Alle Standorte verfügen jederzeit über dieselben Personalinformationen

Damit alles auch so funktioniert, wie es soll, unterstützt das Dienstleistungsunternehmen Heinrich Schmid Systemhaus GmbH & Co.KG in Reutlingen in den Bereichen Personal- und Rechnungswesen, Controlling, IT und Einkauf. Der Geschäftsbereich Personalwesen umfasst die Schnittstelle zwischen Personal und IT. Hier geht es darum, Software einzusetzen, wenn Programmänderungen anstehen, neue Gesetze in Kraft treten und dies im HR-SAP-System ordnungsgemäß eingerichtet sein muss. Seit 2009 kommt EASY for SAP im Rechnungswesen zum Einsatz. Im August 2014 etablierte Schmid mit EASY HR die perfekte Lösung für den Geschäftsbereich Personal. „Vor Einführung der Software von EASY haben wir die Personalakten noch in Papierform geführt, wie das früher üblich war“, erinnert sich Thomas Hölz, der für dieses Projekt verantwortlich ist. „Das bedeutete für uns viele Kopien, viele umständliche Ablagen. Doch Zukunft bedeutet auch in der Personalabteilung verstärkt papierloses Arbeiten. Wir haben schon 2007 überlegt, wie es bei unserem Wachstum und mit dem mittlerweile sehr großen Unternehmen an den vielen Standorten weitergehen könnte.“

Als problematisch im Alltag zeigte sich vor allem die „doppelte Buchführung“ in dem großen, europaweit tätigen Handwerksunternehmen. So gab es für jede der rund 5.500 Personen im Unternehmen eine Personalakte im Personalwesen in Reutlingen und eine Personalakte vor Ort. „Und diese waren mit Sicherheit nicht identisch“, sagt Hölz. „Die Standorte vor Ort hatten etwas, das wir nicht hatten und umgekehrt.“ So kam es zwangsläufig zu Differenzen. Doch solche Unstimmigkeiten sollte es nicht mehr geben. Neue Softwarelösungen müssen Transparenz schaffen, wie es die Lösungen von EASY ermöglichen.

So bleibt den Handwerksbetrieben vor Ort wieder Zeit für das Wesentliche. „Unsere Referentinnen und Referenten, die die Standorte betreuen, haben mit dem Aktenaufbau heute nichts mehr zu tun“, sagt Hölz. „Sie können die Akten jederzeit online aufrufen – bei jedem Telefonat, in dem es um Personal geht. Das ist sehr praktisch, geht wesentlich schneller und vereinfacht den Prozess sehr.“ So haben heute die Betriebe vor Ort auch Zugriff auf dieselbe Akte und alle sprechen jederzeit vom Status quo. Die ehemaligen Papierdokumente liegen heute alle digital vor. „Früher musste ich die Dokumente oft erst einscannen und per E-Mail an den Betrieb schicken. Das war aufwändig und hat viel Zeit gekostet“, erinnert sich der Personaler. Heute kann auch er die Akten von jedem Standort aus aufrufen. „Ich bin damit völlig unabhängig. Auf Geschäftsreise, im Homeoffice oder von überall kann ich auf die Personalakten zugreifen und Anfragen schnell beantworten. Das hilft natürlich sehr.“ Damit is er in der Lage, sich mit seinen zentralen Aufgaben zu befassen, die für ihn zwischen Personalarbeit und IT anstehen.

Die Frage nach der richtigen Softwarelösung für die Personalarbeit war ein Entscheidungsprozess, den man bei Schmid gut überdacht hat. „Wir haben uns natürlich auch Konkurrenzprodukte angeschaut. Für uns ist EASY HR einfach perfekt. Es gibt andere Produkte, die unsere Ansprüche nicht erfüllen. Wir brauchen als Ausbau-Dienstleister eine effiziente und praktikable Lösung.

Eine Lösung, die einfach zu handhaben ist und bei der das Preis-LeistungsVerhältnis stimmt. Das ist bei EASY HR der Fall“, sagt Hölz. Als Vorteil erwies sich zudem, dass eine entsprechende IT-Landschaft mit dem Produkt EASY for SAP bereits vorhanden war, auf der man aufsetzten konnte. Hölz ergänzt: „Hinzu kam, dass wir bereits sehr positive Erfahrungen mit der Betreuung und dem Service von EASY SOFTWARE bei der Implementierung und Betreuung von EASY for SAP gemacht hatten. Das alles zusammen hat den Ausschlag gegeben.“

Was den Service angeht, zeigt sich Hölz auch bei der Implementierung von EASY HR äußerst zufrieden. Im Vorfeld wurde zwischen ihm und dem Projektleiter von EASY besprochen, welche Vorbereitungen von beiden Seiten zu treffen waren. Mit dieser guten Vorbereitung ließ sich die Implementierung innerhalb einer Woche abwickeln. Zwei Partner, die sich perfekt ergänzen. In der Unternehmensgruppe Schmid steht wie bei EASY SOFTWARE der Kunde im Mittelpunkt. Kundennähe, Sorgfalt, Flexibilität und Umsicht sind für beide Unternehmen wichtige Eigenschaften, die Mitarbeitenden erleben und auch leben. Persönlicher Kontakt spielt eine essentielle Rolle. Und Teamarbeit funktioniert dann am besten, wenn alle wissen, was die anderen brauchen. „Das lief aus meiner Sicht perfekt. Natürlich gab es hier und da Probleme. Die gibt es immer, auf jeder Baustelle“, weiß Hölz. „Aber ‘geht nicht’, gab es für den Projektleiter von EASY SOFTWARE nicht. Irgendwie ging es für ihn immer und seither läuft es sehr gut.“

Das sieht nicht nur Thomas Hölz so, sondern auch die Mitarbeitenden, die seither täglich EASY HR verwenden. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind sehr zufrieden“, sagt er. Zurzeit arbeiten rund 200 Personen mit dem Programm. Zehn Mitarbeitende sind berechtigt, Dokumente einzustellen und zu bearbeiten, die übrigen verfügen über eine Zugriffsberechtigung. Zwar gäbe es wie bei allen Neueinführungen auch kritische Stimmen – das sei normal – aber bisher sei das Programm auch nur vorgestellt worden und es wurde noch nicht damit gearbeitet. „Die Sinnhaftigkeit und Notwendigkeit zur Vereinheitlichung stellt aber niemand in Frage“, bekräftigt Hölz. Sowohl mit der vorherigen EASY Lösung, die die Unternehmensgruppe Heinrich Schmid seit mehr als fünf Jahren nutzt, als auch mit EASY HR ist die Führungsebene rundum zufrieden. „Heute noch einmal vor die Wahl gestellt, würden wir denselben Weg jederzeit wieder gehen“, resümiert Hölz.