungen wie GoBD, DSGVO oder ISAE 3000.
dediziert & griffbereit
Nach Autorisierung jederzeit auf benötigte Daten zugreifen, unabhängig vom Standort. Die richtigen Daten in den richtigen Händen: Mit easy archive stellen Sie sicher, dass autorisierte Mitarbeiter immer und überall den erteilten Zugriff haben – auf bestimmte Dateien, Dokumententypen oder ganze Portale.
konnektiv & skalierbar
Mitwachsen, wenn das Business wächst, und neue Systeme ganz easy einbinden. Verbinden Sie easy archive schnell mit neuen Systemen – und erweitern Sie ganz nebenbei deren Möglichkeiten. So sind Sie bestens vorbereitet auf alles, was kommt. Und kommen kann.
Häufig gestellte Fragen zu easy archive
Was ist easy archive?
easy archive ist eine Software für revisionssichere digitale Archivierung und Enterprise Content Management (ECM). Unternehmen nutzen die Lösung, um Dokumente, E-Mails und Daten langfristig GoBD- und DSGVO-konform zu archivieren und gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Die Software automatisiert die Dokumentenarchivierung und -Klassifizierung durch KI-basierte Metadatenextraktion und unterstützt strukturierte Archivierungsprozesse in Unternehmen. easy archive integriert sich in ERP- und Geschäftssysteme wie SAP und Microsoft-Umgebungen und bietet Schnittstellen wie REST, OData und CMIS für flexible Anbindungen. Mit Unterstützung zahlreicher Dateiformate sowie Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Szenarien bietet die Lösung eine skalierbare und rechtskonforme digitale Archivierung von Unternehmensinformationen.
Ist easy archive sicher?
Ja, easy archive ermöglicht eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung. Das easy cloud archive ist zudem nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 zertifiziert und erfüllt höchste Anforderungen an den Datenschutz gemäß DSGVO. Zudem erfolgt die Entwicklung und der Betrieb auf Basis eines nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS).
Lässt sich easy archive in eine bestehende IT-Landschaft integrieren?
Sie haben die volle Flexibilität: easy archive kann in der Cloud, On-Premises oder in einem hybriden Szenario betrieben werden. Zudem gibt es spezialisierte Lösungen z.B. für die Archivierung direkt aus SAP.
