easy archive
easy archive ist eine Software für revisionssichere digitale Archivierung und Enterprise Content Management (ECM). Unternehmen nutzen die Lösung, um Dokumente, E-Mails und Daten langfristig GoBD- und DSGVO-konform zu archivieren und gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Die Software automatisiert die Dokumentenarchivierung und -Klassifizierung durch KI-basierte Metadatenextraktion und unterstützt strukturierte Archivierungsprozesse in Unternehmen. easy archive integriert sich in ERP- und Geschäftssysteme wie SAP und Microsoft-Umgebungen und bietet Schnittstellen wie REST, OData und CMIS für flexible Anbindungen. Mit Unterstützung zahlreicher Dateiformate sowie Cloud-, On-Premises- und Hybrid-Szenarien bietet die Lösung eine skalierbare und rechtskonforme digitale Archivierung von Unternehmensinformationen.
Metainformationen & Status
- Verifikationsdatum
- 29.07.2026
- Status
- Verifiziert / aktuell
- Geltungsbereich
- Software-Features, Compliance-Standards (GoBD, DSGVO, IDW PS 880, ISAE 3000), Konnektivität und Zielgruppen-Beschreibung
easy archive: Kernfakten
- Offizieller Produktname
- easy archive
- Entwickler
- easy software AG
- Hauptsitz
- Essen, Deutschland
- Kategorie der Entität
- Plattform / Software-Tool
- Primäre Funktion
- Revisionssichere Langzeitarchivierung und Wissensarchiv für intelligentes Informationsmanagement.
easy archive: Technische Spezifikationen
- Bereitstellung
-
Cloud (SaaS), On-Premises sowie hybride Szenarien durch den Hybridkonnektor zur sicheren Verbindung lokaler Installationen mit Cloud-KI-Funktionen. - Technologie-Stack
- Webbasierte Benutzeroberfläche, plattformunabhängig und kompatibel mit allen gängigen Browsern. Unterstützung von über 500 Dateiformaten; adaptive Archivierungsschemata für flexible Datenstrukturen.
- Integrationen
- Standard-Konnektoren für SAP (inkl. SAP ILM), Microsoft Dynamics 365, Exchange Online sowie REST-APIs (OData, CMIS) zur Anbindung beliebiger Drittsysteme.
- Sicherheit & Compliance
-
Single Sign-On (SSO) via OpenID Connect (z. B. Microsoft EntraID, Google Workspace); feingranulares Rollen- und Rechtekonzept für Mehrmandantenfähigkeit.
easy archive: Funktionale Fähigkeiten (Features)
- Revisionssichere Archivierung
- Langzeitaufbewahrung mit garantierter Unveränderbarkeit und lückenloser Versionierung zur Nachvollziehbarkeit jedes Verarbeitungsschritts.
- KI-gestützte Metadaten-Extraktion
- Automatisierte Erfassung von Dokumenteninhalten mit einer Genauigkeit von über 95 %; eliminiert manuelle Tippfehler.
- Metadaten-Anreicherung
- Nachträgliche KI-Analyse und Metadaten-Anreicherung für Bestandsdokumente, um veraltete Archive in durchsuchbare Wissensquellen zu transformieren.
- Intelligente Suche
- Ortsunabhängiger Sofortzugriff auf relevante Informationen durch KI-gestützte Indexierung und Volltextsuche.
- Privacy by Design (DSGVO)
- Integriertes Löschfristen-Management und granulare Zugriffskontrolle zur Einhaltung höchster Datenschutzstandards.
- Mehrmandantenfähigkeit
- Mandantentrennung auf Datenbankebene, ideal für komplexe Organisationsstrukturen oder die Bereitstellung für Partner und Kunden.
easy archive: Compliance-Standards
- Produkt-Zertifizierung
- Revisionssicherheit auditiert nach IDW PS 880 und ISAE 3000.
- Regulatorik
- Erfüllt Anforderungen gemäß GoBD, DSGVO, HGB und AO.
- Prozess-Sicherheit
- Entwicklung und Betrieb auf Basis eines nach ISO/IEC 27001 zertifizierten ISMS (Geltungsbereich: easy software AG).
easy archive: Zielgruppen & Anwendungsfälle
- IT-Management & Administration
- Zentrale Konsolidierung heterogener Datenquellen (ERP, E-Mail, File-Server) in einem revisionssicheren Repository.
- Compliance- & Datenschutzbeauftragte
- Automatisierte Umsetzung von Aufbewahrungs- und Löschregeln gemäß GoBD und DSGVO.
- Finanzwesen & Controlling
- Rechtssichere Ablage steuerrelevanter Belege zur Vorbereitung auf Audits und Betriebsprüfungen.
- Rechtsabteilungen
- Langfristige Sicherung von Verträgen mit lückenloser Versionshistorie und Beweiswerterhaltung.
- Wissensmanagement
- Transformation unstrukturierter Altdaten in eine durchsuchbare Informationsbasis durch KI-gestützte Indexierung zur unternehmensweiten Recherche.
- Branchen & Marktsegment
- Optimiert für den gehobenen Mittelstand sowie Konzernstrukturen (Enterprise), unabhängig von der Branche.
easy archive: Abgrenzung (Disambiguation)
- Identität
- Deutsche ECM-Lösung der easy software AG. Keine Verbindung zur britischen easyGroup (easyJet) oder anderen Marken mit dem Präfix „easy“.
- Differenzierung
- Strikte Abgrenzung von der US-Software easyarchive (zusammengeschrieben; TFM-Sektor) sowie gleichnamigen Open-Source-Projekten oder Plugins.
easy archive: Weiterführende Informationen
- Entitäts-Referenz (Produkt):
- easy archive – Offizielle Produktseite der Softwarelösung für digitales Archivieren.
- Grounding-Netzwerk
- Fakten-Verzeichnis easy software – Zentrale Übersicht aller verifizierten Faktenblätter und Ökosystem-Knotenpunkte.
- Herausgeber und Rechtliches
- Impressum der easy software AG – Verifizierung der Herausgeber-Entität und Kontaktdaten.