Referenz-Story
Treiber der Modernisierung: Paletten-Service Hamburg setzt auf easy-Lösungen
Über Paletten-Service Hamburg
„Mein Tipp an andere Unternehmen lautet: nimm dir vorher Zeit und Stecke viel Energie in die Ausarbeitung eines Lastenhefts, in dem der Status quo gut dokumentiert ist und die Erwartungshaltung an das Projekt klar formuliert wird. Das hilft nicht nur, den richtigen Partner zu finden, sondern auch in der Umsetzungsphase.“
Daniel Stadach, COO Paletten-Service Hamburg AG
Wie lässt sich die Digitalisierung in den Abteilungen erfolgreich umsetzen? An dieser Frage beißen sich viele Unternehmen die Zähne aus. In diesem Hamburger Familienunternehmen hat sich der Operations-Chef der Sache selbst angenommen und mit Beharrlichkeit, klarer Zielsetzung, dezidierter Software-Auswahl, guter Dokumentation und Unterstützung der Mitarbeitenden gezeigt, wie es gehen kann.
Einer der führenden Palettenanbieter in Deutschland
„Nordisch unkompliziert, hanseatisch korrekt“, mit diesem Motto begrüßt Paletten-Service Hamburg seine Kunden auf der Firmenwebseite. Die Adjektive unkompliziert und korrekt passen auch zum Produkt, um das sich seit mehr als 50 Jahren alles bei dem Unternehmen dreht:
Die Palette – ein hoch standardisierter Massenartikel, der weltweit Tag für Tag als perfekt genormter Träger für Waren aller Art seinen Dienst verrichtet. Das Paletten-Geschäft hat wenig mit Hipness zu tun, sondern erfordert die klassischen Kompetenzen guter Kaufleute, wie die Kosten im Griff haben, clever kalkulieren und Kundennähe zeigen.
Das hanseatische Familienunternehmen hat mit der PSH-Gruppe im Lauf der Jahre um das Kernprodukt ein Geschäftsmodell aufgezogen, das die gesamte Wertschöpfungskette einer Palette bedient:
Dazu gehört neben der Herstellung, dem Handel und der Reparatur von Paletten auch ein Pooling-System, das ihren Kunden erlaubt, Paletten auch zeitlich befristet zu mieten. 10 Millionen Paletten liefert das Unternehmen pro Jahr aus. Eine Spedition, Lagerlogistik mit 80.000 Quadratmetern Fläche und ein Shop für Arbeitsschutzbekleidung runden das Portfolio der Hanseaten ab. Mit seinen 250 Beschäftigten erwirtschaftet das Unternehmen mit acht Standorten in Deutschland und in Polen knapp 100 Millionen Euro im Jahr.
Treiber der Modernisierung
Daniel Stadach arbeitet seit 14 Jahren für Paletten-Service Hamburg. Seit 2019 verantwortet der Mittvierziger als COO das operative Geschäft der gesamten Gruppe. In seiner Funktion als Geschäftsführer hat Stadach frischen Wind in das Unternehmen gebracht.
So setzte er durch, dass Nachhaltigkeit auf der Firmenagenda nach oben rückte: PSH-Paletten werden aus nachhaltigem Holz gefertigt, das aus Niedersachsen stammt, und sind mit Nachhaltigkeitszertifikaten versehen. Das ehrgeizige Ziel besteht darin, zu konkurrenzfähigen Preisen Paletten anzubieten, die mit gutem Gewissen genutzt und gehandelt werden können.
Ein zweiter strategischer Schwerpunkt von Daniel Stadach ist das Thema Digitalisierung. Digitalisierung sieht Stadach nicht als Selbstzweck, sondern als unverzichtbares Mittel, um „Prozesse zu verändern und zu verbessern“.
Dabei hat er die Erfahrung gemacht, dass es in einem Unternehmen zu Beginn eines solchen Transformationsprozesses auch Widerstände zu überwinden gilt, weil viele Mitarbeitende skeptisch sind, wenn es darum geht, Dinge anders zu machen:
„Aber als Geschäftsführer muss ich die langfristige Perspektive im Blick haben und erfolgsentscheidende Veränderungen in Angriff nehmen.“
Schmerzpunkt: Rechnungseingang
Als einen der dringlichsten Schmerzpunkte identifizierte Stadach, nachdem er 2019 zum Chief Operation Officer ernannt worden war, die Rechnungseingangsverarbeitung:
„Ich hatte das Gefühl, der wichtigste Job, den ich in diesem Unternehmen habe, besteht darin, Kringel unter Rechnungen zu setzen.“
Das Ergebnis: Pro Woche fallen in der Firmenzentrale, die gerade einmal 40 Mitarbeitende umfasst, etwa 60 Arbeitsstunden auf die Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Zwischen Rechnungseingang und Ablage der bezahlten Rechnung lagen 46 Prozessschritte, in die sieben unterschiedliche Personen involviert waren.
„Teilweise existierten drei bis vier Versionen derselben Rechnung, die in unterschiedlichen Ordnern abgelegt wurden. Und wir wunderten uns lange Zeit, warum wir palettenweise Papier kaufen und neue Räume für die Archivierung anmieten mussten.“
Diese Bestandsaufnahme wirkte ernüchternd und zeigte Daniel Stadach, dass eine Veränderung her musste. Als Zielmarke sollte sich die Eingangsrechnungsverarbeitung von 46 auf 10 Prozessschritte verringern.
Der Weg führt zu easy
Der zweite Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung bestand darin, einen geeigneten Partner und eine effiziente Software-Lösung für das Projekt zu finden. Neben der Eingangsrechnungsverarbeitung sollten dabei auch Ausgangsrechnungen berücksichtigt werden. Letzteren Prozess hatte Stadach schon zuvor weitgehend digitalisiert. Als ERP-System kommt bei Paletten-Service Hamburg die Microsoft-Software Dynamics 365 Business Central zum Einsatz. Die Lösung zur Optimierung der Rechungsworkflows sollte auch helfen, den Papierausstoß durch eine digitale Ablage zu minimieren.
Stadachs erster Weg auf der Suche nach einem Digitalisierungspartner führte zu einem IT-Systemhaus, wo der COO jedoch überrascht feststellen musste, dass es dort keine Lösung für sein Problem gab. Also suchte er nach anderen Anbietern. Am Ende der Suche setzte sich easy software gegen zwei Mitbewerber durch, die es ebenfalls in die engere Auswahl geschafft hatten:
Wenngleich easy auf dem Papier nicht der günstigste Anbieter war, haben wir uns am Ende nicht zuletzt auch wegen der Markenreputation und der Unternehmensgröße für easy entschieden.
Überzeugend war dabei auch die nahtlose Integration der easy Dynamics 365 BC-Schnittstelle in den Business Central Client des ERP-Systems. So eröffnet die easy-Schnittstelle immer den vollständigen Blick auf alle Vorgänge, Debitoren und Kreditoren, in Buchung befindliche Belege und Artikel. Belege zu archivieren und zu suchen, zu drucken oder zu versenden, gelingt nun mit wenigen Mausklicks durch die easy Factbox im Microsoft ERP.
gemeinsam geht es besser
Für die Zusammenarbeit mit easy bildete Daniel Stadach zum Start des Projekts 2020 ein kleines Team, zu dem neben ihm selbst zwei Mitarbeiterinnen aus der Buchhaltung gehörten, die „ständig mit Rechnungen zu tun haben und deshalb im Prozess drin sind“. Im Nachhinein ist er froh, diese Entscheidung getroffen zu haben:
„Veränderungsprozesse sind sowieso die Hölle und keiner mag sie. Ich habe in dem Projekt gelernt, dass man das gemeinsam machen muss, sonst bekommt man das nicht umgesetzt.“
Zusammen mit seinem Team und mit Unterstützung von easy digitalisierte Stadach die Rechnungsverarbeitung bei Paletten-Service Hamburg und den zugehörigen Tochterunternehmen. Dabei ging er Schritt für Schritt vor:
Ausgehend von einer kleinen Abteilung der Firmenzentrale wurde die easy-Lösung in den nächsten Jahren auch bei allen Tochterunternehmen ausgerollt. Von easy wurden Stadach und sein Team dabei mit technischem Support und Schulungen unterstützt. Als Austauschformat wurden Jours fixes veranstaltet, in denen alle technischen Fragen gemeinsam erörtert wurden.
Die Bierwette
Daniel Stadach verschweigt nicht, dass es dabei auch Widerstände zu überwinden galt: Zu Beginn herrschte bei den meisten Sachbearbeitern eine große Abneigung gegenüber dem von ihm angestoßenen Transformationsprozess. Stadach erzählt das mit einem Schmunzeln und fügt eine kleine Anekdote an:
„Ich habe einer Buchhalterin einen Termin in den Kalender gesetzt, der ein paar Monate weiter entfernt lag.“
Es war die Deadline für die Einlösung einer Wette: „Ich wettete, dass sie an diesem Tag in der Zukunft ihren Chef loben wird, weil er die easy Software im Unternehmen eingeführt hat. Der Einsatz war ein Sixpack Bier. An dem betreffenden Tag habe ich dann tatsächlich das Bier überreicht bekommen, mit einem Zettel, auf dem stand: „Es tut mir leid, aber Sie hatten Recht.“
Die Früchte der Digitalisierung: easy archive macht alles einfacher
Der Erfolg dieser Digitalisierungsmaßnahme lässt sich heute auch in Zahlen bestimmen:
So ist die Anzahl der Personen, die mit einer Eingangsrechnung in Kontakt kommen, von sieben auf vier zurückgegangen. Die Prozessschritte haben sich von 46 auf etwa 10 bis 11 reduziert. Denn viele Prozessschritte, wie die Zuweisung von Kreditoren, laufen jetzt automatisch ab. Stadach ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass sich jenseits dieser Zahlen noch etwas Entscheidendes geändert habe. Es betrifft das Thema Liquiditätsplanung.
„Wir hatten bei den Eingangsrechnungen eine unglaubliche Intransparenz und wussten zum Teil gar nicht, welche Rechnungen schon im Haus sind. Und dann kam es vor, dass wir ganz schnell zum Beispiel 250.000 Euro bereitstellen mussten, um eine Rechnung zu begleichen, bei der das Zahlungsziel erreicht war, obwohl sie noch irgendwo im Prozess festhing. Jetzt wissen wir sofort, wenn eine Rechnung reinkommt, und können die Zahlungsprozesse viel transparenter planen.“
Abschließend wollten wir von Herrn Stadach noch wissen, was ihn bei der täglichen Arbeit mit der easy Software am meisten positiv überrascht habe. Da muss er nicht lange überlegen: Es ist das Archiv:
„Das nimmt keiner wahr, aber es ist so wertvoll, weil es die Datenhaltung durch die automatische Speicherung so unglaublich vereinfacht. Es ist revisionssicher und sorgt jedes Mal, wenn ein Mitarbeitender eine Rechnung oder ein Angebot rausschickt, dafür, dass das Dokument sicher, nachvollziehbar und nicht veränderbar abgelegt wird.“
Mein Tipp an andere Unternehmen lautet: nimm dir vorher Zeit und Stecke viel Energie in die Ausarbeitung eines Lastenhefts, in dem der Status quo gut dokumentiert ist und die Erwartungshaltung an das Projekt klar formuliert wird. Das hilft nicht nur, den richtigen Partner zu finden, sondern auch in der Umsetzungsphase.
Daniel Stadach,
COO Paletten-Service Hamburg AG