İş süreçlerinin tümü gibi, artık insan kaynakları yönetimi de dijitalleşmek zorunda. Ancak insan kaynaklarının dijitalleşmesi şirketlerin diğer [...]
SAP®'de gelen fatura süreci
Verimliliği artırmak için
EASY PCM Fatura Yönetimi, doğrudan SAP® üzerinden dijital fatura işleme için etkili bir çözümdür. Elektronik ortamda gelen veya kağıt faturalar tek tip, şeffaf bir süreç içinde işlenir. Basılı belgelerin taranması ve fatura içeriğinin otomatik olarak tanınması tüm sürecin başlangıç noktasıdır. Aynı durum, gelen elektronik faturaların çeşitli standart formatlarda işlenmesi için de geçerlidir. Gelen fatura SAP®‘ye aktarıldıktan sonra, mümkün olduğunca otomatik olarak işlenir. Fatura belgeleri, tüm süreç adımlarında revizyon kayıtlı olarak arşivlenir ve herhangi bir zamanda bir tıklamayla erişilebilir. SAP® tabanlı fatura defteri, günlük işlemlerinde muhasebe çalışanlarını destekler ve kapsamlı kritik süreç verileri, uzun vadeli süreç optimizasyonuna hizmet eder. Gerektiğinde akıllı telefon veya tabletle de kullanılabilmek üzere, denetçiler ve bütçe yöneticileri için web tabanlı bir onay maskesi mevcuttur.
Gelen fatura işlemenin SAP®'deki avantajları
Hız ve verimlilik
Günümüzde, özellikle dönem sonuna yakınınken yapılan hızlı ay sonu ve yıl sonu kapanışları, finansal muhasebe için fiili standart gereksinimlerdir. Nakit akışı planlaması için uyumluluk yönergelerinin ve somut rakamların net olarak ortaya konması da kağıda dayalı bir süreçte teminat altına alınamaz. Çalışanlar, bir siparişe ait faturayı daha önce başarıyla sonuçlanmış sipariş talepleri ve sipariş süreçleri gerçekekleşmiş olmasına ve hatta doğru alım işlemleri mevcut olsa bile manuel olarak doğrularlar. İşleme akışının içindeki faturalar çoğunlukla uzun nakil ve bekleme sürelerine tabidir. Aynı derecede önemli bir başka konu ise, doğrulama ve onay süreçlerinin özellikle kağıt tabanlı süreçler için, oldukça zaman ve çaba gerektirmesidir. Bunlar SAP®‘de gelen fatura yönetimi ile geçmişte kalıyor.
Kârlılık ve paylaşılan hizmet
Bunun sonuçları, kaçırılan ödeme süreleri ve indirim şanslarının kaybedilmesidir. Faturalar defalarca kaybolur ve yetersiz süreç şeffaflığı nedeniyle bulunamaz. Hatta bazı şirketler fatura işlemini birkaç kez başlatır ve hatta iki kez ödeme bile yapabilirler. Eğer finansal muhasebe departmanı birkaç şirkete birden hizmet veriyorsa, SAP®‘de gelen fatura gibi elektronik bir çözüm neredeyse vazgeçilmezdir.
Mobil fatura onayları onay süreçlerini hızlandırır
Uzun zaman alan onay süreçleri değişmeyen bir sorundur. SAP®‘de gelen fatura işlemedeki entegre işlemci konumu, açılan onay konularını dikkate alarak onay verecek kişilerin iş yükünü azaltır. Aynı zamanda mobil çalışma desteklenmektedir. Onaylar, SAP® Fiori® / HTML5’teki kullanıcı dostu arayüzlerle masaüstü, akıllı telefon veya tablette rahatlıkla yapılabilir. SAP®‘de gelen fatura işleme işte bu kadar kullanıcı dostudur.
Format çeşitliliği
Gelen fatura süreci, çeşitli kanallardan gelen faturaların standart hale getirilmesiyle başlar: Analog kağıt faturalar taranır ve dijital gelen faturalar otomatik olarak bir sonraki işlem adımına aktarılır: Örneğin, e-posta olarak gelen PDF faturalar veya hali hazırda ZUGFeRD veya EDI formatında olanlar. ZUGFeRD-2.0 ve XRechnung formatları da elbette kullanılabilir.
Revizyon korumalı arşivleme
Tüm fatura belgeleri, tüm işlem adımlarında revizyon korumalı olarak arşivlenir ve her zaman bir tıklama ile ulaşılabilir. Yani, yasal olarak güvenli ve kullanıcılar için yine de kolaydır.
Eskalasyon yönetimi
SAP®‘de gelen fatura süreci, indirim dönemleri, yapılması gereken ödemeler vb. İçin otomatik hatırlatıcılar kullanır. Bu şekilde, bir daha asla başka bir indirim dönemini kaçırmazsınız ve her zaman önden kabul edilen maliyetleri ortadan kaldırabilirsiniz.
Analiz ve raporlama
Kapsamlı istatistikler, döngü süreleri, otomatik işlem oranları veya indirim potansiyeli gibi ilgili KPI’ları sağlar. Bunlar sayesinde, gelen fatura sürecinin tamamına ışık tutulmuş olur ve uzun vadeli optimizasyon için temel oluşturulur – raporlama ve kontrol için azımsanmaması gerek bir işlevsellik.
SAP® gelen fatura çözümünün potansiyelini keşfedin
EASY PCM Fatura Yönetimi, SAP®‘de analog ve dijital gelen faturaların işlenmesi için koordine edilmiş toplu bir pakettir ve yüksek standardizasyon seviyesi sayesinde hızlı ve kolay bir şekilde uygulamaya geçirilebilir. EASY PCM Fatura Yönetimi diğer tarama, çıkartma ve arşiv çözümlerine de bağlanabildiğinden, zaten bir tarama çözümü veya harici bir hizmet sağlayıcısı olan şirketler de kısa uygulama süresinden yararlanır – Yine de SAP®‘de gelen fatura işlemenin başka ne avantajları olduğunu kendiniz görün.
SAP®'de gelen faturaları işlemenin 7 adımı
Faturayı alma – kayıt
Kağıda basılı gelen faturalardan e-posta eki olarak gelen PDF faturalara, veya ZUGFeRD-1.0, ZUGFeRD-2.0, XRechnung ve EDI vb. standart formattaki elektronik faturalara kadar hepsi. EASY PCM Fatura sistemi gelen faturaları işlemede mükemmelleşmiştir.
1
Verileri çekmek
EASY PCM Fatura, gerekli tüm fatura içeriğini otomatik olarak tespit eder. Faturayı kesen firmayı içeren fatura başlığı, toplam tutar, fatura tarihi ve tek tek tüm fatura öğeleri.
2
SAP® veya EASY ile doğrulayın
Bir sonraki adımda, okunan verilerin geçerliliği kontrol edilir, örneğin bir sipariş numarasının geçerliliği doğrulanır. Alternatif olarak, doğrulama doğrudan tarama istemcisinde yapılabilir – EASY bunun için EASY Capture Plus ile uygun bir bileşen sunar. Bu doğrulama doğrudan SAP® GUI içinde de yapılabilir.
3
Saklama & arşiv
Orijinal belgeler – taranmış kağıt belgeler veya e-posta ekleri – SAP® ArchiveLink üstünden bağlanılan bir revizyon korumalı arşivde saklanır. Hem iş akışıyla ön arşivleme hem de geç arşivleme desteklenmektedir. Aynı zamanda belgeyle ilgili tüm veriler, örneğin değişiklikler, iş akış onayları vb. saklanmaktadır. SAP®‘de gelen fatura işleme bu özelliklerin hepsine sahip.
4
Prepost
Sonrasında fatura verileri SAP® içinde kaydedilir ve fatura defterinde hazır olur.
5
Doğrulama & Onay
Bunu, her fatura için bir SAP® iş akışının başlaması takip eder. Her SAP® gelen fatura uygulaması, birçok müşteri projesinde denenmiş ve test edilmiş kapsamlı bir doğrulama aşaması ve kural setinden geçer. Ve elbette müşteriye özel ihtiyaçlara göre uyarlanabilir. Kural seti, faturaları şunlara göre kontrol eder: Satın alma emri referans numarası, tutar ve fiyat sapmaları, ayrılmış veya kayıp malların teslimi, önceden yapılmış ödemeler veya yalnızca tedarikçi adı. Tüm kuralların ve istisnaların işlenmesinden sonra, sistem faturaları şirketinizin imzalama talimatlarına göre SAP® iş akışının onayı için ilgili onaylayıcıya iletir. Onaylar, SAP® Fiori® / HTML5’teki kullanıcı dostu arayüzlerle masaüstü, akıllı telefon veya tablette rahatlıkla yapılabilir. Fatura belgeleri her işleme ve onay adımında yalnızca bir tık uzağınızdadır – hatta sistem EDI faturalarını kullanıcı dostu bir şekilde görselleştirir.
6
Post
Faturaların çoğu, ilave bir müdahaleye gerek kalmaksızın yukarıdaki adımlardan otomatik olarak geçer. Kalanlar ise faturanın doğrulama ve onayı sonuçlandıktan sonra gönderilir.
7
