Wieder ein Schritt in die richtige Richtung: Der Beschaffungsprozess (auch als Procure to pay Prozess oder noch kürzer: P2P bekannt) wird [...]
Die automatisierte Bestellbestätigung:
EASY Order Confirmation for SAP® Solutions
Tippen Sie noch, oder setzen Sie schon auf intelligente Erfassung?
Jede Sachbearbeiterin, jeder Sachbearbeiter im Einkaufsmanagement kennt es aus leidlicher Erfahrung: Auftragsbestätigungen laufen jeden Tag in der Einkaufsabteilung ein. Faxe, E-Mails und manche sogar noch auf dem Postweg. Jeden Tag einige, viele, hunderte – darunter oftmals zeitkritische Angelegenheiten.
Wichtige Bestellbestätigungen müssen natürlich zeitnah bearbeitet werden. Heißt: Sachbearbeiter müssen die Bestellbestätigungen ins „Einkaufssystem“ einpflegen. Und hier startet nun ein von vielen manuellen Schritten geprägter Prozess, der sich jeden Tag erneut wiederholt. Sei es mittels Copy-und-Paste von der E-Mail ins System oder durch schlichtes Abtippen von Papier. Gleich wie Sie die Flut an Auftragsbestätigungen auch bewältigen, es bleibt bei zeitintensiven Routinetätigkeiten, die zudem fehleranfällig und ermüdend sind.
Sie sind der Meinung, das muss auch effizienter funktionieren? Wir auch. EASY Order Confirmation for SAP® Solutions ändert für Sie die Situation deutlich zum Besseren. Lassen Sie eingehende Auftrags- und Bestellbestätigungen doch automatisiert erfassen und auslesen. Ganz egal, ob noch auf Papier oder per E-Mail oder in einem anderen digitalen Format. Mit der intelligenten Belegerfassung von EASY setzen Sie auf eine Lösung, die Ihren Purchase-to-pay-Prozess komplettiert, effizient gestaltet: und das 100 % in SAP® integriert.
Vorteile der automatisierten Bestell- und Auftragsbestätigung auf einen Blick
- Beschleunigte Prozesslaufzeiten:
Die automatische Zuordnung von Auftragsbestätigungen zu Bestellvorgängen ermöglicht die nachfolgende, automatische Buchung bei Rechnungseingang (mit Bestellbezug). - Monitoring der Incoterms:
Behalten Sie alle Auftragsbestätigungen wie auch dazugehörige Incoterms jederzeit zuverlässig im Blick. - Steigerung der Prozessgenauigkeit:
Höhere Prozessqualität und -genauigkeit durch den Wegfall von Erfassungsfehlern, die ansonsten während der manuellen Erfassung von Bestellbestätigungen auftreten.
- Ein Plus an Prozesstransparenz:
EASY Order Confirmation for SAP Solutions versorgt Sie mit individuell konfigurierbaren Dashboards fürs regelmößige Monitoring der Auftragsbestätigungen durch Reports und Auswertungen. - Ein Herz für die Umwelt:
Durch den Verzicht auf Papier und Aktenordner - Qualitätssteigerung nachgelagerter Prozesse
An die Bestellbestätigung anschließende Prozesse des Wareneingangs und Rechnungeingangs in SAP verzahnen Sie mit EASY Order Confirmation zu einem sinnvollen Purchase-to-Pay-Prozess. Mögliche Fehler und Fehlerquellen erkennen Sie somit frühzeitig.
Prozessschritte der automatisierten Bestellbestätigung
Erfassung der Auftragsbestätigung
Ganz gleich, ob Sie Ihre Bestellbestätigungen nun noch auf Papier oder in einem digitalen Format (PDF, XML, EDI, Office-Dokumente etc.) empfangen – der intelligente Belegleser erfasst treffsicher alle relevanten Elemente und reicht diese weiter an das SAP-System. Vorbei sind die Zeiten manueller und zuweilen fehlerhafter Eingabeprozesse. Das steigert die Prozessqualität und entlastet Ihre Mitarbeiter von mühseligen Routinen rund um die Erfassung von Auftragsbestätigungen.
Validierung der Bestellbestätigung
Erkennen Sie frühzeitig Ungereimtheiten und Fehler bei Bestellbestätigungen mit EASY Order Confirmation. So sparen Sie sich später zeitintensive Ärgernisse durch unvollständige und/oder fehlerhafte Warenlieferungen. EASY Order Confirmation validiert alle Incoterms der digitalen Auftragsbestätigung gegen die Daten der ursprünglichen Bestellung aus dem führenden SAP ERP-System. Lieferzeiten, Lieferorte und weitere Bedingungen einer Bestellung können so schon durch Validierung der Auftragsbestätigung überwacht und ggf. rechtzeitig korrigiert werden.
Intuitive Bedienung
Ebenso stand die intuitive Bedienbarkeit durch Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter von Anfang an im Vordergrund. Durch die übersichtliche Oberfläche gelangen alle berechtigten Bearbeiter schnell zum visuellen Soll-/Ist-Vergleich von Bestellung und Auftragsbestätigung. Die Oberfläche, realisiert in SAP Fiori, zeigt dabei nach vertrauter Art anhand einer farblichen Ampelfunktion den Status der Bestellbestätigung an. Im Zweifelsfall und bei Unstimmigkeiten können Sachbearbeiter mit nur einem Klick in die direkte Kommunikation mit dem Lieferanten treten.
Whitepaper
Der Purchase-to-Pay-Prozess
unter der Lupe
Erfahren Sie in diesem Whitepaper, wie Sie das Maximum an Effizienz aus dem Purchase-to-pay-Prozess herausholen und somit unternehmensweite Transparenz herstellen. Der digitale Wareneingang bildet dabei eines der wichtigen Bindeglieder.
Die elektronische Bestellbestätigung für ein durchgängig digitales Purchase-to-pay
Digitale Beschaffungsprozesse entwickeln sich immer weiter und verknüpfen alle Teilprozesse der Logistikkette. Das Erfassen und Digitalisieren von Aufrags- bzw. Bestellbestätigungen stellt dabei jedoch nur einen, wenn auch zentralen Teilprozess dar. EASY Order Confirmation sorgt darüber hinaus für die Anschlussfähigkeit an vor- und nachgelagerte Prozesse. So schaffen die Basis für einen durchgängig digitalisierten Purchase–to-Pay Prozess – und profitieren von folgenden Benefits:
Fragen zur digitalen Auftragsbestätigung? Wir haben die Antworten.
Dank EASY konnte die Durchlaufzeit einer Rechnung in unserem
Unternehmen von vormals einigen Tagen auf wenige Minuten reduziert werden.
Ulrich Fey, Fachbereichsleiter IT + Services der Mediengruppe Klambt
Referenzen
Für Loparex installierte die EASY SOFTWARE die elektronische Eingangsrechnungs-Lösung EASY Invoice – mit dem Ziel: Transparenz an allen Standorten & beschleunigte Rechnungsbearbeitung.
EASY Invoice und EASY for Dynamics NAV sorgenfür mehr Transparenz im Digitalisierungsprozess der Rechnungseingangsvorgänge der DK.
Bei EASY SOFTWARE fand Kinopolis alles, was das Unternehmen suchte. Zuerst führte die Kinopolis Management Multiplex GmbH EASY Contract ein, gefolgt von EASY HR. Anschließend ging auch EASY Invoice ging an den Start.
Hama nutzt EASY SOFTWARE, um das papierbasierte Beleg- und Archivwesen komplett zu erneuern. Lesen Sie im kostenlosen Referenzbericht, wie ein bewährter Mix aus GoBD-konformer Langzeitarchivierung und leistungsfähigen Workflows die Abläufe bei Hama enorm optimiert haben.
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