STATEMENT OF THE COMPANY MANAGEMENT IN ACCORDANCE WITH § 289F HGB AND 315D HGB

Die Gesellschaft hat in den abgelaufenen Geschäftsjahren den Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex („Kodex“) in seiner jeweiligen Fassung mit denjenigen Ausnahmen entsprochen, die in den Erklärungen gemäß § 161 AktG für die Vorjahre jeweils aufgeführt sind. Die aktuelle Erklärung gemäß § 161 des Aktiengesetzes (Entsprechenserklärung zum Corporate Governance Kodex) wurde durch Eintrag auf der Internetseite der Gesellschaft (www.easy-software.com/ecm-softwareanbieter/investor-relations/corporate-governance/) dauerhaft öffentlich zugänglich gemacht. Mit den dort aufgeführten Abweichungen entspricht die Gesellschaft im Geschäftsjahr 2018 den Empfehlungen des Kodex in der Fassung vom 7. Februar 2017.

Neben den Vorgaben des Deutschen Corporate Governance Kodex in seiner jeweils aktuellen Fassung wird die Unternehmensführung der EASY SOFTWARE AG als börsennotierte deutsche Aktiengesellschaft in erster Linie durch das Aktiengesetz und die weiteren gesetzlichen Bestimmungen des Handels- und Gesellschaftsrechts bestimmt. Darüber hinaus hat EASY SOFTWARE keine weiteren Kodices für die Praxis der Unternehmensführung intern in Verwendung oder veröffentlicht.

Die Erfüllung der Corporate Governance Richtlinien ist für EASY SOFTWARE die wesentliche Basis verantwortungsvoller und werteorientierter Unternehmensführung und zugleich Voraussetzung für die effiziente Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat sowie die Schaffung von Transparenz in der Berichterstattung und der Implementierung eines funktionierenden Risikomanagements.

Die nachhaltige Steigerung des Unternehmenswerts ist Leitlinie des Handelns der Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat der EASY SOFTWARE AG. Zur internen Planung, Steuerung und Kontrolle der Geschäftstätigkeit setzt die EASY SOFTWARE AG wertorientierte Kennzahlen ein. Im Mittelpunkt der operativen Steuerung stehen die Treiber, die einen unmittelbaren Einfluss auf die Wertgenerierung haben. Im Wesentlichen sind dies das (Umsatz-)Wachstum und operative Leistungsfähigkeit. Für letzteres orientiert sich die EASY SOFTWARE AG am EBITDA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern sowie Abschreibungen).

Die EASY SOFTWARE AG ist eine Aktiengesellschaft nach deutschem Recht. Ihr Führungssystem entspricht dem dualen System des deutschen Aktienrechts mit dem Vorstand als Leitungsorgan und dem Aufsichtsrat als Kontroll- und Beratungsorgan. Die Rechte und Pflichten der Organe (Vorstand, Aufsichtsrat und Hauptversammlung) ergeben sich aus dem Gesetz und der von den Aktionären beschlossenen Satzung. Vorstand und Aufsichtsrat arbeiten zum Wohle der Gesellschaft eng und vertrauensvoll zusammen.

Der Vorstand der EASY SOFTWARE AG besteht aus einem oder mehreren Mitgliedern, die vom Aufsichtsrat bestellt bzw. abberufen werden. Der Vorstand führt die Geschäfte der Gesellschaft in eigener Verantwortung plant das Budget, legt es fest und richtet die Gesellschaft strategisch aus. Er stellt ein angemessenes Risikomanagement- und Kontrollsystem im Unternehmen sicher. Das systematische Risikomanagement im Rahmen der wertorientierten Unternehmensführung sorgt dafür, dass Risiken frühzeitig erkannt, analysiert und bewertet sowie Risikopositionen optimiert werden. Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der unternehmensinternen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung durch die Konzernunternehmen hin.

Derzeit besteht der Vorstand aus zwei Mitgliedern. Die Mitglieder des Vorstands leiten das Unternehmen eigenverantwortlich und kollegial. Grundlage der Zusammenarbeit ist die Geschäftsordnung. Eine klare Ressortverteilung entsprechend dem Geschäftsverteilungsplan regelt die Zuständigkeiten der beiden Vorstandsmitglieder. Über alle wesentlichen Maßnahmen entscheidet der Vorstand gemeinsam. Die Mitglieder des Vorstands informieren sich gegenseitig und erstatten einander hierzu Bericht. Für bedeutende, risikoreiche oder ungewöhnliche Geschäfte benötigt der Vorstand ebenso wie für grundsätzliche Entscheidungen die Zustimmung des Aufsichtsrates. Der Vorstand unterrichtet den Aufsichtsrat umfassend, regelmäßig und zeitnah in schriftlicher und mündlicher Form über Entwicklungen und Lage der Gesellschaft, insbesondere über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage, sowie über bestehende Risiken und deren Entwicklung. Gemeinsam wird die vom Vorstand erarbeitete Strategie erörtert und abgestimmt. Der Stand der Umsetzung der strategischen Planung und mögliche Abweichungen werden an den Aufsichtsrat berichtet. Wesentliche Entscheidungen sind an dessen Zustimmung gebunden. Der Vorstand unterrichtet den Aufsichtsrat über das Chancen- und Risikomanagement des Konzerns.

Der Aufsichtsrat wird von der Hauptversammlung gewählt und überwacht den Vorstand bei seinen Tätigkeiten. Er ist in Entscheidungen von fundamentaler Bedeutung für die Gesellschaft unmittelbar eingebunden und erhält über die Entwicklung der Ertrags-, Finanz- und Vermögenslage monatlich schriftliche Berichte. Abweichungen des Geschäftsverlaufs von den Plänen werden dem Aufsichtsrat detailliert erläutert. Der Aufsichtsratsvorsitzende wird darüber hinaus regelmäßig und unmittelbar über die aktuelle Situation, wichtige Geschäftsvorfälle und bevorstehende bedeutsame Entscheidungen unterrichtet.

Aktuell besteht der Aufsichtsrat der EASY SOFTWARE AG aus drei Mitgliedern. Der Aufsichtsrat hat keine Ausschüsse gegründet, da dies für nicht sinnvoll und praktikabel erachtet wird, und behandelt die relevanten Themen im gesamten Gremium. Dies betrifft maßgeblich die Prüfung der Zwischen- und Jahresabschlüsse und unterjährigen Finanzinformationen sowie Personalien des Vorstands. Der Vorstand nimmt regelmäßig an den Sitzungen des Aufsichtsrats teil, berichtet schriftlich und mündlich zu den einzelnen Tagesordnungspunkten und Beschlussvorlagen und beantwortet die Fragen der Aufsichtsratsmitglieder.

Gemäß Aktiengesetz bestellt der Aufsichtsrat die Mitglieder des Vorstands. Der Aufsichtsrat entscheidet gemäß der Satzung, wie viele Mitglieder der Vorstand haben soll und kann ein Vorstandsmitglied zum Vorsitzenden des Vorstands ernennen. Der Aufsichtsrat erlässt eine Geschäftsordnung und einen Geschäftsverteilungsplan für den Vorstand. Die Geschäftsordnung enthält einen Katalog zustimmungsbedürftiger Geschäfte. Der Aufsichtsrat entscheidet, ob die Vorstandsmitglieder an den Sitzungen des Aufsichtsrats teilnehmen sollen. Der Vorsitzende des Aufsichtsrats erläutert jedes Jahr die Tätigkeit des Aufsichtsrats in seinem Bericht an die Aktionäre und auf der Hauptversammlung.

Für die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder besteht eine D&O-Versicherung mit Selbstbehalt.

Der Aufsichtsrat hat einen Beschluss zur Festlegung von Zielgrößen für den Frauenanteil im Vorstand und im Aufsichtsrat gem. § 111 Abs. 5 AktG gefasst. Danach beträgt die Zielgröße für den Frauenanteil im Vorstand sowie im Aufsichtsrat jeweils 0 Prozent. Aktuell sind keine Frauen in Vorstand und Aufsichtsrat vertreten.

Den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands gehören derzeit 24 Mitarbeiter an, wovon 4 weiblich sind (entspricht einem Anteil von 17 Prozent).

Die Aktionäre nehmen ihre Rechte in der Hauptversammlung wahr und üben dort ihr Stimmrecht aus. Die Hauptversammlung entscheidet über alle ihr durch das Gesetz zugewiesenen Aufgaben. Dazu gehören insbesondere die Wahl der Vertreter der Kapitaleigner im Aufsichtsrat, die Entlastung von Vorstand und Aufsichtsrat, die Änderung der Satzung, die Gewinnverwendung sowie Kapitalmaßnahmen. Jede Aktie der EASY SOFTWARE AG gewährt eine Stimme. Die Leitung der Versammlung obliegt dem Aufsichtsratsvorsitzenden.

Die Einladung zur Hauptversammlung einschließlich der Tagesordnung ist auf der Internetseite der EASY SOFTWARE AG abrufbar. Diese Unterlagen werden zudem in der Hauptversammlung ausgelegt.

Die EASY SOFTWARE AG bietet ihren Aktionären an, einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vor und während der Hauptversammlung zu bevollmächtigen, der weisungsgemäß für sie abstimmt.

Die EASY SOFTWARE AG erstellt ihren Konzernabschluss gemäß den IFRS-Richtlinien. Die Erstellung des Jahresabschlusses erfolgt nach den Vorschriften des HGB. Konzern- und Jahresabschluss werden vom Vorstand aufgestellt und vom Abschlussprüfer geprüft. Die Feststellung des Jahresabschlusses und die Billigung des Konzernabschlusses erfolgen durch den Aufsichtsrat. Während des gesamten Prüfungsprozesses arbeitet der Aufsichtsrat eng mit dem Vorstand und dem Abschlussprüfer zusammen. Über alle für die Arbeit des Aufsichtsrats wichtigen Fragestellungen und Vorkommnisse, die sich während des Prüfprozesses ergeben, wird der Aufsichtsratsvorsitzende unverzüglich durch den Abschlussprüfer informiert.

Der Vorstand der EASY SOFTWARE AG fühlt sich einer transparenten Kommunikation verpflichtet. Das Vertrauen der Investoren und weiterer am Unternehmen beteiligter Gruppen in eine effektive und transparente Unternehmensführung ist deshalb von vorrangiger Bedeutung. Über die aktuelle Geschäftsentwicklung und die Lage des Konzerns informiert die EASY SOFTWARE AG sowohl Aktionäre, Analysten und Aktionärsvereinigungen als auch Medien und die interessierte Öffentlichkeit regelmäßig, umfassend und zeitnah. Dabei werden dem Prinzip des „Fair Disclosure“ folgend, alle Aktionäre und wesentlichen Zielgruppen informationell grundsätzlich gleich behandelt. Übergeordnetes Ziel der Investor Relations Arbeit bei EASY SOFTWARE AG ist es, den Erwartungen der Kapitalmärkte nach Transparenz zu genügen und den Aktionären ein richtiges Bild des Unternehmens (True and Fair View) zu vermitteln.

Mülheim an der Ruhr, im April 2018

Der Vorstand