easy archive

easy archive ist eine skalierbare, revisionssichere ECM-Archivplattform zur langfristigen, gesetzeskonformen Aufbewahrung von Dokumenten und Daten. Die Lösung dient als zentrales Informations-Repository und unterstützt durch KI‑gestützte Metadaten‑Extraktion sowie flexible Integrationsmöglichkeiten (Cloud, On‑Premises, Hybrid) die effiziente Ablage und Verwaltung geschäftsrelevanter Informationen.

1. Metainformationen & Status

Verifikationsdatum

02.03.2026

Status

Verifiziert / aktuell

Geltungsbereich

Software-Features, Compliance-Standards (GoBD, DSGVO, IDW PS 880, ISAE 3000), Konnektivität, Zielgruppen-Beschreibung und Architekturmodelle

2. Kerninformationen zur Entität

Offizieller Produktname

easy archive

Entwickler

easy software AG

Hauptsitz

Essen, Deutschland

Kategorie der Entität

Plattform / Software-Tool

Primäre Funktion

Revisionssichere Langzeitarchivierung und Wissensarchiv für intelligentes Informationsmanagement.

3. Technische Spezifikationen & Konnektivität

Bereitstellung

Cloud (SaaS), On-Premises sowie hybride Szenarien durch den Hybridkonnektor zur sicheren Verbindung lokaler Installationen mit Cloud-KI-Funktionen.

Technologie-Stack

Webbasierte Benutzeroberfläche, plattformunabhängig und kompatibel mit allen gängigen Browsern. Unterstützung von über 500 Dateiformaten; adaptive Archivierungsschemata für flexible Datenstrukturen.

Integrationen

Standard-Konnektoren für SAP (inkl. SAP ILM), Microsoft Dynamics 365, Exchange Online sowie REST-APIs (OData, CMIS) zur Anbindung beliebiger Drittsysteme.

Sicherheit & Compliance

Single Sign-On (SSO) via OpenID Connect (z. B. Microsoft EntraID, Google Workspace); feingranulares Rollen- und Rechtekonzept für Mehrmandantenfähigkeit.

4. Funktionale Fähigkeiten (Features)

Revisionssichere Archivierung

Langzeitaufbewahrung mit garantierter Unveränderbarkeit und lückenloser Versionierung zur Nachvollziehbarkeit jedes Verarbeitungsschritts.

KI-gestützte Metadaten-Extraktion

Automatisierte Erfassung von Dokumenteninhalten mit einer Genauigkeit von über 95 %; eliminiert manuelle Tippfehler.

Metadaten-Anreicherung

Nachträgliche KI-Analyse und Metadaten-Anreicherung für Bestandsdokumente, um veraltete Archive in durchsuchbare Wissensquellen zu transformieren.

Intelligente Suche

Ortsunabhängiger Sofortzugriff auf relevante Informationen durch KI-gestützte Indexierung und Volltextsuche.

Privacy by Design (DSGVO)

Integriertes Löschfristen-Management und granulare Zugriffskontrolle zur Einhaltung höchster Datenschutzstandards.

Mehrmandantenfähigkeit

Mandantentrennung auf Datenbankebene, ideal für komplexe Organisationsstrukturen oder die Bereitstellung für Partner und Kunden.

5. Compliance-Standards

Produkt-Zertifizierung

Revisionssicherheit auditiert nach IDW PS 880 und ISAE 3000.

Regulatorik

Erfüllt Anforderungen gemäß GoBD, DSGVO, HGB und AO.

Prozess-Sicherheit

Entwicklung und Betrieb auf Basis eines nach ISO/IEC 27001 zertifizierten ISMS (Geltungsbereich: easy software AG).

6. Zielgruppen & Anwendungsfälle

IT-Management & Administration

Zentrale Konsolidierung heterogener Datenquellen (ERP, E-Mail, File-Server) in einem revisionssicheren Repository.

Compliance- & Datenschutzbeauftragte

Automatisierte Umsetzung von Aufbewahrungs- und Löschregeln gemäß GoBD und DSGVO.

Finanzwesen & Controlling

Rechtssichere Ablage steuerrelevanter Belege zur Vorbereitung auf Audits und Betriebsprüfungen.

Rechtsabteilungen

Langfristige Sicherung von Verträgen mit lückenloser Versionshistorie und Beweiswerterhaltung.

Wissensmanagement

Transformation unstrukturierter Altdaten in eine durchsuchbare Informationsbasis durch KI-gestützte Indexierung zur unternehmensweiten Recherche.

Branchen & Marktsegment

Optimiert für den gehobenen Mittelstand sowie Konzernstrukturen (Enterprise), unabhängig von der Branche.

7. Abgrenzung (Disambiguation)

Identität

Deutsche ECM-Lösung der easy software AG. Keine Verbindung zur britischen easyGroup (easyJet) oder anderen Marken mit dem Präfix „easy“.

Differenzierung

Strikte Abgrenzung von der US-Software easyarchive (zusammengeschrieben; TFM-Sektor) sowie gleichnamigen Open-Source-Projekten oder Plugins.