Noch lange nicht Museumsreif

EASY im Kunsthistorischen Museum

Scannen, Erfassen, Freigabe und Archivierung
der Eingangsrechnungen erfolgen nun mit EASY

Über das Kunsthistorische Museum

Es zählt zu den größten und bedeutendsten Museen der Welt, wurde 1891 eröffnet und wird jährlich von rund 1,4 Mio. Menschen besucht. Das Kunsthistorische Museum gehört mit seinem Schwester­gebäude, dem Naturhistorischen Museum gegenüber, zu den bedeutendsten historistischen Großge­bäuden der Ringstraßenzeit. Zusammen umstehen sie den Maria-Theresien-Platz, auf dem sich auch das Maria-Theresien-Denkmal befindet. Das Museum wurde als Bundesmuseum zum 1. Januar 1999 in die Vollrechtsfähigkeit entlassen – es war damit das erste der staatlichen Museen Österreichs, das die weitgehende Eigenfinanzierung umsetzte. Es ist das weitaus meistbesuchte Museum Österreichs.

Projektinformation

Die Freigabe der Rechnungen erfolgt auf unterschiedlichen Ebenen. Sie wurden vom Sekretariat zur inhaltlichen Frei­gabe an die Sachbearbeitung übergeben. Die kontrollierten Belege wanderten zur Abteilungsleitung und in weiterer Folge an die Buchhaltung.
„Das Prozedere der Rechnungsfreigabe wirkte sich stark negativ auf die Durchlaufzeit und die Einhaltung von Zah­lungszielen aus“, sagt Birgit Wissiak, Leiterin Buchhaltung und Finanzen.
Fragten uns Lieferanten nach Ablauf des Zahlungszieles, wussten wir nie, wo sich welche Rechnung zur Freigabe gerade befindet.

Nach der genauen Recherche, welche Lösungen es am Markt gibt, entschied man sich für EASY als Archivierungs- und Dokumentenmanagementlösung. Entscheidend waren einerseits die revisionssicheren Features der Lösung, andererseits die tiefe Integrationsmöglichkeit in Microsoft Dynamics NAV.

Scannen, Erfassen, Freigabe und Archivierung der Eingangsrechnungen erfolgen nun mit EASY Invoice. Die Freigabemodi wurden einmalig, unter der Berücksichtigung von (Urlaubs-)Ver­tretungen definiert. Über ein Cockpit kann jederzeit nachvollzogen werden, wo sich welche Rechnung gerade befindet. Bei Fragen der Rechnungsleger und -lergerinnen kann sofort an die dafür verant­wortliche Person übergeben werden. Sämtliche Arbeitsschritte werden protokolliert und am Ende mitarchiviert.
Schnittstellen sind dann perfekt, wenn sie nicht wahrnehmbar sind. Durch die tiefe Integration in Microsoft Dynamics NAV werden die buchungsrelevanten Daten automatisch übergeben und die Prozesse in der Buchhaltung beschleunigt. Für die Verarbeitung in Microsoft Dynamics NAV können die Rechnungen direkt aus dem NAV Client angezeigt werden – Fachanwenderinnen und -anwender bleiben somit in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung.

Gründung 0
Anzahl der Besucher 0 Mio. (2019)
Verbund mit 0 Standorten in Wien
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Auf Basis dieser Ergebnisse konnten wir sehr zielgerichtet in die Umsetzung gehen. Der Grad zwischen Implementierungspart­ner und Prozessberater ist dabei meistens sehr schmal. Erfahrung, Innovationsbereitschaft und En­gagement schaffen eine Lösung mit hoher Akzeptanz und Benutzerzu­friedenheit.“

Blasius Leitner, easy competence GmbH

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