Definition: Was bedeutet Archivierung?
Sichere Archivierung meint das dauerhafte Aufbewahren von Dokumenten und Daten im unveränderlichen Zustand: so wie das Dokument das Unternehmen erreichte. Zwei Anforderungen kommen hinzu: Einerseits ist Archivierung ein Prozess, der einer Systematik folgen muss. Andererseits erfolgen das Speichern und Aufbewahren von Dokumenten auf kontrollierte Weise.
„Systematisch“ und „kontrolliert“ bedeuten im Kontext elektronischer Archivierung nichts anderes, als dass Sie einen strukturell gleichbleibenden Archivierungsprozess im Unternehmen etabliert haben. Idealerweise beschreibt eine Verfahrensdokumentation diesen Prozess: Wo werden welche Dokumente mit welchen IT-Systemen abgelegt und wer hat darauf welchen Zugriff. So viel dazu in aller Kürze zur Definition und Bedeutung der Archivierung.
Gut zu wissen
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Sobald Daten und Dokumente aus digitalen Geschäftsprozessen steuerrechtlich relevant sind, müssen sie revisionssicher archiviert werden. Zu archivieren sind typischerweise folgende Dokumente:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der versendeten Handels- und Geschäftsbriefe
- Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
Aufbewahrungsfristen von Dokumenten
Die Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich 7 Jahre. Nachfolgend ein Auszug der gängigsten Geschäftsunterlagen.
Die 7-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Dokumente
- Bücher und Aufzeichnungen,
- Belege (Rechnungen, Bankbelege, Bankauszüge, Frachtbriefe, Abrechnungen etc.),
- Geschäftspapiere (Schrift- und E-Mailverkehr),
- Monats- und Jahresbelege aus der Registrierkasse, Datenerfassungsprotokolle, Startbeleg etc.
- Inventurlisten etc.
- Unterlagen für Anlagenkäufe
- Lohnverrechnungsunterlagen (Zeitaufzeichnungen, Urlaubsaufzeichnungen, Reisekostenabrechnungen usw.)
- sonstige Unterlagen, soweit sie für die Abgabenerhebung von Bedeutung sind.
Revisionssichere Archivierung
Für die elektronische Archivierung allgemein und für die Dauer der Aufbewahrungsfristen gilt, dass alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente revisionssicher archiviert werden müssen. Es stellt sich daher die Frage, was „revisionssicher“ im Zusammenhang mit der elektronischen Archivierung bedeutet.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicher meint im Kontext digitaler Archivierung, dass das aufzubewahrende Dokument vor Änderungen geschützt aufbewahrt wird. Es muss stets so vorliegen, wie das Dokument initial das Unternehmen erreichte – eben unverändert.
Revisionssichere Archivierung bedeutet also im Wesentlichen, dass die Archivsoftware die folgenden vier Aspekte erfüllt:
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit
- Verfügbarkeit
Diese Faktoren gelten für alle Änderungen des Dokuments. Sie sollen vor Änderungen am Dokument schützen. Wenn Änderungen vorgenommen werden, dann nur an der Kopie des Dokuments. Wenn dies geschieht, muss dokumentiert werden, wer, wann und wo Änderungen in das Dokument eingefügt hat, und schließlich muss die geänderte Kopie auf das Ursprungsdokument verweisen.
Muss ich E-Mails archivieren?
Steuerlich relevante E-Mails oder E-Mails, die als Handelsbriefe gelten können, also die Geschäftskorrespondenz des Unternehmens, unterliegen selbstverständlich denselben Aufbewahrungspflichten.
Allerdings besteht eine Schwierigkeit: E-Mails haben sich in den letzten zwei Jahrzehnten zu einem weit verbreiteten Austausch- und Kommunikationsmedium entwickelt. Täglich werden Millionen von E-Mails verschickt und empfangen – und so verwandeln sich die E-Mail-Postfächer auch in den Unternehmen in die Datenhalde, die jeder Urlaubsrückkehrer am ersten Arbeitstag kennt. Die Schwierigkeit bei der E-Mail-Archivierung besteht nun ganz einfach darin, den Unterschied zu treffen, ob eine Mail steuerrechtliche Relevanz besitzt oder nicht. Einen Einstieg in das Thema finden Sie in den folgenden zwei Beiträgen: Sechs Gründe für die E-Mail-Archivierung und sieben Irrtümer zu E-Mail-Archivierung.
Erklärt
Vor- und Nachteile von analoger und digitaler Archivierung
Vorteile der analogen Archivierung
Das Thema Archivierung treibt die Menschheitsgeschichte schon seit mehreren tausend Jahren um. Im Kern geht es dabei immer darum, Wissen für die Zukunft zu erhalten. Neben der vielen Nachteile, die eine Archivierung auf analogen Medien für die heutige Zeit aufweist, besteht der stärkste, unschlagbare Vorteil analoger Archivierung in deren Dauerhaftigkeit. Die 4.000 Jahre alten Tontafeln in Keilschrift aus Ninive legen Zeugnis darüber ab. Kein Wunder, dass zeitgenössische Projekte wie „Memory of mankind (MoM)“ auf Keramiktafeln als Speichermedium setzen.
Die Auswahl des Archivsystems steht und fällt also mit der Antwort auf die Frage, warum man überhaupt archivieren will – und eine „wirkliche“ Langzeitarchivierung für eine Million Jahre, wie im MoM-Projekt, funktioniert zuverlässig eben nur mit Keramiktafeln. Derartige lange Aufbewahrungszeiträume gehören allerdings nicht zur Zielsetzung fürs Archivieren von Geschäftsdokumenten. Hier sind im Regelfall Aufbewahrungsfristen von nur 10 Jahren zu erwarten.
Nachteile analoger Archivierung
Abseits des Archivierungsziels besitzen analoge Archivierungssysteme nur Nachteile. Sie eignen sich nicht für schnelllebige Geschäftswelten und -prozesse. Im Vergleich zur digitalen Archivierung verhindern analoge Archivsysteme schon im Ansatz modernes, dezentrales Arbeiten: “Mal eben im Archiv nachschauen” funktioniert einfach nicht, wenn man in München arbeitet und sich das Archiv in Hamburg befindet. Es gibt aber noch weitere Nachteile analoger Archivierung:
- Kosten für Papier oder andere analoge Speichermedien
- Kosten für Archivräume übersteigen die Kosten für ein digitales Archiv bei Weitem
- Die Suche im analogen Archiv ist einer Recherche im digitalen Archiv schon in zeitlicher Hinsicht unterlegen
- Dezentrales und standortunabhängiges Arbeiten ist mit einem analogen Archiv nicht möglich
- Der Papierverbrauch ist nicht schonend für die Umwelt und verschwendet wertvolle Ressourcen
- Anfallende Personalkosten für das analoge Archiv
Vorteile & Nachteile digitaler Archivierung
Um es vorweg zu nehmen: Ein wirklicher Nachteil digitaler Archivierung existiert nicht. Zumindest nicht, solange man sich über die Anforderungen an das digitale Archivierungsszenario im Klaren ist. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Vorteile digitaler Archivierung deren Nachteile übertreffen, jedenfalls im Szenario der DSGVO-konformen und revisionssicheren Archivierung.
Vorteile digitaler Archivierung
- Ein Großteil der Dokumente erreicht das Unternehmen schon digital oder wird dort digital erstellt – so ist digitale Archivierung nur folgerichtig und vermeidet Medienbrüche
- Ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten; damit ist die digitale Archivierung die ideale Basis für dezentral organisierte Organisationen.
- Beschleunigung der Zugriffs- und Suchzeiten: einer der wesentlichen Vorteile der digitalen Archivierung, da das Archiv mit wenigen Klicks von jedem Arbeitsplatz aus zugänglich ist.
- Kostenersparnis durch Wegfall von Archivräumen, Akten, Papier, Drucker, Toner etc.
- Als Single Source of Truth bietet das Archivsystem die perfekte Datenbasis für tiefe Einblicke und datenbasierte Entscheidungen.
- Weniger Platzbedarf und Organisationsaufwand
Nachteile digitaler Archivierung
- Die begrenzte Lebensdauer elektronischer Speichermedien
- Komplexität der eingesetzten Verfahren: insbesondere im Hinblick auf die revisionssichere Archivierung
- Ein gewisser Aufwand für den Zugriffsschutz
Einsatzbereiche
Praxisbeispiele für digitale Archivierung
Archivierung im Handel
Archivierung in Autohäusern
Die besten Ergebnisse erzielen Unternehmen, wenn sie ihre Prozesse schrittweise umstellen. Den Anfang machte daher die Buchhaltung mit sämtlichen Rechnungen und Belegen.
Mussten vorher täglich Briefumschläge aufgerissen, sortiert und verteilt werden, schweben nun sämtliche Eingangsrechnungen digital ins Haus. Alle Lieferanten wurden gebeten, Rechnungen nur noch an eine einheitliche E-Mail-Adresse zu senden, die sämtliche Dokumente direkt an digitale Belegerfassung weiterleitet.
Durch die automatische Vorerfassung, hat das Team schon während des ersten Blicks auf easy archive alle ausstehenden Dokumente sofort sortiert vorliegen. Sogar die Kassen im Autohaus sind nahtlos mit dem digitalen Archiv verbunden. Kassenbelege gelangen von dort aus wie von magischer Hand sofort in die digitale Ablage. Jeder dieser digitalisierten Einzelvorgänge spart Zeit und reduziert das Fehlerpotenzial vormals manueller Prozesse.
Der Dokumentenfluss innerhalb des Autohauses wurde beschleunigt: Vor dem Einsatz der digitalen Archivierung mussten Ordner und Dokumente aus den Büros ins Lager oder in die Werkstatt gebracht werden. Da war die Versuchung groß, erst einen Stapel anzuhäufen und dann alles in einem Rutsch zu hinüberzutragen.
Seit der Digitalisierung verfügt jede Person jederzeit über den Zugriff auf die Originale im digitalen Archiv, wo diese rechts- und revisionssicher lagern. Als positiver Nebeneffekt ergibt sich, dass niemand mehr mit veralteten Kopien arbeitet.
Auch nach der ersten Bearbeitung eines Dokuments spart das digitale Archiv wertvolle Zeit: Jeder Auftrag wird automatisch mit bestimmten Kennzeichen katalogisiert. Sucht also jemand spontan nach dem letzten Auftrag mit Fahrzeugkennzeichen X, erscheint in Sekundenschnelle die gesamte Vorgangshistorie auf dem Bildschirm. Sogar das Ersatzteillager ist ans easy archive angebunden. Das langfristige Ziel ist, sämtliches Papier aus dem Autohaus zu verbannen, bis auch der Mechaniker seine Dokumente per Tablet abruft.
Archivierung bei Babymarkt
Seit Babymarkt seine Buchhaltung mit easy digitalisiert und archiviert, zirkulierte schlagartig viel weniger Papier in den Büros.
Vor der Einführung des digitalen Rechnungsmanagements inklusive Archiv druckte Babymarkt jährlich rund 160.000 Dokumente aus. Die Digitalisierung spart aber nicht nur Papierkosten für Druck, Lagerraum, Ordner und Regale sondern vor allem Zeit. Im Durchschnitt dauert jeder Rechnungsprozess bei Babymarkt nur noch halb so lange.
Besonders überraschte, wie praktisch ein digitales und revisionssicheres Archiv in der Praxis ist: „Zuvor hatten wir ganz klassisch alles in Ordnern abgelegt. Wenn dann doch einmal eine Prüfung anstand, war das Ganze schon irgendwie sortiert, aber wir mussten uns erst durch dicke Staubschichten blättern, um das benötigte Dokument zu finden. Im easy archive reicht es, ein Schlagwort einzugeben und das benötigte Originaldokument erscheint sofort rechtssicher auf dem Monitor.“
Archivierung bei Hama
Auch beim Elektronik-Versandhändler Hama wurde das papierbasierte Beleg- und Archivwesen durch eine unkomplizierte GoBD-konforme digitale Langzeitarchivierung abgelöst, die gleichzeitig Systemgrenzen zu führenden Anwendungen in der Warenwirtschaft und Buchhaltung überwindet.
Allein die Auflistung der wichtigsten Archive macht deutlich, um welche Dokumentenflut es hier geht: Neben einem Archiv für Eingangsrechnungen und einem Archiv für Ausgangsrechnungen gibt es Archive für Aufträge, Bestellungen, Gutschriften, Belastungsanzeigen, Reisekostenabrechnungen und Qualitätssicherungsbelege wie Prüfberichte oder Sicherheitsdatenblätter.
Ein Teil der per E-Mail eingehenden Belege wird nach einer inhaltlichen Prüfung direkt als neue digitale Akte angelegt und am Ende des Workflows revisionssicher in easy archive archiviert. Rund 800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren von einer Vielzahl automatisierter Prozesse im Belegwesen. Und das zahlt sich aus: Rund 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr verarbeiten die Systeme zuverlässig und automatisiert.
E-Mail-Archivierung in der Fußball-Bundesliga
Die steigende E-Mail-Flut und das Thema rechtssichere Archivierung waren für Borussia Mönchengladbach die wichtigsten Gründe für den Einsatz eines leistungsfähigen Archivs.
„Das beste Kompliment, das man einer Archivierungslösung machen kann, ist, dass sie ihre Arbeit unbemerkt verrichtet. Für easy können wir das hundertprozentig sagen. Die Lösung läuft einfach“.
Die Datenlast auf den Servern wurde reduziert und alle gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung der Daten unter Wahrung des Datenschutzes der einzelnen Outlook-Benutzerinnen und -Benutzer wurden erfüllt.
220 Exchange-Postfächer archiviert Borussia Mönchengladbach mit easy. Mit der Suchfunktion können auch Informationen in Anhängen gefunden werden. Die gleichzeitige Suche in archivierten und nicht archivierten E-Mails sowie in mehreren Archivpostfächern parallel ist ebenfalls möglich. So haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Borussia die Gewissheit, dass E-Mails jederzeit rechtssicher archiviert und wiederauffindbar sind.
Archivierung im öffentlichen Dienst
In der oberösterreichischen Gemeinde Eggerding leben rund 1.340 Menschen. Wie viel Arbeit können die schon machen? Eine ganze Menge!
„Papierlandschaften türmten sich im Gemeindeamt in jeder Ecke und nahmen mehr Platz ein als die Arbeitsflächen selbst. Das hat sich über Jahre langsam so entwickelt, bis plötzlich ganze Bereiche des Gebäudes den Ordnern und Akten gehörten.“
Dem Wunsch nach Digitalisierung folgte kurze Zeit später die Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems. „Vorher hatten wir viele Bedenken: So eine große Umstellung wird ewig brauchen, bis wir uns alle an sie gewöhnt haben. Doch letztendlich gab es keine Probleme. Ganz im Gegenteil! Allein dadurch, dass langwieriges Durchkämmen der Ordner wegfällt, sparen wir jeden Tag wertvolle Minuten.“
Da das System die gescannten Akten selbständig ausliest und z.B. nach Datum sortiert, nimmt das Scannen selbst nicht viel Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch. Alle Akten landen systematisch nach und nach im digitalen Archiv. Um die tägliche Arbeit nicht zu stören, führte die Stadtverwaltung die digitale Lösung Abteilung für Abteilung ein.
Die größte Zeitersparnis erfährt die Gemeindeverwaltung bei der Freigabe von Rechnungen: Die drei Stufen des typischen Freigabeprozesses – Buchhaltung, Amtsleitung, Bürgermeister – dauerten früher nicht selten mehrere Tage. Schließlich war der Bürgermeister oft sehr beschäftigt und nur ein- bis zweimal pro Woche im Amt.
Heute schickt die Verwaltung alle Rechnungen elektronisch an den Bürgermeister. Egal, ob dieser unterwegs ist, überall kann er die Rechnungen über eine sichere Verbindung mit seinem Laptop digital signieren. So erhalten auch Dokumente eine gültige Unterschrift, die gerade erst im Amt angekommen sind. Kaum eine Freigabe dauert heute länger als einen Tag.
Archivierung in der Industrie
Archivierung bei Talgo
Bei der Wartung und Reparatur von Schienenfahrzeugen fallen bei Talgo eine Vielzahl von dokumentationspflichtigen Unterlagen an. Zum einen steuerrelevante Dokumente, die revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Zum anderen spezifische Dokumente aus der Werkstatt, die sicher und auffindbar abgelegt werden müssen.
„Unser Archiv umfasst Auftragszettel, Prüf- und Montageberichte, Mess- und Wiegeprotokolle und vieles mehr.“
Vor allem wächst das Archiv ständig. Bis zur Einführung von easy archive arbeitete Talgo noch mit einer klassischen Papierablage. „Wir standen vor einer echten Dokumentenflut und damit vor der Frage, wie wir die Auffindbarkeit der Dokumente auch in Zukunft sicherstellen. Denn in unserem Papier-Ablagesystem konnten wir Dokumente nur nach zwei Kriterien ablegen: Wagennummer und Friststufe. Wer alle Schäden innerhalb einer bestimmten Friststufe finden wollte, musste das Papierarchiv manuell durchgehen, die Dokumente von Hand kopieren und die Originale wieder in den Ordner legen.“ War dies schon sehr zeitaufwendig, so waren komplexere Recherchen im Archiv kaum noch zu leisten.
Seit der Einführung des digitalen Archivs haben die Abteilungen alle Dokumente zu einem Auftrag „griffbereit“. Sie sehen alles, was sich im Archiv befindet, und können mit den entsprechenden Daten arbeiten. Der aktuelle Status eines Auftrags ist transparenter. Verbrauchte Ersatzteile lassen sich schneller nachbestellen. Entdeckt jemand bei der Bearbeitung eines Auftrags einen Schaden am Fahrzeug, kann er im Handumdrehen frühere Vorgänge einsehen – zum Beispiel die letzten Inspektions- oder Messprotokolle. Bei Bedarf lässt sich das digitale Archiv sogar bis zur Unternehmensgründung durchforsten, denn Talgo hat alle wichtigen Dokumente aus dem vergangenen Vierteljahrhundert digitalisiert. In Kürze will das Unternehmen auch die Voraussetzungen schaffen, um auftragsbezogene Sprachnotizen oder Fotos zu archivieren.
Archivierung bei Lemken
Früher beherrschte Papier die Schreibtische und Ablagen des Landmaschinenherstellers Lemken. Stapelweise türmten sich Eingangsbelege und Rechnungen, jeden Tag wurden es ein paar Zentimeter mehr.
Ein effizientes digitales Archiv hat das Problem fast vollständig beseitigt: Bereits beim Scannen werden bestimmte Schlagworte und Kennzahlen automatisch erfasst. Die anschließende Sortierung nach diesen Kriterien sorgt für Übersicht und Ordnung im digitalen Archiv.
Sogar die internationalen Rechnungen einiger Tochtergesellschaften werden in diesem System abgelegt. Über 760 Benutzer arbeiten mit easy, wobei die Zugriffe und Berechtigungen für jede Person frei konfigurierbar sind. So haben z.B. Mitarbeitende im Inland Zugriff auf das Dokumentenmanagement und die Workflows, Mitarbeitende im Ausland aber nur auf das Archiv. Diese klaren Strukturen reduzieren Doppelarbeiten und Zeitverluste.
Archivierung bei Loparex
Früher war die Rechnungsverarbeitung beim Verpackungs- und Schutzfolienhersteller Loparex eine mühsame Kleinarbeit.
Von der Eingabe der Kopf- und Positionsdaten über den Abgleich der Summen mit den Angeboten im ERP-System bis hin zur Umsatzsteuerprüfung. Sofern die Ware noch nicht eingetroffen war, musste der Sachverhalt zudem mit dem Einkauf geklärt werden. Schließlich die Ablage im Papierarchiv: Zwei Jahre lang stapelten sich die Vorgänge in der Buchhaltung, dann wanderten sie für weitere acht Jahre in die Registratur.
„Alles in allem war die Rechnungskontrolle und Durchbuchung ein ermüdendes ‚Klein-Klein’ – und damit ineffektiv, intransparent und anfällig für Fehler. Fehler, die aus Gründen der Betriebs- und Rechtssicherheit unbedingt ausgeschlossen werden mussten“. Um dies zu gewährleisten, wurden alle Buchungen und Kontierungen am Folgetag nochmals manuell überprüft.
Eingehende Papierrechnungen werden heute einem automatisierten Workflow zugeführt. Ab diesem Zeitpunkt sind sie im System hinterlegt und jederzeit abrufbar. Gleichzeitig werden sie revisionssicher archiviert, was eine Papierablage überflüssig macht. Derzeit verarbeitet Loparex auf diese Weise rund 22.000 Rechnungen pro Jahr. Der Zugriff auf das Rechnungsarchiv ist jederzeit direkt aus dem ERP-System möglich. Zudem hat das Unternehmen seine Lieferanten inzwischen sukzessive auf E-Mail-Rechnungen umgestellt. So läuft alles noch schneller und reibungsloser.
Anforderungen an eine Archivsoftware
Vielleicht setzen Sie bereits in vielen Bereichen Ihres Unternehmens auf elektronisch gesteuerte Prozesse. Dann ist eine rechtskonforme Archivierung die logische Konsequenz. Um den Auswahlprozess einer Archivierungssoftware zu vereinfachen, finden Sie hier eine Auflistung gängiger Kriterien, die Ihnen die Auswahl im ersten Schritt erleichtern.
- Internationale Rechts- und Compliance-Konformität: Innerhalb der EU rund um den Umgang mit privaten Daten (DSGVO)
- Für das Archivsystem auf Zertifikate & Testate achten, z.B. IDW PS-880 und ISAE 3000
- Mehrsprachigkeit der Archivierungssoftware
- Formatvielfalt: Die Archivierungssoftware sollte möglichst viele Dokumenten- und Dateiformate beherrschen
- Rollen- und Rechtekonzept: Die Archivierungssoftware setzt auf ein granulares Rechtekonzept
- Darreichungsformen des Archivs: Die Auswahl hängt von Ihren Anforderungen ab – Cloud, On-Premises oder hybride Mischformen
- Die elektronische Archivierungslösung sollte als SaaS-Lösung vorliegen: So wird’s klar kalkulierbar in punkto Anzahl der Nutzer und Laufzeiten
- Nehmen Sie das Archiv aus Anwenderperspektive in den Blick: leichte Bedienbarkeit und ausgereifte Suchfunktionen müssen vorhanden sein
- Achten Sie darauf, dass die Archivsoftware und deren Anbieter bereits seit längerer Zeit am Markt bestehen
- Anbindungsoptionen der digitalen Archivierung in Drittsysteme prüfen: z.B. in ERP-oder FiBu-Systeme (SAP ERP, 365 Business Central etc.): Das ist die Voraussetzung für nahtlos digitale Prozesse, z.B. bei der Eingangsrechnungsverarbeitung oder im Vertragsmanagement
- Falls nötig: Auf Option zur Digitalisierung papierbasierter Dokumente achten – für deren reibungslose Archivierung