Die Loparex Germany GmbH implementiert
das Rechnungsmanagement der EASY SOFTWARE AG.

Früher fand die Rechnungsverarbeitung in mühevoller Kleinarbeit statt. Von der Eingabe von Kopfund Positionsdaten über den Abgleich der Summen mit den Angeboten im ERP-System bis hin zur Umsatzsteuer-Prüfung. Sofern die Ware noch nicht eingegangen war, musste der Sachverhalt zudem mit dem Einkauf geklärt werden. Schließlich die Archivierung im Papierarchiv: Für zwei Jahre stapelten sich die Vorgänge im Rechnungswesen, dann wanderten sie für weitere acht Jahre in die Registratur.

„Alles in allem war die Rechnungskontrolle und Durchbuchung ein ermüdendes ‚Klein-Klein’ – und damit ineffektiv, intransparent und anfällig für Fehler. Fehler, die aus Gründen der Betriebs- und Rechtssicherheit unbedingt ausgeschlossen werden mussten“, so Wallon. Um dies zu gewährleisten, wurden alle Buchungen und Kontierungen am Folgetag nochmals von Hand überprüft.

Im Jahr 2009 begab sich die Loparex Germany GmbH schließlich auf die Suche nach einer SoftwareLösung, die die Rechnungsprüfung, Freigabe und Archivierung automatisieren und Mitarbeiter entlasten sollte. Optimale Zusammenarbeit mit Orcale Financials, mehr Effizienz und optimierte Prozesse standen ebenso im Lastenheft wie ein modularer, skalierbarer Aufbau – denn zu einem späteren Zeitpunkt sollten zusätzlich Frachtrechnungen sowie elektronische Rechnungen verarbeitet werden können.

Im Wettbewerbsvergleich entschied sich die Loparex Germany GmbH für die EASY SOFTWARE AG. Nicht nur, weil die EASY Lösung allen Anforderungen gerecht wurde. „Ein solches Projekt ist mehr als ein reines IT-Projekt. Kollegen aus dem Rechnungswesen, dem Einkauf, der Logistik und der IT sind beteiligt. Da muss neben der Fachkompetenz auch die Chemie stimmen. Beim Projektteam der EASY war uns von vornherein klar, dass das kein Problem darstellen würde“, erklärt Wallon.

Anfang 2010 ging das Projekt an den Start: Der Neuaufstellung der ServerLandschaft folgten umfassende Stammdatenüberprüfungen, um dem neuen System nur bereinigte Datensätze in hoher Qualität übergeben zu können. Im dritten Schritt entwickelte die EASY SOFTWARE AG einen Workflow-Entwurf, der gemeinsam mit der Loparex Germany GmbH immer weiter auf die Bedürfnisse des Kunden angepasst wurde. Der Grund: Gerade im Workflow lässt EASY Invoice umfassende Individualisierungen zu, von der automatischen Kreditorerkennung anhand der Kontonummer über Berechtigungen zur Rechnungsfreigabe bis hin zu Eskalationsregeln, wenn ein Fehler in einer Rechnung gefunden wird. Nach Abschluss der Workflow-Definition ging es an die Anbindung von EASY Invoice an Oracle Financials. Sie wurde mit Hilfe einer von der Loparex Germany GmbH auf Basis von IBM Cognos entwickelten Schnittstelle realisiert. Schließlich standen umfangreiche Tests an, bevor das System im vereinbarten Zeitrahmen in den Produktivbetrieb überführt wurde.

Heute werden eingehende Papierrechnungen einem automatischen Workflow übergeben. Ab diesem Zeitpunkt sind sie im System hinterlegt und jederzeit – die entsprechenden Rechte vorausgesetzt – einsehbar. Gleichzeitig sind sie revisionskonform archiviert, was eine Papierablage überflüssig macht.

EASY Invoice liest die Inhalte aus der Rechnung aus und prüft sie: So erkennt EASY Invoice beispielsweise die zugehörige Bestellung und abweichende Stückzahlen-, Einzel- oder Gesamtpreise. Rechnungsdubletten, fehlerhafte Rechnungsnummern oder ein falsches Rechnungsdatum werden ebenso identifiziert. Zudem übernimmt das System die Prüfung der Rechnung nach §14 Umsatzsteuergesetz. Ist mit der Rechnung alles in Ordnung, übergibt EASY INVOICE einen entsprechenden Buchungssatz an das ERP-System und kann dort umgehend prozessiert werden, um Skontofristen einzuhalten.

Aktuell verarbeitet EASY Invoice für die Loparex Germany GmbH im Jahr rund 22.000 Rechnungen. Ein Zugriff auf das Rechnungsarchiv ist jederzeit direkt aus Oracle Finance möglich. Auch bei der Weiterentwicklung des Systems lief alles nach Plan: So prüft und archiviert EASY Invoice seit 2012 zusätzlich Frachtrechnungen und Frachtbriefe.

Außerdem hat das Unternehmen mittlerweile seine Lieferanten sukzessive auf E-Mail-Rechnung umgestellt. Denn seit einer vorgenommenen Erweiterung des Systems kann EASY Invoice nun ein per E-Mail eingegangene Rechnungs-PDF auf die gleiche Art und Weise bearbeiten, prüfen und archivieren wie eine Papierrechnung. So läuft alles noch schneller und reibungsloser.

„Wir sind sehr zufrieden. Im Einführungsprojekt und in der Weiterentwicklung hat alles funktioniert“, so das Fazit von Christian Wallon. „Mit EASY Invoice haben wir große Verbesserungen bei den Durchlaufzeiten, der Transparenz und der Fehlerquote erzielt. Wir verfügen auch ohne Papierarchiv über eine revisionssichere Ablage. Die Effizienz im Rechnungswesen und in den beteiligten Abteilungen ist enorm gestiegen. Und schließlich hat die weitgehende Abschaffung manueller Tätigkeiten gemeinsam mit klaren Prozessen die Mitarbeitermotivation spürbar verbessert. Unsere Rechnungsbearbeitung ist damit schneller und leistungsfähiger denn je. EASY Invoice hat sich schnell amortisiert.“

Bei der Loparex Germany GmbH sorgt EASY Invoice für eine schnellere und sicherere Rechnungsverarbeitung.

Die Vorteile:

• EASY Invoice:
  • erfasst alle Eingangsrechnungen und extrahiert sämtliche relevante Daten
  • stellt das Cockpit für alle Rechnungsvorgänge dar
  • steuert alle Freigabeprozesse
  • garantiert die revisionssichere Ablage
  • fungiert als Konnektor zu Oracle Finance auf Basis von IBM Cognos