Talgo

Bei der Wartung und Reparatur von Schienenfahrzeugen fällt eine Vielzahl dokumentationspflichtiger Unterlagen an. Zum einen natürlich steuerrelevante Dokumente, die revisionssicher und GDPdU-konform aufbewahrt werden müssen. Zum anderen ganz spezifische Dokumente aus dem Werkstattalltag, die es sicher und auffindbar abzulegen gilt. „Wir erledigen fast alle Arbeiten an verschiedensten Zug- und Waggontypen – von der Inspektion über die kleine Reparatur bis hin zur großen Revision, die alle 1,2 Millionen Kilometer nötig wird und unter anderem eine komplette Überprüfung aller mechanischen und elektronischen Komponenten umfasst“, erklärt Stephan Korte, Leiter Produktion und Betrieb. „Unser Archiv umfasst Auftragszettel, Prüf- und Montageberichte, Mess- und Wiegeprotokolle und vieles mehr.

Vor allem wächst der Archivbestand kontinuierlich. Bis zur Einführung von EASY Archive arbeitete Talgo noch mit einer klassischen Papierablage. Das Problem: Sie stieß zunehmend an ihre Grenzen und wurde den steigenden Anforderungen nicht mehr gerecht. „Wir standen vor einer echten Dokumentenflut und damit vor der Frage, wie wir die Auffindbarkeit der Dokumente auch in Zukunft sicherstellen. Denn in unserem Papier-Ablagesystem konnten wir Dokumente nur nach zwei Kriterien ablegen: Wagennummer und Friststufe. Wer alle Schäden innerhalb einer bestimmten Friststufe finden wollte, musste das Papierarchiv manuell durchgehen, die gewünschten Akten entnehmen, die Dokumente von Hand kopieren und die Originale wieder in den Ordner legen.“ War das bereits zeitaufwändig, so waren komplexere Recherchen im Archiv kaum noch zu leisten.

Das Papierablagesystem war schlicht nicht flexibel genug. Korte wünschte sich stattdessen ein elektronisches System, das alle Dokumente zentral vorhält und für alle Abteilungen erreichbar sowie leicht zu durchsuchen ist. Im Pflichtenheft notierte er ferner Kompatibilität mit Microsoft, SAP und IBM Maximo, das Talgo bis heute als Planungs- und Steuerungssystem nutzt. Unter allen zur Verfügung stehenden Lösungen setzte sich EASY Archive durch. Nicht nur, weil es alle geforderten Eigenschaften mitbrachte, erinnert sich Korte: „Die Konkurrenz arbeitete mit eher starren Strukturen und bot nur wenig Raum für individuelle Anpassungen. Die EASY Lösung stellte sich dagegen flexibler und anpassbar dar. Das hat uns in unserer Entscheidung bestärkt.“

Die Erwartungen sollten nicht enttäuscht werden. Das Einführungsprojekt lief reibungslos und die Einarbeitung der mit der Lösung arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ging ohne Probleme über die Bühne. Heute profitiert Talgo von einer Archivierung, die ein deutliches Plus an Transparenz und Tempo bietet – und das, obwohl man nicht komplett auf Papier verzichten kann.

Die Kolleginnen und Kollegen in der Disposition nutzen IBM Maximo als führendes Auftragsverwaltungssystem. Mit ihm generieren sie beispielsweise turnusmäßige Wartungsaufträge, Reparaturaufträge und Aufträge für die präventive Instandhaltung. Jeder davon wird ausgedruckt und – sofern erforderlich – mit Anhängen versehen.

Muss im Anschluss an eine Wartung zusätzlich etwa eine Vermessung stattfinden, liegt sofort das entsprechende Messblatt bei. Alle Dokumente erhalten zudem einen individuellen Barcode, der sie einem Datensatz in IBM Maximo zuordnet. „Die ausführenden Mechanikerinnen oder Elektriker füllen die Dokumente in der Werkstatt aus, unterschreiben sie und geben sie dann an die Disposition zurück“, so Korte. „Dann müssen die Auftragszettel nur noch gescannt und in unserem EASY Archiv abgelegt werden, das über die EBIS-Schnittstelle an IBM Maximo und unser ERP-System angeschlossen ist. Wir können nun also direkt aus diesen Systemen heraus in die Dokumente schauen, um nach Metadaten wie Wagen- oder Auftragsnummern sowie nach Schlagworten zu recherchieren.“

Die Vorteile liegen auf der Hand: Nutzerinnen und Nutzer aus allen Abteilungen haben alle Dokumente zu einem Auftrag „griffbereit“. Sie sehen alles, was im Archiv liegt und können mit den entsprechenden Daten arbeiten. Der aktuelle Status eines Auftrags ist transparenter. Verbrauchte Ersatzteile können schneller nachbestellt werden. Und wenn jemand bei der Bearbeitung eines Auftrags einen Schaden findet, kann die Person in kürzester Zeit frühere Vorgänge zu diesem Wagen ansehen – beispielsweise die letzten Inspektions- oder Messprotokolle. Bei Bedarf lässt sich das digitale Archiv sogar bis zur Unternehmensgründung vor 25 Jahren durchforsten, denn Talgo hat alle wichtigen Dokumente des vergangenen Vierteljahrhunderts digitalisiert.

Und das Archiv wuchs weiter: Zu den Auftragsscheinen gesellte sich schon bald nach seiner Einführung das Belegwesen aus der Materialwirtschaft sowie der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Freigaben von Ausgangsrechnungen wickelt Talgo mit Hilfe von EASY und dem hauseigenen SAP-System über einen Workflow ab. Die Durchlaufzeit von Rechnungen verkürzte sich um die Hälfte. Darüber hinaus werden alle Eingangsrechnungen digital archiviert und können nicht mehr verloren gehen. Es wandert kein Papier mehr durch die Flure. Mit wenigen Klicks kennen Sachbearbeitende den aktuellen Status einer Rechnung und sind so jederzeit auskunftsfähig.

Stichwort „auskunftsfähig“: Qualifikationszertifikate archiviert Talgo inzwischen ebenfalls mit EASY. Denn aus Gründen der Sicherheit dürfen viele Tätigkeiten nur von eigens geschulten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durchgeführt werden. Manche der so erworbenen Zertifikate verfallen nach einer gewissen Zeit und müssen erneuert werden. „Wenn der Meister einen Gesellen etwa mit einer Schweißarbeit über Kopf beauftragen will, muss er überprüfen, ob dieser noch im Besitz eines aktuellen Zertifikates ist. Dank EASY Archive muss er hierfür nicht mehr Akten wälzen. Und nicht zuletzt können wir im Falle eines Audits schnell alle Zertifikate vorweisen“, erklärt Korte.

Aktuell befinden sich 19.000 Debitorendokumente, 48.000 Kreditorendokumente und 200.000 Auftragsscheine im Archiv. Tendenz steigend. Auch Verträge handhabt das Unternehmen mit Hilfe von EASY SOFTWARE: 2019 installierte Talgo EASY Contract. Einer kurzen Schulungsphase im Mai folgte der reibungslose Go-live. Rund 200 Verträge, die zuvor in Sharepoint zu finden waren, sind nun im zentralen Archiv abgelegt.

Geplant ist, mittelfristig ganz auf Papier zu verzichten. Zudem will Talgo bald die Voraussetzungen schaffen, auftragsbezogene Sprachmemos oder Fotos mit Hilfe von EASY zu archivieren. „Mit EASY haben wir einen guten Partner für solche Vorhaben an unserer Seite“, zeigt sich Stephan Korte überzeugt. „Die Lösungen bieten genau, was wir brauchen. Und menschlich stimmt die Zusammenarbeit. Wir freuen uns auf die nächsten Projekte.“