Referenz-Story
Strenge: easy invoice beendet die Rechnungsarchivierung auf Paletten
Über Strenge
Strenge wurde 1961 als Handelsvertretung in Gütersloh gegründet und ist in seiner über 60-jährigen Geschichte zu einem europaweit anerkannten B2B-Großhändler geworden. Das ostwestfälische Unternehmen wird heute in zweiter Generation von den drei Söhnen des Firmengründers Hans Martin Strenge geleitet. Neben einem Online-Shop und einem E-Procurement-System für MRO-Artikel entwickelt und fertigt Strenge auch Kartonagen, bietet einen Reparatur- und Wartungsservice an und verfügt über eine eigene Logistikabteilung. Die etwa 150 Mitarbeitenden sind an drei Standorten in der Region tätig.
Ob Verpackungs- und Büromaterialien, Arbeitskleidung oder Reinigungsmittel – jedes Unternehmen benötigt MRO-Artikel (Maintenance, Repair, and Operations). Kein Wunder also, dass der MRO-Markt allein in Europa mehrere Hundert Milliarden Euro schwer ist. Die Strenge GmbH aus Gütersloh vor den Türen Bielefelds hat sich in diesem Segment besonders auf das Thema Verpackungen spezialisiert und spielt mit dieser Geschäftsstrategie schon seit Jahrzehnten erfolgreich auf dem Markt mit.
Um im Internetzeitalter in so einem kompetitiven Geschäftsfeld bestehen zu können, setzt das traditionsreiche Familienunternehmen besonders auf Servicequalität und effiziente Betriebsabläufe. Folgerichtig gehört die Digitalisierung von Geschäftsprozessen quasi zur DNA des ostwestfälischen Großhändlers. So ist das Unternehmen schon seit Jahren im Online-Business aktiv und bietet seinen Kunden E-Procurement-Lösungen an, mit denen Unternehmen ihren Beschaffungsprozess digitalisieren können.
Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses
Ein weiteres Beispiel für diese vorausschauende Firmenpolitik ist das Rechnungsmanagement. Strenge hat bereits 2012 damit begonnen, die Eingangsrechnungsverarbeitung mit easy invoice in Verbindung mit easy archive von einem analogen auf einen digitalen Workflow umzustellen. Verantwortlich für das Projekt war schon damals Dr. Frank Bettenworth, der als IT-Leiter seit 19 Jahren die Digitalisierung im Hause Strenge vorantreibt:
„Im analogen Prozess mussten bestellbezogene und kostenbezogene Rechnungen – etwa für Handelsware, Versicherungen oder die Fahrzeugflotte – unterschiedlich behandelt werden. Durch die Digitalisierung entfällt dieser manuelle Aufwand: Alle Rechnungen lassen sich heute einheitlich und effizient verarbeiten.“
Besonders aufwendig war die Bearbeitung der Rechnungen ohne Bestellbezug, weil die Papierrechnungen zum Abzeichnen sehr aufwendig im Haus verteilt werden mussten:
„Wir haben die Rechnungen noch handschriftlich unterschrieben, sind damit anschließend in die Buchhaltung gegangen und haben sie zum Verbuchen abgegeben.“
Waren Mitarbeitende im Urlaub, blieben die Rechnungen liegen und zum Ende des Urlaubs hatte sich ein Stapel Rechnungen auf dem Schreibtisch angehäuft, die erst einmal abgearbeitet werden mussten.
Die Archivierung mit dem Gabelstapler hat ein Ende
Probleme, die jedes Unternehmen kennt, in dem die Rechnungen manuell durch die Büros bewegt und abgezeichnet werden müssen. Was die Situation bei Strenge als Großhändler damals aber noch verschärft hat, war die schiere Fülle an Material, die daraus entstand:
„Damals gingen noch etwa 85 bis 90 Prozent der Rechnungen per Post ein“, erzählt Frank Bettenworth.
Strenge beschäftigte deshalb lange Zeit einen Mitarbeiter, dessen hauptsächliche Tätigkeit darin bestand, die anfallenden Papierrechnungen zur Archivierung in Aktenordner einzusortieren und nach einem Jahr in einer Lagerhalle auf dem Firmencampus in Folie verschweißt auf Paletten einzulagern:
„Wurde eine dieser Rechnung benötigt, rief man in der Logistik an, und dort hat sich ein Lagerarbeiter einen Gabelstapler genommen, den entsprechenden Ordner gesucht und die Rechnung herausgenommen.“
Früher musste jährlich mindestens eine strukturierte Palette eingelagert werden – auf Dauer ein erheblicher Platzverbrauch. Durch die digitale Archivierung werden Lagerflächen freigegeben und Entsorgungskosten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist komplett eingespart.
easyinvoice
Lassen Sie sich die Software zeigen.
easy invoice verkürzt Ihren gesamten Rechnungprüfungsprozess von der Erfassung bis zur Freigabe
Workflowgestütztes Rechnungsmanagement
Effiziente Erfassung der Rechnung (analog oder digital)
Verarbeitung von eRechnungen (XRechnung, ZUGFeRD, EDIFACT)
und viele weitere Vorteile
Optimales Zusammenspiel aus Rechnungsverarbeitung und Archiv
Seit der Digitalisierung gehören diese Zustände aber längst der Vergangenheit an. Wie wertvoll dieser Schritt war, wurde bei Strenge nicht zuletzt während der Corona-Pandemie deutlich:
„Das hat uns gerade in dieser Zeit richtig nach vorne gebracht“, so Frank Bettenworth.
Durch das Zusammenspiel von easy invoice mit dem easy archive können alle Sachbearbeiter auf jeden Vorgang selbständig zugreifen und schnell bearbeiten. Um diesen Prozess noch weiter zu vereinfachen, werden bei Strenge mit easy neben den Rechnungen auch alle Ausgangsbelege aus dem ERP-System archiviert: „Sei es ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder ein Lieferschein.“ Hat zum Beispiel ein Kunde Nachfragen zu einer Bestellung, kann der Sachbearbeiter den Vorgang im Archiv schnell auffinden und die entsprechenden Dokumente per E-Mail verschicken. Für Strenge ist das auch deshalb enorm wichtig, weil es auf den Service-Aspekt einzahlt, der für einen mittelständischen Großhändler im Wettbewerb heutzutage überlebenswichtig ist.
Nahtlose Integration der Systeme
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Effizienz der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung bei Strenge ist die reibungslose Integration zwischen dem Archivsystem, dem ERP-System und der Finanzbuchhaltung. Über durchdachte Schnittstellen ist sichergestellt, dass jederzeit direkt aus den Fachanwendungen auf archivierte Belege zugegriffen werden kann – ohne Systemwechsel und ohne aufwendige Suchvorgänge.
Ganz gleich, ob ein Sachbearbeiter in der Warenwirtschaft, im Kundenservice oder in der Buchhaltung arbeitet: Der Zugriff auf die relevanten Dokumente erfolgt schnell, sicher und kontextbezogen. Diese tiefe Systemvernetzung erhöht nicht nur die Geschwindigkeit im Tagesgeschäft, sondern trägt auch zur Fehlervermeidung und zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen bei.
Mehr Transparenz
Als weiteren großen Vorteil hat sich für Strenge der enorme Gewinn an Transparenz erwiesen, der mit easy invoice in die Buchhaltung eingezogen ist. Früher kam es bei dem Großhändler oft vor, dass die Ware vor der Rechnung das Unternehmen erreichte, weil der Postweg der Rechnung länger dauerte als die Warenlieferung. Seitdem Rechnungen elektronisch versendet werden, hat sich das jedoch gedreht. Jetzt ist die Rechnung in der Regel vor der Ware da. Dank easy invoice lässt sich viel einfacher prüfen, ob die Ware auch wirklich eingetroffen ist, bevor die Überweisung raus geht.
Transparenz ist auch das Stichwort, wenn es generell um die Zahlungsläufe im Unternehmen geht: Da mit der Digitalisierung jede Rechnung mit dem Eingang automatisch erfasst wird, hat die Buchhaltung gerade bei den Rechnungen
ohne Bestellbezug jederzeit genau im Blick, wie hoch die Außenstände hier sind. Dabei spielt der Finanzbuchhaltung in die Hände, dass sie mit der Software genau kontrollieren kann, an welcher Stelle eine Rechnung eventuell im Freigabeprozess hängengeblieben ist, und den Prozess bei Bedarf zusätzlich anstoßen kann.
Mit kleinen Schritten und offenen Augen zum Erfolg
Um so weit zu kommen, hat Frank Bettenworth darauf geachtet, die Software in kleinen Iterationen einzuführen und dabei auch darauf geschaut, wie sich die alten eingespielten Prozesse mit dem neuen System verbessern lassen. Dabei gilt es auch, den menschlichen Faktor nicht zu vernachlässigen. Denn bei solchen Projekten ist besonders am Anfang auch viel Überzeugungsarbeit gefragt. Sein Rat dazu lautet:
„Frühzeitig die Kollegen aus dem Fachbereich mit an Bord zu holen und die Transformation mit ihnen gemeinsam gestalten.“
Zum Erfolg hilft auch ein pragmatischer Umgang mit Veränderungen. So hat es sich für die Buchhaltung als sinnvoll herausgestellt, dass die Sachbearbeiter mit der Umstellung auf die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung einen zweiten Bildschirm bekommen. So konnten sie auf dem einen Monitor den Beleg aufrufen und auf dem zweiten Monitor die Buchung in der Software vornehmen.
Der Personalaufwand hat sich etwa halbiert
Ein weiterer Aspekt, auf den sich die Digitalisierung der Eingangsrechnungen positiv ausgewirkt hat, betrifft die Effizienz des gesamten Prozesses. Frank Bettenworth schätzt, dass sich der gesamte Arbeitsaufwand für die Bearbeitung und Archivierung der Rechnungen allein auf Seiten der Buchhaltung seit Einführung der Software etwa halbiert hat.
Dabei ist es wichtig zu betonen, dass die Effizienzgewinne eines digitalen Rechnungseingangs mit der Zeit wachsen: So ist die Buchhaltung bei Strenge mittlerweile in der Lage, zahlreiche Rechnungen mit Bestellbezug als sogenannte Dunkelbuchungen – also ganz ohne menschliche Eingriffe – durch den Rechnungsprozess zu führen. Das System führt dazu einen automatischen Abgleich zwischen Rechnung und Bestellung durch und leitet bei einer hundertprozentigen Übereinstimmung selbständig den Überweisungsvorgang ein.
„Der Arbeitsaufwand für die Bearbeitung und Archivierung der Rechnungen allein auf Seiten der Buchhaltung hat sich seit Einführung der Software etwa halbiert.“
Dr. Frank Bettenworth,
IT Manager | Strenge