Gemeinde Eggerding
Digitales Dokumentenmanagement in der Gemeinde Eggerding
Die Gemeinde Eggerding in Oberösterreich hat weniger Einwohnerinnen und Einwohner als manche Unternehmen Mitarbeitende. Die gerade einmal neun Personen im Gemeindeamt lieben ihre Vertrautheit mit der Bürgerschaft und möchten gar nicht anders arbeiten… Nur etwas weniger Papier wäre schön, dachten sie sich vor einigen Jahren.
Wie eine kleine Gemeinde von Digitalisierung profitiert: Von veralteten Computern zu moderner Verwaltungstechnologie
Circa 1.340 Personen leben in Eggerding. Wie viel Arbeit können die schon machen? Eine ganze Menge, wie sich herausstellt! Denn das Gemeindeamt Eggerding kümmert sich nicht nur um die typischen Aufgaben eines Bürgeramtes. Die vier Mitarbeitenden in der Verwaltung sind zuständig für sämtliche öffentlichen Aufgaben in der Gemeinde: Bauamt, Meldeamt, Standesamt… Dieselben Aufgaben wie bei Gemeinden mit 10.000 Einwohnerinnen und Einwohnern – alles unter einem kleinen Dach!
Allein 4.000 Rechnungen wandern pro Jahr über die Schreibtische. Mehr Rechnungen als bei so manchem mittelständischen Unternehmen, aber mit deutlich weniger Personalkapazität in der Buchhaltung. Grund genug, die Papiermassen in Einsen und Nullen zu verwandeln.
Ein Sprung in der Zeit: Als Kerstin Bürkl 2017 die Amtsleitung übernahm, fiel ihr sofort auf, wie verstaubt die Infrastruktur innerhalb des Gemeindeamts war. Computer und Monitore waren von vorgestern, doch noch mehr als das fiel ihr eines auf: „Papierlandschaften türmten sich in jeder Ecke und nahmen im Büro mehr Platz ein als die Arbeitsflächen selbst. Das hat sich über Jahre langsam so entwickelt, bis plötzlich ganze Bereiche des Gebäudes den Ordnern und Akten gehörten.“
Auf den Wunsch nach Digitalisierung folgte kurze Zeit später die blitzschnelle Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems. Im Frühjahr 2019 verabschiedete sich das Gemeindeamt Eggerding von der Zettelwirtschaft, scannte und schredderte tausende Zettel. Bei solch einem drastischen Sprung von veralteten Computern zu moderner Verwaltungstechnologie blieb bis zu diesem Zeitpunkt die Frage: Wie lange würden die Mitarbeitenden brauchen, um sich an diese Umstellung zu gewöhnen?
„Die Schulung der Mitarbeitenden für die neue Software war tadellos“, sagt Kerstin Bürkl. „Die Einarbeitung hätte schneller kaum sein können. Meine Mitarbeitenden in der Buchhaltung und im Bürgerservice zeigten großes Engagement. Und das, obwohl wir vorher nur geringe Kenntnisse über digitale Prozesse und Lösungen dieser Art hatten. Dass die Software sehr einfach verständlich ist, half natürlich.“
Mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem finden wir auf einen Klick alles, was wir brauchen: Rechnungen, Lieferscheine, Mailverkehr – alles ist an einem Ort. Nie wieder müssen wir für einen Vorgang mehrere Räume oder Regale durchforsten.
Kerstin Bürkl,
Amtsleiterin Eggerding
einwohner
km² Fläche
haushalte
PROJEKT-INFORMATIONEN
Die Arbeit ist mindestens 30 Prozent schneller geworden
„Vorher hatten wir viele Bedenken: So eine große Umstellung wird ewig brauchen, bis wir uns alle an sie gewöhnt haben. Doch letztendlich gab es keine Probleme. Ganz im Gegenteil! Die Arbeit ist mindestens 30 Prozent schneller geworden. Allein dadurch, dass langwieriges Durchkämmen der Ordner wegfällt, sparen wir jeden Tag wertvolle Minuten.
Außerdem ist die neue Struktur viel übersichtlicher: Selbst, wenn man damals den richtigen Ordner gefunden hatte, hieß das noch lange nicht, dass auch alle benötigten Papiere in diesem Ordner waren. Mit dem digitalen Dokumentenmanagementsystem finden wir auf einen Klick alles, was wir brauchen: Rechnungen, Lieferscheine, Mailverkehr – alles ist an einem Ort. Nie wieder müssen wir für einen Vorgang mehrere Räume oder Regale durchforsten“, sagt Kerstin Bürkl.
Weil nun alle einheitlich nach demselben System arbeiten, kennt sich auch jeder in den Vorgängen der anderen Mitarbeitenden aus. Wegen der geringen Teamgröße gab es im Gemeindeamt Eggerding nie eingearbeitete Vertretungen für Krankheitsfälle. Wenn eine Person damals ausfiel, gab es niemanden, der den Job aus dem Stegreif übernehmen konnte. Mit der digitalen Lösung fällt dieser Schritt im Kopf wesentlich leichter.
Das gilt sogar für Großprojekte: Derzeit arbeitet das Gemeindeamt an einem Projekt, um den gesamten Ort flächendeckend mit einer öffentlichen Wasserversorgung auszustatten. Bei solch einem Großprojekt hätten sie damals vor lauter Papierberge die Alpen nicht mehr gesehen. Im digitalen Tool finden sie sämtliche Schritte und Dokumente in einer übersichtlichen Baumstruktur.
Doch was war mit den unzähligen älteren Akten, die immer noch in Papierform im Regal lagen? Das Gemeindeamt entschied pragmatisch, dass es reichen würde, die Dokumente rückwirkend zu digitalisieren, die sie in Zukunft noch regelmäßig brauchen würden: Also nur Verhandlungsschriften, Personalakten, Verträge und ähnliches. Doch auch das waren immer noch ziemlich viele Dokumente. Wer würde sich in dem kleinen Vier-Personen-Team darum kümmern, dass diese älteren, aber auch zukünftige Papierdokumente im digitalen Archiv landen würden? Würde es am Ende sogar eine weitere Arbeitskraft dafür brauchen?
Letztendlich wurde das Scannen der Dokumente zum kleinen Beiwerk der alltäglichen Aufgaben des Teams. Da das System die gescannten Akten eigenständig ausliest und beispielsweise nach Datum sortiert, braucht das Scannen selbst nicht viel Zeit oder Aufmerksamkeit. Mit ein wenig Geduld landen so sämtliche Akten systematisch nach und nach im digitalen Archiv. Damit die tägliche Arbeit nicht gestört wird, führte das Gemeindeamt die digitale Lösung Schritt für Schritt, Abteilung für Abteilung ein.
Die größte Zeitersparnis erlebt das Gemeindeamt bei der Freigabe von Rechnungen: Die drei Stufen des typischen Freigabeprozesses – Buchhaltung, Amtsleitung, Bürgermeister – dauerten damals nicht selten drei bis vier Tage. Schließlich war der Bürgermeister häufig beschäftigt und nur ein- bis zweimal pro Woche im Amt anwesend. Er konnte also auch nur an diesen wenigen Tagen seine Unterschrift unter die Dokumente setzen.
Heute schickt die Amtsleitung sämtliche Rechnungen elektronisch an den Bürgermeister. Egal, ob dieser dann zuhause ist oder unterwegs mit seinem Notebook – er kann sich überall per sicherer Verbindung über einen VPN-Client einloggen und die Rechnungen digital signieren. So erhalten auch die Dokumente eine gültige Unterschrift, die gerade erst im Amt gelandet sind. Kaum eine Freigabe dauert heute länger als einen Tag.
„Nicht nur die Leute hier im Amt sind begeistert, auch der Bürgermeister ist beeindruckt“, staunt Kerstin Bürkl. „Die zeitliche Ersparnis ist so enorm, dass ich gar nicht glauben kann, dass wir uns vor der Anschaffung Sorgen um die Kosten gemacht haben. In unseren Büros hört man heute nur noch selten einen Drucker. Auch sämtliche Lieferanten und sonstige Geschäftspartner wissen Bescheid, dass sie uns ihre Rechnungen nur noch per Mail senden. Ohne Papier und den Stress, den papierbasierte Prozesse mit sich bringen, haben wir heute mehr Luft zum Atmen.“
Noch mehr Informationen aus erster Hand gibt Kerstin Bürkl im Videointerview mit unserem Partner Gemdat OÖ: