Was ist ArchiveLink?
ArchiveLink ist ein vom SAP NetWeaver Application Server (zuvor: SAP Web Application Server) bereitgestellter Dienst. Dieser Service verknüpft die im SAP® ERP-System erfassten Anwendungsbelege mit den zugehörigen, archivierten Dokumenten. Die Zuordnung speichert ArchiveLink in einer Verknüpfungstabelle. Somit stellt SAP ArchiveLink sinnbildlich die Brücke zwischen SAP-System und der Archiv-Ablage dar – und dies dauerhaft, also perfekt für die revisionssichere Archivierung und einiges andere mehr.
Für eine Archiv-Ablage selbst sieht ArchiveLink zwei Optionen vor. Entweder setzt man auf den SAP Content-Server; diesen empfiehlt SAP allerdings nur für die zeitlich begrenzte, temporäre Ablage. Oder man setzt auf ein alternatives Archiv; allerdings sollte Sie hier auf die SAP-Zertifizierung achten. Schließlich muss die gewählte Lösung das Zusammenspiel mit SAP ArchiveLink reibungslos beherrschen. easy archive for SAP Solutions zählt dazu.
Welche Vorteile besitzt ArchiveLink?
Zuallererst ermöglicht SAP ArchiveLink die bequeme und rechtsverbindliche Archivierung ein- und ausgehender Dokumente; gleiches gilt für Tabelleninhalte sowie Drucklisten. Durch die oben beschriebene Vorgehensweise sichert ArchiveLink aber noch zwei weitere Vorteile:
- Vorteil 1 – schneller Zugriff: Der vorgangsbezogene, schnelle und direkte Zugriff vom Beleg im SAP-System auf archivierte Dokumente vereinfacht den täglichen Umgang in dokumentenintensiven Systemwelten.
- Vorteil 2 – gezielte Suche: SAP ArchiveLink eröffnet zudem einen erheblichen Mehrwert in der täglichen Arbeit mit Dokumenten und Anwendungsbelegen. Mithilfe von spezifischen Attributen suchen Sie gezielt nach archivierten Dokumenten, auch direkt im SAP-System. Such-Funktionen wie diese eliminieren mühsame Arbeitsabläufe, z.B. das Kopieren von Originalen und das aufwendige Suchen nach prozessbezogenen Informationen. So minimiert SAP ArchiveLink nicht nur zeitintensive Aufgaben, sondern steigert auch die Effizienz und Genauigkeit in den Arbeitsabläufen.
Wie funktioniert SAP ArchiveLink?
Zu den Dreh und Angelpunkten von ArchiveLink gehören drei Elemente:
- das zu bestimmende Content-Repository, also der Archiv-Ablage-Ort der Dokumente
- und die ArchiveLink-Verknüpfungstabelle samt logischer Zuordnungen zu
- Anwendungsbelegen im SAP-System und zum abgelegten Dokument in der ArchiveLink-Ablage.
Als Content-Repository kommt für die revisionssichere Archivierung in der Regel ein SAP-zertifizierter Archiv-Server zum Einsatz. Genau dort liegen später die archivierten Dokumente. Über den SAP ArchiveLink-Dienst wird nun die logische Verknüpfung vom Anwendungsbeleg im SAP-System zum Dokument im Content-Repository erstellt.
Was ist ein Content-Repository?
Repositorys sind Ablagesysteme, die Ihre archivierten Dokumente strukturiert festhalten. Drei Optionen sieht SAP ArchiveLink für ein solches Repository vor:
- als logischer Bereich im Filesystem einer Festplatte,
- als Datenbank oder
- als externer Archivserver
Je nach Anwendungsfall kommt eine der drei Optionen infrage. In allen Fällen sorgt ArchiveLink für eine stukturierte, revisionssichere Ablage.
Die ArchiveLink-Verknüpfungstabelle – so funktioniert‘s
Vielleicht ein kleines Beispiel anhand eines eingehenden Dokuments. Sobald das Dokument das SAP-System erreicht, wird in SAP ein Anwendungsbeleg und ein zugehöriges Business-Objekt erstellt.
Das Business-Objekt hält drei wichtige Parameter fest, die es eindeutig und identifizierbar machen. Der ArchiveLink-Service erzeugt aus diesen Parametern eine eindeutige Verknüpfung und stellt sie automatisch auf Anfrage für SAP-Anwendungen bereit. So gelingt die beschleunigte Suche aus den Anwendungen im SAP ERP-System im Handumdrehen.
ArchiveLink – seit über 20 Jahren im Einsatz
Seit 1996 stellt die SAP-Schnittstelle wertvolle Dienste zuverlässig bereit. Auch innerhalb der easy-Produktwelt. Zwei Aufgaben erfüllt die Schnittstelle bei easy:
- Zum einen dient ArchiveLink der GoBD-konformen Datenhaltung im Sinne der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
- Zum anderen kann diese Technologie auch die Vorausetzungen zur Einhaltung der DSGVO erfüllen.
Beides ermöglicht easy archive for SAP Solutions in Kombination mit easy WebDAV for SAP ILM, falls die DSGVO-Funktionalität gewünscht wird.
Ist ArchiveLink ein Service oder eine Schnittstelle?
Die kurze Antwort: Beides trifft zu. Aus der Perspektive des SAP-Systems stellt die Technologie einen Service, einen Dienst dar. Aus der Sicht einer Anwendung wohl eher eine Schnittstelle.
Darüber hinaus wurde und wird SAP ArchiveLink auch während der Transformation nach S/4HANA eingesetzt. Hier gilt es, das verbrauchte Datenvolumen der In-Memory-Datenbank von HANA möglichst schlank zu halten. Aus Performance- und aus Kostengründen. So lassen sich vor dem Wechsel nach S/4HANA ermitteln, welche Datensätze überhaupt der SAP-HANA-Datenbank liegen sollen und welche zur Archivierung lieber ins externe Archiv gelangen.
Nach gut einem Vierteljahrhundert Einsatzzeit stellt sich die Frage, wie es zukünftig mit der SAP ArchiveLink-Schnittstelle weitergeht. Wie in letzter Zeit zu lesen war, wird diese Schnittstelle nicht mehr in der Public Cloud von S/4HANA unterstützt; für diesen Anwendungsfall geht ArchiveLink in Pension. Stattdessen soll CMIS (Content Management Interoperability Services) eine passende Alternative darstellen. Leider ist das noch nicht offiziell; es bleibt also abzuwarten.
Archivelink mit EASY Archive for SAP Solutions
Durch die ArchiveLink-Schnittstelle können Unternehmen easy archive leicht in bestehende und neue IT-Infrastrukturen integrieren. Dadurch profitieren Unternehmen von revisionssicherer und DSGVO-konformer Archivierung, noch leichterer Auffindbarkeit und einem schnellen Zugriff auf archivierte Dokumente in SAP.