DK Recycling und Roheisen
Umstrukturierung der Prozesse und Workflows – Automatisierte Buchungen in NAV
Die DK Recycling und Roheisen GmbH ist der weltweit größte Recycler eisenhaltiger Reststoffe der Stahlindustrie. Mit hoher Nachhaltigkeit produziert die DK aus diesen Reststoffen Spezialroheisen für die Gießereibranche. Vertrieb und Export des Roheisens aus Duisburg erfolgen bis nach Amerika und Asien. Mit mehr als 100 Jahren Tradition war die DK im Jahr 1876 das weltweit erste Industrieunternehmen für Wertstoffverwertungen. Weil die DK Fortschritt und Innovation auch heute noch großschreibt, entschied sie sich für EASY als Begleiter für den Ausbau der digitalen Zukunft.
DK Recycling setzt auf EASY Lösung im Rechnungsprozess
EASY hilft uns bei der zukunftsfähigen Digitalisierung unserer Prozesse. Grundpfeiler der Kooperation sind die enorme Flexibilität seitens EASY sowie die hervorragende Zusammenarbeit mit unserem internen Team.“
Marc Hüfing, IT-Leiter bei der DK Recycling GmbH
Die DK Recycling und Roheisen beschäftigt circa 300 Personen und verzeichnete 2018 einen Umsatz von 113 Millionen Euro. Allein im Jahr 2018 verarbeitete die DK 456.000 Tonnen Reststoffe und produzierte daraus unter anderem 277.000 Tonnen Roheisen. Verarbeitete Reststoffe umfassen beispielsweise eisenhaltige Stäube oder Schlämme, aber auch Alltagsgegenstände wie Batterien.
Mit ihrem einzigartigen Verfahren kann die DK jährlich allein 4.000 Tonnen Batterien zu beinahe 100 Prozent wiederverwerten. Die Recyclingquote aller Reststoffe liegt, verteilt auf weitere Erzeugnisse wie Zink und Strom, bei insgesamt 98 Prozent.
Als Grundlage dieses effizienten Wiederverwertungszyklus dienen diverse Rohstoffe verschiedenster Anbieter. Bei der Akquise der nötigen Arbeitsmaterialien entstehen erwartungsgemäß komplexe Rechnungs- und Planungsprozesse. Für eine effizientere Abwicklung des entstehenden Verwaltungsaufwands entschied die DK sich für EASY Invoice und EASY for Dynamics NAV.
EASY Invoice dient der flexiblen, digitalen Bearbeitung eingehender Rechnungen – egal, ob diese in Papierform oder als elektronische Rechnung eintreffen.
Projektinformationen
Die Herausforderung
In einem einheitlichen, transparenten Prozess überprüft EASY Invoice gescannte Dokumente und extrahiert automatisch relevante Informationen. Die Software wickelt den Großteil simpler Vorgänge eigenständig ab und zeigt anschließend, welche Dokumente manuellen Restaufwand bedürfen. Dazu nutzt EASY Invoice optimierte Workflow-Prozesse, die eine effiziente Abwicklung unternehmensweit und zentralisiert gewährleisten.
EASY for Dynamics NAV ist eine nahtlos integrierte Schnittstelle für die beliebte ERP-Lösung Microsoft Dynamics NAV. EASY erweitert die marktführende Anwendung um zentrale Funktionen für Dokumentenmanagement und revisionssichere Archivierung. Durch die direkte Integration der EASY-Lösung in die Originalsoftware von Microsoft werden lange Phasen der Einarbeitung und Umgewöhnung überflüssig.
Vor der Zusammenarbeit mit EASY litt die DK Recycling und Roheisen unter dem Problem, dass eingehende Rechnungen mit unklarem Status den Arbeitsfluss beeinträchtigten. Ziel des Projekts mit EASY war, all diese Vorgänge zu digitalisieren und interne Prozesse zu optimieren.
Die DK entschied sich für EASY, weil EASY die beste Wahl für die gewünschten hochindividualisierten Prozesse darstellte. Kein anderer Anbieter bot denselben Grad an Flexibilität in der Anpassung der Lösungen an die Bedürfnisse der DK.
Die Lösung
Der ursprüngliche Wunsch der DK war ein Workflow, in dem erst die komplette Rechnungsbuchung durchgeführt wird, bevor nachfolgende Prozesse eintreten. Diese Herangehensweise spart lange Wege bei der Überprüfung und sorgt für mehr Transparenz bei den gezielt involvierten Empfängerinnen und Empfängern der Waren oder Dienstleistungen. EASY passte die Lösung außerdem so an, dass Empfängerinnen und Empfänger Zugriff auf ihre jeweiligen Rechnungen im Archiv haben. Dies benötigte komplexe maßgeschneiderte Berechtigungsverfahren, die im Zuge der Implementierung etabliert wurden.
Zuletzt planten EASY und die DK erneut eine gezielte Umstrukturierung der Prozesse und Workflows. Ziel ist eine Zentralisierung der Einkaufs- und Rechnungsprozesse mit einheitlicher Darstellung. Diese Umstellung sorgt dafür, dass die vorherigen Abläufe noch weiter optimiert und letztlich partiell verzichtbar werden. Konkret bedeuten diese Änderungen: Wenn jemand im Betrieb etwas bestellt, regelt die zentrale Einkaufsstelle sämtliche Prozesse bis zu dem Zeitpunkt, an dem das Produkt bei den Mitarbeitenden ankommt. Dass eine solche Reduktion der Rechnungsprozesse möglich ist, ist ein Beweis für die Effizienz der EASY-Lösungen.
Die komplette Ersteinführung der Lösungen EASY Invoice und EASY for Dynamics NAV dauerte ein halbes Jahr. Im Zuge dieser Einführung erfolgte bereits die komplette Digitalisierung sämtlicher Rechnungseingangsvorgänge der DK. Seitdem werden Kostenrechnungen und Rechnungen mit Bestellbezug über die EASY for Dynamics NAV-Schnittstelle automatisch in NAV gebucht. Weitere Dokumente werden direkt aus Microsoft Dynamics NAV hinaus archiviert. So kann man beispielsweise eine NAV-Bestellung aufgeben und über die EASY Dropzone in NAV alle zur Bestellung gehörenden Dokumente unmittelbar hinzufügen.
Viele individuelle Anpassungen
Die EASY-Lösungen sind seit dem 1. Januar 2017 bei der DK im Einsatz. Die DK ist zufrieden mit der enormen Flexibilität der Lösungen – insbesondere angesichts der vielen individuellen Anpassungen, die EASY eigens für die DK vorgenommen hat. Mit der kommenden Zentralisierung der Workflowprozesse wird die Arbeit mit den EASY-Lösungen in Zukunft noch weiter vereinfacht werden.
Die DK war anfangs beeindruckt von den vielen Konfigurationsmöglichkeiten, die EASY für die gewünschten Workflows bot. Auch auf komplizierte Wünsche konnte EASY flexibel reagieren. Bis heute weicht die verwendete Lösung der DK durch ihre umfangreiche Individualisierung stark von den Normen anderer Standardprogramme ab. Dennoch bietet EASY zuverlässige Betreuung durch Expertinnen und Experten, die sich in allen erforderten Bereichen auskennen. Darüber hinaus gelingt es auch dem internen DK-Team, gewisse Änderungen an den bestehenden Lösungen auf eigene Faust vorzunehmen. Das EASY-Team half bei der entsprechenden Einarbeitung.
EASY gelang es, sämtliche Ziele und Anforderungen der DK zu erfüllen und umzusetzen. Die DK erwägt deshalb, ihre Nutzung von EASY-Lösungen in Zukunft weiter auszubauen – etwa durch weitere Workflows für Vertragsmanagement.