Personalprozesse

Die digitale Personalakte in der Cloud

Alle mitarbeiterbezogenen Informationen zentral an einem Ort.

Endlich Schluss mit Suchen: Mit einer zentralen Ablage aller Daten und zugehöriger Dokumente in der digitalen Personalakte können Sie mitarbeiterbezogene Informationen effizient verwalten. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Fortbildungsnachweise sowie Personalstammdaten finden hier ihren Platz und liegen dank höchster Sicherheits­standards vollkommen geschützt in der cloudbasierten Lösung.

Die digitale Rechtevergabe von Einsichten in Personalakten reduziert die operativen Aufgaben der Personalabteilung und schafft zeitliche Freiräume für andere Aufgaben. Auch To-dos im Onboarding von neuen Fachkräften, die Verwaltung von Weiterbildungsmaßnahmen oder das 25-jährige Jubiläum des wertgeschätzten Mitarbeiters können mit der digitalen Personalakte abgebildet werden. So wird Ihr Personalmanagement transparent, Sie behalten alles im Blick und werden an wichtige Fristen erinnert.

Digitale Personalakte für eine schlanke und moderne HR-Abteilung

  • Eindeutige Berechtigungskonzepte mit Zugriffsprotokollierung
  • Hinterlegte Löschfristen steuern die automatische Löschung von Daten
  • Manuelle Möglichkeiten zum Löschen von Daten
  • Unterstützung zur Datenminimierung
  • Alle Informationen zentral in einer digitalen Personalakte, keine Redundanzen
  • Schnelle Informationsgewinnung und Auskunftsfähigkeit
  • Standortübergreifend einheitliche Ablagestruktur
  • Zuverlässige Einhaltung von Fristen

Die Funktionen der digitalen Personalakte im Überblick

Ein standardisiertes Übernahmetool garantiert die schnelle und automatische Integration der Personalstammdaten aus allen Drittsystemen wie Lohn- und Gehaltssystemen direkt in die digitale Personalakte. Diese werden mit Ihrem ERP-System synchronisiert und Belege automatisch an der richtigen Stelle abgelegt.

Kaum ein Dokument im unternehmerischen Alltag ist so hohen Anforderungen an die Sicherheit unterworfen wie die Personalakte. Mit ausgefeilten Sicherheitsmechanismen innerhalb der digitalen Personalakte stellen wir sicher, dass Datenschutzvorgaben strikt eingehalten werden.

Je nach Rolle und individueller Berechtigung sieht der Anwender in der digitalen Personalakte – ganz gleich, ob Personalsachbearbeiter, Vorgesetzter oder Mitarbeiter – genau die Informationen, die für ihn bestimmt sind.

Ein integriertes Fristenmanagement der digitalen Personalakte erinnert nicht nur zuverlässig an alle Wiedervorlagen und To-dos, sondern überwacht auch Fristen. Die Mitarbeiter im Personalmanagement werden spürbar entlastet.

Abgerundet wird unsere digitale Personalakte mit der revisionssicheren Ablage von Dokumenten, die nicht mitarbeiterbezogen sind, wie z.B. Betriebsvereinbarungen oder SV-Jahresmeldungen.

Gerade vor dem Hintergrund des demografischen Wandels ist es heute wichtig, nicht nur gute Mitarbeiter zu finden, sondern sie auch zu halten. Dafür ist ein gelungenes Onboarding essenziell. Mit einem workflowgesteuerten Aufgabenmanagement, der Erledigungskontrolle mit Fristen und einem mehrstufigen Eskalationsmanagement gelingt Ihnen das spielend. Alles integriert in die digitale Personalakte.

Ein webbasierter Zugriff auf die digitale Personalakte, unabhängig von Ort und Zeit, passt sich Ihrem Tagesablauf an und ermöglicht freies und flexibles Arbeiten. Dies gilt für das Cloud-Modell ebenso wie für die On-Premises-Lösung.

Mobile Apps können genutzt werden für die Erledigung von Urlaubsanträgen, Stammdatenänderungen bei Namensänderungen oder Steuerklassenänderungen.

Webinar on-demand

Einführung der digitalen Personalakte

  • Vor welchen Herausforderungen standen die HR-Mitarbeiter vor der Einführung der digitalen Personalakte?
  • Was hat man sich von einer digitalen Lösung erhofft und welche Anforderungen gab es?
  • Wie konnte man die Mitarbeiter davon überzeugen, sich von papierbasierten Akten zu trennen?
  • Welche Konsequenzen hat die digitale Personalakte für die heutige Arbeit der Personalmanager und Mitarbeiter?
Webinar anschauen

Personalentwicklung

Entwickeln Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeiter kontinuierlich weiter

Ihre Mitarbeiter im Unternehmen sind nicht nur eine Ressource, sie sind das wichtigste Kapital für den Unternehmenserfolg. Gerade im digitalen Wandel wird lebenslanges Lernen essenziell und somit auch die stetige Personalentwicklung Ihrer Mitarbeiter. Durch das Modul für Qualifikations- und Seminarmanagement in unserer easy hr Software erhalten Führungskräfte und Personalverantwortliche auf Knopfdruck einen umfassenden Überblick über den Qualifikationsstand der Mitarbeiter. Entwicklungspotenziale werden aufgezeigt und die strategische Personalplanung unterstützt.

Wertschätzung heißt Mitarbeiterförderung

  • Volle Übersicht zu anstehenden Weiterbildungsmaßnahmen und Seminarmanagement
  • Innerbetriebliche rechtliche Vorgaben werden einfach eingehalten
  • Effiziente Unterstützung der Personalstrategie
  • Intelligente Verwaltung von Personalentwicklungsgesprächen und deren Auswertung
  • Zufriedene Mitarbeiter, die ihre Potenziale nutzen und weiterentwickeln

Management aller Organisationspunkte rund um Seminare: Räume, Trainer, Seminaranbieter, Termine, Anmeldungen, Qualifikationspfade, Kosten, Voraussetzungen.

Für einzelne Mitarbeiter sowie für Externe und komplette Organisationsstrukturen, Funktionen und Stellen wird die Planung erleichtert.

Termingebundene innerbetriebliche Pflichtschulungen, Fachschulungen und Zertifizierungen.

Für die Beantragung, Freigabe und Durchführung mit abschließender Bewertung.

Erleichterte Budgetkontrolle und Budgetplanung.

Der Austausch von Daten zu ERP-Systemen ist über beschriebene Austauschformate möglich.

die richtigen daten in den richtigen händen

easyhr

Digitale Personalakte und Self Services bereitstellen

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