Referenz-Story
Hamm Kliniken: Mit easy hr zum smarten Bewerbermanagement
Über Hamm Kliniken
Die Hamm Kliniken stehen mit ihren vier Standorten, rund 725 Betten und rund 700 Mitarbeitern für Exzellenz in der onkologischen Rehabilitation und Anschlussrehabilitation (AHB). Ziel aller Hamm Kliniken ist es, Patienten nach einer Krebstherapie zu begleiten und die vielfältigen Funktionsbeschwerden, die körperlicher aber auch seelischer Natur sein können, zu lindern.
Dafür ist ein breit aufgestelltes und interdisziplinäres Team von höchster Priorität. Neben Medizinern, Pflegekräften und Therapeuten verfügt das Haus auch über eigenes Personal in den Bereichen Küche, Service, Hauswirtschaft und Technik. Ein Verwaltungsbereich pro Klinik und ein standortübergreifendes Zentrales Management, bestehend aus Abteilungen wie dem IT-Management, runden den Personalstamm ab und bilden das selbsternannte HAMMerstarke Team.
Die vier Hamm Kliniken sind an weit verteilten Standorten angesiedelt, die allesamt abseits der Ballungszentren liegen. Eine der zentralen Herausforderungen besteht für das Personalmanagement darin, Mitarbeitende aus den unterschiedlichsten Fachrichtungen mit teils hochspezialisierten Qualifikationen zu finden und an diese Standorte zu holen. Um das Personalmanagement in dieser Situation zu vereinfachen, haben die Hamm Kliniken bereits 2016 damit begonnen, die Personalprozesse mit easy hr zu digitalisieren.
Start mit der digitalen Personalakte
„Die alten Abläufe, als wir eine komplett papierbasierte Personalakte hatten, waren einfach super kompliziert, sehr zeitaufwendig und wenig transparent“,
erinnert sich Sarah Grant, die in der Unternehmensleitung unter anderem die Bereiche Digitalisierung und Strategie verantwortet.
„Die Probleme fingen schon damit an, dass die unterschiedlichen Leitungsebenen jeweils einen eigenen Zugriff auf die Personalakten haben müssen und zum Beispiel für Mitarbeitergespräche jedes Mal die Personalabteilung aufsuchen mussten, wo ihnen die entsprechenden Teile der Akte herausgesucht wurden.“
Sarah Grant verschweigt auch nicht, dass die Digitalisierung der Personalakten zu Beginn einen gewissen Mehraufwand darstellte, weil zunächst alle relevanten Papierakten in der Personalabteilung bearbeitet werden mussten. Das bedeutete: einscannen und in easy hr einspielen. Dennoch beurteilt sie diesen Schritt rückblickend als alternativlos:
„Heutzutage ist es für unsere Personalabteilung gar nicht mehr denkbar, ausschließlich mit Papierakten zu arbeiten.“
Einfachere Verwaltung aller Personalangelegenheiten
Aber wie nutzen die Hamm Kliniken easy hr in der täglichen Arbeit? Zum einen wurden die Personalabteilungen mit der Umstellung auf die digitale Lösung von einem Großteil der Papierakten befreit. Gerade im medizinischen Bereich, wo die Mitarbeitenden häufig Weiterbildungen absolvieren, werden Personalakten schnell sehr umfangreich. Heute werden nur noch wenige Dokumente wegen der entsprechenden gesetzlichen Vorgaben zusätzlich in Papierform aufbewahrt. Alle anderen Dokumente sind bei den Hamm Kliniken mittlerweile ausschließlich digital hinterlegt und können über die Browser-Schnittstelle von easy hr gesucht, angezeigt und bearbeitet werden.
Klare Zuteilung von Rollen und Rechten
In dieser täglichen Arbeit mit Personalakten sieht Sarah Grant einen weiteren Vorteil der Digitalisierung:
„Wir profitieren enorm davon, ein funktionierendes Rollen- und Rechtekonzept zu haben.“
Zuvor stand die Personalabteilung nicht nur vor der Herausforderung, dass sie Akten bei bestimmten Vorgängen manuell heraussuchen und ausgeben musste. Bei solchen Inhalten erfordert es auch ein sehr differenziertes System des Zugriffs auf die sensiblen Mitarbeiterdaten:
„Das können wir mit dem digitalen Rollen- und Rechtekonzept jetzt haargenau abdecken. Wechseln Mitarbeitende die Abteilung oder Funktion, können wir die Rechte sehr einfach anpassen.“
Termine werden nicht mehr vergessen
Ein weiteres Feature von easy hr, das beim Personalmanagement in den Hamm Kliniken viel genutzt wird, sind die Erinnerungsfunktionen:
„Mitarbeitende erhalten von uns bei Geburtstagen oder Jubiläen Glückwünsche, Geschenke oder auch Sonderurlaub. Mit easy hr haben wir dafür eine Erinnerungsfunktion eingerichtet. Unsere Personaler bekommen jetzt bei Geburtstagen und Jubiläen vier Wochen vorher eine E-Mail von easy hr, in der sie auf das Ereignis rechtzeitig hingewiesen werden. Diese Aufgabe bleibt dann so lange im System, bis sie dort abgeklickt wurde, damit nichts vergessen wird.“
Auch bei Probezeitgesprächen oder den jährlich stattfindenden Mitarbeitergesprächen wird automatisch eine E-Mail an die Abteilungsleitung geschickt und gleichzeitig eine Aufgabe in easy hr angelegt:
„So geht kein Mitarbeitergespräch unter und wir haben eine transparente Übersicht, welche Mitarbeitergespräche überfällig sind.“
Pilotprojekt Bewerbermanagement
Der Erfolg der digitalen Personalakte beflügelte die Hamm Kliniken, einen weiteren Personalprozess mit easy hr anzugehen: das Bewerbermanagement.
„Wir sind als Arbeitgeber kontinuierlich dabei, uns weiterzuentwickeln. Dazu gehören flexible Arbeitszeitmodelle ebenso wie moderne digitale Prozesse. Bei unserem Bewerbermanagement gab es durchaus noch Potenzial: Manche Bewerbungen erreichen uns tatsächlich noch per Post. Zwar kommt der Großteil bereits per E-Mail über unsere Stellenausschreibungen auf der Webseite, aber wir wollten sowohl die Hürden für potenzielle Bewerber weiter senken als auch die Abläufe für unsere Personalabteilungen vereinfachen.“
Um das umzusetzen, hat Sarah Grant zusammen mit ihrer Kollegin Christina Stein, die als Assistentin der Geschäftsführung arbeitet, im Herbst 2024 ein Pilotprojekt aufgesetzt. Ihr Ziel: Das gesamte Bewerbermanagement der Hamm Kliniken soll in Zukunft als ein integrierter digitaler Prozess angelegt sein, der zahlreiche Verbesserungen mitbringt:
„Wir starten den Prozess direkt in easy hr mit der Erstellung des Ausschreibungstextes. Das hat einen sehr großen Mehrwert, weil es dort viele Felder gibt, die wir einfach nur anklicken müssen, um den Text zu erstellen. Schon das spart definitiv Zeit“, erläutert Christina Stein.
Schneller, übersichtlicher und datenschutzkonform
Das gleiche gilt auch für den Genehmigungsprozess:
„Jetzt kann über einen Klick mitgeteilt werden, dass der Text abgenommen wurde oder noch etwas verändert werden muss. Auch hier sparen wir definitiv Ressourcen im Vergleich zu früher, wo jedes Dokument per E-Mail hin und her geschickt wurde.“
„Und wir stellen mehr Transparenz her“, ergänzt Sarah Grant, „weil am Ende dieses Prozesses ein freigegebenes Dokument steht, auf das sich alle geeinigt haben.“
Nachdem die Ausschreibung erstellt wurde, wird der Text automatisch auf der Unternehmenswebseite eingestellt.
„Ist die Ausschreibung auf der Homepage und es bewirbt sich jemand, haben wir definitiv auch ein paar Dinge einbauen können, die vieles erleichtern“,
fährt Christina Stein fort. Dazu zählt zum Beispiel die Einrichtung eines Bewerberpools, zu dem sich Bewerber durch einen einfachen Klick hinzufügen können.
Dank easy hr lassen sich die Anforderungen an den Datenschutz nun auch besser erfüllen. Das gilt sowohl für die Zustimmung zur Datenschutzerklärung, die bei dem von easy hr generierten Formular fakultativ ist, als auch für die Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Vorhaltung und Löschung von Bewerberdaten.
Intern schon heute ein Erfolg
Im Rahmen des Pilotprojekts wird das neue Bewerbermanagement zunächst in einer Klinik eingeführt. Auf die Frage, wie es bisher bei den Mitarbeitenden ankommt, müssen Sarah Grant und Christina Stein lachen:
„Also unsere Personaler freuen sich auf das Bewerbermanagement. Am liebsten hätten es gleich alle vier Kliniken. Das ist etwas anders als bei Einführung der digitalen Personalakte, für die zunächst die alten Bestände digitalisiert werden mussten, was mit viel Arbeit verbunden war. Aber inzwischen haben alle verstanden, dass wir die digitale Personalakte brauchten, um das digitale Bewerbermanagement einzuführen.“
In der nahen Zukunft geht es in dem Pilotprojekt darum, in der Praxis weitere Erfahrungen zu sammeln und alle Abläufe zu optimieren. Wenn das geschafft ist und das neue Bewerbermanagement in allen vier Kliniken läuft, schwebt Sarah Grant und Christina Stein bereits das nächste Projekt mit easy hr vor Augen: die Digitalisierung des On- und Offboardings.
„Wir profitieren enorm davon, ein funktionierendes rollen- und rechtekonzept zu haben, das den digitalen zugriff auf die sensiblen mitarbeiterdaten jetzt haargenau abdeckt. wechseln mitarbeitende die abteilung oder funktion, können wir die rechte sehr einfach anpassen.“
Sarah Grant,
Prokuristin | Hamm Kliniken GmbH & Co. KG