Digitale Geschäftsprozesse vereinfachen in Unternehmen ebenso Arbeitsabläufe wie auch die Zusammenarbeit: Daten und Dokumente entstehen daraus – und damit gleichzeitig auch die rechtliche Pflicht zur Archivierung. Kein Grund zur Sorge. Hier beleuchten wir insbesondere die Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten für buchführungspflichtige Unternehmen.
Definition: Was bedeutet Archivierung?
Sichere Archivierung meint das dauerhafte Aufbewahren von Dokumenten und Daten im unveränderlichen Zustand: so wie das Dokument das Unternehmen erreichte. Zwei Anforderungen kommen laut Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hinzu: Einerseits ist Archivierung ein Prozess, der einer Systematik folgen muss. Andererseits erfolgen das Speichern und Aufbewahren von Dokumenten auf kontrollierte Weise.
„Systematisch“ und „kontrolliert“ bedeuten im Kontext elektronischer Archivierung nichts anderes, als dass Sie einen strukturell gleichbleibenden Archivierungsprozess im Unternehmen etabliert haben. Idealerweise beschreibt eine Verfahrensdokumentation diesen Prozess: Wo werden welche Dokumente mit welchen IT-Systemen abgelegt und wer hat darauf welchen Zugriff. So viel dazu in aller Kürze zur Definition und Bedeutung der Archivierung.
Gut zu wissen
Welche Dokumente müssen archiviert werden?
Sobald die in digitalen Geschäftsprozessen entstehenden Daten und Dokumente steuerrechtliche Relevanz besitzen, müssen diese revisionssicher archiviert werden. Zu den zu archivierenden Dokumenten zählen typischerweise die folgenden:
- Bücher und Aufzeichnungen (z.B. Geschäftsvorfälle, Buchungen etc.)
- Inventare (z.B. Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden)
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte (z.B. als gesetzlich bestimmte Ergänzung zum Jahresabschluss)
- Eröffnungsbilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Buchungsbelege (z. B. Eingangsrechnungen, aber auch versendete Rechnungen)
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (jegliche Korrespondenz zur Vorbereitung, Abwicklung, zum Abschluss oder Widerruf eines Geschäfts)
- Wiedergaben der versendeten Handels- und Geschäftsbriefe
- Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex (z.B. Einfuhrzollanmeldung, Rechnungen etc.)
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Personalunterlagen)
Gesetzliche Vorschriften zur Dokumentenarchivierung
Die Auflistung der Beispiele revisionssicher zu archivierender Dokumente stammt aus der Abgabenordung (AO) und dort aus § 147, Absatz 1. Weitere gesetzliche Archivierungsvorschriften erwähnt das Handelsgesetzbuch (HGB §§ 239, 257 ). Beide Gesetztexte rund um die Archivierung bestimmen:
- welche Dokumente
- wie lange aufbewahrt
werden müssen. Darüber hinaus existieren die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“. Letztere widmen sich auch dem Thema gesetzliche Archivierungsvorschriften. Was diese Grundsätze für das digitale Archivieren von Dokumenten bedeuten, erfahren Sie im nun folgenden Abschnitt.
GoBD-konforme Dokumentenarchivierung
Die GoBD ist kein Gesetz, aber eine Verhaltensvorschrift des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 14.11.2014 mit Gültigkeit ab 01.01.2016. Als solches regeln die GoBD die rechtlichen Anforderungen an eine ordentliche elektronische Buchführung wie auch an eine GoBD-konforme Dokumentenarchivierung. Das Hauptziel der GoBD besteht darin, für Rechtsklarheit wie auch bundesweit einheitliche Archivierungsvorschriften zu sorgen. In die GoBD flossen die Abgabenordung sowie das Handelsgesetzbuch, das Umsatzsteuergesetz und das Einkommensteuergesetz ein.
Wen betrifft die GoBD in punkto Archivierung?
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung betreffen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen und Unternehmer. Gleich ob Groß oder Klein, Konzern oder KMU, Selbstständige, Kleinstunternehmer und Freiberufler müssen eine GoBD-konforme Archivierung einsetzen.
Was bedeutet die GoBD?
Die GoBD lässt sich am besten durch deren sechs Forderungen verstehen. Eine GoBD-konforme Archivierung und Buchhaltung stellt folgende Grundsätze für die aus Geschäftsvorfällen entstandenen Dokumente auf:
5 Grundsätze der GoBD:
Grundsatz der Unveränderbarkeit
Nach § 146 Absatz 4 AO dürfen eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass deren ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Folglich müssen alle Veränderungen und Löschungen von Buchungen oder Aufzeichnungen im Zuge elektronischer Archivierung protokolliert werden.
Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Im Zeitraum der Aufbewahrungsfrist müssen die mit Geschäftsvorfällen im Zusammenhang stehenden Dokumente sowohl nachvollziehbar wie auch überprüfbar im Archiv vorliegen. Der Archivierungsprozess darf die maschinelle Auswertung der Daten und Dokumente nicht einschränken. Für den Fall der Dokumentenkonvertierung sind beide Dokumentenversionen zu archivieren. Die Art und Weise, wie digitale Belege und Dokumente archiviert werden, ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Aus dieser geht hervor, wie Dokumente empfangen und verarbeitet werden und schließlich aufzubewahren sind.
Grundsätze der Richtigkeit, der Vollständigkeit und der Ordnung
Alle Geschäftsvorgänge mit steuerrechtlicher Relevanz sind korrekt, ebenso vollständig wie vollzählig, sowie geordnet aufzuzeichnen. Buchungen müssen systematisch durch Ordnungsregeln verarbeitet werden und am Ende eindeutig und zweifelsfrei nachvollziehbar sein. Ein digitales Archivierungsverfahren stellt in Kombination mit organisatorischen Maßnahmen sicher, diesen Grundsatz einzuhalten.
Internes Kontrollsystem (IKS)
Für die Einhaltung der Ordnungsregeln nach § 146 AO muss das Unternehmen Kontrollen einrichten, diese auch ausführen und protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise: Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen; Funktionstrennungen, Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen) etc.
Grundsatz des Datenschutzes
Alle betroffenen Systeme zu Datenverarbeitung sind gegen Nicht-Auffindbarkeit, Vernichtung durch Löschen oder Daten-Diebstahl zu schützen. Gleiches gilt für den Schutz vor unberechtigten Eingaben und Veränderungen: entsprechende Zugangs- und Zugriffskontrollen sind zu etablieren.
Aufbewahrungsfristen von Dokumenten
Die GoBD selbst sagt weder etwas über Aufbewahrungszeiträume noch darüber etwas aus, welche Dokumente archiviert werden müssen. An dieser Stelle regieren die Abgabenordnung (AO) sowie das Handelsgesetzbuch (HGB) wie auch das Umsatzsteuergesetz (UstG). Prinzipiell gilt, buchführungspflichtige Gewerbetreibende müssen Geschäftsdokumente aufbewahren und während der Archivierung von Dokumenten Aufbewahrungspflichten einhalten. Grundsätzlich bestehen dabei zwei verschiedene Aufbewahrungsfristen von 10 und 6 Jahren. Nun folgt ein Auszug mit den geläufigsten Geschäftsdokumenten und deren Aufbewahrungsfristen.
Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Dokumente
- Abschlagszahlungen
- Lieferscheine (Wenn der Lieferschein gleichzeitig die Rechnung darstellt.)
- Rechnungen
- Buchungsbelege
- Ausgangsrechnungen
- Abschreibungsunterlagen
- Kontoauszüge
- Jahresabschlüsse
- etc.
Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für folgende Geschäftsdokumente
- Angebote
- Import-/Exportunterlagen und Zollbelege
- Betriebsprüfungsberichte
- Handels- & Geschäftsbriefe
- Und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind
Diese beiden Aufbewahrungszeiträume basieren auf dem Steuer-/Handelsrecht für Wirtschaftsunternehmen. Klar ist aber auch, dass zur Archivierung von Dokumenten Aufbewahrungspflichten ganz anderer Länge gelten können. Ohne sich in Details zu verlieren, gelten längere Aufbewahrungsfristen von 30 Jahren z.B. für
- Urteile
- Mahnbescheide und
- Prozessakten.
Ebenfalls kennen verschiedene Industriesegmente zur Archivierung von Dokumenten Aufbewahrungsfristen branchenspezifischer Natur. So z.B. im Bauwesen oder im Energiewesen, für Medizinproduktehersteller oder in der Lebensmittel- oder Pharmaproduktion etc.; allerdings greifen hier wiederum andere rechtliche Regularien.
Revisionssichere Archivierung leichtgemacht
Für die elektronische Archivierung im Allgemeinen wie auch für den Zeitraum der Aufbewahrungsfristen gilt, dass alle aufzubewahrenden Dokumente revisionssicher archiviert werden müssen. Der Anspruch der Revisionssicherheit gehört zu den fünf Grundsätzen der GoBD. Stellt sich also die Frage, was „revisionssicher“ im Kontext elektronischer Archivierung bedeutet.
Was bedeutet revisionssicher?
Revisionssicher meint im Kontext digitaler Archivierung, dass das aufzubewahrende Dokument vor Änderungen geschützt aufbewahrt wird. Es muss stets so vorliegen, wie das Dokument initial das Unternehmen erreichte – eben unverändert.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Aufbewahrungspflichtige Geschäftsdokumente, -unterlagen und Belege müssen im Archivsystem den Ansprüchen der GoBD wie auch den weiteren handels- und steuerrechtlichen Ansprüchen (HGB, AO) genügen. So meint revisionssichere Archivierung hauptsächlich, dass die Archivierungssoftware die folgenden 4 Aspekte einhält:
- Unveränderbarkeit
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit
- Verfügbarkeit
Die eben genannten Faktoren nehmen Bezug auf alle Änderungen am Dokument. Sie sollen vor Änderungen am Dokument schützen. Falls Änderungen stattfinden, dann nur auf der Kopie des Dokuments. Wenn das passiert, muss dokumentiert werden, wer wann wo Änderungen im Dokument eingefügt hat; abschließend verweist veränderte Kopie auf das Ursprungsdokument.
E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug oder E-Mails, die als Handelsbrief verstanden werden können, also die Geschäftskorrespondenz des Unternehmens abbilden, fallen natürlich unter dieselben Aufbewahrungspflichten. Auch hier gelten die GoBD samt allen geschilderten rechtlichen Regularien (HGB, AO etc.).
Allerdings besteht eine Schwierigkeit: E-Mails haben sich im Laufe der letzten beiden Jahrzehnte zum verbreiteten Austausch- und Kommunikationsmedium entwickelt. Millionen Mails werden jeden Tag versendet wie auch empfangen – und so verwandeln sich die E-Mail-Inboxen auch in Unternehmen zur Datenhalde, was jeder Urlaubsrückkehrer am ersten Arbeitstag kennt. Die Schwierigkeit bei der GoBD-konformen E-Mail-Archivierung besteht nun ganz einfach darin, den Unterschied zu treffen, ob eine Mail steuerrechtliche Relevanz besitzt oder nicht. Einen Einstieg in das Thema finden Sie in den folgenden zwei Newsroom-Beiträgen: Sechs Gründe für die E-Mail-Archivierung und sieben Irrtümer zu E-Mail-Archivierung.
Die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung von E-Mails dürfen Sie keinesfalls mit einem Backup Ihres E-Mail-Postfachs oder Mail-Servers verwechseln. Ein Backup hat eine andere Zielsetzung und ist gedacht für die Speicherung von E-Mails für den Fall des Datenverlustes, eben um E-Mails etc. schnell wiederherzustellen. In der Regel lässt sich allein mit einem Backup keine GoBD-konforme und revisionssichere Mail-Archivierung verwirklichen.
Vor- und Nachteile
Analoge versus digitale Archivierung
Das Thema Archivierung treibt die Menschheitsgeschichte schon seit mehreren tausend Jahren um. Will man sich nicht auf definitorische Spiegelfechtereien einlassen, geht es im Wesentlichen stets darum, Wissen für die Zukunft aufzuheben. So verweisen Funde aus dem mesopotamischen Ninive auf die Zeit um 4000 v. Chr., als Juristen und Priester erste Archive für zukünftige Kollektiverinnerungen auf Tontafeln in Keilschrift anlegten.
Vorteile der analogen Archivierung
Neben der vielen Nachteile, die eine Archivierung auf analogen Medien für die heutige Zeit aufweist, besteht der stärkste, unschlagbare Vorteil analoger Archivierung in deren Dauerhaftigkeit. Die 4000 Jahre alten Tontafeln aus Ninive legen Zeugnis darüber ab. Kein Wunder, dass zeitgenössische Projekte wie „Memory of mankind (MoM)“ auf Keramiktafeln als Speichermedium setzen.
Die Auswahl des Archivsystems steht und fällt also mit der Antwort auf die Frage, warum man überhaupt archivieren will – und eine „wirkliche“ Langzeitarchivierung für eine Million Jahre, wie im MoM-Projekt, funktioniert zuverlässig eben nur mit Keramiktafeln. Derartige lange Aufbewahrungszeiträume gehören allerdings nicht zur Zielsetzung fürs Archivieren von Geschäftsdokumenten. Hier sind im Regelfall Aufbewahrungsfristen von nur 10 Jahren zu erwarten.
Nachteile analoger Archivierung
Abseits des eben genannten Archivierungsziels besitzen analoge Archivierungssysteme nur Nachteile. Sie eignen sich nicht für schnelllebige Geschäftswelten und -prozesse. Im Vergleich zur digitalen Archivierung verhindern analoge Archivsysteme modernes, dezentrales Arbeiten schon im Ansatz: Das Mal-eben-im-Archiv-nachschauen funktioniert schlicht nicht, wenn Sie in München arbeiten und sich das Archiv in Hamburg befindet. Darüber hinaus bestehen allerdings noch weitere Nachteile analoger Archivierung:
- Kosten für Papier oder andere analoge Speichermedien
- Kosten für Archivräume übersteigen die Kosten für ein digitales Archiv bei Weitem
- Die Suche im analogen Archiv ist einer Recherche im digitalen Archiv schon in zeitlicher Hinsicht unterlegen
- Dezentrales und standortunabhängiges Arbeiten ist mit einem analogen Archiv nicht möglich
- Der Papierverbrauch ist nicht schonend für die Umwelt und verschwendet wertvolle Ressourcen
- Anfallende Personalkosten für das analoge Archiv
Vorteile & Nachteile digitaler Archivierung
Um es vorwegzunehmen: Ein wirklicher Nachteil digitaler Archivierung existiert nicht. Jedenfalls nicht, solange man sich über die gestellten Anforderungen an das digitale Archivszenario im Klaren ist. Fassen wir die Situation zusammen:
Welche Vorteile digitaler Archivierung bestehen?
- Ein Großteil der Dokumente erreicht das Unternehmen schon digital oder wird dort digital erstellt – so ist digitale Archivierung nur folgerichtig und vermeidet Medienbrüche
- Ermöglicht standortunabhängiges Arbeiten; so bildet digitale Archivierung die perfekte Basis für dezentral aufgestellte Organisationen
- Beschleunigt die Zugriffs- und Suchzeiten: einer der wichtigen Vorteile digitaler Archivierung, denn das Archiv ist mit nur wenigen Klicks von jedem Arbeitsplatz erreichbar
- Als Single-Source-of-Truth bietet das Archivsystem die perfekte Datenbasis für tiefe Einsichten und datenbasierte Entscheidungen
- Kostensparend durch Verzicht auf Aktenräume, Akten, Papier, Drucker, Toner etc.
- Weniger Platzbedarf und Organisationsaufwand
Welche Nachteile digitaler Archivierung bestehen?
- Wie oben bereits erwähnt: die begrenzte Lebensdauer elektronischer Speichermedien
- Komplexität der verwendeten Verfahren: gerade was die revisionssichere Archivierung anbelangt
- Gewisser Aufwand beim Zugriffsschutz, wenn das Archiv übers Netzwerk erreichbar sein soll
Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die Vorteile digitaler Archivierung deren Nachteile übertreffen, jedenfalls im hier besprochenen Szenario der GoBD-konformen und revisionssicheren Archivierung.
Anforderungen an eine Archivierungssoftware
Digital macht’s mehr Spaß, keine Frage. Vielleicht setzen Sie in vielen Bereichen Ihres Unternehmens bereits auf elektronische gesteuerte Prozesse. Falls ja, ist ein GoBD-konformes Archivieren nur folgerichtig. Um den Auswahlprozess zur Archivierungssoftware zu vereinfachen, folgt nun eine Auflistung gängiger Kriterien, die Ihnen die Auswahl für den ersten Schritt erleichtern – allerdings entscheidet sich vieles mit den Anforderungen Ihres Unternehmens.
- Internationalität in punkto Rechts- und Compliance-Konformität: Innerhalb der EU rund um den Umgang mit privaten Daten GDPR (DSGVO) und speziell für Deutschland das GoBD-konforme Archivieren
- Für das Archivsystem auf Zertifikate & Testate zur GoBD-Konformität achten, z.B. IDW PS-880 und ISAE 3000
- Mehrsprachigkeit der Archivierungssoftware
- Formatvielfalt: Die Archivierungssoftware sollte möglichst viele Dokumenten- und Dateiformate beherrschen
- Rollen- und Rechtekonzept: Die Archivierungssoftware setzt auf ein fein granulares und ausgereiftes Rechtekonzept
- Darreichungsformen des Archivs: Die Auswahl hängt von Ihren Anforderungen ab – Cloud, On-Premises oder hybride Mischformen stehen zur Wahl
- Die elektronische Archivierungslösung sollte als SaaS-Lösung vorliegen: So wird’s klar kalkulierbar in punkto Anzahl der Nutzer und Laufzeiten
- Nehmen Sie das Archiv aus Anwenderperspektive in den Blick: leichte Bedienbarkeit und ausgereifte Suchfunktionen müssen vorhanden sein
- Achten Sie darauf, dass die Archivsoftware und deren Anbieter bereits seit längerer Zeit am Markt bestehen
- Auf Anbindungsoptionen der digitalen Archivierung in Drittsysteme prüfen: z.B. in ERP-oder FiBu-Systeme (SAP ERP, 365 Business Central etc.): Das ist die Voraussetzung für nahtlos digitale Prozesse, z.B. bei der Eingangsrechnungsverarbeitung oder im Vertragsmanagement
- Falls nötig: Auf Option zur Digitalisierung papierbasierter Dokumente achten – für deren reibungslose Archivierung
AnbieterAuswahl
Worauf sollten Sie bei Einführung einer Archivierungssoftware im Unternehmen achten?
Die Investition in ein System zur revisionssicheren Archivierung stellt eine Investition in die Zukunft dar. Dabei steht und fällt vieles in Abhängigkeit von der gegenwärtigen Situation Ihres Unternehmens. Bevor Sie eine Archivierungslösung einführen, sollten Sie sich dazu wichtige Fragen stellen und ehrlich beantworten. Da ein Archiv von vielen Fachabteilungen genutzt wird, sollten Sie die Fachabteilungen in die Fragen einbeziehen. Der Einfachheit halber folgt nun ein schematischer Überblick, aufgeteilt in vier Schritte:
Führen Sie Gespräche mit Fachabteilungen. Fragestellungen sind z.B.: Warum, wo und wobei soll ein Archivsystem helfen? Welche Ziele sollen dadurch erreicht werden? Es ist nicht nur die revisionssichere Archivierung, die wichtig ist. Versuchen Sie die Antworten auf diese Fragen zu kategorisieren.
Im ersten Schritt könnte eine grobe Kategorisierung wie folgt lauten:
- Welche Archivfunktionen sind zwingend notwendig und welche einfach nur nice-to-have?
- Vergessen Sie nicht, heute schon an die Zukunft zu denken: Was könnte wichtig werden?
Sobald Sie diese Liste vervollständigt haben, suchen Sie das Gespräch mit den Fachabteilungen und ergänzen diese Liste.
Dazu ermitteln Sie Kennzahlen, die den aktuellen Stand im Unternehmen bzgl. des tagtäglichen Umgangs zur Archivierung beschreiben. Fragen dieser Art können sein:
Wie lange benötigen Ihre Kollegen für das Erfassen, Ablegen, Archivieren und schließlich Suchen von Information pro Dokument in Minuten insgesamt?
Erfassen Sie die Zeit in Minuten für
a) das Erfassen eines Dokuments
b) das Ablegen eines Dokuments
c) das Archivieren eines Dokuments
d) das Suchen eines Dokuments
Notieren Sie diese Zeiten pro Dokument und berechnen Sie darauffolgend den Zeitaufwand für alle Dokumente pro Tag und schließlich für einen ganzen Monat. So haben Sie einen ersten Eindruck, wie viel Zeit die manuelle, papierbasierte Archivierung kostet.
Schließlich beantworten Sie noch folgende zwei Fragen:
g) Wie groß ist Ihr Unternehmensarchiv in m²?
h) Wie hoch ist die monatliche Warmmiete des Unternehmensarchiv?
Versuchen Sie, die gegenwärtige Situation genau zu erfassen. Erst wenn Sie wissen, welchen Weg Dokumente im Unternehmen nehmen, haben Sie einen Ansatz für die mit der Archiv-Einführung erhofften Optimierungen. Bedenken Sie: Allein die Transformation verbessert nicht den Prozess.
Stellen Sie folgende Fragen:
- Welche Dokumenten- und Aktentypen existieren im Unternehmen überhaupt?
- Wie verläuft der Dokumentenfluss im Unternehmen – vom Eintreffen über die Ablage durch welche Zwischenstationen bis zum Archiv?
- Welche Mitarbeiter-Gruppen sind in den Dokumentenfluss involviert, wer bearbeitet welche Dokumente wann?
Durch diesen Ansatz erkennen Sie recht bald, welche Prozesse sich als effizient bzw. ineffizient erweisen. So finden Sie die stärksten Schmerzpunkte im Unternehmen.
Sobald eine erste Ermittlung der obengenannten Kennzahlen feststeht, verfügen Sie über eine starke Grundlage für die weitere Argumentation im Unternehmen. Entscheidend an dieser Stelle wird darauffolgend eine offene Kommunikation mit dem jeweiligen Archiv-Hersteller sein, der Ihnen eine realistische Einschätzung, über die mit dem Archiv zu erreichenden Zielwerte geben kann.
Anwenderakzeptanz – Key-User aus den Fachabteilungen
Sobald Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, kann man die in die engere Auswahl gekommenen Archiv-Systeme einem Anwendertest unterziehen. Nehmen Sie die späteren, repräsentativen Anwender der Fachabteilungen als Key-User an die Hand und vereinbaren Sie einen Workshop beim Anbieter. Prüfen Sie, ob die Archivierungslösung den Erwartungen entspricht. Je nach Archiv ist auch eine Testinstallation mit Probedaten möglich. Das ermöglicht ein über den Workshop hinausgehendes Testen. Bei Anbieter von SaaS- und Cloud-Lösungen vereinfachen die eben genannten Schritte, sodass ein Großteil sicherlich online stattfinden kann.
Nutzerfreundlichkeit: auch bei GoBD-konformer Archivierung
Nehmen Sie das Urteil der Key-User aus den Fachabteilungen ernst. Denn das zukünftige Archiv der Wahl soll die Arbeit wirklich vereinfachen. Machen Sie den Selbsttest: Würden Sie mit der Archivlösung, die Ihnen gerade vom Hersteller demonstriert wird, gerne arbeiten? Laden Sie dazu Key-User der Fachabteilungen ein. Lassen Sie von den ausgewählten Key-Usern berichten:
- Bereitet die Arbeit mit der zukünftigen Archivierungslösung wirklich Freude?
- Wirkt die Bedienung einfach, selbsterklärend, schlüssig und ergonomisch?
Mit revisionssicherer Archivierung durchstarten: mit dem Archiv zum pulsierenden Datenherz
Nachdem Sie sich nun einen Überblick auf die Anforderungen GoBD-konformer Aufbewahrungsverfahren und -fristen, rechtlicher Regularien und Regelwerke verschafft haben, noch eine Anmerkung zum Thema digitale Archivierung. Das Archiv rückt zunehmend in den Mittelpunkt der Informationsarchitektur moderner Unternehmen. Was vor gut 10 Jahren noch als „Datenhalde“ galt, entwickelt sich nunmehr zum pulsierenden Datenherz eines jeden Unternehmens. Aus der Integration des Archivs in angrenzende Geschäftsprozesse aus ERP-Systemen und der Notwendigkeit revisionssicherer Archivierung schaffen Sie die perfekte Datenbasis für nahtlos digitale Geschäftsprozesse: für standortunabhängige Zusammenarbeit und für einen Single-Point-of-Truth, von dem aus Sie unverzerrt in die Vergangenheit und begründet in die Zukunft blicken.