Doküman Yönetim Sistemleri: DYS hakkındaki tüm bilgiler

Belgelerin toplanması, dağıtılması, saklanması, işlenmesi ve arşivlenmesi, kurumların günlük belge yönetiminin devamlı süreç bileşenleridir. Unutmayın: Belgeleri silme ve arama da buna dahildir.

Kağıt tabanlı süreçlerin bu noktada bir engel olduğu açıktır – kağıt kullanmanın diğer tüm dezavantajlarının yanı sıra çok zaman alması ve belirsiz olması da söz konusudur. Dijital doküman yönetimi bu noktada size yardımcı olabilir ve dijital dönüşüme doğru atılan büyük bir adımdır. Bir doküman yönetim sisteminin (DYS) nasıl çalıştığını, nelere dikkat edilmesi gerektiğini ve şirkete ne gibi avantajlar sağladığını aşağıda okuyabilirsiniz.

DYS öne çıkanlar: Belgelerinize ve verilerinize yapı kazandırır

EASY DYS (Doküman Yönetim Sistemi) güçlü, esnek ve ölçeklenebilir bir ECM (Enterprise Content Management) çözümüdür. Bu, onu büyük şirketler, orta ölçekli işletmeler ve küçük işletmeler için ideal doküman yönetim sistemi haline getirir. Kurumsal bilgilerinizi ve dijital arşivinizi bir kaynağa dönüştüren DYS yazılımı. Daha fazla süreç güvenliği ile daha hızlı ve daha verimli olun. Size nasıl yapılacağını anlatacağız.

EASY’nin doküman yönetim sistemi, iş süreçlerinizin dijitalleştirilmesini mümkün kılacak adımı oluşturur. Verilerinizin ve belgelerinizin şirket sunucularında mı yoksa bulutta mı saklandığı fark etmez: Akıcı, anlaşılması kolay operasyon sayesinde EASY DYS kullanmaya başlayın. Bir doküman yönetim sistemi ancak bu kadar sade olabilir. EASY DYS ile verilerinize, belgelere, faturalara vd. her şeye daha kolay erişmeyi umabilirsiniz.

“EASY SOFTWARE sayesinde, sadece şirketin güvenliğini sağlamakla kalmadık, ciddi miktarda para da kazandık.”

Mehmet Timuçin Erdoğu, IT Manager STFA

Mehmet Timuçin Erdoğu, IT-Leiter STFA

Dijital doküman yakalama

Daha az çaba harcayın.EASY SOFTWARE’in bu güçlü OCR çözümü ile belgeleri anında yakalayın, dışa aktarın ve dizine ekleyin. Otomatik, kural tabanlı olarak ve aklınıza gelen her kaynaktan, kağıt faturadan e-postaya kadar hepsi için geçerli.

Daha fazlası

Arşivleme

EASY Archive Smart etkileyici bir kapsamı olan ve düşük işletme çaba gerektiren bir arşivleme çözümüdür. Konfigürasyon ve işletmeye alma hızlı ve kolaydır.  Entegre veritabanı bakım ücreti gerektirmez.

Daha fazlası

Elektronik dosya

Bir iş süreci için önemli olan dokümanlara uzun bir aramaya yapmadan ulaşmak ister misiniz? EASY SOFTWARE dijital dosya bunu mümkün kılıyor, üstelik revizyon korumalı saklama da dahil.

Daha fazla

EASY İşakışı (Workflow)

MS Visio üzerinden kural tabanlı süreçlerin modellenmesi sayesinde, doküman tabanlı iş akışlarını EASY İşakışı (Workflow) ile ciddi bir çaba harcamaksızın yönetin ve otomatikleştirin. Süreç izleme ve eskalasyon yönetimi de entegre edilmiştir.

Daha fazlası

Eposta Yönetimi

Çok sayıda e-postada söz konusu olsa bile hepsine genel bir bakış sahibi olun, bir iş sürecine özel ayrı bir e-posta tanımlayın, diğer belgelere bağlantı verin ve son olarak bunları revizyon korumalı olarak arşivleyin. EASY SOFTWARE e-posta yönetimi ile çocuk oyuncağı.

Daha fazlası

Entegrasyonlar

EASY DYS hemen hemen tüm uygulamalara kolayca entegre olabilir. Çeşitli entegrasyonlar zaten standart olarak kullanıma hazırdır. Böylece güvenilir, uygulamalar arası bilgi akışı sağlanır.

Daha fazlası

DYS Yazılımının işlevleri

Başlangıç Durumu – Doküman Yönetimi

Bilgilerin kağıt dosyalarda ve manuel olarak saklanması fazlasıyla zaman alan ve çalışanlar için hiç de motive edici olmayan bir iştir. Aynı zamanda şirketinizi de yavaşlatır. Uzun aktarma ve bekleme süreleri, iş süreçlerini gereksiz yere uzatır ve takip eden görevleri ve işlemleri geciktirir. Genellikle mevcut süreçler ve içerikler konusunda şeffaflık eksikliği vardır. Bilgi hızlı bir şekilde bulunamaz, bilgiye erişim sınırlanır – hızlı tepki vermek gerektiğinde bile bu böyledir. Diğer tarafta, dijital doküman yönetim sistemi ise şirketinizin doğru seçimleri yapmasına yardım eder.

Çözüm

EASY DYS, doküman yönetimini sistemli hale getirmek anlamına gelir. Bunun amacı, şirketinizdeki tüm belge tabanlı işlerin optimizasyonu ve sorunsuz işbirliği için en yeni doküman yönetimini ve esnek içerik yönetimini tek bir platformda birleştiren bir kurumsal bilgi yönetimi aracına sahip olmaktır. Güçlü işlevler, çalışanları belgeleri işleme, sınıflandırma ve versiyonlama, şirket dışından gelen kağıt ve elektronik belgeleri dijitalleştirme ve hatta dışarıdan gelen bilgileri şirket içindeymiş gibi yönetme konularında destekler.

Yeni Dosyalama Sistemi Olarak DYS Yazılımı: Yapılandırılmış & Akıcı

EASY DYS (DMS) her iş sürecini kendine ait veri ve dokümanlarla ilişkilendirir.  Böylelikle, ECM çözümü tüm kullanıcılar için ortak bir bilgi temeli sağlar. Online: Çalışanların nerede oldukları fark etmez, çünkü kolay ve akıcı kullanımlı EASY doküman yönetimini web tabanlı hale getirir. Çalışanlarınız ilk andan itibaren, bilgi ve belgeleri EASY DYS içinde saklayabilirler. İster müşteri dosyalarında, veya tedarikçi, proje, bina vb. dosyalarda. Hepsinin ötesinde, hızlıca uygulamaya alınabilir.

“EASY DYS doküman yoğunluğu fazla olan şirket süreçlerinizi hızlandırır. Ekibiniz daha iyi ve hızlı çalışır. Dijital doküman yönetiminde bir öncü olan EASY SOFTWARE çözümlerine ve kapsamlı danışmanlık hizmetimize güvenebilirsiniz. Neden bahsettiğimizi biliyoruz.”

Andreas Schneider, Head of Business Unit ECM, EASY SOFTWARE

Mitarbeiter Andreas Schneider

Dijital Doküman Yönetiminin Faydaları

Tüm bunlar EASY DYS’yi her büyüklükteki şirket için ideal DMS/ECM çözümü haline getirir. Ve bu çözüm çok hızlı şekilde uygulanabilir. Doküman yönetim sistemimiz, bir çok sıra dışı çözüm içerir: sözleşme yönetimi, sipariş yönetimi, gelen fatura işleme, personel yönetimi ve daha fazlası.

  • Daha fazla şeffaflık: Bilgi ve belgelerin yapılandırılmış şekilde saklanması
  • Çok daha yüksek süreç verimliliği: Bilginin kolayca konumlanması ve iletilmesi
  • Daha iyi ortak çalışma: Verinin merkezi olarak tutulması, belgeler üstündeki ortak çalışmayı kolaylaştırır
  • Yüksek izlenebilirlik: Versiyonlama ve loglama sayesinde
  • Uyumluluk güvende: Farklı eskalasyon seviyeleri olan son teslim tarihi yönetimi sayesinde
  • Hızlı eğitim: Yeni çalışanlar bile kısa bir tanıtımdan sonra sistemi güvenle kullanabilirler
  • Daha fazla esneklik: Bilgiye her an her yerden erişebilirsiniz
  • Daha az bakım: Merkezi yönetim sayesinde
  • Yüksek güvenlik: Hassas şekilde geliştirilmiş yetki kavramı ve detaylı loglama (işlem kaydı) sayesinde

Tanım: Dijital doküman yönetim sistemi (DYS) nedir?

Doküman Yönetimi Örnekleri

Temel olarak dört tür DYS vardır. Belli bir noktaya kadar, doküman yönetiminin tarihi bu farklılaşma ile anlaşılabilir. Aynı zamanda bu dört farklı DYS prosedürünün avantaj ve dezavantajları da ortaya çıkar.

DYS olarak dosya sunucusu - Veritabanı destekli doküman yönetim sistemleri

Belgelerin ağaç yapısına sahip konumlarda, örneğin; dosya sunucuları, ağ sürücüleri, gelen kutusu vb., saklanması bir sorunu diğeriyle değiştirir: Dijital bir belgeye karşılık kağıt bir belge. Bu durum, belgelerin net olmayan dizin yapıları içinde kaybolması anlamına gelir. Ve dokümanların saklanması tam anlamıyla disiplin gerektirir. Dosya isimlendirme konusundaki mutabakat, doğru yerde saklama, etiketleme gibi konular net olmalıdır.  Bu tür bir DYS yazılımının, günlük doküman yönetimi için uygun olmadığı kanıtlanmıştır.

Doküman yönetim sistemi yerine bu tip sistemler kullanmak hiç de verimli değildir. Doküman içerikleri genellikle aranabilir değildir, ana veri eksiktir, iş akışı ve versiyonlarla ilgili sorunları söylemeye bile gerek yok. Bu çalışma şeklinde, bilgi dosya isimleri ve dizin yollarıyla sınırlıdır.

Yekpare doküman yönetim sistemleri - Hizmet olarak DYS

Günümüzün doküman yönetim sistemleri şu şekilde çalışır: Bir doküman derlenir, belirli doküman bilgileri seçilir, doküman kimliği atanır. Belge ve meta veriler bir veritabanında saklanır. En büyük avantajı: Belge kimliği ile belge açıkça tanımlanabilir olur ve DYS’de kaybolmaz. Dezavantajı: DYS’ye erişmek için bilgisayarda DYS yazılımının yüklü olması gerekir.

Ne var ki istisnalar kaideyi bozmaz. Yani, kullanıcıya günlük çalışmalar için tarayıcı tabanlı bir DYS web istemcisi sağlayan doküman yönetim sistemleri de vardır. Böylece, bilgisayara yazılım yüklenmesi gereksiz hale gelir.

Bu, Bulut üstünde çalışan bir DS için de geçerlidir. Böylece, DYS’ye istediğiniz tarayıcıdan, istediğiniz zaman, istediğiniz yerde, hatta akıllı telefon / tablet üzerinden bile erişebilirsiniz. Bununla birlikte, bir Bulut-DYS başka birçok avantaj da getirir: Diğer pek çok hizmet olarak yazılım (SaaS) gibi, servis sağlayıcı Bulut-DYS’nin bakımını üstlenir ve ideal olarak doküman yönetim sisteminin kusursuz çalışmasını sağlar. Yani, servis sağlayıcı düzenli, otomatik yedeklemeleri gerçekleştirir. Bu nedenle, bir Bulut doküman yönetim sistemi daha düşük IT maliyetlerine sahiptir. Bununla birlikte, tam da bu noktada her şey hizmet sözleşmelerinin içeriğe bağlı tasarımında olup biter. Hizmet süresi, kullanıcı sayısı, kullanılan veri hacmi vb. Bulut-DYS maliyetlerini belirleyen en önemli faktörler arasındadır.

Cloud DMS

Durum: Kaotik bir düzen yapısı içinde bitmek bilmeyen aramalar geçmişte kaldı. Dijital doküman yönetim sisteminde, dokümanlarınız düzgün şekilde saklanır ve istendiğinde kolayca bulunur.

Kullanılan DYS sistemine bağlı olarak, elektronik doküman yönetiminin bazı farklı özellikleri de vardır. En önemli ve sıklıkla kullanılan DYS işlevleri şunlardır: Revizyon güvenliği, kişisel bilgilerin gizliliğine uyum, iş akışları, gruba bağlı yetkilendirme ve daha fazlası. Özellikle bir çok lokasyonda faaliyet gösteren şirketler için, doküman yönetim sistemi günlük çalışmaları büyük oranda sadeleştirir ve hızlandırır.

DYS bağlamında bir doküman nedir?

Son tahlilde, DYS içinde tutulan bir doküman sahip olduğu içerikten daha fazla bilgi içerir.

DMS-System Dokument Metadaten

Dokümanla birlikte tutulan ek bilgilere meta veri denir. Bunlar aynı zamanda dokümana atanmıştır.

  • Proje sayısı ve ismi
  • Oluşturma tarihi
  • Versiyon
  • Durum
  • Maliyet merkezi
  • Kontrol eden vb.

Bu meta veriler ya dokümandan otomatik olarak alınır veya DYS üstünde elle eklenebilir. Tutarlı şekilde yapıldığında, bu işlem dokümanları aramayı hızlandırır. Üstelik, bir sürece ait dokümanlar klasör veya elektronik dosyalar içinde özetlenebilir. Bu noktada çok açıktır ki, doküman yönetim sistemi hemen bilginin kutsal kasesi konumuna gelir.

Neden Doküman Yönetimi?

Modern doküman yönetim sistemleri, hem süreç sürelerini hem de şirket içinde doküman hazırlama süresini belirgin şekilde azaltır. Bu nedenle, bir DYS sistemi tüm iş süreçlerini destekler. Bunun için elbette, veritabanı destekli bir DYS gerekir. Belli kullanıcı grupları, kendileriyle ilgili olan dokümanlara DYS içinden, her yerden ulaşabilirler (Bulut-DYS / Cloud-DMS grafiğine bakınız).

Dahası, bir doküman yönetim sistemi diğer iş süreçlerini sadeleştirmeli, geliştirmeli ve hızlandırmalıdır. Bu süreçler; İK süreçleri, gelen fatura işleme, P2P-süreçler vb. Buradaki anahtar kelime “DYS İş akışı”dır. İş akışı temel olarak, doküman yönetiminin daha ileri görevleri birleştirip otomatikleştirmesidir. Örneğin; son teslim tarihi izleme, eskalasyon yönetimi, tatil izinleri vb.

Dijital doküman yönetim sistemi nasıl çalışır?

Dokümanlar ya da daha genel olarak ifade edersek bilgi, şirketlerde iki farklı formda bulunur: Elektronik olarak veya kağıda basılı olarak. Doküman yönetim sistemini ilk olarak bu bilgi girilmelidir. Peki, bu noktadan sonra işler nasıl ilerler veya DYS içinde neler olup biter?

Doküman yönetim sistemine veri girişi

Ortamın türüne göre, dokümanların kaydı DYS içinde farklı şekillerde gerçekleşebilir. Eğer veriler hali hazırda elektronik olarak bulunuyorsa, modern DYS sistemleri bunları büyük oranda otomatik olarak transfer edebilir. Kağıt dokümanları kaydetmek için ise, bir kural olarak, dijital doküman yakalama için DYS optik karakter tanıma (OCR – optical character recognition) özelliği olan bir tarayıcı kullanır.

Dokümanın türüne, veya daha genel anlamda, bilginin türüne göre belirli formatlar kullanılır. Örneğin, Elektronik Veri Değişimi Electronic Data Interchance (EDI) formatlarından biriyle aktarılmış bilgiler söz konusudur. Satış faturaları, konşimentolar, nakliye bildirimi, hesap ekstresi, tasarım spesifikasyonları, sigorta hasar talebi vb. Diğer iki örnek ise XRechnung veya ZUGFeRD-2.0 formatlarıdır. Her ikisi de dijital fatura formatıdır ve EDI formatları gibi yapılandırılmış veridir.

Muhteşem ikili: Doküman yönetim sistemi ve yapılandırılmış veri

DYS için bu şekildeki yapılandırılmış verinin avantajı aşikardır. Zira veri, sonsuza kadar sabit bir yerde saklanır.

Faturayı oluşturan taraf kararlaştırılan spesifikasyona uyduğu sürece, gelen faturanın yapılandırılmış bilgilerini doküman yönetim sisteminde otomatik olarak işlemek kolaydır. Aynı zamanda, böyle bir ortamda başlatılan bir iş akışının kusursuz iş süreçleri için baştan sona her şeyi kapsadığı açıktır.

Doküman yönetim sistemi için yapılandırma eksik olduğunda OCR Teknolojisi anahtar rolündedir

Kağıt formdaki belgeler ve bilgiler için durum çok farklı görünür. Doküman yönetim sistemlerinin kullandığı ortak yol, tarama adı verilen yöntemdir. Belgeler önce bir tarayıcı aracılığıyla dijitalleştirilmelidir. Bu noktada önemli olan; tarayıcının tarama yazılımının optik karakter tanıma (OCR) özelliğine sahip olmalısdır. Bu şekilde, dokümanın metin unsurları sisteme girilir ve buna göre ideal bir şekilde konumlandırılır. Ki bu özellik, bu ortamı kullanan bir DYS için en önemli bilgi kaynağıdır. İçeriğin girişi için bu süreçler yıllar boyunca geliştirilir ve geliştirilir ve sonuç olarak yüksek kesinliğe sahip olur. Elbette belgede bulunan verilerin tutarlı kalması şartı ve varsayımı ile. Ne yazık ki, bu her zaman geçerli değildir ve bu nedenle ilgili iş süreçlerini takip eden iş akışı için bir engel ortaya çıkar.

Doküman yönetim sisteminde bilginin iletilmesi

Bundan sonra her şey dijital olacak ve farklı mecra kullanımına bağlı sorunlar ortadan kalkacak. DYS’nin büyük bir avantajı, tüm belgelerin ve bilgilerin otomatik olarak ilgili şirket departmanlarına yönlendirilmesidir.

Belgelerin ve / veya bilgilerin nihai olarak nereye gönderileceği, öncelikle DYS tarafından yapılan sınıflandırma kullanılarak ele alınır. Tanınan ve seçilen bilgiler aracılığıyla doküman yönetim sistemi aşağıdakileri belirleyebilir: Doküman bir konşimento mu, gelen fatura mı veya sözleşme mi vb.

Bu noktada DYS önemli bir avantaja sahiptir: Modern bir doküman yönetim sistemi iş akışları ile bağlantılı olarak kullanılabilir.

Doküman yönetim sistemleri ve iş akışları. Arkanıza yaslanın ve çalışmasını izleyin

Dokümanların aktarılması ve farklı bölümlerdeki dokümanların işlenmesi, modern bir DYS ile tamamen elektronik olarak gerçekleştirilebilir. Bir iş akışı sırasında, bir doküman yönetim sistemi, tanımlanmış parametreleri (kategori, proje, müşteri numarası vb.) kullanarak belgeleri şirket içinde veya dışında işlem yapan ilgili kişilere veya gruplara otomatik olarak gönderir. Bu noktada önemli olan, gönderilen belgenin kendisi değil, bu belgenin doküman yönetim sistemiyle bağlantısıdır. Bildirim, DYS sistemine veya e-posta yoluyla gerçekleşir. Bunun avantajı, belgenin tüm iş akışı boyunca diğer tüm yetkili çalışanlar tarafından erişilebilir olmasıdır. Bu, belgelerin muhtelif kopyalarının, bu kopyalardan kaynaklanan karmaşıklık gibi geçmişte kaldığı anlamına gelir.

İyi bir doküman yönetim sistemi, iki tür iş akışı seçeneğine izin vermesiyle öne çıkar: Nadiren gerçekleşen görevler için geçici iş akışları ve yinelenen görevler için daha kapsamlı, sabit iş akışları. İkisi arasındaki fark şudur: Geçici iş akışları gerektiğinde hızlı bir şekilde oluşturulabilir ve kurulabilir olmalıdır ve önceden sabitlenmiş bir süreç modeli yoktur. Bu nedenle, sadece bir defaya mahsus ortaya çıkan basit görevleri çözmek için doğru araçtır: Örneğin; ikinci kez, XY müşterisinden gelen faturaların işlem sırasında artırıldığını fark ettiniz. İndirim gelirlerini kullandığınız ve hatırlatma ücretlerinden kaçınmak istediğiniz için, siz ve meslektaşlarınız, bu durum ortaya çıktığında, DYS aracılığıyla kolayca bilgilendirilebilirsiniz. DYS içindeki karmaşık iş akışları altındaki daha kapsamlı iş akışları hakkında daha fazlasını okuyun.

DYS-işakışı örnekleri

DYS’nin en önemli özelliği dokümanların sınıflandırılması ve düzgün şekilde saklanmasıdır. Görüldüğü gibi, doküman yönetim sistemleri içinde işakışları da düzenlenebilir. Bu tüm dokümanlar için geçerlidir. Ve özellikle, DYS iş akışları ECM veya ERP sistemleriyle birleştirildiğinde, zaman kazandıran sadeleştirmeler mümkündür.

Görevler ve son teslim tarihleri - DYS içindeki iş akışları

Doküman yönetim sistemiyle birlikte çalışabilecek kolay ve en temel iş akışı, görev ve son teslim tarihi takibidir. Bunu yapmak son derece kolaydır. Bir doküman DYS’ye ulaştığında, bir grup süreç sahibine gönderilir ve bu belgeye eklenmiş sabit bir “son teslim tarihi” vardır. Bu dokümanlailişkili olan görev bu tarihe kadar tamamlanmalıdır. Eğer bu tarihe kadar kimse görevi tamamlamazsa, eskalasyon yönetimi devreye girer. Bunun anlamı, çözülmemiş durumla ilgili bir hatırlatıcı olacağıdır. Eğer ilgili çalışanlardan hiçbiri DYS iş akışındaki referansa tepki vermezse, ekip lideri seviyesine giden otomatik bildirim tanımlanabilir.

Daha karmaşık DYS-iş akışları

Elbette daha kapsamlı iş akışları da doküman yönetim sistemi içinde uygulanabilir. Örneğin, gelen fatura iş akışı. Bu iş akışının çeşitli teknik ve fiili zorluklarla test edileceğini öngörmek kolaydır. ERP sistemine transfer, faturanın kaydı ve arşivleme.

DYS içinde dokümanların versiyonları

Versiyonlama ve versiyon kontrolü, doküman yönetimi alanında giderek daha önemli hale gelmektedir. Buradaki anahtar kelime “izlenebilirlik”tir. Versiyonlama ve versiyon kontrolü sorunu, esasen yazılım geliştirmeden gelmektedir (yazılımda bu sorunu aşmak için; RCS, CVS, altversiyon, Git vb. kullanılır).

Doküman yönetimi bağlamındaki sorun şu şekilde ifade edilebilir: Bir belgeyi işlediğinizde, zaman içinde DYS içinde belgenin çeşitli versiyonları (sürümleri) oluşturulur. Birkaç kişi belge üzerinde çalışıyorsa, bu belgenin çeşitli sürümleriyle sonuçlanır. Er ya da geç, işlem yapan herkes belgenin en son sürümünün hangisi olduğunu merak edecektir. Doküman yönetim sistemleri, her bir sürüm için işlem yapan kişinin kimliğiyle birlikte zaman damgası oluşturur ve incelemek isteyen kişiye sunarak bu sorunu çözer. Bir DYS aracılığıyla bir belgenin sürüm geçmişine de ulaşabilirsiniz. Bu, belgedeki tüm değişikliklerin belge yönetim sisteminde izlenebilir olacağı anlamına gelir.

Doküman yönetimi: Dokümanlar ve revizyon güvenliği

Dokümanların yukarıda açıklandığı şekilde DYS içinde versiyonlanması, hiç şüphe yok ki en yararlı işlevlerden biridir. Bu bağlamda hemen akla gelen bir diğer soru ise, belgelerin revizyon güvenliği hakkındadır. Revizyon güvenliği ne demektir? Özetle şöyle yanıtlayabiliriz:  Bir belgenin, DYS içindeki yer aldığı süre içinde, haberiniz olmaksızın değiştirilmediğinden emin olmak istersiniz.

Peki ama bir doküman yönetim sistemi, bir dokümanın revizyon güvenliğini nasıl garanti edebilir? Örneğin, 1000 tane doküman arasından birini seçip “bu hiç değiştirilmemiş bir doküman” demek mümkün müdür?

Bunu temin edebilmek için modern bir DYS sağlamalar yapar. Bu sağlamalar, aynı zamanda hash değeri denir, doküman içeriğinden yola çıkarak hesaplanır.  Bu değerler çok açıktır. Yani, aynı doküman içeriği aynı sağlama anlamına gelir. Değiştirilmiş bir doküman, kaçınılmaz olarak farklı bir sağlama anlamına gelir. DYS sistemi arka planda bu görevi yürütür ve hesaplanmış son durumu gösterir.

Durum: Bu iki belge ilk bakışta tümüyle aynı gibi görünüyor. Ancak fark edilemeyecek tek bir piksel bile değişik olsa, sağlama da değişir ve bu sayede belge her zaman doğrulanabilir. 

Checksum: a873947fe5392d547o9873
Checksum: jhz835799458nfuf7h743nf33

DYS sistemleri ve arşivleme

Çoğu durumda, DYS sisteminin bir arşivi ve/veya doküman yönetim sistemiyle arşiv sistemi arasında bir aryüzü vardır. Bu seçeneğin varlığından emin olmalısınız. Sebep çok açık. Bir yandan doküman yönetim sisteminin rahat çalışmasını istersiniz, diğer yandan belli belge türlerini uzun yıllar boyunca saklama zorunluluğu olmasıdır. Her iki durumda da bir arşivin varlığı size yardımcı olur.

Temel bir kural olarak, günlük işlerde gerekli olmayan her şey, DYS sisteminden arşive aktarılır. Bu, üretken sistemi rahatlatmak anlamına gelir. Zorunlu arşivleme gerekliliği olan diğer tüm belgeler de doküman yönetim sisteminin arşivine aittir. Bu tip belgelere örnek olarak; maaş ödemeleri, personel dosyaları, yıllık mali beyannameler, faturalar ve daha fazlasını sayabiliriz.

Modern doküman yönetim sistemlerie bu arşivleme işlevine ve / veya bir arşiv bağlantısına sahiptir. Bu sayede arşivleme çocuk oyuncağı haline gelir. Arşivi günü gününe idare etmek de oldukça kolaydır: Çünkü arşivlenen içeriği doğrudan DYS uygulamasında aramaya başlayabilirsiniz (bilgiyi geri alma da denir). Arşivin dolambaçlı yollarına girmek yerine, modern bir DYS’nin uygun arama işlevini kullanın. İyi etiketleme ve mevcut Meta Veriler ve tam metin aramasından (OCR) elde edilen bilgiler sayesinde, doküman yönetim sisteminde tam arama sonucunu, belgenin kaynağı ne olursa olsun – basılı belgeden e-postalara, yapılandırılmış bir veri biçiminde görünenlere – çok daha hızlı bulabilirsiniz. Kısacası, nodern bir veri yönetim sistemi sizi zahmetli, çok zaman alan ve kelimenin tam anlamıyla arayıp durduğunuz süreçlerden kurtarır.

DYS Entegrasyonları: Doküman yönetim sistemleri ve ERP bağlantısı

Bir DYS tam olarak etkili şekilde kullanılması için bir ERP sistemine bağlanması gerekir. Bu nedenle, doküman yönetim sistemi seçerken, ERP sistemine uygun API’ler ve/veya doğru arayüzlere sahip olduğundan emin olunmalıdır. Zira her iki sistem de (DYS ve ERP) bu noktada karşılıklı olarak birbirlerini bütünler. Bu tam olarak nasıl işler ve avantajları nelerdir?

Açıklığa kavuşturmak için: Kurumsal Kaynak Planlama Sistemi (ERP) tedarikçilere ait ana verilere sahip olsa da, gelen fatura şirkete doküman yönetim sistemi üzerinden gelir. Bazı durumlarda, gelen fatura belgesinde bazı verilerin eksik olması olasıdır. Sonuç: Gelen fatura iş akışı tam da bu nedenle başlayamaz ve / veya çok erken bir noktada takılı kalır.

ERP sistemine başvurarak eksik veriler tamamlanır ve iş akışı DYS’de devam edebilir. Her şey tam otomatik bir şekilde gösterilebilir: DYS’ye gelen faturadan ve ERP sisteminin ana verileriyle içerik karşılaştırmasından, toplamların hesaplanmış bir doğrulamasından ve bir bir faturaya ait siparişin mevcut olup olmadığına kadar giden tam otomatik bir iş akışı ortaya çıkar. Sonunda, veriler ERP’ye kayıt edilmek üzere iletilir.

Ayrıca, ERP sisteminde oluşturulan tüm belgeler sonuç olarak DYS sisteminde arşivlenebilir, güvenli bir şekilde revize edilebilir ve DYS içindeki diğer belgelerle birlikte bir sürece dahil edilebilir ve birleştirilebilir. Dolayısıyla doküman yönetim sistemi ve ERP sisteminin kombinasyonu, iş akışlarının otomasyonu açısından muazzam bir sinerji etkisi yaratır.

DYS sisteminin Microsoft Office dünyasıyla bağlantısı

Modern bir doküman yönetim sistemi için yaygın Microsoft ürünleriyle (Word, Excel, Outlook vb.) kesintisiz bir bağlantı şarttır. Sadece kullanıcı açısından bakılırsa, bu günlerde uygulamalar arasında sürekli geçiş yapmak isteyen var mı? Kesinlikle hayır.
İdeal olarak, DYS sistemi yukarıda bahsedilen uygulamaları o kadar iyi bağlar ki, örneğin bir Word belgesi doğrudan doküman yönetimi uygulamasında açılabilir, değiştirilebilir ve kaydedilebilir.

DMS: What must be ensured for a document management system?

Of course, even and especially the document management system must have the prerequisites to comply with specific legal requirements. In Germany, several important legal texts and other details should be mentioned at this point. It is all about mandatory archiving requirements and privacy.
Disclaimer: In all of this, it is clear that this is not legal advice; you should just be aware of it for the complex situation.

Disclaimer: In all this it is clear that no legal advice will be given here; only the extensive situation will be sensitised.

Mandatory archiving requirements for documents within the DMS

First of all: Who do the mandatory archiving requirements apply to? Anyone who is obliged to keep accounts in accordance with commercial law or tax, is also obliged to archive the same. The sect. 147 of the Tax Code, sect. 257 of the German Commercial Code, and sect. 14 b of the VAT Act provide further clarification. This immediately poses the next question, what type of documents must be stored in the document management system, and for how long? As a rule of thumb:

A ten year archiving obligation applies to the following type of documents:• Inventories and warehouse reports

  • Records and books
  • Annual financial statements and opening balance (alongside the understanding of the necessary wok instructions and other organisational documents)
  • Invoices and posting documents
  • Documents to be attached to a customs declaration submitted with means of data processing (ATLAS), if the customs authorities dispensed with your template.

A six year archiving obligation applies to the following type of documents:

  • Commercial letters or business letters received,
  • Reproductions of the commercial letters or business letters sent,
  • other documents, if they are important for taxation

 

To comply with these requirements, an appropriate certification must be ensured, on selection of the archive system. The standard IDW PS 880.

Disclaimer: In all of this, it is clear that this is not legal advice; you should just be aware of it for the complex situation.

GDPR compliance in the document management system

It is now necessary to combine two legal requirements: the aforementioned archiving obligations and the requirements of GDPR, here in particular article 17 right to erasure (“right to be forgotten”).

What at first glance looks like a contradiction, is easy to resolve. After expiry of the purpose limitation (here: Archiving obligations), GDPR rules – with the consequence that a document management system must be in a position to erase special documents and personal data. A modern DMS must have this erasure function. Furthermore, GDPR also requires document management systems to have the ability for a customer to make a request for information at any time: Therefore, it is about clarifying whether and for what purpose personal data is stored – and if yes, which data they are. In short: The DMS system must have the option to send these data to those requesting information.

Disclaimer: In all of this, it is clear that this is not legal advice; you should just be aware of it for the complex situation.

DMS and GoBD [The principles for duly maintaining, keeping and storing books] compliance

The “principles for duly maintaining, keeping and storing books, records and papers in electronic form and data access” (GoBD, the successor to GDPdU (Principles of data access and auditability of documents, invalid since 01.01.2015) und GoBS (Principles of proper DP aided book keeping systems, invalid since 31.12.2014) also pose certain requirements for an electronic document management system. The relevant DMS should of course have the prerequisites to fulfill the requirements of GoBD.
Disclaimer: In all of this, it is clear that this is not legal advice; you should just be aware of it for the complex situation.

Disclaimer: In all of this, it is clear that this is not legal advice; you should just be aware of it for the complex situation.

Kontrol listesi: Sizin için doğru doküman yönetim sistemi hangisi?

Son yıllarda, giderek daha fazla şirket bir DYS sistemi kullanmaya başladı ve dijital dönüşümde önemli bir adım attı. Daha verimli ve etkili çalışma süreçleri sıkça ulaşılan hedefler arasında sayılabilir. Bir doküman yönetim sistemini uygulamaya koymadan önce, bazı kesin değerlendirmeler yapılmalıdır. Bir DYS’ye karar vermenizi kolaylaştırmak için, bir doküman yönetim sistemi seçerken teyit etmeniz gereken en önemli 10 hususu içeren kontrol listemize bir göz atın.

Bize ulaşın