Wohltätigkeitsverbände und Organisationen reduzieren als Kunden von Wilmington Insight ihre Datenerfassungsprozesse

In jüngster Zeit hat Wilmington Insight die digitale Automatisierung eingesetzt, um große Mengen an Dokumenten für einen auf Wohltätigkeitsverbände und -organisationen spezialisierten Datendienst zu verarbeiten. Der Dienst erhält pro Woche ungefähr 5.000 Dokumente von externen Dritten. Hieraus werden wichtige Informationen extrahiert und verarbeitet, die dann in Form von Datenbanken an Kunden von Wohltätigkeitsverbänden und -organisationen verkauft werden. Bevor die Datenextraktion automatisch erfolgte, mussten Mitarbeiter in London seitenweise Dokumente durchblättern, um bestimmte Daten zu finden, die benötigt wurden. Dann mussten sie die Dateien an ein anderes Büro senden, damit Teams aus Schreibkräften sie in eine Datenbank eingeben konnten. Qualität und Format der eingegangenen Dokumente unterschieden sich beträchtlich, was dazu beitrug, dass die Ermittlung der für die Extraktion notwendigen Daten mehr Zeit in Anspruch nahm. „Wir mussten sowohl Kontakt- als auch Finanzdaten manuell zusammentragen, was mit viel Hin und Her verbunden war“, sagt Polly Avgherinos, Geschäftsführerin von Wilmington

„Um einen Satz von Informationen abzutippen brauchte eine Person eine ganze Woche.“ In Anbetracht der großen Datenmengen war das eine mühsame und banale Tätigkeit, eine kontinuierlich anfallende Arbeit, mit der es Schritt zu halten galt. Sie konnte auch nicht im Schnellverfahren erledigt werden: Wohltätigkeitsverbände und Organisationen zahlen, um Zugriff auf Daten zu haben, die sie für die wichtige Tätigkeit der Sammlung von Geldern verwenden. Die Genauigkeit der Daten ist also entscheidend. Neben der Erhöhung der Effizienz und Datenverlässlichkeit spielten für Wilmington Insight auch Wettbewerbsgründe im Hinblick auf die Verbesserung eine Rolle. „Obwohl niemand anderes dieselbe Dienstleistung wie wir anbietet, verlangt der Markt einen hohen Informationsgehalt des Quellenmaterials, das wir verarbeiten“, sagt Polly Avgherinos. „Solange wir auf manuelle Prozesse angewiesen waren, hatten wir keine Chance, diese zusätzlichen Bedürfnisse zu erfüllen, ohne weitere Mitarbeiter einzustellen. Wohltätigkeitsverbände und Organisationen verfügen jedoch nur über begrenzte Mittel und hätten die höheren Preise, die wir hätten berechnen müssen, nicht aufbringen können.“

Da Wilmington zuvor bereits positive Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit EASY SOFTWARE gemacht hatte, wandte sich der Anbieter von Insight-Lösungen nun an das Software-Unternehmen mit der Frage, ob eine erschwingliche technologische Lösung existiert, mit deren Hilfe Wilmington seine Datenerfassungs- und Daten-Management-Prozesse zuverlässig automatisieren und beschleunigen kann. EASY beauftragte seine Technologiepartner ABBYY und Fujitsu. Das Unternehmen ABBYY, das auf Software zur optischen Zeichenerkennung, Dokumentenerfassung und Sprachverarbeitung spezialisiert ist, stellte Flexicapture, seine Lösung zur Datenerfassung und Dokumentenverarbeitung, zur Verfügung. Fujitsu-Scanner nehmen Bilder von eingehenden Papierdokumenten auf, die dann von der ABBYY-Software „gelesen“ und entschlüsselt werden. So können wichtige Informationen auf einer Seite intelligent erfasst werden. „Die Kombination der von EASY empfohlenen Technologien hat sich als passend erwiesen und war wirklich das, was wir brauchten“, so Polly Avgherinos. Um die Genauigkeit und Effizienz zu erhöhen, erstellten EASY und ABBYY vier verschiedene Vorlagen um den üblichen Unterschieden, wie bestimmte Quellendaten vorgelegt werden, Rechnung zu tragen. Gescannte Bilder und extrahierte Daten werden an die Workflow-Lösung EASY DOCUMENTS gesandt. Dadurch werden eventuell ungenaue Daten abschließend geprüft und korrigiert und es besteht die Möglichkeit, Inhalte schnell und einfach zu suchen und abzurufen. Sobald die Daten geprüft wurden, werden sie über XML an die Datenbank von Wilmington geschickt.

Unsere Situation hat sich, ausgehend von einem unzeitgemäßen, manuellen Prozess, komplett revolutioniert“, sagt Polly Avgherinos. „Jetzt braucht die gleiche Person nur anderthalb Tage, um die Arbeit zu bewältigen, die vorher eine ganze Woche in Anspruch genommen hat. So können wir größere Mengen an Daten mit weniger Leuten verarbeiten und unseren Kunden dringend benötigte, zusätzliche Information liefern.“