Dijital doküman yakalama

Dokümanları bir çırpıda alın ve sınıflandırın

Metin tanıma ile belgeleri dijital olarak yakalamak (capture) doğrusal süreçlerin hepsinin temelinde yer alır. Zira diğer süreçleri ancak doğru şekilde okunabilen kayıtlar ve belgeler başlatabilir ve kapsamlı bir arşive yerleştirilebilir.

 

Güçlü OCR (Optical Character Recognition) teknolojisi ile, EASY Capture Plus doğru temeli sağlar. Çözümümüz sayesinde; kayıtları dijitalleştirmek ve sisteme almak, sınıflandırmak ve hatta belgeleri otomatik olarak atayabilmek etkin şekilde ve hızlıca kullanılabilir.

Öne çıkanlar

  • EASY Capture Plus ile dokümanları sınıflandırmak her kaynaktan gelen dosyalar ile çalışır. Kağıt belgeler hızlıca dijitalleştirilerek okunur ve elektronik belgeler de otomatikman sistemden çekilir.
  • EASY Capture Plus operasyonel prosedürlerinizle sorunsuz olarak entegre olur ve verileri arşive, ERP yazılımına veya iş akışının içine hiçbir sorun yaşanmadan aktarır.
  • EASY Capture Plus kullanımı için hemen hemen hiç eğitim gerekmez. Kısa bir tanıtımdan sonra, çalışanlarınız bu akıcı çözümle kolayca çalışabilirler.

Başlangıç durumu

İçinde bulunduğumuz bilgi çağında ister kağıt ister elektronik olsun, belgelerin içeriğini tarayarak sisteme almak, endekslemek ve sınıflandırmak giderek çok daha karmaşık bir hale geliyor. Bu durumun sebebi, hem belge sayılarının hem de belgelerin gelmekte olduğu kaynakların çeşitliliğinin hızla artması. Tam da bu nedenle, OCR yazılımı kullanarak hızla ama yüksek doğruluk oranıyla belgeleri çekmek modern (hatta otomatik) doküman yönetiminin anahtar teknolojisidir. EASY SOFTWARE, EASY Capture Plus ile bu alanda piyasadaki en güçlü çözümlerden birini sunmaktadır.

Çözüm

EASY Capture Plus, çalışma prosedürlerinize entegre olan ve belgeleri EASY Arşivinize veya iş akışlarınıza güvenilir bir şekilde aktaran otomatik metin tanıma aracıdır. Çözüm, merkezi kullanıma ve çeşitli lokasyonlara sahip şirketlerde merkezi olmayan kayıtların yakalanmasını geliştirmek için uygundur. Akıcı işleyişi, kısa eğitim süreleriyle kullanıma başlamayı mümkün kılar ve hataların sayısını azaltır. Çevrimdışı modda, içerikler sunucuya bağlantı olmadan bile yakalanabilir.

Dahası, EASY Capture Plus, çok çeşitli formatlardaki belgeleri dönüştürmenize ve orijinaline  en yakın haliyle görüntülemenize olanak tanır. Gelen tüm belgelerin hemen hemen hepsini işlemek için sadece bu tek çözüme ihtiyacınız var. Bu, lisans maliyetlerinden ve bunun da ötesinde bilgisayar kapasitesinden tasarruf sağlar. Çünkü dönüştürme istemcide değil, sunucuda gerçekleşir. Sonuç olarak, dijital kayıt yakalama için sarf ettiğiniz idari efor gibi yerel kurulumların sayısı da azalır.

Avantajlar

  • EASY Capture Plus olası tüm girdi kanallarından gelen dosyaları işler ve 300’den fazla dosya formatını görüntüleyebilir.
  • Etkin metin tanıma ve bilginin otomatik olarak çekilmesi sayesinde, dokümanları sisteme aktarma eforu belirgin olarak düşer.
  • Çekilen bilgiler, rehberler veya tedarikçi listeleri gibi mevcut veri kaynakları ile otomatik olarak karşılaştırılır.
  • Bir çok farklı çözüm yerine tek bir entegre çözüm kullanmak maliyetleri düşürür.
  • İşlem koruması, web tabanlı süreç takibi ve aşılmaz kayıt tutma özellikleri en yüksek güvenliği sağlar.

Kimse bundan daha fazla şeffaflık elde edemez. EASY ile birlikte gerçeğe dönüştürebildiğimiz hizmetle, artık rakipsiziz.

Emlak Uzmanı Holger Döring, Yönetici Ortak Becker & Döring GmbH

doering-zitat

Süreç

Dijital kayıt yakalama

Kağıt halinde gelen kayıt ve belgeler, kullanıcı tarafından bir tarayıcı kullanılarak dijitalleştirilir. Çözümümüz fax ya da e-posta eki olarak gelen içerikleri otomatik olarak alır. Dijitalleştirilen ya da zaten dijital olan dokümanları okur ve verileri SAP’ye aktarır.

1

Yorumlama

SAP içerikleri otomatik olarak tanır ve veritabanındaki veri setleriyle karşılaştırır. Nerede saklanacağına dair bir öneri oluşur.

2

Atama

Bir kural olarak, kayıtlar mevcut veritabanındaki nesneye otomatik olarak atanır. Gerekliyse, elle atama da yapılabilir.

3

Arama

Bir kayıt aradığınızda, tam metin arama ve akıllı filtreler sayesinde göz açıp kapayana kadar bulursunuz. Üstelik, kayıtlar gerekli erişim hakları ile kullanıcılar tarafından her an ve her yerden ulaşılabilir olur.

4

IT konuları ve yazılım özellikleri

  • EASY Capture Plus pek çok çözümün yerini alır – teknik yönetim kolaylaşır
  • Ölçeklenebilirlik, güncel teknoloji kullanımı ve yüksek esneklik sağlayan sunucu tabanlı, modüler tasarım sayesinde çözümümüz gelecekte de kullanılabilir
  • Açık arayüzler sayesinde entegrasyon kolaylaşır
  • Belgelerin sunucu tabanlı çekilmesi ve sınıflandırılması
  • Belgelerin; anahtar kelimeler, sık kullanılan ifadeler gibi unsurlarla kolayca sınıflandırılması ve ayrıştırılması
  • Dönüştürülecek dosyaların çok hızlı olarak gösterimi ve mükemmele yakın kopyalanması
  • Çoklu dil desteği
  • Veri kaynağından bağımsız olarak, tek tip konfigürasyon
  • Dağıtılmış bilgi işlem için cluster yapısında sunucu
Bize ulaşın