Vertragsmanagement-Evolution mit EASY Contract Management for SAP®Solutions

Vertragsarbeit in SAP® clever gestalten, statt nur automatisiert verwalten

Verträge sind die Sprache der Geschäftswelt. Mit EASY Contract Management for SAP® Solutions beherrschen Sie und Ihre Mitarbeiter das Management Ihrer Verträge aus dem Effeff. Unternehmensweit und mobil nutzbar, lassen Sie Grenzen von Raum und Zeit hinter sich – dank der leichten Nutzbarkeit des Vertragsmanagements durch SAP Fiori-Benutzeroberflächen.

Das Beste vorweg: Mit EASY Contract Management for SAP Solutions setzen Sie auf eine Vertragsmanagement-Lösung, die auf einem Single-Source-of-Truth-Ansatz basiert.

Vertragsmanagement SAP

Die entscheidenden Dreh- und Angelpunkte im Vertragsmanagement für SAP®

Unternehmensweit und über Standorte hinweg sorgt EASY Contract Management so für einen einheitlichen Datenbestand in Sachen Vertragsangelegenheiten. Ungereimtheiten und sich widersprechende Vertragsversionen und -dubletten werden so bereits im Ansatz vermieden. Aber auch bei der alltäglichen Vertragserstellung in SAP unterstützt Sie EASY Contract Management: Ihre Rechtsabteilung gibt geprüfte Textbausteine über die Vertragsbibliothek zur Verwendung frei, anhand derer Sie und Ihre Teams Verträge in SAP® mit Leichtigkeit erstellen. Ein auf gängigen Geräten – von Smartphones/Tablets bis Desktop – gut zu benutzendes User-Interface (SAP Fiori) unterstützt Sie dabei an allen Orten.

Gerade durch die individualisierbaren Dashboards sehen Nutzer nur die in deren Aufgabenbereich fallenden Verträge und Angelegenheiten. Vertragsfristen verpassen – das gehört mit EASY Contract Management zur Vergangenheit. Ein ausgeklügeltes Fristenmanagement erinnert Ihre Nutzer automatisiert an bevorstehende Vertragsfristen – und durch die tiefe Integration in kaufmännische Prozesse erreichen Nutzer Rechnungen und Verträge etc. direkt aus dem SAP Fiori Launchpad. So macht Vertragsmanagement in SAP wieder Spaß.

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Nach Login: Verträge, Termine, Fristen im Blick

Direkt nach dem ersten Einstieg begrüßt Sie das bekannte Fiori Launchpad. Aufgeräumt und übersichtlich gestaltet, bringt Sie EASY Contract Management for SAP Solutions auf den Stand der Dinge. Überall und jederzeit. Auf nahezu jedem Device. Jede Fiori Kachel stellt einen Inhaltstyp zur Verwaltung wichtiger unternehmerischer Vertragsangelegenheiten bereit – von Termin- und Fristenmanagement übers Monitoring wichtiger KPIs bis hin zum Prozess-Journal. Letzteres lässt Sie in die Vergangenheit Ihrer Vertragsprozesse reisen; so bleiben Entscheidungen auch Jahre später bis ins Detail nachvollziehbar.

Direkt nach Login: Alles Wichtige zu Verträgen auf einen Blick im Fiori Launchpad..

Vertrags-Anlage – klassifiziert nach Vertragsart

EASY Contract Management for SAP® Solutions verwandelt Ihr Vertragswesen in eine Effizienzzentrale. Vertragsarten, derer viele existieren, ordnen Sie verschiedenen Vertragsgruppen zu. Diese Vertragsgruppen können Sie individuell auf Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen. Das beschleunigt die tägliche Arbeit ungemein. Wichtige Vertragsgruppen stellen Sie Ihren Key-Usern in übersichtlicher Weise als Fiori Kachel im Launchpad von EASY Contract Management bereit. Der Clou daran: Bei der Anlage eines Vertrags kann direkt der Bezug zu einem SAP-Objekt, z. B. zu einer Bestellung oder Rechnung, hergestellt werden. Diese SAP-Objekte erreichen Sie dann direkt aus dem jeweiligen Vertrag – einfach per Mausklick. Zudem können Nutzer des Vertragsmanagements in SAP auch direkt aus dem Fiori Launchpad in die SAP Business-Objekte abspringen.

Auch bei der Vertragsanlage bleiben gewohnte Funktionen wie Vorschau etc. erhalten.

Gebündelt in einer Vertragsakte: Verträge und vertragsbegleitende Dokumente

Bei Anlage eines neuen Vertrages erstellt EASY Contract Management die dem Vertrag zugehörige Vertragsakte in SAP. Bildlich gesprochen fasst diese Akte als digitale Klammer alle vertragsbegleitenden Dokumente zusammen. So bleibt der Kontext erhalten. Das erzeugt Struktur und verschafft Ihnen den Überblick. Bei Betrachtung eines Vertrags in EASY Contract Management erhalten Sie Absprungoptionen zu „Grunddaten zum Vertrag“, hin zu „Vertragspartnern (Debitoren, Kreditoren)“, zu korrespondierenden E-Mails, zum Zahlungsplan oder zum Geltungsbereich etc.

Eigenschaften, Versionen und Notizen zum Vertrag finden Sie schnell und übersichtlich in der Vertragsakte.

Freigaben/Genehmigungsprozesse im Griff – dank Workflows

Alle Freigabeprozesse zu Vertragsdokumenten lassen sich in Workflows definieren und organisieren. EASY Contract Management for SAP Solutions nutzt dabei die Technologie der SAP. Beim Einrichten und Erstellen von Workflows wird jedoch eine eigene Oberfläche genutzt, die dies nochmals deutlich vereinfacht. Kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, lassen sich fest an Mehr-Augen-Workflows koppeln. So bleiben Sie Compliance-konform.

Workflows sind das A und O im Vertragsmanagement in SAP. Hier die Freigaben im Vertragsprozess.

Das A und O im Vertragswesen: Termin- und Fristenmanagement

Verpassen Sie kein Ereignis mehr rund ums Thema Verträge. EASY Contract Management for SAP Solutions erinnert Sie automatisch an Verträge, die gekündigt werden können und an befristete Verträge, deren Vertragslaufzeit demnächst endet. Darüber hinaus ermöglicht EASY Contract Management individuelle Wiedervorlagen und vieles andere mehr. Für die Vertragssuche steht eine Standardselektion zur Verfügung. Ein Anwender kann weitere Suchfelder aus einem Feldvorrat einblenden und eigene Suchsichten anlegen. So zeigt die Ergebnisliste nur Verträge, für die ein Anwender eine entsprechende Berechtigung besitzt.

Termin- und Fristenmanagement gehört zu den essentiellen Aufgaben im Vertragsmanagementprozessen.

Tiefe Prozessintegration in kaufmännische Prozesse

Gelungenes Vertragsmanagement besticht durch dessen tiefe Prozessintegration in die SAP-Vertragsakte. Auf diesem Weg verbindet EASY Contract Management for SAP Solutions die SAP-Standardmodule aus dem Controlling, dem Vertrieb, dem Finanzwesen etc. mit dem Vertragsmanagement. Durch diese prozessuale Verbindung lässt EASY Contract Management einen Kontext zu Kosten- und Buchungs-, Vorgangs- und anderen Vertragsprozessen in SAP entstehen. Der direkte Zugriff auf Ihre Verträge ist so jederzeit aus verschiedenen Kontexten möglich: so z.B. im Prozess der Rechnungsprüfung bei Preisabweichungen oder in der Angebotsphase oder in der Vertragsverhandlungsphase – alle Vertragsmanagement in SAP durch EASY Contract Management gestaltet sich so spielend leicht.

Aus dem Vertrag innerhalb des Vertragsmanagements mal eben eine zugehörige Rechnung öffnen – Kein Problem mit EASY Contract Management for SAP Solutions.

6 Vorteile des Vertragsmanagement in SAP® im Überblick

Effizienz entsteht aus Transparenz

Verwalten Sie Verträge in SAP standortunabhängig. Sie legen fest, wer auf welche Verträge in EASY Contract Management for SAP Solutions zugreifen darf. Definierte Vertreter aus den zuständigen Fachabteilungen verfügen so jederzeit an jedem Ort über den Zugriff auf Verträge im Vertragsmanagement in SAP.

Mobiles Arbeiten

Der Zugriff auf EASY Contract Management for SAP Solutions erfolgt Endgeräte-übergreifend über SAP® Fiori® – für den schnellen Zugriff via PC oder Smartphone/Tablet. EASY SOFTWARE stellt für das Vertragsmanagement die Lösung bereit – optimiert für den On-Premises-Betrieb im SAP®-Umfeld. Gleich, wann und wo – bleiben Sie immer auf dem Laufenden mit unserer Vertragsverwaltung für SAP®.

Elaboriertes Management von Fristen

Mehrstufige Fristenkalender mit Eskalationsmechanismen sorgen durch automatisch versendete Erinnerungen dafür, dass Fristversäumnisse der Vergangenheit angehören. Automatisierte Workflows erinnern Sie automatisch an Verträge, die gekündigt werden können, an befristete Verträge, die auslaufen, ermöglicht individuelle Wiedervorlagen und vieles andere mehr. So bleiben Sie Compliance-konform.

Revisionssicherheit

Steigen Sie im Vertragsmanagement in SAP ein in die wirklich effiziente Art der Erzeugung von Verträgen. Bereits formulierte und geprüfte Textbausteine für verschiedene Dokument- und Vertragsarten sowie ein hinterlegtes Regelwerk automatisieren die Texterstellung – gleich ob Miet-, Pacht- oder Service-Verträge etc. Das spart Zeit und rechnet sich.

Vertragslebenszyklus – End-to-End

EASY Contract Management for SAP Solutions unterstützt und begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages – von der Vertragsanbahnung und Erstellung, über Verhandlungen von Nachträgen bis zur Vertragskündigung und Archivierung der abgeschlossenen Verträge. Vertragsmanagement in SAP® – gelingt so einfach reibungslos.

Praktische Suche

Für die Vertragssuche steht eine Standardselektion zur Verfügung. In der Ergebnisliste werden nur Verträge angezeigt, für die ein Anwender entsprechende Berechtigungen hat. Weitere Suchfelder lassen sich aus einem Feldvorrat einblenden und eigene Suchsichten anlegen. Darüber hinaus ist eine Suche nach Vertragspartnern ebenso möglich wie die schnelle Draufsicht über alle Verträge zu einem Vertragspartner. In unserem Vertragsmanagement für SAP® besteht natürlich auch die Option, die Beziehungen zwischen Verträgen zu pflegen.

Potenziale im Prozess des Vertragsmanagements in SAP®

Nutzen Sie die Chancen des digitalen Vertragsmanagements in SAP®: Behalten Sie den Überblick auf alle angelegten Verträge – jeder Vertrag ist nur einen Mausklick entfernt, gleich, wo Sie sich befinden, ob Sie per Desktop, Smartphone oder Tablet zugreifen. Endlich gelingt das Einhalten von Fristen und Terminen im Handumdrehen.

  • Einsparpotenziale: Laut einer Studie von Price Waterhouse Coopers können bis zu 2 % aller Unternehmensausgaben durch die Einführung eines Vertragsmanagementsystems in SAP reduziert werden. Darüber hinaus kommen die Autoren dieser Studie zum Ergebnis, dass durch ein digitales, ganzheitliches Vertragsmanagement in SAP insgesamt auch die Compliance und vertragskonformes Verhalten steigt.
  • Qualitätssteigerungen im Vertragsmanagement: Mit EASY Contract Management for SAP Solutions, dem Vertragsmanagement in SAP, erhöhen Sie die Qualität der gesamten Vertragsunterlagen: Contract Management bietet Ihnen jederzeit die Ansicht auf korrekte Vertragsinhalte, überwacht die Einhaltung definierter Abläufe und bietet eine Draufsicht auf Soll- und Ist-Zustände des Vertrags.
  • Freigabeworkflows: Alle Freigabeprozesse zu Vertragsdokumenten lassen sich in Workflows definieren und organisieren. EASY Contract Management for SAP Solutions nutzt dabei die Technologie der SAP. Beim Einrichten und Erstellen von Workflows wird jedoch eine eigene Oberfläche genutzt, die dies deutlich vereinfacht. Kritische Bearbeitungsaktionen, wie etwa das Löschen oder Verschieben von Dokumenten oder Akten, lassen sich fest an Mehr-Augen-Workflows koppeln.
  • Usability is key – auch im Vertragsmanagement in SAP: Mobiles Arbeiten gehört mittlerweile längst zum Standard. So auch in EASY Contract Management for SAP Solutions. Ihre Verträge haben Sie von nun stets dabei, auf dem Smartphone oder auf dem Tablett – und durch die Oberflächen in SAP Fiori müssen Sie nichts an Funktionalität vermissen.

FAQ zum Vertragsmanagement in SAP®

Allgemeine Fragen

Ist die Bedienung bzw. das Aussehen benutzerfreundlich?

Durch den Einsatz von SAP Fiori und die Einhaltung der entsprechenden Design und Usability Vorgaben der SAP wird die Lösung von den Anwendern als nutzerfreundlich empfunden.

Welche Sprachen werden unterstützt?

Das Produkt wird in deutscher und englischer Sprache ausgeliefert. Für die Sprachen Französisch und Niederländisch wird ein Übersetzungstemplate (Oberfläche) bereitgestellt. Dieses kann im Projekt erweitert und angepasst werden. Die Oberfläche kann in weitere Sprachen übersetzt werden; dies erfolgt i.d.R. mit dem Kunden zusammen.

Was ist der Vorteil gegenüber einer NON-SAP®-Lösung?

EASY Contract Management for SAP Solutions ist vollständig in SAP® integriert. Es werden keine Schnittstellen zu weiteren Systemen benötigt und die Vertragsdaten nicht in andere Systeme kopiert. Der Anwender bleibt zudem in der vertrauten SAP®-Umgebung und die Integration von SAP®-Daten gelingt einfacher. Auch kann das SAP®-Berechtigungskonzept übernommen werden; das doppelte Pflegen von Rollen und Berechtigungen entfällt.

Ist das Vertragsmanagement modular aufgebaut?

Ja, es gibt Basis-Module und Module für die fachliche Ausprägung. Es werden nur die Module installiert, die der Kunde für das jeweilige Projekt benötigt. So können Kunden zu Beginn nur den vorkonfigurierten Process2Go installieren. Der Kunde entscheidet, welche Funktionen er aus diesem Process2Go nutzen möchte. Weitere Funktionen können jederzeit hinzufügt werden. Die Nutzung des Dokumenten-Konverters für die Thumbnail-Erstellung ist im Process2Go inbegriffen. Der Kunde kann den Konverter auch zu einem späteren Zeitpunkt implementieren. Gleiches gilt für die Konvertierung in das Langzeitformat PDF/A. Dieses ist ggf. lizenzpflichtig. Das Produkt beinhaltet Programme, die nachträglich die Thumbnails und/oder die PDF-Konvertierung für bereits abgelegte Dokumente durchführen.

Fachliche Fragen: Fachliche Interaktion mit dem SAP

Wie unterscheidet sich EASY Contract Management for SAP Solutions von der SAP® Lösung?

Mit EASY Contract Management for SAP Solutions können alle Verträge in einem Unternehmen verwaltet und bewirtschaftet werden. SAP® hat keine eigene, vergleichbare Lösung für das Vertragsmanagement im Produktstandard, die alle Verträge beinhaltet. Im SAP® MM finden sich nur einkaufsrelevante Verträge, im Immobilienmanagement (RE-FX) entsprechend nur die Verträge zu den Gebäuden, Mietverträge etc.

Was sind die größten Vorteile von EASY Contract Management for SAP Solutions?

EASY Contract Management for SAP Solutions ist einfach für die Anwender zu bedienen und es bietet dem Unternehmen die Möglichkeit, alle Verträge zentral zu verwalten. Letzteres ist gerade für die Geschäftsführung sehr wichtig. Dabei erleichtert die strukturierte Dokumentenablage die tägliche Arbeit ungemein und bietet eine auf Ihre Bedürfnisse hin anpassbare, allgemeine Aktenstruktur an. Eine Volltext-Dokumentensuche (SAP TREX vorausgesetzt) unterstützt Sie während der Dokumenten-Recherche mit treffsicheren Suchergebnissen. Auch bei der Dokumentenerstellung unterstützt Sie EASY Contract Management for SAP Solutions: Dokumente erzeugen Sie von nun an mit wenigen Klicks; dazu werden standardisierte Vorlagen mit allen relevanten Textblöcken sowie den nötigen Daten aus dem SAP ERP-System bezogen.

Kann der Kunde sein bestehendes Archiv weiterhin nutzen?

Ja, alle EASY for SAP Solutions-Produkte unterstützen die Schnittstelle SAP® ArchiveLink. So kann jedes bereits am SAP®-System angeschlossene Archiv genutzt werden. Empfehlung für das Vertragsmanagement in SAP: einen eigenen Bereich (Content Repository) für das Contract Management einrichten zu lassen.

Bietet EASY Fiori®– / SAP®-UI5-Apps für EASY Contract Management for SAP Solutions an?

Seit Q4/2017 wird ein endgeräteübergreifender Zugriff über SAP® Fiori® / HTML5 bereitgestellt – auch für reine On-Premises-Installationen.

Kann EASY Contract Management for SAP Solutions unter SAP® S/4HANA® betrieben werden?

Ja, EASY Contract Management for SAP Solutions unterstützt SAP® S/4HANA® und ist für S/4HANA zertifiziert.

Wird das SAP® Organisationsmanagement unterstützt?

Diese Frage wird häufig im Zusammenhang mit der Zuordnung der Verträge zu Verantwortlichen und Abteilungen gestellt. Ja, das SAP® Organisationsmanagement wird genutzt. Allerdings existiert hier häufig auch ein Aber: Sehr selten ist das SAP® Organisationsmanagement bei den Kunden so tiefgehend ausgeprägt, dass es für die Zuordnung im Vertragsmanagement genutzt werden kann. Alternativ kann im Vertragsmanagement eine Liste aller Abteilungen gepflegt werden. Diese kann alternativ für die Berechtigungsprüfung genutzt werden.

SAP Vertragsmanagement
Mediathek

Entdecken Sie nützliche Whitepaper, Webinar-Aufzeichungen, Leitfäden und Checklisten zum Thema Vertragsmanagement für SAP.

  • Was ist eigentlich EASY Contract?

    Was ist EASY Contract überhaupt – und wie helfen die ausgereiften Features und Funktionen? Das erfahren Sie im Webinar mit unseren beiden langjährigen Experten Thomas Schiffmann und Ralf Janzen.

    Mehr erfahren

Referenz-Kunden
  • Bei SSI Schäfer Shop GmbH, eines der führenden Versandhändler im Bereich Büroausstattungen in Europa, gehen 800 Rechnungen pro Tag ein. Die Menge stellt buchhalterisch eine Herausforderung dar. Egal, ob Rechnungen per Mail oder Post ankommen, sie müssen direkt ins SAP ERP-System übertragen werden.

    Die ganze Story

  • Für die Gewobag Wohnungsbaugesellschaft implementierte die EASY SOFTWARE eine Vertragsmanagement-Software zur effektiveren Nutzung von Miet- und Konzernverträgen.

    Die ganze Story

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