SAP^®'de gelen fatura süreci

Verimliliği artırmak için

EASY PCM Fatura Yönetimi, doğrudan SAP^® üzerinden dijital fatura işleme için etkili bir çözümdür. Elektronik ortamda gelen veya kağıt faturalar tek tip, şeffaf bir süreç içinde işlenir. Basılı belgelerin taranması ve fatura içeriğinin otomatik olarak tanınması tüm sürecin başlangıç noktasıdır. Aynı durum, gelen elektronik faturaların çeşitli standart formatlarda işlenmesi için de geçerlidir. Gelen fatura SAP^®‘ye aktarıldıktan sonra, mümkün olduğunca otomatik olarak işlenir. Fatura belgeleri, tüm süreç adımlarında revizyon kayıtlı olarak arşivlenir ve herhangi bir zamanda bir tıklamayla erişilebilir. SAP^® tabanlı fatura defteri, günlük işlemlerinde muhasebe çalışanlarını destekler ve kapsamlı kritik süreç verileri, uzun vadeli süreç optimizasyonuna hizmet eder. Gerektiğinde akıllı telefon veya tabletle de kullanılabilmek üzere, denetçiler ve bütçe yöneticileri için web tabanlı bir onay maskesi mevcuttur.

Gelen fatura işlemenin SAP^®'deki avantajları

Hız ve verimlilik
Günümüzde, özellikle dönem sonuna yakınınken yapılan hızlı ay sonu ve yıl sonu kapanışları, finansal muhasebe için fiili standart gereksinimlerdir. Nakit akışı planlaması için uyumluluk yönergelerinin ve somut rakamların net olarak ortaya konması da kağıda dayalı bir süreçte teminat altına alınamaz. Çalışanlar, bir siparişe ait faturayı daha önce başarıyla sonuçlanmış sipariş talepleri ve sipariş süreçleri gerçekekleşmiş olmasına ve hatta doğru alım işlemleri mevcut olsa bile manuel olarak doğrularlar. İşleme akışının içindeki faturalar çoğunlukla uzun nakil ve bekleme sürelerine tabidir. Aynı derecede önemli bir başka konu ise, doğrulama ve onay süreçlerinin özellikle kağıt tabanlı süreçler için, oldukça zaman ve çaba gerektirmesidir. Bunlar SAP^®‘de gelen fatura yönetimi ile geçmişte kalıyor.
Kârlılık ve paylaşılan hizmet
Bunun sonuçları, kaçırılan ödeme süreleri ve indirim şanslarının kaybedilmesidir. Faturalar defalarca kaybolur ve yetersiz süreç şeffaflığı nedeniyle bulunamaz. Hatta bazı şirketler fatura işlemini birkaç kez başlatır ve hatta iki kez ödeme bile yapabilirler. Eğer finansal muhasebe departmanı birkaç şirkete birden hizmet veriyorsa, SAP^®‘de gelen fatura gibi elektronik bir çözüm neredeyse vazgeçilmezdir.
Mobil fatura onayları onay süreçlerini hızlandırır
Uzun zaman alan onay süreçleri değişmeyen bir sorundur. SAP^®‘de gelen fatura işlemedeki entegre işlemci konumu, açılan onay konularını dikkate alarak onay verecek kişilerin iş yükünü azaltır. Aynı zamanda mobil çalışma desteklenmektedir. Onaylar, SAP^® Fiori^® / HTML5’teki kullanıcı dostu arayüzlerle masaüstü, akıllı telefon veya tablette rahatlıkla yapılabilir. SAP^®‘de gelen fatura işleme işte bu kadar kullanıcı dostudur.

Format çeşitliliği
Gelen fatura süreci, çeşitli kanallardan gelen faturaların standart hale getirilmesiyle başlar: Analog kağıt faturalar taranır ve dijital gelen faturalar otomatik olarak bir sonraki işlem adımına aktarılır: Örneğin, e-posta olarak gelen PDF faturalar veya hali hazırda ZUGFeRD veya EDI formatında olanlar. ZUGFeRD-2.0 ve XRechnung formatları da elbette kullanılabilir.
Revizyon korumalı arşivleme
Tüm fatura belgeleri, tüm işlem adımlarında revizyon korumalı olarak arşivlenir ve her zaman bir tıklama ile ulaşılabilir. Yani, yasal olarak güvenli ve kullanıcılar için yine de kolaydır.
Eskalasyon yönetimi
SAP^®‘de gelen fatura süreci, indirim dönemleri, yapılması gereken ödemeler vb. İçin otomatik hatırlatıcılar kullanır. Bu şekilde, bir daha asla başka bir indirim dönemini kaçırmazsınız ve her zaman önden kabul edilen maliyetleri ortadan kaldırabilirsiniz.
Analiz ve raporlama
Kapsamlı istatistikler, döngü süreleri, otomatik işlem oranları veya indirim potansiyeli gibi ilgili KPI’ları sağlar. Bunlar sayesinde, gelen fatura sürecinin tamamına ışık tutulmuş olur ve uzun vadeli optimizasyon için temel oluşturulur – raporlama ve kontrol için azımsanmaması gerek bir işlevsellik.

SAP^® gelen fatura çözümünün potansiyelini keşfedin

EASY PCM Fatura Yönetimi, SAP^®‘de analog ve dijital gelen faturaların işlenmesi için koordine edilmiş toplu bir pakettir ve yüksek standardizasyon seviyesi sayesinde hızlı ve kolay bir şekilde uygulamaya geçirilebilir. EASY PCM Fatura Yönetimi diğer tarama, çıkartma ve arşiv çözümlerine de bağlanabildiğinden, zaten bir tarama çözümü veya harici bir hizmet sağlayıcısı olan şirketler de kısa uygulama süresinden yararlanır – Yine de SAP^®‘de gelen fatura işlemenin başka ne avantajları olduğunu kendiniz görün.

Otomasyon & yüksek tanıma oranları

Gelen faturalar ister kağıt üzerinde analog ister dijital olsun, faturalar ulaştıktan hemen sonra başlık ve öğe verilerinin otomatik olarak çıkarılması gerçekleşir. Bunu bir muhasebe görevlisi tarafından onaylama takip eder. Bu adımda odak, tanınan fatura içeriğinin düzeltilmesi veya dolaylı olarak onaylanması üzerindedir. Sistem arka planda her iki işlemi de öğrenir ve öğrenilen bilgileri sonraki faturalarda otomatik olarak kullanır. Bu, çözümün kullanıldığı süre boyunca otomatik tanımayı sürekli olarak artırır ve manuel doğrulama çabasını azaltır.

Daha kısa döngü süreleri

Otomatik iş akışları sayesine, SAP^®‘de gelen faturaların döngü sürelerinde bariz düşüşler göreceksiniz. Eğer vakit nakitse, bu durumda yüzde 50 oranında bir tasarruf bekleyebilirsiniz.

Kolay onaylar

Çözüm, gelen tüm faturaları merkezi ve SAP^® tabanlı bir fatura defterine kaydeder. Oradan, tüm faturaların işlem durumu bir yandan izlenebilir ve diğer yandan belirli belgeler aranabilir (örneğin, tedarikçilerin talebi üzerine). EASY PCM Fatura Yönetimi etkin bir eskalasyon yönetimi sağlar (indirim dönemlerini hatırlatır).

Satın alma sürecinde entegrasyon

EASY PCM Fatura Yönetimi, SAP^®‘de birleşik süreçleri yeniden üreten ve entegre eden kapsamlı EASY PCM Suite’in bir bileşenidir. Böylece, bir şirketin tüm sözleşmeleri EASY PCM Sözleşme Yönetimi ile yönetilebilir ve gelen fatura sürecine zarif bir şekilde entegre edilebilir. Üstelik, tüm satın alma süreçleri EASY PCM Satın Alma Yönetimi ile standart SAP^®‘ye göre daha iyi şekilde yenilenebilir ve ayrıca EASY PCM Fatura Yönetimi’ne bağlanabilir. Kısacası, bu şekilde sipariş talebinden faturalandırmaya kadar tüm süreçler ve SAP^®‘deki tüm belge akışı, kullanıcı dostu bir şekilde merkezi bir görünüm altında sunulabilir.

Esnek & genişletilebilir

Modüler: EASY PCM Fatura Yönetimi’ni kendi arşivinizle veya SaaS olarak, Bulut üstünden kullanabilrsiniz. EASY PCM Suite’e dayalı birleşik süreçlerle genişletilebilir de.

SAP^®'de gelen faturaları işlemenin 7 adımı

Faturayı alma – kayıt

Kağıda basılı gelen faturalardan e-posta eki olarak gelen PDF faturalara, veya ZUGFeRD-1.0, ZUGFeRD-2.0, XRechnung ve EDI vb. standart formattaki elektronik faturalara kadar hepsi. EASY PCM Fatura sistemi gelen faturaları işlemede mükemmelleşmiştir.

Verileri çekmek

EASY PCM Fatura, gerekli tüm fatura içeriğini otomatik olarak tespit eder. Faturayı kesen firmayı içeren fatura başlığı, toplam tutar, fatura tarihi ve tek tek tüm fatura öğeleri.

SAP^® veya EASY ile doğrulayın

Bir sonraki adımda, okunan verilerin geçerliliği kontrol edilir, örneğin bir sipariş numarasının geçerliliği doğrulanır. Alternatif olarak, doğrulama doğrudan tarama istemcisinde yapılabilir – EASY bunun için EASY Capture Plus ile uygun bir bileşen sunar. Bu doğrulama doğrudan SAP^® GUI içinde de yapılabilir.

Saklama & arşiv

Orijinal belgeler – taranmış kağıt belgeler veya e-posta ekleri – SAP^® ArchiveLink üstünden bağlanılan bir revizyon korumalı arşivde saklanır. Hem iş akışıyla ön arşivleme hem de geç arşivleme desteklenmektedir. Aynı zamanda belgeyle ilgili tüm veriler, örneğin değişiklikler, iş akış onayları vb. saklanmaktadır. SAP^®‘de gelen fatura işleme bu özelliklerin hepsine sahip.

SAP Eingangsrechnung speichern & archivieren

Prepost

Sonrasında fatura verileri SAP^® içinde kaydedilir ve fatura defterinde hazır olur.

Doğrulama & Onay

Bunu, her fatura için bir SAP^® iş akışının başlaması takip eder. Her SAP^® gelen fatura uygulaması, birçok müşteri projesinde denenmiş ve test edilmiş kapsamlı bir doğrulama aşaması ve kural setinden geçer. Ve elbette müşteriye özel ihtiyaçlara göre uyarlanabilir. Kural seti, faturaları şunlara göre kontrol eder: Satın alma emri referans numarası, tutar ve fiyat sapmaları, ayrılmış veya kayıp malların teslimi, önceden yapılmış ödemeler veya yalnızca tedarikçi adı. Tüm kuralların ve istisnaların işlenmesinden sonra, sistem faturaları şirketinizin imzalama talimatlarına göre SAP^® iş akışının onayı için ilgili onaylayıcıya iletir. Onaylar, SAP^® Fiori^® / HTML5’teki kullanıcı dostu arayüzlerle masaüstü, akıllı telefon veya tablette rahatlıkla yapılabilir. Fatura belgeleri her işleme ve onay adımında yalnızca bir tık uzağınızdadır – hatta sistem EDI faturalarını kullanıcı dostu bir şekilde görselleştirir.

Post

Faturaların çoğu, ilave bir müdahaleye gerek kalmaksızın yukarıdaki adımlardan otomatik olarak geçer. Kalanlar ise faturanın doğrulama ve onayı sonuçlandıktan sonra gönderilir.