Die digitale Personalakte für SAP® HCM

Es kommt zusammen, was zusammen gehört

Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstammdaten – die SAP®-basierte digitale Personalakte von EASY liefert Informationen zu jedem Mitarbeiter. Sie bündelt alle relevanten Daten und Dokumente und ist eng mit SAP Human Capital Management (HCM) verzahnt. Ein ausgefeiltes Sicherheitskonzept auf Basis des SAP-Berechtigungsmanagements sorgt dafür, dass sensible Personaldaten nicht in falsche Hände geraten. Prozesse und Genehmigungsverfahren lassen sich direkt aus der digitalen Personalakte für das SAP-System heraus starten – bei Bedarf auch per Smartphone, Tablet & Co.

Recruiter lächelt einen Bewerber an.

Genießen Sie die Vorteile der digitalen Personalakte für SAP

Die digitale Personalakte für SAP von EASY spart Zeit, Geld und bündelt Ressourcen – und ist auch in puncto Datenschutz die richtige Wahl. Ohne großen Mehraufwand lässt sie sich zur Aktenansicht oder Aktenausleihe mit ESS-/MSS-Szenarien verknüpfen und glänzt durch neue Oberflächen-Designs wie beispielsweise die Einbindung in das HR Renewal-Portal.

  • Bündelung aller Daten und Dokumente direkt am SAP Stammsatz, in HCM
  • Schnelle Suche und Prüfung auf Vollständigkeit und Konsistenz; Volltextrecherche
  • Gesicherte Zugriffsrechte durch das SAP-Rollenkonzept
  • Wiedervorlagen, Erinnerungs- und Notizfunktionen
  • Automatische Hintergrundprozesse zur Sicherstellung von Aufbewahrungsfristen und Löschung von Dokumenten
  • Mobiler Zugriff auf die Akte per Smartphone oder Tablet; Webbasierte Akte auf Basis SAP Fiori / HTML5
  • Erhöhte Prozesseffizienz
  • Keine zusätzliche Hardware benötigt
  • Weitere digitale HR-Geschäftsprozesse möglich, auf Grundlage der digitalen Akte SAP
  • Die interne Servicequalität und Arbeitgebermarke werden unterstützt
  • Freie Kapazitäten und Ressourcen ermöglichen strategisches Arbeiten
  • Entlastung der Organisation und Rentabilitätsvorteil
  • DSGVO-Konformität ist gewährleistet

Die Funktionen der digitalen Personalakte für SAP HCM im Überblick

Standortunabhängig und mobil

Ein standortunabhängiger Zugriff ist über SAP GUI, SAP Webportal, SAP Fiori / HTML5 oder das Mitarbeiterportal möglich. Die elektronische Personalakte SAP unterstützt ferner mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets.

Gesicherter Zugriff

Rollen- und Rechtemanagement mit der digitalen Personalakte. Illustration

Die besonderen Sicherheitsanforderungen, die bei der Bearbeitung von Akten und Dokumenten im Personalmanagement gelten, lassen sich mit der digitalen Personalakte mühelos erfüllen. So sind etwa Zugriffsrechte über das SAP Rollen- und Rechtemanagement hinaus bis auf die Ebene einzelner Dokumente steuerbar.

Digitale Personalakte für Mitarbeiter und Führungskräfte

Über Employee und Manager Self Services (ESS/MSS) können Sie Mitarbeitern und Führungskräften sowohl Einsicht in die Akte gewähren, als auch über die Aktenausleihe eine zeitlich befristete Ausleihe mit eingeschränktem und protokolliertem Zugriff steuern. Auf diese Weise können Mitarbeiter ihre Daten direkt bearbeiten oder Führungskräfte Genehmigungen eingeben und sparen sich den Weg in die Personalabteilung.

Checklisten inklusive

Der Onboardingprozess mit der digialen Personalakte.

Neue Talente wollen als vollwertige Mitarbeiter so schnell wie möglich ihren Beitrag leisten. Daher ist es unerlässlich, die systematische Einarbeitung und soziale Integration neuer Mitarbeiter zu professionalisieren. Unsere Standardausführung enthält bereits Checklisten über Aktivitäten im Onboarding-Prozess, sodass Ihnen das Onboarding neuer Mitarbeiter spielend leicht gelingt.

Sicherheit und Reporting für die DSGVO

Alle Vorgänge in der digitalen Personalakte für SAP werden lückenlos protokolliert. Es ist eine vollständige Historie der zuletzt geöffneten Akten(-inhalte) einsehbar. Eine Gesamtübersicht über alle Akten-Prozesse ermöglicht maximale Transparenz. Ein Report über gespeicherte personenbezogene Daten macht die digitale Personalakte von EASY DSGVO-ready.

Auch das Reporting mit der digtalen Personalakte.

Allumfassende Dokumenteneinbindung und Erzeugung

Alle Dokumente wie ärztliche Bescheinigungen, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen oder auch E-Mails können einfach per drag & drop in die digitale Personalakte SAP HCM eingefügt werden. Zudem ist entweder ein frühes Archivieren per Workflow möglich oder ein spätes, per Barcode.

Bidirektionaler Zugriff

Die bidirektionale Integration der Akte in SAP HCM (On-Premises) ist im Standard vorhanden. Somit wird beim Zugriff aus beiden Systemen dieselbe elektronische Personalakte angezeigt.

Mobile und per Desktop - einfach zu nutzen: die digitale Personalakte von SAP

Auflistung der Funktionalitäten

FunktionenFür SAP HCM
Flexible Akten und DokumentenstrukturJa
Suche, VolltextsucheJa
AktenvollständigkeitsprüfungJa
Dokumenten-GültigkeitJa
Wiedervorlagen & NotizenJa
Dokumenten EinbringungFrühes und spätes Archivieren, E-Mail und Dokumenten Upload
Automatische Einbringung von Dokumenten aus HR ProzessenJa
ESS und MSS-SzenarienJa
DSGVO-KonformitätJa
IntegrationAnbindung SAP HCM®
User InterfaceFiori®
Geräteunabhängiger ZugriffJa
BerechtigungenSAP® HCM®-Berechtigungskonzept
PreismodellLizenz

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