BÜCHL
Geschäftskritische Dokumente und Akten geschickt aufbewahren und verwalten
Nebst 70-jähriger Expertise in der Entsorgungswirtschaft weiß das Familienunternehmen BÜCHL, wie wichtig es ist, geschäftskritische Dokumente und Akten geschickt aufzubewahren und zu verwalten. Als einer der größten Entsorgungsbetriebe der Region entschied BÜCHL, die Verwaltungsprozesse im Hintergrund mit Lösungen von easy zu optimieren. Auf dieser Reise begleitete sie der easy Partner HENRICHSEN4easy GmbH.
Erfolg und Effizienz in Rechnungsein- und ausgang
Das erste Projekt mit HENRICHSEN und easy begann im Qualitätsmanagement des Entsorgungsbetriebs. Dieser Bereich erfordert viele detaillierte Anforderungen, die weit in die Tiefe gehen. BÜCHL hatte sehr genaue Vorstellungen von der digitalen Lösung, die sie zur Automatisierung des Qualitätsmanagements benötigen würden: Einzelne, in sich komplexe Aufgabenbereiche wie Zertifizierungen sollten ohne Einschränkungen vom Papier ins digitale System umziehen.
Trotz der hohen Komplexität der Prozesse musste die digitale Oberfläche zugänglich für Gelegenheitsuser bleiben. „Jemand, der nur ein digitales Dokument pro Jahr einstellt, darf vorher keine Schulungen benötigen, um mit der neuesten Softwareversion zurechtzukommen“, sagt Hans Gerngroß, Projektverantwortlicher bei BÜCHL.
Eine Lösung, die diese Anforderungen erfüllte, verwendete BÜCHL bereits seit 2009 in einem anderen Bereich: Die easy Schnittstelle für Microsoft Navision (heute Dynamics 365 Business Central) wurde damals als Dokumentenablage direkt in der Microsoft-Anwendung implementiert und läuft seitdem zuverlässig, ohne dass Mitarbeitende sie je als Fremdkörper wahrnahmen. Hans Gerngroß hatte in seiner Karriere bereits viel Erfahrung mit DMS-Produkten gesammelt. Er wusste deshalb, dass es – gemessen an BÜCHLs großen Zielen – sinnvoll wäre, easy nicht nur für Navision zu nutzen, sondern mit Lösungen aus einer Hand das Unternehmen zu digitalisieren.
Wo das Qualitätsmanagement zuvor Dokumente per Hand erstellte, automatisieren seitdem digitale Lösungen das Gros der Arbeit. Das digitale System leitet die Mitarbeitenden an der Hand durch die Prozesse. Dadurch können sie ohne jegliche Vorkenntnisse digitale Dokumente erstellen, die dann für den Rest der Prozesse verwendet werden.
Man stelle sich nur vor: Damals mussten wir Papier zwischen zwei Gebäuden hin- und hertragen. Durch die Digitalisierung aller Dokumente und Prozesse sparen wir 60 Prozent des Arbeitsaufwands!
Hans Gerngroß,
Projektverantwortlicher BÜCHL
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mitarbeitende
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PROJEKT-INFORMATIONEN
Die Zeitersparnis und der damit verbundene Effizienzgewinn sind immens
Nach der erfolgreichen Digitalisierung des Qualitätsmanagements fiel BÜCHL auf, dass auch der Rechnungsausgang von einem Upgrade profitieren würde. Das Problem bisher: Obwohl die Rechnungsausgangsprozesse nichts Außergewöhnliches waren, fand BÜCHL zuvor nie die geeignete digitale Lösung. Viele der Lizensierungsmodelle für gängige Software waren für ihren Anwendungsumfang impraktikabel – zum Beispiel Lizenzkosten pro Mandanten.
„Für viele Mandanten von BÜCHL fallen pro Jahr nur knappe fünf Rechnungen an. Für solche Mandanten pro Kopf einen hohen Festpreis zu zahlen, stünde in keinem Verhältnis zum Nutzen“, sagt Hans Gerngroß. „HENRICHSEN4easy bot uns mit den easy Lösungen ein Lizenzmodell, das flexiblere Abrechnung ermöglicht und besser zu unserer Anwendung passt. Zudem war ab Zeitpunkt der Einführung auch das Rechnungswesen nahtlos mit Microsoft Navision verknüpft.“
Ein größeres Thema als die ausgehenden Rechnungen waren jedoch die eingehenden. Auch hierfür definierte BÜCHL präzise Anforderungen. Da Purchase2Pay-Prozesse sowie die langjährige Vertrautheit mit easy Lösungen der Kern der mehr als 30-jährigen Digitalisierungskompetenz von HENRICHSEN4easy sind, konnte der easy Partner die bestehende Lösung easy invoice gemeinsam mit BÜCHL an die Bedürfnisse anpassen. Das Projektteam schuf Schnittstellen, definierte, woher Stammdaten geladen werden müssen, legte Beispielrechnungen an und begann sofort danach erste Testläufe. Während des Projekts kamen immer wieder neue, zusätzliche Ideen hinzu, die das Team ebenfalls sofort umsetzte.
„Wichtig war, unsere komplizierte und strenge Berechtigungsstruktur bei der Digitalisierung aufrechtzuerhalten. Ebenso mussten wir sicherstellen, diese Berechtigungen kurzfristig und eigenständig umstellen zu können – zum Beispiel, wenn Sachbearbeitende für mehrere Tage im Urlaub sind. Einmal ist es tatsächlich passiert, dass ein Fall wegen mangelnder Definition einer Vertretung eskaliert ist. Deshalb stellten wir danach sicher, dass unsere Fachkräfte so einfach wie möglich selbst diese Berechtigungsstrukturen umstellen können“, sagt Hans Gerngroß.
Durch die Zugänglichkeit der Lösungen konnte BÜCHL schnell internes Know-how aufbauen, um ihre easy Lösungen eigenständig zu konfigurieren. „Weil die Software so offen gestaltet und visuell bedienbar und nachvollziehbar ist, sind wir nur selten auf zusätzliche Beratung seitens HENRICHSEN oder easy angewiesen“, sagt Hans Gerngroß. „Auch unabhängig von solchen Vorteilen bietet die Automatisierung der Prozesse eine enorme Zeitersparnis. Man stelle sich nur vor: Damals mussten wir Papier zwischen zwei Gebäuden hin- und hertragen. Durch die Digitalisierung aller Dokumente und Prozesse sparen wir 60 Prozent des Arbeitsaufwands!“
Die jüngste Herausforderung betraf BÜCHL speziell als Entsorgungsbetrieb; doch auch andere Logistikbetriebe werden das Problem kennen: Reklamationen. Hans Gerngroß erklärt das Problem: „Sagen wir, ein Fahrer kommt beim Kunden nicht in die Einfahrt hinein, weil das Tor geschlossen ist. Wenn so etwas passiert, messen unsere Fahrerinnen und Fahrer die Zeit, die sie warten müssen, bis das Tor aufgeht. Anschließend landen diese Messdaten auf den Tischen der Sachbearbeitenden.“ Diesen Mess- und Reklamationsprozess beschleunigt BÜCHL heute ebenfalls digital.
„Die Fahrerinnen und Fahrer messen die Zeit heute digital im CleverWaste System. In der Sekunde, in der sich das Tor zur blockierten Einfahrt öffnet, erstellt die Software bereits eine digitale Vorfallakte in easy: Wer ist gefahren? Wie lang war die Wartezeit? Ein vorgefertigtes Anschreiben an den Kunden ist auch direkt dabei. Ohne Zeitverlust landet die Reklamationsakte auf dem Bildschirm der zuständigen Sachbearbeiterin oder des Sachbearbeiters. Diese müssen die Dokumente dann nur noch kontrollieren und absenden. Im Idealfall hat der Kunde den Reklamationsfall bereits auf dem Tisch, während der Fahrer, der den Fall gemeldet hat, noch vor Ort ist“, sagt Hans Gerngroß.
Die Zeitersparnis und der damit verbundene Effizienzgewinn sind immens. Damals reichten die Fahrerinnen und Fahrer die Daten zum Reklamationsfall abends per Papier ein. Erst am nächsten Morgen begann der Prozess und drehte von dort an noch einige Runden im Büro. „Wenn der Kunde dann Tage später kontaktiert wurde, erinnerte er sich häufig gar nicht mehr, wann genau sein Tor aus welchem Grund zu war. Durch CleverWaste können heute sogar Smartphone-Fotos der Situation mit Zeitangabe direkt an die digitale easy-Akte angeheftet werden.“
Pro Woche behandelt BÜCHL knapp 70 solcher Reklamationen. Seit ihrer Digitalisierung beanspruchen die Fälle bis zu 50 Prozent weniger Zeit. Liegezeiten gehören der Vergangenheit an und die gesamte Kommunikation zwischen Fahrer, Verwaltung und Kunden gewinnt an Transparenz. HENRICHSEN4easy hat die digitale Reklamationsakte von Grund auf zusammen mit BÜCHL im easy DMS eingeführt und für automatisierte Prozesse verwertbar gemacht.
Nicht nur die digitale Reklamationsakte, sondern alle Lösungen und Funktionen, die HENRICHSEN4easy bei BÜCHL eingeführt hat, waren binnen weniger Monate voll einsatzbereit. Bis dahin führte das Projektteam etliche Testläufe durch, damit garantiert alles rund lief. Insgesamt sind BÜCHL vollends zufrieden mit den digitalen Prozessen: „HENRICHSEN und easy bieten strukturierte, flexibel anpassbare Lösungen, die in allen Bereichen zu signifikanten Verbesserungen geführt haben. Unsere fachlichen Anforderungen treffen auf sensible technische Umsetzung.“
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