Steinbacher Dämmstoffe
Wie der Ruhestand eines wichtigen Mitarbeiters zum Katalysator der Digitalisierung wurde
Welche zwei Dinge verbindet Hamburgs kulturelles Aushängeschild, die Elbphilharmonie, mit der Red Bull Akademie in Salzburg – einer der modernsten Nachwuchsschmieden für Fußballstars? An beiden Orten werden Höchstleistungen erbracht und in beiden Gebäuden sorgen Dämmstoffe von Steinbacher für das optimale Klima. Das mittelständische Unternehmen aus Tirol ist ein Paradebeispiel dafür, wie eine gesunde Mischung aus Tradition und Innovation nachhaltig für Erfolg sorgt.
Komplettanbieter für Dämmstoffe
Bei Steinbacher dreht sich alles um Effizienz und Innovation. Effizienz, weil das österreichische Unternehmen aus dem beschaulichen Erpfendorf als Komplettanbieter für Dämmstoffe qua Definition ein Experte für das Einsparen von Ressourcen durch intelligente technische Lösungen ist. Durch seine Innovationsfreude konnte das Unternehmen in diesem umkämpften Wachstumsmarkt zu einem der drei führenden Dämmstoffproduzenten in Österreich aufsteigen. Derzeit beschäftigt Steinbacher knapp 460 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die an drei Standorten in Österreich, Deutschland und Polen tätig sind. Die Gruppe erwirtschaftete zuletzt einen Jahresumsatz von 128 Millionen Euro.
Hinter diesen Zahlen steht ein traditionsbewusster Familienbetrieb, der heute in zweiter Generation von dem Unternehmerehepaar Ute Steinbacher und Roland Hebbel geführt wird. Ihr Erfolg ist keine Selbstverständlichkeit. Zum einen decken sie als einziger Anbieter in Österreich die gesamte Palette an Dämmlösungen ab – ob Gebäudedämmung im Hochbau oder Dämmsysteme für Fußbodenheizungen. Zum anderen bedient Steinbacher keinen einfachen Markt: Ihre Kunden reichen von großen Baumarktketten in Deutschland bis zu hochspezialisierten Systemanbietern; die Vorlaufzeiten für die breite Produktpalette können vier bis sechs Wochen lauten, aber auch „benötigen wir morgen auf der Baustelle“.
Ein wichtiger Faktor für Steinbachers Erfolgsweg zur anerkannten Dämmstoffmarke sind die engagierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Einer von ihnen ist IT-Leiter Manuel Gosch, der seit zehn Jahren für die Informationstechnologie des Familienunternehmens verantwortlich ist. Seine Karriere hat Gosch bei Steinbacher bereits vor 19 Jahren begonnen und hat in seiner Verantwortung als IT-Leiter die Digitalisierung des Dämmstoff-Komplettanbieters wesentlich vorangetrieben: „Die eigentliche Entwicklung hat vor sieben oder acht Jahren klein angefangen, mit einem neuen ERP-System, Barcode-Scannen und so weiter.“ Das ERP-System stellte Gosch auf Comarch um, deren Business-Software besonders auf mittelständische Unternehmen zugeschnitten ist.
Aktuell haben wir etwa 50.000 digitale Dokumente im Archiv – und es werden täglich mehr. Das vereinfacht nicht nur viele Prozesse; gerade durch easy invoice sparen wir im Bereich der Rechnungskontrolle enorm viel Zeit und können Skontofristen besser einhalten.
Manuel Gosch,
IT-Leiter
mitarbeitende
gründung
umsatz in mio.
PROJEKT-INFORMATIONEN
Großer Schritt nach vorne mit digitalem Dokumentenmanagement
Ein so vielschichtig aufgebautes Unternehmen wie Steinbacher mit zahlreichen Geschäftsbereichen und drei Standorten ist für den IT-Leiter eine besondere Herausforderung. Die IT muss viele individuelle Wünsche unter einen Hut bekommen. Gosch hat deshalb das strategische Ziel formuliert, auf Standards zu setzen und am Markt etablierte Software-Lösungen auszuwählen, mit denen sich das Unternehmen langfristig und nachhaltig entwickeln kann. Dabei lässt sich am Beispiel ihres Dokumenten-Management-Systems (DMS) lernen, dass es manchmal auch besondere Umstände braucht, um für einen Geschäftsprozess einen neuen Software-Standard zu finden, mit dem die Digitalisierung vorangetrieben wird.
Als Manuel Gosch die Digitalisierung bei Steinbacher zu forcieren begann, war das Thema Dokumentenmanagement zwar schon auf der Agenda. Es brauchte jedoch eine Initialzündung, damit Bewegung in die Sache kam. Das geschah, als der damalige Leiter des Bereichs Forschung und Entwicklung in den Ruhestand ging. Das Unternehmen übernahm ein Büro mit etwa 300 Aktenordnern, in denen alle wichtigen technischen Unterlagen – wie zahlreiche technische Normen für Baustoffe – zwar fein säuberlich abgeheftet waren. Aber für einen Außenstehenden war es praktisch unmöglich, sich in diesem Aktenberg zurechtzufinden.
Dem IT-Verantwortlichen war klar: Steinbacher benötigt ein Dokumenten-Management-System. Gosch begann nach Anbietern zu recherchieren und aktivierte sein berufliches und privates Netzwerk, um Erfahrungen mit DMS-Anbieten einzuholen. So entstand eine Liste mit den „vier bis fünf wichtigsten Big-Playern“, aus denen im November 2020 letztlich die Wahl auf easy fiel. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung im DMS-Markt und über 5.500 zufriedenen Kunden weltweit lag easy mit der Lösung easy archive auch bei den Empfehlungen anderer Unternehmen, mit denen Steinbacher sich zum Thema Digitalisierung austauschte, hoch im Kurs.
Nachdem die Entscheidung für easy gefallen war, konnte Gosch Anfang 2021 mit der Umsetzung des Projekts starten. Bereits im Mai ging die Personalakte (easy hr) live, knapp fünf Monate danach folgte mit easy invoice die Digitalisierung des Eingangsrechnungsworkflows. Dabei wurde die Software zunächst in Österreich ausgerollt und anschließend schrittweise bei den beiden Tochterfirmen. „Die Einführung lief sehr gut, muss ich immer wieder sagen. Alles ging sehr schnell und wir hatten einen extrem guten Ansprechpartner von easy, der immer da war, wenn wir Unterstützung benötigten“, resümiert Gosch rückblickend.
Heute sind Produkte von easy bei Steinbacher in alle relevanten Geschäftsprozesse eingebunden, die eine intelligente digitale Automatisierung und Archivierung benötigen. Dazu zählen neben easy hr und easy invoice auch die Geschäfts- und Finanzdokumente, die jetzt mit easy contract verwaltet werden. Schritt für Schritt konnte Steinbacher so bis Herbst 2023 unter dem Strich etwa 50.000 Unternehmensdokumente digitalisieren und archivieren: Angefangen bei ihrem Dokumentenbestand in den Bereichen Forschung und Entwicklung, Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung über den Eingangsrechnungsworkflow, die Mitarbeiterdokumente und Personalakten im HR-Bereich bis hin zum Vertragswesen.
Warum Gosch diesen Prozess als großen Schritt bei der Digitalisierung einordnet, führt er am Beispiel des Eingangsrechnungsworkflows aus: Früher wurden alle Rechnungen, die per Post im Unternehmen ankamen, kopiert und in einem entsprechenden Fach abgelegt, aus dem sie abgeholt werden mussten, um von der verantwortlichen Person manuell abgezeichnet werden zu können. Dann gingen die Rechnungen im Haus wieder zurück und konnten schließlich in der Buchhaltung bearbeitet werden. Heute werden alle Papierrechnungen bei Steinbacher sofort nach dem Eingang eingescannt und in ein PDF-Dokument umgewandelt. Anschließend werden sie in den digitalen Rechnungsworkflow eingespeist, auf den alle Berechtigten sofortigen Zugriff haben.
Den Vorteil der elektronischen Archivierung erlebt auch Gosch in seiner täglichen Arbeit als IT-Leiter: „Wenn ich von einem meiner Mitarbeiter ein Dokument brauche, musste ich in der Vergangenheit zur Personalabteilung gehen. Dann suchten die Kolleginnen und Kollegen einen Ordner raus, blätterten 100 Seiten durch und irgendwann fanden sie das Dokument. Jetzt kann ich selbst von meinem Rechner aus in alle Dokumente reinschauen, die für mich freigegeben sind, und habe innerhalb von 30 Sekunden alles, was ich brauche.“ Denn dank easy hr sind jetzt alle Dokumente so digitalisiert, dass sie in einem professionellen Ablagesystem liegen und die gewünschte Information per Volltextsuche in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm erscheint.
easy begleitete Gosch und sein IT-Team bei der technischen Integration in die IT-Landschaft. Mit der Zeit konnte Steinbacher das hauseigene Archiv-System so immer weiter optimieren und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Positiv daran ist, dass die interne IT mittlerweile immer mehr Anpassungen am Archiv eigenständig vornehmen kann. Der Bedarf an Unterstützung durch die Expertinnen und Experten bei easy ist so mit der Zeit immer weiter gesunken und Steinbacher arbeitet weitgehend autark an der Weiterentwicklung des Archiv-Systems. Aber auch nach den etwa zweieinhalb Jahren, die Steinbacher easy archive mittlerweile im Einsatz hat, ist der Prozess der DMS-Integration für Gosch noch längst nicht abgeschlossen: „Meiner Meinung nach gibt es für solche Projekte kein Ende, denn IT-Systeme sollen ja leben, sonst bleibt man irgendwann stehen und verbessert sich nicht mehr.“
die richtigen daten in den richtigen händen
easyarchive
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