RISK MANAGEMENT

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Für die EASY SOFTWARE AG und die EASY-Gruppe bildet ein konsequentes Kontroll- und Risikomanagement ein wesentliches Instrument zur langfristigen Absicherung des Unternehmens bzw. Konzerns. In der EASY-Gruppe existiert ein unternehmens- und konzernweites Frühwarnsystem zur Identifizierung eventueller Gefährdungen, in das sowohl in- also auch externe Risikofaktoren einfließen. Die Einhaltung der strategischen Vorgaben wird durch die jeweiligen Fachabteilungen überwacht. Eine laufende zentrale Prüfung der unternehmerischen Kennzahlen (Umsatz und EBITDA, aber auch die Entwicklung von Neukundengewinnung, Wartungsbestandsentwicklung und Liquidität) und deren Entwicklung, Abweichungen von Planungen, Prozesskontrolle sowie Markt- und Wettbewerbsanalysen runden das Risikomanagement ab. EASY verfügt damit über ein Steuerungs- und Überwachungssystem, das die Erkennung, die Analyse inkl. Bewertung und die Kommunikation sowie Kontrolle von (bestandsgefährdenden) Risiken und ihrer Veränderung sicherstellt. Vom Risikomanagement werden grundsätzlich alle Risiken erfasst. Dabei umfasst das Risikomanagementsystem ausschließlich Risiken, keine Chancen.

Das rechnungslegungsbezogene, interne Kontroll- und Risikomanagementsystem von EASY umfasst Instrumente und Maßnahmen, die koordiniert eingesetzt werden, um rechnungslegungsbezogene Risiken zu verhindern bzw. um diese rechtzeitig zu erkennen, zu bewerten und zu beseitigen. Die Abteilung Finanzen hat in diesem Zusammenhang Richtlinien und Genehmigungsstrukturen zur Risikoprävention bzw. zur Aufdeckung und Kontrolle von Risiken aufgestellt. Das interne Kontroll- und Risikomanagementsystem ist in Bezug auf den Rechnungslegungsprozess voll- umfänglich in den Qualitätssicherungsprozess des Unternehmens bzw. des Konzerns eingebunden. Die Gesamtverantwortung für alle Prozesse zur Erstellung des Jahres- und Konzernabschlusses der EASY- Gruppe liegt beim Vorstand.

Die Effizienz des gesamten Risikomanagementsystems wird regelmäßig überwacht und bewertet. Verbesserungspotenziale werden unverzüglich umgesetzt.

RISIKOMANAGEMENT IM HINBLICK AUF DEN RECHNUNGSLEGUNGSPROZESS

Der Rechnungslegungsprozess der EASY-Gruppe ist entsprechend der Größe des Unternehmens und Konzerns ausgestaltet. Die Muttergesellschaft überwacht neben der Einhaltung der Bilanzierungsvorschriften auch die Einhaltung weiterer Konzernvorgaben, wie z.B. hinsichtlich der Prozesse. Die rechnungslegungsbezogenen Geschäftsdaten der einbezogenen Konzernunternehmen werden bei der EASY SOFT- WARE AG als Muttergesellschaft der Gruppe zusammengeführt. Wesentliche, für die Rechnungslegung der einbezogenen Konzernunternehmen relevante Informationen und Sachverhalte werden vor ihrer Erfassung mit den einzelnen Fachbereichen erörtert und durch das Rechnungswesen auf ihre Konformität mit den anzuwendenden Rechnungslegungsvorschriften überprüft. Die Abschlussinhalte der in den Konzernabschluss einbezogenen Tochterunternehmen werden durch ein entsprechendes Berichts- wesen analysiert und unter Einbeziehung weiterer Fachbereiche auf deren Richtigkeit hin überprüft. Bei der Erstellung des Konzernabschlusses wird die EASY SOFTWARE AG fachlich durch externe Berater unterstützt. Die Erstellung der Jahresabschlüsse der Gesellschaften der EASY-Gruppe erfolgt nach den im Land ihres Sitzes geltenden Rechnungslegungsvorschriften. In Deutschland richten sich diese nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Bei der Konsolidierung im Rahmen der Erstellung des Konzernabschlusses erfolgt dann die Überleitung zur Rechnungslegung gemäß den International Financial Reporting Standards (IFRS), wie sie in der EU anzuwenden sind. Grundsätzlich können neben Risiken aus der Nichteinhaltung von Bilanzierungsregeln auch Risiken aus der Missachtung formaler Fristen und Termine entstehen. Zur Vermeidung entsprechender Risiken, wie auch zur Dokumentation der im Rahmen der Konzernabschlusserstellung durchgeführten Arbeitsabläufe erstellt EASY einen Abschlusskalender, in dem die zeitliche Abfolge der einzelnen Tätigkeiten und die Zuordnung von Verantwortlichkeiten festgehalten wird. Mit Hilfe dieses Abschlusskalenders wird sowohl die Einhaltung der vorgegebenen Arbeitsabläufe als auch die Einhaltung vorgegebener Termine zur Abschlusserstellung überwacht. Über den Abschlusskalender werden den verantwortlichen Mitarbeitern auch rechtzeitig Warnungen bei terminlichen oder fachlichen Problemen übermittelt. Er ermöglicht darüber hinaus eine Statusverfolgung des Erstellungsprozesses, um Risiken rechtzeitig zu erkennen und auszuräumen. Die Einhaltung der Regelungen zur IT-Sicherheit wird über individuelle Zugriffsregelungen in den rechnungslegungsbezogenen EDV-Systemen gewährleistet. Der Jahresabschluss sowie der Konzernabschluss der EASY SOFTWARE AG werden von den Wirtschaftsprüfern auf die Einhaltung der anzuwendenden Rechnungslegungsvorschriften hin geprüft. Der Jahresabschluss der EASY SOFTWARE AG sowie der Konzernabschluss unterliegen der Pflichtprüfung. Das abschließende Ergebnis der vorgenommenen Prüfung wird in Form eines Vermerkes mit den jeweiligen Abschlüssen veröffentlicht.

RISIKEN

Neben der allgemeinen nationalen und internationalen Konjunkturentwicklung sind es vor allem branchenspezifische Risiken und der schnelle technologische Wandel, die den Geschäftsverlauf der EASY SOFTWARE AG und der EASY-Gruppe negativ beeinflussen können. Im Zusammenhang mit der konjunkturellen und branchenbezogenen Entwicklung bestehen insbesondere Umsatz- und Ergebnisrisiken, die trotz permanenter interner Kontrolle und bestehender Frühwarnsysteme nicht vollständig ausgeschlossen werden können.

ALLGEMEINE MARKTRISIKEN

Die Märkte für die Produkte der EASY SOFTWARE AG und der EASY Gruppe sind durch einen sehr hohen Wettbewerb gekennzeichnet. Vor allem im europäischen Markt – und hier insbesondere im deutsch-

sprachigen Raum – herrscht die weltweit größte Wettbewerbsdichte. Eine größere Anzahl an Unter- nehmen, die über ein funktional vergleichbares Produktportfolio verfügen, existiert jedoch seit Jahrzehn- ten nebeneinander, weil gleichzeitig eine sehr große Nachfrage nach entsprechenden Produkten besteht. Insbesondere bei neu entwickelten Produkten besteht neben dem generellen Akzeptanz- und Absatzrisiko auch ein erkennbares Ertragsrisiko, das durch hohe Aufwendungen für Marktentwicklung, Produkteinführung und anschließende Marktdurchdringung hervorgerufen wird. Trotz intensiver Marktforschung ist das Erreichen der gesetzten Umsatzziele für neue Produkte stets Risiken unterworfen. Während der Produktentwicklung, die sich teilweise über mehrere Jahre erstreckt, können sich die Märkte und Kunden- wünsche verändern. Die Akzeptanz neuer Produkte beim Kunden ist jedoch ein wesentlicher Faktor für das Erreichen der Umsatzziele.

Die EASY-Gruppe vertreibt ihre Produkte und Lösungen zur Wahrnehmung von Wachstumschancen auch international. Die internationalen Kunden werden dabei durch regionale Tochtergesellschaften betreut. Dadurch unterliegt die EASY Gruppe mit ihren Tochtergesellschaften auch den Risiken aus internationalen Geschäften, wie z.B. veränderten rechtlichen, steuerlichen oder politischen Rahmenbedingungen. Risiken ergeben sich hier aktuell insbesondere durch die laufenden Brexit-Verhandlungen. Da die EASY- Gruppe allerdings vornehmlich in Deutschland aktiv ist, sind die Risiken aus internationalen Geschäften als überschaubar einzustufen.

PRODUKTRISIKEN

Die Software-Produkte und -Lösungen der EASY- Gruppe bieten umfassende Funktionalitäten. Das Unternehmen wird dadurch in die Lage versetzt, die meisten Kundenanforderungen erfüllen zu können. Für neue Produktentwicklungen stellt der große Funktionsumfang jedoch gleichfalls auch ein Risiko dar, da auch neue Produktgenerationen den vollen funktionalen Umfang bieten müssen. Die stetig steigende Komplexität bedeutet gleichzeitig auch steigende

Risiken bei Produktentwicklungen. Zudem besteht die Gefahr, dass neue Produkte bei der Auslieferung bislang unbekannte oder nicht entdeckte Fehler ent- halten. Das Beheben solcher Fehler kann erhebliche Ressourcen in Anspruch nehmen und dadurch zu höheren Kosten und gleichzeitigen Verzögerungen bei weiteren Produktveröffentlichungen führen.

Verzögerungen oder Qualitätsprobleme lassen sich nicht vollständig ausschließen. Diese können die Marktakzeptanz der EASY-Produkte und -Lösungen beeinträchtigen, die Marktstellung der Gruppe gefährden und die wirtschaftliche Entwicklung negativ beeinflussen. Um die termingerechte Auslieferung bei hoher Qualität zu gewährleisten trifft die EASY- Gruppe deshalb umfangreiche Maßnahmen. Wesentliche Qualitätsprobleme sind bisher nicht eingetreten.

VERTRIEBS- UND ABSATZRISIKEN

Die Produkte und Lösungen der EASY-Gruppe können vom Kunden nicht selbst installiert werden. Der Verkauf ist in der Regel nur nach einer umfangreichen Beratung möglich, in die unterschiedliche Abteilungen des Kundenunternehmens involviert sind. Dies stellt hohe Ansprüche an die Kenntnisse und Fähigkeiten der Verkäufer und Berater. EASY führt regelmäßige Trainings mit allen Mitarbeitern des Verkaufs durch, um diesen sowohl hinsichtlich technischer Kenntnisse als auch hinsichtlich vertrieblicher Praktiken fortlaufend den neuesten Wissensstand zu vermitteln. Daneben können neue Mitarbeiter durch dieses Weiterbildungsprogramm schneller ihre Tätigkeit auf- nehmen und Kunden erfolgreich bei der Verbesserung ihrer Abläufe mit EASY-Produkten beraten. Es besteht das Risiko, dass sich das Kundenverhalten ändert und diese sich anderen Geschäftsmodellen zuwenden. Um die steigende Nachfrage nach cloudbasierten Lösungen abzudecken, hat EASY basierend auf den Erfahrungen, die in den letzten Jahren in diesem Geschäftsmodell gemacht wurden, den Akquise-Prozesse verbessert und eigene Referenzen entwickelt. Ergänzend dazu ist die technologische Plattform am Markt erprobt und kann als überzeugendes Vertriebsargument genutzt werden.

ABHÄNGIGKEIT VON PERSONAL UND KNOW-HOW-TRÄGERN

Das Geschäft von EASY erfordert in vielen Bereichen ein hochspezialisiertes Know-how. Es besteht das Risiko, dass wichtige Know-how-Träger das Unternehmen verlassen. Gleichzeitig kann sich die Neueinstellung von geeigneten Personen schwierig gestalten. EASY trifft daher geeignete Maßnahmen, um einer ungewollten Mitarbeiterfluktuation entgegenzuwirken. Gleichzeitig arbeitet die Gruppe daran, vielschichtige Personalbeschaffungsmaßnahmen einzuleiten und Rahmenbedingungen zu schaffen, um sowohl in- als auch extern als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden.

RISIKEN IM PARTNERGESCHÄFT

Der indirekte Vertriebskanal eröffnet der EASY-Gruppe einen großen Absatzmarkt. Durch die breite Branchenstreuung der Vertriebspartner ist EASY verhältnismäßig unempfindlich gegenüber negativen Entwicklungen in einzelnen Branchen. Der indirekte Marktzugang birgt jedoch auch das Risiko des fehlenden direkten Kundenzugangs. Hierdurch kann es zu Fehleinschätzungen und Fehlplanungen kommen. Das Portfolio-Management der EASY steht in einem engen Kontakt mit den Partnern, um dieses Risiko so gering wie möglich zu halten. Darüber hinaus führt die Gruppe Veranstaltungen und andere Maßnahmen durch, über die der direkte Kontakt zu EASY- Kunden und zu den Vertriebspartnern gesucht wird. Die Neugewinnung von Vertriebspartnern ist einem harten Wettbewerb unterworfen. Die EASY-Gruppe bietet ihren Partnern daher ein sehr umfangreiches Programm, das insbesondere neue Vertriebspartner sehr schnell in die Lage versetzt, erste Umsätze mit EASY-Produkten zu generieren.

WERTBERICHTIGUNGEN

Innerhalb von EASY besteht das Risiko von Wertberichtigungen auf Anteile an verbundenen Unter- nehmen im Einzelabschluss bzw. korrespondierend Geschäfts- und Firmenwerte im Konzernabschluss, sofern diese (zukünftig) nicht die erwarteten positiven Ergebnisse erzielen. Die Anteile bzw. Geschäfts- und Firmenwerte unterliegen jährlichen Werthaltigkeitsprüfungen (Impairmenttests). In 2017 waren keine Wertberichtigungen notwendig.

LIQUIDITÄTSRISIKO

Liquiditätsrisiken entstehen aus der möglichen Unfähigkeit von Unternehmen der EASY-Gruppe, bestehende oder zukünftige Zahlungsverpflichtungen aufgrund einer unzureichenden Verfügbarkeit von Zahlungsmitteln zu erfüllen. Zur Steuerung der finanziellen Risiken hat die EASY-Gruppe entsprechende Prozesse etabliert und dokumentiert. So wurde zwischen der Muttergesellschaft, der EASY SOFTWARE Deutschland GmbH und der EASY ENTER- PRISE SERVICES GmbH in 2017 eine Cash-Pool Vereinbarung geschlossen. Einen wichtigen Bestandteil bildet zudem die Finanzplanung, die als Basis zur Ermittlung des Liquiditätsrisikos und des künftigen Devisen- und Zinsrisikos dient und in die alle aus Cashflow-Sicht relevanten Tochtergesellschaften eingebunden sind. Die Finanzplanung umfasst einen Planungshorizont von zwölf Monaten und wird regel- mäßig aktualisiert. Das Liquiditätsrisiko wird im Rahmen der täglichen und mittelfristigen Liquiditätsplanung zentral ermittelt und gesteuert.

Aufgrund des hohen Volumens an Vorauszahlungen aus Softwarepflegeverträgen, die zum Jahresbeginn vereinnahmt werden, ist eine ausreichende Liquidität ganzjährig gesichert, so dass die Finanzierung grundsätzlich aus Eigenmitteln erfolgt. Der Wechsel vom derzeit vorrangigen Lizenzgeschäft zu Cloud-Services, verbunden mit zum Beispiel volumenabhängigen Abrechnungssystemen, wird sich mittel- bis langfristig vollziehen. Derzeit bestehen daher keine wesentlichen Risiken hinsichtlich der Liquidität. Die Bedienung der finanziellen Verbindlichkeiten wird neben der Innenfinanzierung aus dem Vorhalten der sich aus den Vorauszahlungen ergebenden Liquiditätsreserven, durch einen bestehenden Kontokorrentkredit, das eingeführte Cash Pooling sowie die tägliche Überwachung der Zahlungsströme sichergestellt.

Die Einhaltung der Covenants aus einem Kreditvertrag werden laufend überwacht. Zum Bilanzstichtag, wie auch zum Vorjahresstichtag, wurden alle Covenants eingehalten.

AUSFALLRISIKO

Zur Vermeidung von Zahlungsverzögerungen oder Schwierigkeiten beim Einzug von Forderungen kontrolliert die EASY-Gruppe konzernweit laufend die Entwicklung des Forderungsbestandes und der Forderungsstruktur. Hierdurch lassen sich bereits sehr früh mögliche Risiken erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten.

Den besonderen Risiken des Geschäfts trägt die EASY-Gruppe durch die Bildung von Einzelwertberichtigungen in ausreichendem Umfang Rechnung. Konzernweit beträgt der Stand der Einzelwertberichtigungen lediglich EUR 0,2 Mio. (2016: EUR 0,2 Mio.). Zur Beurteilung des Ausfallrisikos werden bei Neukunden regelmäßig Informationen über deren Bonität eingeholt. Die gewonnenen Erkenntnisse werden bei der Ausgestaltung der Leistungsbeziehungen zu den Kunden berücksichtigt.

RISIKEN AUS MARKTPREISÄNDERUNGEN

Risiken aus Änderungen von Marktpreisen im Währungsbereich werden zentral durch das (Konzern-) Rechnungswesen gesteuert und aufgrund ihrer für die EASY-Gruppe überschaubaren Auswirkungen der- zeit nicht abgesichert. Der in anderen Währungen als dem EUR fakturierte Umsatz der EASY-Gruppe liegt bei umgerechnet EUR 2,5 Mio. was 5,7 % des Gesamtumsatzes entspricht (2016: EUR 3,0 Mio. bzw. 7,4 %), wobei die deutschen und die österreichische Gesellschaft überwiegend in EUR fakturieren.

Risiken aus Änderungen von Marktpreisen im Zinsbereich werden ebenfalls zentral durch das (Konzern-) Rechnungswesen gesteuert. Zinsrisiken wird durch Vereinbarung von festverzinslichen Darlehen entgegengewirkt. Negative Zinsen auf Guthaben werden über das Cash Pooling ausgesteuert. Das Risiko aus dem Rückgang von Zinserträgen wird aufgrund der geringen Bedeutung der Zinserträge für die Gruppe als unwesentlich eingeschätzt.

DATENSICHERHEIT

Alle Produkte und Dienstleistungen sind gegen den Zugriff durch Unbefugte auf Kunden- und Mitarbeiterdaten durch umfangreiche Sicherheitskonzepte geschützt. Dies gilt insbesondere für das wachsende Cloud-Geschäft.

RECHTSSTREITIGKEITEN

Sofern die Gesellschaft Partei in außergerichtlichen und gerichtlichen Verfahren mit externen Dritten ist, besteht grundsätzlich immer die Möglichkeit des Unterliegens. Um dem Risiko einer hohen finanziellen Belastung aus Rechtsstreitigkeiten entgegenzuwirken, wird daher bilanziell ausreichende Vorsorge getroffen. So wurden für die laufenden Verfahren über die Schadenersatzansprüche der EASY SOFTWARE AG gegenüber ehemaligen Organmitgliedern bereits im Jahresabschluss 2016 entsprechend Vorsorge gebildet, die in 2017 an neue Erkenntnisse angepasst wurde.

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