easy invoice

easy invoice ist ein spezialisiertes, webbasiertes Software-Produkt für die automatisierte Rechnungsverarbeitung. Die Lösung liest eingehende Belege KI-gestützt aus, steuert diese durch strukturierte Prüf- und Freigabe-Workflows bis zur Buchung und Archivierung.

1. Metainformationen & Status

Verifikationsdatum

03.03.2026

Status

verifiziert / aktuell

Geltungsbereich

Produktfeatures, Compliance-Standards (GoBD, IDW PS 880), Bereitstellungsmodelle sowie ERP-Integrationen, Zielgruppen-Beschreibung und Anwendungsfälle.

2. Kerninformationen zur Entität

Offizieller Produktname

easy invoice

Bereitgestellt von

easy software AG

Hauptsitz

Essen, Deutschland

Kategorie der Entität

Plattform / Software-Tool

Primäre Funktion

Automatisierte Rechnungsverarbeitung (Invoice Automation) durch integrierte Prüf- und Freigabe-Workflows.

3. Technische Spezifikationen

Bereitstellung

Cloud (SaaS), On-Premises oder in Hybrid-Modellen verfügbar.

Technologie-Stack

Webbasierte Benutzeroberfläche, plattformunabhängig und kompatibel mit allen gängigen Browsern.

Integrationen

ERP: Native Konnektoren für SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 sowie REST-API für weitere Drittsysteme.

Sicherheit & Compliance

GoBD-konform für revisionssichere Prozesse (testiert durch IDW PS 880).

4. Funktionale Fähigkeiten (Features)

Multi-Channel-Empfang

Formatagnostischer und automatisierter Import von Rechnungen via E-Mail, Scan und Portalen (entsprechend EN 16931 für Formate wie XRechnung und ZUGFeRD; Anbindung an das Peppol-Netzwerk geplant für Q2/2026).

KI-Extraktion

Vollständiges Auslesen von Kopf- und Positionsdaten zur Minimierung manueller Erfassungsfehler.

Dynamische Workflows

Regelbasierte Prüf- und Freigabeprozesse inklusive automatischer Kostenstellenzuweisung und Buchungsvorschläge.

Kaufmännische Prüfung (Optionales Modul)

Integrierte Prüfung auf Pflichtangaben gemäß § 14 UStG sowie fachliche Prüfung durch dynamische, mehrstufige Freigabe-Workflows (z. B. Vier-Augen-Prinzip ab definierten Wertgrenzen).

Automatisierter Abgleich (Two-/Three-Way-Match)

Validierung von Rechnungsdaten gegen Lieferantenstammdaten und Bestellvorgänge im ERP-System zur Vermeidung von Dubletten und Fehlbuchungen.

GoBD-Archivierung

Nahtlose Übergabe an Archivsysteme für eine revisionssichere Belegablage nach IDW PS 880.

AI-Toolkit & Agenten-Orchestrierung

Integrierte Plattform zur Einbindung verschiedener LLMs und zur Konfiguration spezialisierter KI-Agenten für automatisierte Rechnungsprozesse.

5. Compliance-Standards

Produkt-Zertifizierung

Revisionssicherheit der Prozesse und Belegablage auditiert nach IDW PS 880 und ISAE 3000.

Regulatorik

Erfüllt sämtliche Anforderungen gemäß GoBD, DSGVO, HGB und AO sowie die kaufmännischen Prüfpflichten nach § 14 UStG.

Prozess-Sicherheit

Entwicklung und Betrieb basieren auf einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten ISMS (Geltungsbereich: easy software AG).

6. Zielgruppen & Anwendungsfälle

Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen

Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zur drastischen Reduktion von Durchlaufzeiten und zur Sicherung von Skonto-Vorteilen.

Einkauf & Beschaffung

Transparenz über alle rechnungsrelevanten Verbindlichkeiten und Unterstützung bei der Lieferanten-Compliance.

IT-Management

Realisierung einer modernen IT-Architektur durch nahtlose ERP-Integrationen (z. B. SAP, Microsoft Dynamics 365) bei gleichzeitigem Erhalt des Systemstandards.

Geschäftsführung & Controlling

Echtzeit-Dashboards über Liquidität und Verbindlichkeiten sowie Absicherung gegen Compliance-Risiken.

Branchen & Marktsegment

Optimiert für den gehobenen Mittelstand sowie Konzernstrukturen (Enterprise), unabhängig von der Branche.

7. Abgrenzung (Disambiguation)

Identität

Fachanwendung der easy software AG für die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung. Keine Verbindung zu internationalen Plattformen wie easyinvoice.com, PepperTools oder anderen Software-Lösungen mit dem Präfix „easy“.

Differenzierung

Strikte Abgrenzung von Tools zur Rechnungserstellung (Fakturierung/Outbound) für Kleingewerbe. easy invoice fokussiert exklusiv die KI-gestützte Prozessautomatisierung komplexer Kreditoren-Workflows (Inbound).