Archivierung in SAP
verbindet SAP und alle archivierten Dokumente
Die Archivierung in SAP® ist das Rückgrat für all Ihre dokumentenintensiven Geschäftsprozesse. Egal, auf welche Art ein Dokument ins Unternehmen kommt, ob per E-Mail, Scan oder per PDF: Ihr SAP®-Archivsystem bündelt sämtliche Informationen und Dokumente revisionssicher und wiederauffindbar.
SAP-Dokumentenarchivierung und intelligente Verknüpfung
Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse mit ERP-Systemen wie SAP organisieren, möchten diese optimal nutzen. Eine Vielzahl von digitalen Dokumenten kann jedoch das System überlasten und damit zu einer schlechteren Performance führen, woraus wiederum ein größerer Zeitaufwand bei der Bearbeitung folgt. Hier ist also eine digitale Dokumentenablage und -archivierung gefragt, um Elemente, die nicht mehr für das Tagesgeschäft benötigt werden, sinnvoll zu verwalten und zu archivieren. SAP bietet hierfür eine integrierte Lösung zur Dokumentenablage an.
Dabei gibt es jedoch einen entscheidenden Haken: Nach der Datenarchivierung können diese nicht mehr ohne Weiteres in SAP verfügbar gemacht werden. Benutzer haben zwar weiterhin einen Lesezugriff, allerdings können die archivierten Dokumente nicht zurückgeladen werden, um weiter mit ihnen zu arbeiten. Ein weiterer Nachteil liegt in der System-Performance, die von großen Datenmengen spürbar beeinträchtigt werden kann. Für Nutzer von SAP S/4HANA ist zudem die In-Memory-Datenbank mit hohen regelmäßig anfallenden Kosten verbunden.
Die Lösung für die Archivierung Ihrer Daten und Dokumente ist easy archive for SAP Solutions. Die von SAP zertifizierte Schnittstelle verbindet das SAP-System mit dem zugrundeliegenden externen easy archive über den integrierten SAP-Bestandteil ArchiveLink und lagert so Daten und Dokumente, die gerade nicht benötigt werden, aus dem SAP-System in das easy archive aus. So werden Performancekapazitäten geschaffen und die revisionssicher archivierten Daten stehen weiterhin für die tägliche Arbeit zur Verfügung.
Machen Sie Schluss mit langer Suche nach der letzten Rechnung oder der Gehaltsabrechnung. Vertrauen Sie dem Marktführer für Archivsysteme: easy archive for SAP Solutions ist das Bindeglied zwischen Ihrem SAP-System, den Dokumenten in Ihrem Unternehmen und dem Archiv.
Das zugrundeliegende easy archive verarbeitet nicht nur die Daten und Dokumente aus Ihrem SAP-System, sondern auch all jene, die in anderen Anwendungen generiert werden. Das schafft die Basis für zahlreiche Funktionen der easy-Lösung, die über die reine Ablage hinausgehen.
Funktionen
Dokumente in SAP sicher archivieren und weiterhin mit ihnen arbeiten
Nach der Dokumentenarchivierung kann diese nicht mehr ohne Weiteres in SAP verfügbar gemacht werden. Abhilfe kann eine externe Software zur Dokumentenarchivierung schaffen. Mit easy archive haben Sie einen Ablageort für Ihre Daten und Dokumente, der gleich mehrere Vorteile bietet. Daten und Dokumente werden hier revisionssicher abgelegt.
Die Anforderungen des Gesetzgebers sind in der Vergangenheit immer weiter gestiegen. Einerseits gilt es, Dokumente revisionssicher aufzubewahren, um den geschriebenen und ungeschriebenen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie firmeninternen Vorgaben gerecht zu werden. Andererseits ist auch die Beachtung des Datenschutzes gefordert. Mit einer Softwarelösung ist die datenschutzgerechte digitale Archivierung garantiert, wenn sie das SAP Information Lifecycle Management (ILM) unterstützt. Hierbei werden Dokumente automatisch verwaltet und z.B. nach einem zuvor definierten Zeitraum und bestimmten Bedingungen gelöscht. So wird eine Ablage unter Beachtung der sensiblen Datenschutzanforderungen von Geschäftsdokumenten optimal unterstützt, denn jede Änderung, egal ob Löschung, Sperrung oder Ablage, lässt sich transparent nachvollziehen. Die Daten und Dokumente in easy archive können auch nach der Archivierung wieder verfügbar gemacht werden.
Die schlanke hoch-performante Lösung ist bereits größtenteils vorkonfiguriert und lässt sich so problemlos an Ihr SAP-System anbinden – und das sogar im laufenden Betrieb. Mit easy archive for SAP Solutions erreichen Sie mehr als nur eine Ablage Ihrer Daten und Dokumente. So unterstützt die Lösung Sie durch zahlreiche weitere Funktionen:
- SAP-Dokumente sowie Dokumente aus anderen Systemen lassen sich vorgangsbezogen miteinander verknüpfen und thematisch zusammenhängend in Akten bündeln. So sehen Sie auf einen Blick alles, was zusammengehört.
- Archivierte SAP- als auch Nicht-SAP-Daten lassen sich mithilfe der Volltextsuche direkt aus der SAP-Umgebung heraus recherchieren. Das vermeidet den umständlichen Wechsel zwischen verschiedenen Systemen bei der Recherche und spart wertvolle Zeit.
- Daten und Dokumente können über easy archive for SAP Solutions mit zusätzlichen Metadaten verknüpft werden, die das Recherchieren von SAP-Daten mit dem Archiv Client auch außerhalb von SAP ermöglichen.
- Daten und Dokumente können vorgangsbezogen für alle Enterprise-Applikationen archiviert und in Prozesse eingebunden werden, sodass vielseitige Geschäftsprozesse gestaltet werden können, die sich nicht auf SAP beschränken.
- Frühes Ablegen: Die Mitarbeiter scannen alle Dokumente sofort nach Eingang ein und ordnen diese einzeln dem korrekten Betriebsvorgang über den SAP Business Workflow zu, der schon vordefiniert wurde.
- Spätes Ablegen: Die eingehenden Dokumente werden mit einem Barcode versehen. Sie werden gesammelt eingescannt und durch den Barcode automatisch dem richtigen Betriebsvorgang zugeordnet.
- Gleichzeitiges Ablegen: Der Betriebsvorgang wird gebucht, danach wird das zugehörige Dokument eingescannt und sofort manuell diesem Vorgang zugeordnet.
Behalten Sie den Überblick mit einem Archiv für SAP
Die easy-Lösung beherrscht weitaus mehr als nur Archivierung in SAP. So unterstützt easy archive for SAP Solutions Sie durch zahlreiche weitere Funktionen für die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse, wie z.B.
- die Archivierung von umfangreichen Drucklisten und Journalen
- die Automatisierung Ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung oder eingehenden Kundenaufträge
- die Speicherung aller Dokumente von Einkaufs- bis zu Zahlungsprozessen
- die Speicherung von personenbezogenen Daten
- die Verknüpfung mit externen Dokumenten, z.B. extern erstellten Serviceberichten
Sie können einfach jedes Dokument im Unternehmen in SAP archivieren
- Drucklisten, Journale, Mahnlisten
- Kundenaufträge
- Eingangs- und Ausgangsrechnungen
- Personalakten, Kunden- und Projektakten
- E-Mails im Prozess
- Verträge
Vorteile
Archivierungslösung für SAP
Wenn Sie Effizienz steigern und gleichzeitig Prozesssicherheit wahren wollen, dann ist easy archive for SAP Solutions die richtige Antwort, denn sie bietet zahlreiche Vorteile:
- Kosten- und Kapazitätsersparnis – das Datenvolumen in der laufenden Applikation wird reduziert, wodurch die Systemperformance verbessert und Ausgaben für teuren zusätzlichen Speicherplatz überflüssig werden
- Revisionssicherheit – Daten und Dokumente werden unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Datenarchivierung aufbewahrt
- Hohe Zugriffsgeschwindigkeit – Daten und Dokumente sind durch Volltextsuche und Vermeidung von Medienbrüchen schnell verfügbar
- Verarbeitungsgeschwindigkeit – Import und Indexierung von bis zu 700.000 Ausgabedokumenten pro Stunde auf einer Standard-Serverplattform
- Nahtlose Prozessintegration – durch die Verknüpfung mit externen Dokumenten und weiteren Unternehmensapplikationen können Prozesse sinnvoll verknüpft und optimiert werden. Bei der Rechnungsarchivierung ist beispielsweise die Verknüpfung mit Dokumenten, die außerhalb von SAP entstanden sind, wie z.B. Serviceberichte oder Projektunterlagen, kein Problem. Damit stehen alle benötigten Dokumente für einen Arbeitsvorgang direkt zur Verfügung und Redundanzen werden vermieden, da alle Fachabteilungen auf die gleichen Datenquellen zugreifen. Das erhöht gleichzeitig die Transparenz über den gesamten Geschäftsvorfall.
- SAP-Zertifizierung – durch die Zertifizierung durch SAP SE unterstützt easy archive for SAP Solutions alle Funktionen der SAP ArchiveLink Standardschnittstelle und bietet viele nützliche Erweiterungen für SAP ArchiveLink
easy archive: SAP-zertifizierte Integration mit SAP S/4HANA
Das easy archive 7 hat die SAP-Zertifizierung für die Integration mit SAP S/4HANA erhalten. Die Integration vereinfacht die zuverlässige, revisionssichere elektronische Archivierung für Anwenderinnen und Anwender. Die (re)zertifizierte Schnittstelle dient den Kunden als Grundlage für die Anbindung von easy archive an bestehende SAP-Systeme.
Mit der Rezertifizierung durch SAP kann das easy archive 7 auch weiterhin die Wartung bestehender und neuer Archivinstallationen garantieren. Besonders wichtig ist die Zertifizierung für SAP S/4HANA, da das easy archive damit Integrationsmöglichkeiten für Kunden schafft. Mit der erfolgreichen Zertifizierung profitieren easy Kunden von einem zukunftssicheren Archiv mit einer langen Lebensdauer der Lösung.
Informationszentriertes Arbeiten mit dem Archiv für SAP
Die Archivierungslösung von easy für Ihr SAP-System stellt die Verbindung zwischen SAP-Systemen und den Content Services her. Es unterstützt alle Funktionen der SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink und ist durch SAP zertifiziert.
easy archive for SAP Solutions kommt hervorragend mit Ihrem SAP-System zurecht. Das ist kein Zufall, denn easy legt großen Wert auf die strikte Integration von SAP-Dokumenten nach SAP-Standard. Die Integration wurde bereits mehrfach für die jeweils aktuellen SAP-Versionen zertifiziert. Als unabhängige Zusatzkomponente stellt die Archivierungslösung in SAP sicher, dass SAP-Dokumente unabhängig vom eigentlichen SAP-System abgelegt sind. Der Zugriff auf diese Dokumente gelingt neben SAP aus einer Vielzahl von Standardanwendungen wie Microsoft® SharePoint heraus und vielen anderen mehr.
Archivierung in SAP – die Basis für saubere Daten in SAP S/4HANA
Die Menge an Dokumenten und Daten in Unternehmen ist nicht zu unterschätzen. Die darin enthaltenen Informationen sind die Basis für den Geschäftserfolg. Ohne ein Archivsystem sind sie häufig nicht optimal für Arbeitsprozesse nutzbar. Zusätzlich ist die Rechtslage in Deutschland eindeutig, es gibt klare gesetzliche Vorgaben, wie mit Dokumenten, die personenbezogene Daten enthalten, umgegangen werden muss, zum Beispiel Aufbewahrungsfristen für Personalakten. Auch die Rechnungsprüfung folgt bestimmten Fristen, diese müssen in aller Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Faktisch alle geschäftsrelevanten Dokumente unterliegen einem Lebenszyklus, an dessen Ende die Archivierung steht.
Gerade auch im Hinblick auf eine geplante Migration nach SAP S/4HANA ist es sinnvoll, alle Dokumente und Daten mithilfe eines Archivsystems sauber zu migrieren. Dies sorgt für weniger Komplexität bei der Migration und für signifikante Kosteneinsparung beim Betrieb von SAP S/4HANA.
Erweiterungen für die Archivierung in SAP
SmartAttach
Automatisierte (späte) Zuordnung von Dokumenten zu SAP-Belegen
easy SmartAttach verbindet abgelegte Dokumente mit einem bestehenden SAP-Datensatz (SAP Business Object). easy SmartAttach for SAP Solutions ist eine Massenlösung zur Verknüpfung von externen Dokumenten mit SAP-Buchungen. So können Sie z.B. Servicescheine Ihren Ausgangsrechnungen zuordnen und können so jederzeit ihre erbrachte Leistung nachweisen.
WebDAV for SAP ILM
EU-DSGVO-konforme Archivierung von Dokumenten und Daten
easy WebDAV for SAP ILM (SAP ILM) erfüllt alle Anforderungen an die SAP ILM-fähige Ablage von Archivdaten und Archivdokumenten. Mit dieser Integration erhalten Sie die Grundlage für ein nachhaltiges Lebenszyklusmanagement Ihrer Daten und sind bestens auf die Anforderungen der Digitalisierung eingestellt. So werden die von Ihnen in ILM eingerichteten Aufbewahrungsrichtlinien und Sperrfristen mit den Löschvorgängen im Archiv transparent verknüpft. Zusätzlich erfüllt Ihr Unternehmen die Vorgaben der DSGVO.
SING
Dokumentenindexierung für Zugriffe ohne SAP-Zugang
Das Modul SING erweitert die abgelegten Originaldokumente um weitere Geschäftsmetadaten. Dadurch erlangen Sie den Zugriff und die Recherchemöglichkeit all Ihrer SAP-Dokumente über den easy archive-Client. Sie nutzen die komfortable Volltextsuche, unabhängig vom SAP-System. Doch der eigentliche Vorteil besteht in der Möglichkeit, direkt aus dem SAP-Userinterface heraus andere Systeme zu durchsuchen und darüber hinaus aus dem WebClient über mehrere Systeme hinweg zu recherchieren.
Retrieval
Universeller Zugriff auf Archive über SAP-Systeme
easy Retrieval ermöglicht es den Benutzern des SAP-Systems in ihrer gewohnten Umgebung, leicht auf alle in easy archive gespeicherten Firmendokumente (SAP- und Non-SAP-Dokumente) zuzugreifen. Beispielsweise können Sie bei der Erstellung von Versandpapieren auf Prüfzeugnisse zugreifen, die in einem separaten easy archive abgelegt sind.
FAQ
Fragen zur Archivierung in SAP
Die von SAP zertifizierte Schnittstelle verbindet das SAP-System mit dem zugrundeliegenden externen easy archive über den integrierten SAP-Bestandteil ArchiveLink und lagert so Daten und Dokumente aus dem SAP-System in das easy archive aus. easy archive for SAP Solutions ist von SAP zertifiziert und unterstützt alle Funktionen der SAP ArchiveLink Standardschittstelle. Eine gute Software für die digitale Ablage von SAP-Dokumenten sollte durch SAP zertifiziert sein. Nur so haben Sie die Sicherheit, dass die Lösung auch in Zukunft noch mit Ihrem ERP-System kompatibel ist und weiterhin genutzt werden. Eine regelmäßige Erneuerung der SAP-Zertifizierung ist deshalb unabdingbar.
Für die technische Integration von SAP ILM wird das Modul easy WebDAV for SAP ILM verwendet. Voraussetzungen dafür sind ein entsprechendes easy archive und das Basismodul für easy archive for SAP Solutions (s.o.) sowie entsprechende User-Lizenzen. easy hat easy WebDAV for SAP ILM von SAP zertifizieren lassen.
Nicht nur der Zeitaufwand, auch der Kostenaufwand für S/4HANA variiert je nach Größe der zu migrierenden Datenbankinhalte stark. Eine gut geplante Umstellung mit bereinigten Daten bringt aber viele positive Entwicklungen mit sich. Dazu gehören beispielsweise:
- Bessere Performance
- Weniger Speicherplatz nötig nach Bereinigung
- Einfache Administration der HANA Datenbank
- Weniger laufende Kosten für Platz auf dem Hauptspeicher
- Weniger Ressourcen für die Umstellung und reduzierte Gesamtbetriebskosten