DK Recycling setzt auf
EASY Lösung im Rechnungsprozess

In einem einheitlichen, transparenten Prozess über­prüft EASY Invoice gescannte Dokumente und extrahiert automatisch relevante Informationen. Die Software wickelt den Großteil simpler Vorgänge eigenständig ab und zeigt anschließend, welche Dokumente manuellen Restaufwand bedürfen. Dazu nutzt EASY Invoice optimierte Workflow-Prozesse, die eine effiziente Abwicklung unternehmensweit und zentralisiert gewährleisten.

EASY for Dynamics NAV ist eine nahtlos integrierte Schnittstelle für die beliebte ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV. EASY erweitert die marktführende Anwendung um zentrale Funktionen für Dokumenten­management und revisionssichere Archivierung. Durch die direkte Integration der EASY-Lösung in die Originalsoftware von Microsoft werden lange Phasen der Einarbeitung und Umgewöh­nung überflüssig.
Vor der Zusammenarbeit mit EASY litt die DK Recycling und Roheisen unter dem Problem, dass eingehende Rechnungen mit unklarem Status den Arbeitsfluss beeinträchtigten. Ziel des Projekts mit EASY war, all diese Vorgänge zu digitalisieren und interne Prozesse zu optimieren.

Die DK entschied sich für EASY, weil EASY die beste Wahl für die gewünschten hochindividualisierten Prozesse darstellte. Kein ande­rer Anbieter bot denselben Grad an Flexibilität in der Anpassung der Lösungen an die Bedürfnisse der DK.

Der ursprüngliche Wunsch der DK war ein Workflow, in dem erst die komplette Rechnungsbuchung durchgeführt wird, bevor nachfolgende Prozesse eintreten. Die­se Herangehensweise spart lange Wege bei der Überprüfung und sorgt für mehr Transparenz bei den gezielt involvierten Empfängerinnen und Empfängern der Waren oder Dienstleistungen. EASY passte die Lösung außerdem so an, dass Empfängerinnen und Empfänger Zugriff auf ihre jeweiligen Rechnungen im Archiv haben. Dies benötigte komplexe maßgeschneiderte Berechti­gungsverfahren, die im Zuge der Implementierung etabliert wurden.

Zuletzt planten EASY und die DK erneut eine gezielte Umstrukturierung der Prozes­se und Workflows. Ziel ist eine Zentralisierung der Einkaufs- und Rechnungsprozes­se mit einheitlicher Darstellung. Diese Umstellung sorgt dafür, dass die vorherigen Abläufe noch weiter optimiert und letztlich partiell verzichtbar werden. Konkret be­deuten diese Änderungen: Wenn jemand im Betrieb etwas bestellt, regelt die zentra­le Einkaufsstelle sämtliche Prozesse bis zu dem Zeitpunkt, an dem das Produkt bei den Mitarbeitenden ankommt. Dass eine solche Reduktion der Rechnungsprozesse möglich ist, ist ein Beweis für die Effizienz der EASY-Lösungen.

Die komplette Ersteinführung der Lösungen EASY Invoice und EASY for Dynamics NAV dauerte ein halbes Jahr. Im Zuge dieser Einführung erfolgte bereits die kom­plette Digitalisierung sämtlicher Rechnungseingangsvorgänge der DK. Seitdem werden Kostenrechnungen und Rechnungen mit Bestellbezug über die EASY for Dynamics NAV-Schnittstelle automatisch in NAV gebucht. Weitere Dokumente wer­den direkt aus Microsoft Dynamics NAV hinaus archiviert. So kann man beispiels­weise eine NAV-Bestellung aufgeben und über die EASY Dropzone in NAV alle zur Bestellung gehörenden Dokumente unmittelbar hinzufügen.

Die EASY-Lösungen sind seit dem 1. Januar 2017 bei der DK im Einsatz. Die DK ist zufrieden mit der enormen Flexibilität der Lösungen – insbesondere angesichts der vielen individuellen Anpassungen, die EASY eigens für die DK vorgenommen hat. Mit der kommenden Zentrali­sierung der Workflowprozesse wird die Arbeit mit den EASY-Lösungen in Zukunft noch weiter vereinfacht werden.

Die DK war anfangs beeindruckt von den vielen Konfigurationsmöglichkeiten, die EASY für die gewünschten Workflows bot. Auch auf komplizierte Wünsche konnte EASY flexibel reagieren. Bis heute weicht die verwendete Lösung der DK durch ihre umfangreiche Individualisierung stark von den Normen anderer Standardprogramme ab. Dennoch bietet EASY zuverlässige Betreuung durch Expertinnen und Experten, die sich in allen erforderten Bereichen auskennen. Darüber hinaus gelingt es auch dem internen DK-Team, gewisse Änderungen an den bestehenden Lösungen auf eigene Faust vorzunehmen. Das EASY-Team half bei der entsprechenden Einarbeitung.

EASY gelang es, sämtliche Ziele und Anforderungen der DK zu erfüllen und umzusetzen. Die DK erwägt deshalb, ihre Nutzung von EASY-Lösungen in Zukunft weiter auszubauen – etwa durch weitere Workflows für Vertragsmanagement.