Die automatisierte Bestellbestätigung:
EASY Order Confirmation for SAP® Solutions

Tippen Sie noch, oder setzen Sie schon auf intelligente Erfassung?

Jede Sachbearbeiterin, jeder Sachbearbeiter im Einkaufsmanagement kennt es aus leidlicher Erfahrung: Auftragsbestätigungen laufen jeden Tag in der Einkaufsabteilung ein. Faxe, E-Mails und manche sogar noch auf dem Postweg. Jeden Tag einige, viele, hunderte – darunter oftmals zeitkritische Angelegenheiten. 

 

Wichtige Bestellbestätigungen müssen natürlich zeitnah bearbeitet werden. Heißt: Sachbearbeiter müssen die Bestellbestätigungen ins „Einkaufssystem“ einpflegen. Und hier startet nun ein von vielen manuellen Schritten geprägter Prozess, der sich jeden Tag erneut wiederholt. Sei es mittels Copy-und-Paste von der E-Mail ins System oder durch schlichtes Abtippen von Papier. Gleich wie Sie die Flut an Auftragsbestätigungen auch bewältigen, es bleibt bei zeitintensiven Routinetätigkeiten, die zudem fehleranfällig und ermüdend sind.  

Sie sind der Meinung, das muss auch effizienter funktionieren? Wir auch. EASY Order Confirmation for SAP® Solutions ändert für Sie die Situation deutlich zum Besseren. Lassen Sie eingehende Auftrags- und Bestellbestätigungen doch automatisiert erfassen und auslesen. Ganz egal, ob noch auf Papier oder per E-Mail oder in einem anderen digitalen Format. Mit der intelligenten Belegerfassung von EASY setzen Sie auf eine Lösung, die Ihren Purchase-to-pay-Prozess komplettiert, effizient gestaltet: und das 100 % in SAP® integriert.

 

Vorteile der automatisierten Bestell- und Auftragsbestätigung auf einen Blick

  • Beschleunigte Prozesslaufzeiten:
    Die automatische Zuordnung von Auftragsbestätigungen zu Bestellvorgängen ermöglicht die nachfolgende, automatische Buchung bei Rechnungseingang (mit Bestellbezug).
  • Monitoring der Incoterms:
    Behalten Sie alle Auftragsbestätigungen wie auch dazugehörige Incoterms jederzeit zuverlässig im Blick.
  • Steigerung der Prozessgenauigkeit:
    Höhere Prozessqualität und -genauigkeit durch den Wegfall von Erfassungsfehlern, die ansonsten während der manuellen Erfassung von Bestellbestätigungen auftreten.
  • Ein Plus an Prozesstransparenz:
    EASY Order Confirmation for SAP Solutions versorgt Sie mit individuell konfigurierbaren Dashboards fürs regelmößige Monitoring der Auftragsbestätigungen durch Reports und  Auswertungen.
  • Ein Herz für die Umwelt:
    Durch den Verzicht auf Papier und Aktenordner
  • Qualitätssteigerung nachgelagerter Prozesse
    An die Bestellbestätigung anschließende Prozesse des Wareneingangs und Rechnungeingangs in SAP verzahnen Sie mit EASY Order Confirmation zu einem sinnvollen Purchase-to-Pay-Prozess. Mögliche Fehler und Fehlerquellen erkennen Sie somit frühzeitig.

Prozessschritte der automatisierten Bestellbestätigung

Erfassung der Auftragsbestätigung

Ganz gleich, ob Sie Ihre Bestellbestätigungen nun noch auf Papier oder in einem digitalen Format (PDF, XML, EDI, Office-Dokumente etc.) empfangen – der intelligente Belegleser erfasst treffsicher alle relevanten Elemente und reicht diese weiter an das SAP-System. Vorbei sind die Zeiten manueller und zuweilen fehlerhafter Eingabeprozesse. Das steigert die Prozessqualität und entlastet Ihre Mitarbeiter von mühseligen Routinen rund um die Erfassung von Auftragsbestätigungen.

Validierung der Bestellbestätigung

Erkennen Sie frühzeitig Ungereimtheiten und Fehler bei Bestellbestätigungen mit EASY Order Confirmation. So sparen Sie sich später zeitintensive Ärgernisse durch unvollständige und/oder fehlerhafte Warenlieferungen. EASY Order Confirmation validiert alle Incoterms der digitalen Auftragsbestätigung gegen die Daten der ursprünglichen Bestellung aus dem führenden SAP ERP-System. Lieferzeiten, Lieferorte und weitere Bedingungen einer Bestellung können so schon durch Validierung der Auftragsbestätigung überwacht und ggf. rechtzeitig korrigiert werden.

Intuitive Bedienung

Ebenso stand die intuitive Bedienbarkeit durch Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter von Anfang an im Vordergrund. Durch die übersichtliche Oberfläche gelangen alle berechtigten Bearbeiter schnell zum visuellen Soll-/Ist-Vergleich von Bestellung und Auftragsbestätigung. Die Oberfläche, realisiert in SAP Fiori, zeigt dabei nach vertrauter Art anhand einer farblichen Ampelfunktion den Status der Bestellbestätigung an. Im Zweifelsfall und bei Unstimmigkeiten können Sachbearbeiter mit nur einem Klick in die direkte Kommunikation mit dem Lieferanten treten. 

  • Fristenmanagement

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Die elektronische Bestellbestätigung für ein durchgängig digitales Purchase-to-pay

Digitale Beschaffungsprozesse entwickeln sich immer weiter und verknüpfen alle Teilprozesse der Logistikkette. Das Erfassen und Digitalisieren von Aufrags- bzw. Bestellbestätigungen stellt dabei jedoch nur einen, wenn auch zentralen Teilprozess dar. EASY Order Confirmation sorgt darüber hinaus für die Anschlussfähigkeit an vor- und nachgelagerte Prozesse. So schaffen die Basis für einen durchgängig digitalisierten Purchase–to-Pay Prozess – und profitieren von folgenden Benefits:

Manueller Aufwand minimiert

Manuelle Anpassungen von Auftrags-/Bestellbestätigungen sind potentiell fehleranfällig und sollten soweit wie möglich reduziert werden. Dank der ausgefeilten KI und einer knapp hundertprozentigen Erkennungsrate der Auftragsbestätigungen stellt der intelligente Belegleser den Prozessbeschleuniger im P2P-Prozess dar. Alle erkannten Belegdaten übergibt EASY Order Confirmation in strukturierter Weise an führende SAP ERP-Systeme – schnell und fehlerfrei.

Durchlaufzeiten verkürzt

Durch die integrierte Prozesssteuerung und Koppelung vor- und nachgelagerter Prozessschritte in der EASY Lösung verkürzen Sie die Durchlaufzeiten der Auftragsbestätigungen enorm. Eine Korrektur der Bestellbestätigung können Sie direkt in EASY Order Confirmation for SAP Solutions steuern.

Prozesstransparenz maximiert

Transparentes Monitoring der Incoterms (Lieferzeiten, Lieferorte und andere Bedingungen) für alle Bestellbestätigungen. Dadurch steigern Sie mit EASY Order Confirmation auch die Prozesstransparenz insgesamt. Durch die schnelle Anbindung anderer, dem Beschaffungsprozess nachfolgender oder angrenzender Prozesse setzen Sie mit EASY Order Confirmation den ersten Schritt hin zu einem nahtlos digitalen P2P-Prozess.

 

Nahtlose Integration in SAP ERP

Dank der nahtlosen Integration in das SAP ERP-System stellt EASY Order Confirmation eine minimale Administration sicher. Eingebunden in das SAP Berechtigungswesen, steht ein granulares Rollen- und Rechtemanagement zur Verfügung. Eine schnelle und sichere Anbindung angrenzender Prozesse ist mit geringem Aufwand möglich.

Form follows function

EASY Order Confirmation überzeugt Sachbearbeiter im Einkaufsmanagement durch das leichte Handling. Kontextsensitiv aus der Auftragsbestätigung in andere SAP-Businesssobjekte zu navigieren, z.B. zu Lieferanten, Bestellungen, Kontrakte etc., erleichtert die tägliche Arbeit. EASY Order Confirmation bietet mehr als das Handling von Auftragsbestätigungen.

Fragen zur digitalen Auftragsbestätigung? Wir haben die Antworten.

Wie lange muss ich eine Auftragsbestätigung aufbewahren?

  • Sobald eine Auftragsbestätigung dem Empfänger zugestellt wurde, gilt diese als rechtlich bindend und muss als Handelsbrief 6 Jahre lang aufbewahrt werden.  
  • Als dazu passende Archivierungssoftware empfehlen wir EASY Archive. 

Mit welchen SAP ERP-Systemen können Integrationen von EASY Order Confirmation realisiert werden?

  • SAP Fiori Launchpad (On-Premises oder SAP Cloud Platform) mit SAP Fiori Libraries
  • SAP NetWeaver > 7.40 (Patchlevel nicht älter als ein 1 Jahr)
  • SAP Fiori Version > 1.52

Unterstützt EASY Order Confirmation andere Applikationen aus dem P2P-Bereich?

  • EASY Order Confirmation for SAP Solutions fügt sich nahtlos in den Purchase-to-Pay-Prozess ein. Damit wird ein durchgängiger Ablauf und Belegfluss von der Bedarfsmeldung über Angebotseinholung, Bestellung, Bestellbestätigung und Lieferung bis zum Rechnungseingang ermöglicht. 
  • Dabei harmoniert EASY Order Confirmation hervorragend mit den weiteren SAP-integrierten Lösungen EASY Delivery Notes for SAP Solutions, EASY Invoice Management for SAP Solutions und EASY Contract Management for SAP Solutions. 

Wie hilft EASY Order Confirmation, den Überblick über meine Bestellbestätigungen zu behalten?

Bestellbestätigungen ordnet EASY Order Confirmation schnell und effizient bestehenden Beschaffungsvorgängen zu. Dabei werden Auftragsbestätigungen unmittelbar mit Informationen aus der initialen Bestellung (Liefermenge, Lieferkonditionen etc.) abgeglichen. Damit haben die Verantwortlichen stets den kontextuellen Überblick auf die Bestellung und die Avisierung des Lieferanten durch die Auftragsbestätigung. 

Beherrscht EASY Order Confirmation den Umgang mit Auftragsbestätigungen, die inhaltlich nicht kongruent zur Bestellung sind, z.B. angekündigte Teillieferungen?

  • Ja.  
  • Bei einer Auftragsbestätigung, die von Auftrag abweicht (Inhalt, Menge, Datum, Ort, rechtliche Grundlage etc.) entscheidet der Auftraggeber, also der Empfänger der Bestellbestätigung, ob er (ggf. stillschweigend) akzeptiert, seine Bestellung formal anpasst oder sonst wie in Kontakt mit dem Lieferanten tritt. 

Warum ist eine Auftragsbestätigung wichtig?

  • In der Auftragsbestätigung bestätigt und konkretisiert ggf. der Lieferant die genauen Modalitäten seines Auftrags gegenüber dem Kunden bzw. gegenüber dem Auftraggeber und legt sich damit verbindlich fest.  
  • Im internationalen Handel nutzt ein Lieferant dazu die sogenannten Incoterms (International Commercial Terms). Die Internationale Handelskammer (ICC, Paris) gibt diese seit 1936 heraus. Damit beschreibt der Lieferant die Kosten- und Pflichtenverteilung sowie den Gefahrenübergang der jeweiligen Vertragspartner. 

Welche Incoterms und Felder liest EASY Order Confirmation aus?

  • Name, Anschrift und Kontaktdaten des Auftragnehmers und Auftraggebers 
  • Referenz zur Bestellung 
  • Informationen zur Ware bzw. zur Leistung 
  • Menge der Ware bzw. Umfang der Leistung und Maßeinheit 
  • Artikelnummer 
  • Ggf. Lieferanten und Artikelnummer 
  • Bezeichnung der Ware bzw. Art der Leistung 
  • Entgelt (Kaufpreis, Honorar) 
  • Zahlungsbedingungen (Zahlungsweise, Fälligkeit, Skonto- oder sonstige Rabattangebote) 
  • Lieferdatum und/oder Leistungsdatum 
  • Sonstige Lieferkonditionen (z. B. Versicherungs-, Fracht- und Verpackungskosten) 
  • Weitere Felder lassen sich leicht leicht definieren

Wie verbindlich ist eine Bestellbestätigung?

Wenn eine Auftragsbestätigung beim Empfänger eingeht, gilt diese als rechtlich bindend. Sie muss als Beleg zu den Unterlagen der Finanzbuchhaltung genommen werden, um einen Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können. 

Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?

Der Lieferanten gibt durch die Autragsbestätigung eine Willenerklärung ab: und zwar über die Annahme eines Auftrags und zu den darin näher bezeichneten Bedingungen. Sie ist nicht verpflichtend. 

In welchen Fällen ist eine Auftragsbestätigung notwendig?

Wird eine Bestellung abgeändert, erfolgt eine Bestellung zu spät oder bestellt ein Kunde, ohne dass er zuvor ein Angebot erhalten hat, so ist eine Auftragsbestätigung erforderlich 

 

Dank EASY konnte die Durchlaufzeit einer Rechnung in unserem
Unternehmen von vormals einigen Tagen auf wenige Minuten reduziert werden.

Ulrich Fey, Fachbereichsleiter IT + Services der Mediengruppe Klambt

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