Die Allzweckwaffe EASY DMS
bei der Becker & Döring GmbH Hausverwaltungen

Für eine professionelle Hausverwaltung, die die Interessen mehrerer Wohnungseigentümer ei­nes Hauses unter einen Hut bringen, das Eigen­tum Fremder werterhaltend verwalten muss? Die als zentraler Ansprechpartner für alle Fra­gen der Mieter und Eigentümer stets zu jedem Vorgang auskunftsfähig sein muss, und das viele Jahre rückwirkend? Zieht man nun noch in Betracht, dass Verwaltungsunternehmen nicht nur eine Wohneigentümergemeinschaft unter Vertrag haben, sondern mehrere WEGs in un­terschiedlichen Städten, ist klar: Transparenz, funktionierende Prozesse und eine sichere Ar­chivierung sind unverzichtbar.

Der Becker & Döring GmbH Hausverwaltungen war dies bereits früh klar. Um die Jahrtausendwende führte sie deshalb die elektronische Archivierung mit EASY ein. Immobilienfachwirt Holger Döring erinnert sich: „Wir haben zunächst nach geeigneten Anbietern geschaut. Ich suchte eine Lösung, in der man zur Dokumentenverschlagwortung neben eigenen Bezeichnungen und Stichworten auch ei- nen Volltextindex für sämtliche Dokumente zur Verfügung hat – als Rettungsanker, damit man ein Dokument sogar dann wiederfindet, wenn es irrtümlich falsch „abgelegt“ wurde. Dokumenten- Management-System und Archiv von EASY überzeugten in beiden Punkten.

“Die Becker & Döring GmbH entschied sich für das Szenario des frühen Scannens und Vorgangsbe- arbeitung am Bildschirm. Das bedeutet: Die Eingangspost scannt eine Mitarbeiterin nach dem Öffnen sofort an einem eigenen EASY Capture Arbeitsplatz. Hierfür richtete das Unternehmen bereits im Jahr 2001 eigens eine halbe Stelle ein. Die betreffende Mitarbeiterin scannt und indiziert jeden Tag einen beträchtlichen Stapel Papier – über das ganze Jahr rund 11.000 Briefe und 12.000 Rechnungen.

„Die Post zuerst an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu verteilen und dann von ihnen scannen zu lassen, das wäre zu unsicher gewesen“, so Döring. „Ob und wann ein Dokument digital vorliegt, wäre von Faktoren wie der Anwesenheit und dem aktuellen Arbeitsaufkommen abhängig gewesen. Das wollte ich nicht riskieren.“

Bis 2005 bildete das System so die Eingangs- und Ausgangspost verlässlich ab. Dann entschloss man sich, auf EASY DMS (vormals EASY Documents) umzustellen. Der Grund: Im Alltag wurden von den Nutzern schlicht zu wenige Dokumente manuell archiviert. So wuchs die SQL-Datenbank auf Kosten der Systemgeschwindigkeit im- mer weiter an. Hinzu kamen neue Anforderungen durch die zunehmende Nutzung elektronischer Kommunika- tionsmedien wie E-Mail oder automatische Faxanbindung. Noch im selben Jahr begann die Migration und ging reibungslos über die Bühne. Dörings Fazit der letzten 15 Jahre ist mehr als positiv. „Wir sind seitdem nur noch be- geistert. Wir können mit dem System alle Anforderungen von damals problemlos abbilden und haben inzwischen weitere Workflows umgesetzt, an die wir zum Zeitpunkt der Einführung von DMS noch nicht einmal dachten.“

In der Tat hat sich DMS für die Becker & Döring GmbH Hausverwaltungen als eine Art „Allzweckwaffe“ erwiesen. Das System lässt sich nicht nur mit gescannter Eingangspost „füttern“, sondern zieht sich zudem alle eingehen- den Dokumente vom Faxserver und aus den E-Mail-Postfächern. Gleichzeitig erleichtert es die Kommunikation mit der Außenwelt: Wer einen Brief schreiben möchte, wählt in einer Adress-Datenbank lediglich einen Empfänger aus. DMS generiert dann in Word automatisch einen Brief mit ausgefülltem Adressfeld und bietet Textbausteine für Standard-Schreiben an, ebenso wie Briefkopfvorlagen in Farbe oder Schwarzweiß. Die Vorgangsnummer ver- bindet das entstehende Dokument mit den weiteren Mappen des Vorgangs.

Ebenso realisierte das Unternehmen mit Hilfe von EASY DMS eine Auftrags- und Anfragendatenbank. Mit ihrer Hilfe sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort auskunftsfähig, wenn ein Eigentümer oder Mieter anruft, um sich beispielsweise nach dem Status eines Reparaturauftrages zu erkundigen. Mit wenigen Klicks sieht der Sachbearbeiter alle entsprechenden Dokumente. Denn auch die auf mobilen Diktiergeräten erstellten Begehungsprotokolle managt und archiviert man in Wuppertal zentral über einen DMS-Workflow. Seit 2020 erfolgt die Rechnungsprüfung, Freigabe und Export für das Hausver- waltungsprogramm durch Documents. Genauso auch ein Export aller Vorgänge und Eingangspost für das Kundensystem.

EASY DMS beschleunigt durch die Auftrags- und Anfragendatenbank zudem auch die internen Prozes- se. Döring: „Ganz klassisch: Ein Mitglied der Wohneigentümergemeinschaft meldet per Telefon einen Sachverhalt, der Aktivitäten erfordert. Unser Mitarbeiter gibt dann lediglich das Objekt ein. Schon zeigt ihm DMS die Handwerker, die dieser Immobilie zugeordnet sind, inklusive diverser wichtiger Informationen wie beispielsweise zur Zuverlässigkeit und Qualität der bisher durch den Handwerker erbrachten Arbeit. Hier muss man nur einen Eintrag auswählen und schon hat man automatisch alle nötigen Daten und Textbausteine in einem Dokument. Im Handumdrehen ist eine Angebotsanfrage er- stellt und von DMS per Fax oder E-Mail versendet. Gleichzeitig erfolgt die automatische Archivierung in einer Dokumenten-Mappe, in der die Lösung später auch alle Folgedokumente automatisch ablegt, etwa die Empfangsbestätigung beim Telefax. Ein- und Ausgangsemails werden zu 90% automatisch dem Objekt und Vorgang zugeordnet. Manuelles Drucken, Faxen und Archivieren haben wir damit ab- geschafft.“ Das gilt ebenso für die Fristenüberwachung. Statt einer Wiedervorlagemappe aus Papier kommt mit Hilfe von DMS eine digitale Wiedervorlage-Mappe zum Einsatz, damit keine Ausführungs- oder Angebotsfrist verpasst wird.

Als mindestens ebenso wichtig wie die internen Prozesse schätzt Holger Döring die externe Dimen- sion ein. Dass dem Unternehmen eine gute Außenwirkung durch gute Arbeit wichtig ist, lässt bereits seine Zertifizierung nach der ISO-Qualitätsnorm 9001 erkennen. Sie ist ein Alleinstellungsmerkmal im örtlichen Wettbewerb, ebenso wie die mit EASY realisierte Portal-Lösung für Kunden. „Von außen ist meist nur schwer zu erkennen, was ein Verwalter eigentlich tut“, erklärt Döring. „Viele Menschen glauben, der Verwalter erstellt die Hausgeldabrechnung, beauftragt ab und zu einen Handwerker und ansonsten organisiert er eine Eigentümerversammlung im Jahr, schreibt ein Protokoll und das war es dann. Deshalb ist es wichtig, zu vermitteln, was sonst noch alles in der WEG passiert, damit die Kunden unsere Arbeit wertschätzen können.“

Mit Hilfe der EASY entstand deshalb eine Portal-Seite für die Mitglieder der betreuten Wohneigentü- mergemeinschaften. Jeder Eigentümer besitzt einen Login mit dem er beispielsweise einsehen kann, ob ein Mangel bereits gemeldet wurde. Er erkennt sofort, was die Verwaltung bislang unternommen hat. Sogar die Beschlussfassungen der Eigentümerversammlungen sind digital hinterlegt. „Mehr Transparenz ist nicht möglich“, stellt Döring stolz fest. „Mit diesem Angebot, das wir gemeinsam mit EASY realisieren konnten, sind wir konkurrenzlos.“

Tatsächlich profitiert auch das eigene Team von der Portal-Lösung. Deutlich weniger Eigentümer rufen an, um sich telefonisch nach ei- nem Bearbeitungsstatus zu erkundigen. Sie schauen lieber abends nach der Arbeit online nach. Hinzu kommt: Gibt es einmal Verzöge- rungen, stellt der Eigentümer bei einem Besuch im Portal mögli- cherweise fest: Schuld ist ein Handwerker, der noch kein Angebot eingereicht hat. Und im Idealfall sieht er, dass die Verwaltung dem Handwerker bereits eine Erinnerung geschickt hat.

„Wir führen im Rahmen unserer ISO-Zertifizierung regelmäßig Kun- denzufriedenheitsbefragungen durch“, so Döring. „Deshalb können wir mit Sicherheit sagen: Mit Becker & Döring sind die Kunden wirk- lich sehr zufrieden.“Deshalb würde sich Döring jederzeit wieder für EASY entscheiden. Insbesondere auch, weil das System flexibel ist und ihm die Möglichkeit bietet, selbstständig Workflows umzuset- zen. „DMS ist sehr nutzerfreundlich. Ich habe mich selbst in die Lö- sung eingearbeitet, im Grunde ist es gar nicht schwer, man muss sich nur damit beschäftigen.“