Heinrich Schmid

Eine für alle mit der EASY Personalakte

Die Unternehmensgruppe Heinrich Schmid zählt heute zu einem der größten Handwerksbetriebe in Europa. Mit einem Umsatzvolumen von rund 550 Mio. Euro und mehr als 5.500 Mitarbeitenden (Stand 2020) im Inland bietet sie im Bereich Fassade, Innenausbau und Bauwerksanierung eine verlässliche Planung und Durchführung von handwerklichen Dienstleistungen über alle Gewerke. Die Wurzeln jedoch liegen im Malerhandwerk. Klein fing es an, damals, 1914. Urgroßvater Heinrich Schmid gründete den Betrieb mit nur einem Gesellen und einem Lehrling. Heute hält die 4. Generation das Zepter in der Hand. Die Gruppe ist an über 120 Standorten in Deutschland, Österreich, der Schweiz, in Frankreich und Spanien vertreten. Aus- und Weiterbildung stehen bei Schmid hoch im Kurs. Mit durchschnittlich 700 Azubis pro Jahr, prämierten Ausbildungsbetrieben, eigener Führungsakademie und Mentorenprogramm steht das Unternehmen den Großen aus der Industrie in Sachen Nachwuchsförderung in nichts nach.

Alle Standorte verfügen jederzeit über dieselben Personalinformationen

Wir brauchen eine effiziente und praktikable Lösung. Eine Lösung, die einfach zu handhaben ist und bei der das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt. Das ist bei EASY HR der Fall.“

Thomas Hölz, Geschäftsbereich Personalwesen bei Heinrich Schmid

Der durchschnittliche Handwerksbetrieb in Deutschland hat fünf Mitarbeitende und einen regionalen Wirkungskreis. Meist schön klein und überschaubar. Ganz anders aber sieht es bei der Unternehmensgruppe Heinrich Schmid aus. Diese umfasst über 120 Standorte in Deutschland und im europäischen Ausland sowie insgesamt mehr als 5.500 Mitarbeitende.

Vom Azubi bis zur Meisterin, vom Maler und Lackierer zur Bodenlegerin, Trockenbauerin, von Stuckateuren über Schreiner und Fliesenlegerinnen – bis hin zum Handwerker für Sanitär-, Heizungs- und Klimaanlagen. Viele Gewerke des Ausbauhandwerks sind vertreten. Zu mehr als 10.000 Baustellen pro Jahr reisen sie quer durch das Land. Nicht nur in Deutschland, sondern auch in der Schweiz, Österreich, Frankreich und Spanien. Seit 1914 stehen die Zeichen bei Schmid auf Wachstumskurs, seit den 1960er Jahren erfolgte der Aufbau von Standorten. Der Anspruch lautet: Projekte professionell planen, sorgfältig ausführen und termingerecht fertigstellen.

Damit alles auch so funktioniert, wie es soll, unterstützt das Dienstleistungsunternehmen Heinrich Schmid Systemhaus GmbH & Co.KG in Reutlingen in den Bereichen Personal- und Rechnungswesen, Controlling, IT und Einkauf. Der Geschäftsbereich Personalwesen umfasst die Schnittstelle zwischen Personal und IT. Hier geht es darum, Software einzusetzen, wenn Programmänderungen anstehen, neue Gesetze in Kraft treten und dies im HR-SAP-System ordnungsgemäß eingerichtet sein muss. Seit 2009 kommt EASY for SAP im Rechnungswesen zum Einsatz. Im August 2014 etablierte Schmid mit EASY HR die perfekte Lösung für den Geschäftsbereich Personal. „Vor Einführung der Software von EASY haben wir die Personalakten noch in Papierform geführt, wie das früher üblich war“, erinnert sich Thomas Hölz, der für dieses Projekt verantwortlich ist. „Das bedeutete für uns viele Kopien, viele umständliche Ablagen. Doch Zukunft bedeutet auch in der Personalabteilung verstärkt papierloses Arbeiten. Wir haben schon 2007 überlegt, wie es bei unserem Wachstum und mit dem mittlerweile sehr großen Unternehmen an den vielen Standorten weitergehen könnte.“

Gründung

100

Mitarbeitende

100

Baustellen pro Jahr

Projektinformationen

Transparenz schafft Vertrauen

Als problematisch im Alltag zeigte sich vor allem die „doppelte Buchführung“ in dem großen, europaweit tätigen Handwerksunternehmen. So gab es für jede der rund 5.500 Personen im Unternehmen eine Personalakte im Personalwesen in Reutlingen und eine Personalakte vor Ort. „Und diese waren mit Sicherheit nicht identisch“, sagt Hölz. „Die Standorte vor Ort hatten etwas, das wir nicht hatten und umgekehrt.“ So kam es zwangsläufig zu Differenzen. Doch solche Unstimmigkeiten sollte es nicht mehr geben. Neue Softwarelösungen müssen Transparenz schaffen, wie es die Lösungen von EASY ermöglichen.

Zeit für das Wesentliche

So bleibt den Handwerksbetrieben vor Ort wieder Zeit für das Wesentliche. „Unsere Referentinnen und Referenten, die die Standorte betreuen, haben mit dem Aktenaufbau heute nichts mehr zu tun“, sagt Hölz. „Sie können die Akten jederzeit online aufrufen – bei jedem Telefonat, in dem es um Personal geht. Das ist sehr praktisch, geht wesentlich schneller und vereinfacht den Prozess sehr.“ So haben heute die Betriebe vor Ort auch Zugriff auf dieselbe Akte und alle sprechen jederzeit vom Status quo. Die ehemaligen Papierdokumente liegen heute alle digital vor. „Früher musste ich die Dokumente oft erst einscannen und per E-Mail an den Betrieb schicken. Das war aufwändig und hat viel Zeit gekostet“, erinnert sich der Personaler. Heute kann auch er die Akten von jedem Standort aus aufrufen. „Ich bin damit völlig unabhängig. Auf Geschäftsreise, im Homeoffice oder von überall kann ich auf die Personalakten zugreifen und Anfragen schnell beantworten. Das hilft natürlich sehr.“ Damit is er in der Lage, sich mit seinen zentralen Aufgaben zu befassen, die für ihn zwischen Personalarbeit und IT anstehen.

Intuitiv und praktikabel

Die Frage nach der richtigen Softwarelösung für die Personalarbeit war ein Entscheidungsprozess, den man bei Schmid gut überdacht hat. „Wir haben uns natürlich auch Konkurrenzprodukte angeschaut. Für uns ist EASY HR einfach perfekt. Es gibt andere Produkte, die unsere Ansprüche nicht erfüllen. Wir brauchen als Ausbau-Dienstleister eine effiziente und praktikable Lösung.

Eine Lösung, die einfach zu handhaben ist und bei der das Preis-LeistungsVerhältnis stimmt. Das ist bei EASY HR der Fall“, sagt Hölz. Als Vorteil erwies sich zudem, dass eine entsprechende IT-Landschaft mit dem Produkt EASY for SAP bereits vorhanden war, auf der man aufsetzten konnte. Hölz ergänzt: „Hinzu kam, dass wir bereits sehr positive Erfahrungen mit der Betreuung und dem Service von EASY SOFTWARE bei der Implementierung und Betreuung von EASY for SAP gemacht hatten. Das alles zusammen hat den Ausschlag gegeben.“

Perfekte Betreuung in der Umstellungsphase

Was den Service angeht, zeigt sich Hölz auch bei der Implementierung von EASY HR äußerst zufrieden. Im Vorfeld wurde zwischen ihm und dem Projektleiter von EASY besprochen, welche Vorbereitungen von beiden Seiten zu treffen waren. Mit dieser guten Vorbereitung ließ sich die Implementierung innerhalb einer Woche abwickeln. Zwei Partner, die sich perfekt ergänzen. In der Unternehmensgruppe Schmid steht wie bei EASY SOFTWARE der Kunde im Mittelpunkt. Kundennähe, Sorgfalt, Flexibilität und Umsicht sind für beide Unternehmen wichtige Eigenschaften, die Mitarbeitenden erleben und auch leben. Persönlicher Kontakt spielt eine essentielle Rolle. Und Teamarbeit funktioniert dann am besten, wenn alle wissen, was die anderen brauchen. „Das lief aus meiner Sicht perfekt. Natürlich gab es hier und da Probleme. Die gibt es immer, auf jeder Baustelle“, weiß Hölz. „Aber ‘geht nicht’, gab es für den Projektleiter von EASY SOFTWARE nicht. Irgendwie ging es für ihn immer und seither läuft es sehr gut.“

Hohe Akzeptanz bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Das sieht nicht nur Thomas Hölz so, sondern auch die Mitarbeitenden, die seither täglich EASY HR verwenden. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind sehr zufrieden“, sagt er. Zurzeit arbeiten rund 200 Personen mit dem Programm. Zehn Mitarbeitende sind berechtigt, Dokumente einzustellen und zu bearbeiten, die übrigen verfügen über eine Zugriffsberechtigung. Zwar gäbe es wie bei allen Neueinführungen auch kritische Stimmen – das sei normal – aber bisher sei das Programm auch nur vorgestellt worden und es wurde noch nicht damit gearbeitet. „Die Sinnhaftigkeit und Notwendigkeit zur Vereinheitlichung stellt aber niemand in Frage“, bekräftigt Hölz. Sowohl mit der vorherigen EASY Lösung, die die Unternehmensgruppe Heinrich Schmid seit mehr als fünf Jahren nutzt, als auch mit EASY HR ist die Führungsebene rundum zufrieden. „Heute noch einmal vor die Wahl gestellt, würden wir denselben Weg jederzeit wieder gehen“, resümiert Hölz.