Referenz-Story
Nachhaltig erfolgreich sein: ECE zieht mit easy archive in die cloud
Über ECE
Die ECE Group GmbH & Co. KG ist ein in Hamburg ansässiges Immobilienunternehmen, das 1965 von Versandhauspionier Werner Otto gegründet wurde und bis heute in Familienbesitz ist. Unter der Führung von Alexander Otto, dem Sohn des Gründers, ist ECE zu einem der führenden europäischen Unternehmen im Bereich der Entwicklung und des Managements von Immobilien aufgestiegen. Ursprünglich bekannt für die Entwicklung und den Betrieb von Shopping-Centern (ECE Marketplaces), hat die ECE ihr Portfolio diversifiziert. Heute ist sie auch in den Bereichen Büro, Hotel, Wohnen und Logistik (ECE Work & Live, ECE Living) aktiv und bietet umfassende Immobiliendienstleistungen sowie Fondsmanagement an. ECE hat heute etwa 3.100 Mitarbeitende und ist in 12 Ländern aktiv.
Shoppingcenter sind die urbanen Marktplätze des 21. Jahrhunderts. Mit ihnen wurde Einkaufen zu einem Erlebnis, das Shopping mit Gastronomie, Entertainment und soziale Begegnungen vereint. Die ECE-Gruppe steht wie kein anderes Unternehmen in Deutschland für diesen Trend. Schließlich hat das Hamburger Familienunternehmen des Versandhauspioniers Werner Otto diese neue Art des Einkaufens nach Deutschland gebracht. Heute betreibt ECE nicht nur über 100 Shoppingcenter in ganz Deutschland, die Gruppe ist darüber hinaus auch in vielen weiteren Geschäftsfeldern im Immobilienbereich aktiv – von der Finanzierung über den Betrieb bis zur Entwicklung und Umsetzung.
Der Weg in die Cloud ist eine strategische Entscheidung
Als Basis für diese langjährige Erfolgsgeschichte, die unter dem heutigen CEO Alexander Otto fortgesetzt wurde, gibt das Unternehmen die Werte Unabhängigkeit, Eigenständigkeit und nachhaltiges Denken an. Diese Leitlinien werden auch deutlich, wenn es im Hause ECE um die Weiterentwicklung der IT geht:
„Unsere Unternehmensstrategie in der IT ist darauf ausgerichtet worden, mit allen Systemen weiter in die Cloud zu gehen“,
erläutert Fabian Kramer, der als Product Owner in der IT im Group Service für das Thema Enterprise Document Processing bei ECE verantwortlich ist. Für den Weg in die Cloud sprechen für ECE in erster Linie die bessere Zukunftsfähigkeit und die hervorragende Skalierbarkeit dieser Technologie.
In den letzten Jahren hat die IT von ECE bereits damit begonnen, mit den ersten wichtigen Lebensadern ihrer IT-Infrastruktur, wie dem ERP-System von SAP, in die Cloud zu ziehen. Diesem Weg folgte nun auch die Archivierung wichtiger Dokumente im Unternehmen. ECE setzt bei der Archivierung schon seit langem auf easy archive – ursprünglich jedoch als On-Premises-System auf den firmeneigenen Servern. Fabian Kramer hatte als Product Owner nun die Aufgabe, auch das Archiv in die Cloud zu bringen
easy archive und die Cloud als perfektes Match
Dass der Neustart des Archivs in der Cloud auch mit easy gemacht werden sollte, stand dabei schon sehr früh fest. Denn einerseits läuft die Archivierung mit easy archive bereits seit Jahren reibungslos auf den Firmenservern von ECE. Andererseits erfüllte easy archive alle Voraussetzungen für die Migration in die Cloud. Das liegt an der flexiblen Bereitstellung von easy archive, das sowohl On-Premises als auch als Hybrid- oder Cloud-System mit einfach integrierbaren Standard-Konnektoren und APIs in die IT-Infrastruktur eingebunden werden kann. Zumal sich die Lösungen von easy als zertifizierter SAP-Partner auch nahtlos in bestehende SAP-Systeme einbinden lassen.
Immer mehr Anwendungsfälle für das Archiv
An diesem Punkt ist es interessant, wie ECE die elektronische Archivierung für seine Firmendokumente einsetzt: Anfangs nutze ECE easy archive in erster Linie, um Rechnungen revisionssicher und DSGVO-konform zu abzulegen. Mit der Zeit kamen jedoch mehr und mehr Anwendungsgebiete hinzu. Neben Rechnungen archiviert ECE mittlerweile zum Beispiel auch Verträge und damit verbundene Dokumente aus den verschiedenen Geschäftsbereichen oder Dokumente und Korrespondenzen, die etwa im Austausch mit Mietern der ECE-Immobilien anfallen.
Dabei kommt es immer wieder vor, dass einzelne Dokumente zunächst im Archiv gar nicht klassifizierbar sind:
„Aber auch diese Dokumente können wir mittlerweile gut verarbeiten. Wir haben in easy archive einerseits die Möglichkeit, sie automatisch nachzuklassifizieren oder wenn sie die Fachbereiche unter einer neuen Sparte ablegen möchten, können wir jedes Dokument auch nachprozessieren und unter einer neuen Klasse ablegen und so besser auffindbar machen.“
Mit zwei Archiven in die Cloud
Beim Aufbau des elektronischen Archivs mit easy hat es sich für ECE als die beste Lösung herausgestellt, mit zwei getrennten Archiven zu arbeiten. Dabei werden alle als besonders geschäftsrelevant eingeordneten Dokumente direkt aus SAP heraus in easy archive for SAP abgelegt. Konkret sind das zum Beispiel Rechnungen, Verträge oder Umsatztestate. Das Archiv läuft in diesem Anwendungsfall im Hintergrund von SAP und sorgt dafür, dass alle Dokumente innerhalb der Datenbanklogik von SAP verbleiben. Der interne Zugriff auf die Dokumente erfolgt in diesem Fall über die SAP-Software.
Alle anderen Dokumente werden bei ECE direkt in der easy Software archiviert. Der Zugriff erfolgt in diesem Fall über den easy Client im Browser. Dass diese Dokumente nicht in SAP abgelegt werden, erläutert Fabian Kramer, liegt daran, dass
„für uns der Zugriff auf die Dokumente in diesem Fall leichter und generischer funktioniert als in dem komplexen SAP-System.“
Auf diese Weise stellt ECE sicher, dass auch Dokumente, die nicht direkt zur Wertschöpfung beitragen, trotzdem revisionssicher und datenschutzkonform archiviert werden und dabei für die Nutzer im Unternehmen sehr einfach handhabbar sind.
Solche Datenmengen lassen sich nur elektronisch managen
Die Bedeutung, die die elektronische Archivierung für ein Unternehmen wie ECE hat, wird deutlich, wenn wir uns vor Augen führen, welche Menge an Dokumenten in den beiden Archiven verwahrt werden: Laut Fabian Kramer wurden bei der Migration der Archive von der On-Premises-Umgebung in die Cloud knapp 10 Millionen Datensätze, also archivierte Dokumente, bewegt.
Wie die Daten von On-Premises in die Cloud kommen
Wie aufwändig ist nun die Umstellung eines so umfangreichen Archivsystems von On-Premises auf eine Cloud-Architektur? Das ganze Projekt zur Migration der Daten zog sich insgesamt etwa über ein Jahr hin:
„Dabei mussten wir zunächst einige Runden drehen, um zu evaluieren und entscheiden zu können, wie diese Transformation in allen einzelnen Schritten genau ablaufen soll. Das eigentliche Projekt mit der Migration der Daten und der Transformation und Abstimmung aller Prozesse hat dann letztlich etwa ein knappes halbes Jahr gedauert.“
Die größte Herausforderung lag für den Produkt Owner darin, die Migration im laufenden Betrieb möglichst stillschweigend über die Bühne zu bringen:
„Wir wollten den produktiven Betrieb natürlich so wenig wie möglich stören, mussten parallel zu diesem Betrieb aber auch die produktiven Daten übertragen, damit wir irgendwann den Switch machen konnten.“
Neben der genauen Vorbereitung dieses Schrittes hebt Fabian Kramer an dieser Stelle auch die reibungslose Zusammenarbeit mit easy hervor:
„Die Kollegen von easy haben vieles in Bewegung gesetzt, um die richtige Brücke zu schaffen, damit die Daten direkt von A nach B transportiert werden konnten.“
Als positiver Nebeneffekt der Migration hat sich dabei herausgestellt, dass Fabian Kramer und sein Team in diesem Prozess einige veraltete Datensätze aus dem Archiv entfernten.
Was den Erfolg eines Migrationsprojektes ausmacht
Für die täglichen Nutzer im Unternehmen gab es durch die Migration in die Cloud keine spürbaren Veränderungen. Und das, fügt Fabian Kramer lachend hinzu, ist in so einem Projekt wahrscheinlich auch das größte Lob, dass die IT am Ende bekommen kann:
„Der größte Erfolg ist, wenn keiner bemerkt, dass etwas verändert wurde.“
Für die IT selbst gilt das allerdings nicht. Denn mit der Umstellung auf die Cloud-Version von easy archive bezieht ECE seine beiden Archive jetzt als Managed Services und muss somit für den laufenden Betrieb der Software keine eigenen Ressourcen aufwenden.
Ganz beendet ist die Arbeit am elektronischen Archiv bei ECE aber noch nicht:
„Aktuell sind wir mit den easy Kollegen im Austausch bezüglich einer möglichen Verbindung der beiden Archive.“
Auch ein Ausbau von KI-basierten Features, zum Beispiel zur besseren Analyse der archivierten Daten, sieht Fabian Kramer als möglichen Anwendungsfall für ein zukünftiges Projekt. Und das entspricht ja auch einem der wesentlichen Geschäftsprinzipien von ECE: Ein Unternehmen sollte nie stehen bleiben, sondern immer nach den besten Lösungen suchen.
„Das eigentliche Projekt mit der Migration der Daten und der Transformation und Abstimmung aller prozesse hat etwa ein knappes halbes Jahr gedauert.“
Fabian Kramer,
Product Owner EDP | ECE