Gewobag Wohnungsbaugesellschaft behält Miet- und Konzernverträge verlässlich im Blick

Die EASY Software AG hilft dabei: Bereits seit 2011 bündelt Gewobag mit EASY PCM Real Estate File Informationen zu den Mietverträgen von Wohnungen und Gewerbeflächen in einer digitalen Immobilienakte. Die Lösung ist nahtlos in das Immobilienmanagement von SAP (SAP RE/ FX) integriert und stellt Daten und Dokumente zu den einzelnen Einheiten stehen auf Knopfdruck bereit. Änderungen in den SAP-Stammdaten eines Mietvertrags werden umgehend auch im Kopf der zugehörigen Akte übernommen. Dadurch sinkt das Risiko redundanter Daten und manueller Übertragungsfehler, gleichzeitig steigt die Auskunftsfähigkeit der Kundenbetreuerinnen und Kundenbetreuer. „Vertragsrelevante Daten und Unterlagen bequem am Computerbildschirm einsehbar und müssen nicht erst in den Unterlagen gesucht werden“, erklärt Gewobag-IT-Expertin Heidrun Oehmke.

Mit der Zeit wuchs jedoch der Wunsch, neben den Mietverträgen auch die konzernweiten Kontrakte effizient zu steuern. „Wir wollen vor allem betriebskostenrelevante Absprachen mit Stromversorgern, Reinigungsfirmen, Telefonanbietern oder anderen Dienstleistern transparenter gestalten“, erklärt Viola Matthaeas. Justiziarin bei der Gewobag. Ziel ist es, Fachabteilungen und Kundenservice einen schnellen und unkomplizierten Zugriff auf aktuelle und zuverlässige Informationen zu ermöglichen – und ihnen damit eine fundierte Arbeitsgrundlage zu liefern. Deshalb entschied der Konzern 2014, die unternehmensweite Vertragsverwaltung umfassend zu digitalisieren. Inzwischen können so mehr als 4000 Verträge im Konzern elektronisch gesteuert werden.

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung schaute man sich unter anderem das entsprechende Angebot der EASY Software AG an. „Wir wussten, was wir benötigen“, sagt IT-Projektleiterin Heidrun Oehmke. Schließlich hatte man im Vorfeld der Ausschreibung die konzernweite Vertragslandschaft ausführlich analysiert und auf dieser Basis einen umfangreichen Pflichtenkatalog erstellt. EASY PCM Contract Management erfüllte die Anforderungen der Gewobag am besten. „Die Anwendung ist nahtlos mit den unterschiedlichen Modulen der SAP-Welt integriert, lässt sich intuitiv nutzen und ist zudem von Haus aus mit unserer digitalen Immobilienakte verzahnt“, verweist Heidrun Oehmke auf wesentliche Vorteile der Lösung. Und auch preislich überzeugte das EASY-Angebot im Rahmen der erfolgten Ausschreibung.

Der Projektsupport ließ ebenfalls nichts zu wünschen übrig: In einem Workshop wurde zu Beginn gemeinsam der erforderliche Anpassungsbedarf und die Vorgehensweise bei der Einführung festgelegt. „Wir haben uns entschieden, zunächst einmal die betriebskostenrelevanten Verträge zu digitalisieren – und damit war das ein Gros der Daten“, erinnert sich Heidrun Oehmke. Immerhin müssen dabei rund 3000 Verträge unterschiedlichster Ausprägung – vom Rahmenvertrag mit dem Stromversorger bis zur Gebäudereinigung – in die Anwendung überführt werden. Erstklassige Vorbereitung war deshalb ein Muss. „Beim anschließenden Customizing standen uns die EASY- Experten engagiert mit Rat und Tat zur Seite“, so die Gewobag-Projektleiterin. Heute kann sie einfache Erweiterungen an der Software bereits in Eigenregie umsetzen. Komplexere Fragestellungen gelangen über das Online-Wartungsportal per Mausklick an den passenden Entwickler der EASY Software AG und werden so zeitnah und kompetent bearbeitet.

Inzwischen befinden sich rund 3500 betriebskostenrelevante Verträge im System. Derzeit erfolgt die kontinuierliche Ausweitung auf weitere Vertragsarten Die Mitarbeitenden haben die Lösung positiv angenommen und begrüßen die neue Arbeitserleichterung.

Ein Beispiel: „Beschwert sich etwa ein Mieter, dass der Gemeinschaftsrasen am Haus nicht wöchentlich gemäht wird, zeigt ein Blick in das in der Vertragsakte hinterlegte Dokument, ob das zuvor vereinbart wurde“, verdeutlicht Viola Matthaeas. Bislang fand der Sachbearbeitende derartige Informationen in der entsprechenden Vertragskopie. Die lagerte entweder in der elektronischen Ablage, dem Aktenordner im Regal oder musste von der entsprechenden Fachabteilung angefordert werden. Das Problem: Nicht immer waren die abgelegten Kopien noch aktuell, entsprechende Nachfragen bei der Fachabteilung brauchten ihre Zeit.

Dank EASY PCM Contract Management stehen erforderliche Informationen rund um die betriebskostenrelevanten Vereinbarungen dagegen mit der unternehmensweiten Produktivsetzung über eine anwenderfreundliche Web-Oberfläche zur Verfügung. Die Lösung verknüpft sämtliche Verträge mit den zugehörigen Wirtschaftseinheiten. „Die Kolleginnen und Kollegen in der Kundenbetreuung sehen sämtliche Verträge für die entsprechende Wirtschaftseinheit auf einen Blick, können das gewünschte Dokument direkt anklicken und erhalten umgehend die benötigten Informationen“, erklärt Heidrun Oehmke. Zudem können Schreiben an den Vertragspartner direkt aus EASY PCM Contract Management verfasst werden: Kreditoreninformationen sowie Eckdaten der Wirtschaftseinheit werden aus dem SAP-System ermittelt und automatisch ergänzt. Übertragungs- und Zuordnungsfehler im Schriftverkehr mit Vertragspartnern sind damit Schnee von gestern.

Und auch die Fachabteilung profitiert vom integrierten Vertragsmanagement: Beispielsweise gewährleisten definierte Workflows, dass Vertragsverlängerungen rechtzeitig angestoßen, Kündigungsfristen eingehalten, eingepflegte Daten per Vier-Augen-Prinzip geprüft werden. „Mit EASY PCM Contract Management können wir vorausschauender agieren und Vertragsverhandlungen proaktiver gestalten“, sagt Unternehmensjustiziarin Viola Matthaeas. Und das auch, wenn es darum geht, die Ausgaben des Konzerns zu optimieren. Denn Vereinbarungen mit IT-Dienstleistern,Reinigungsbetrieben oder Facility Management-Firmen werden künftig ebenfalls per Mausklick gemanagt. Damit bleibt die gesamte Vertragslandschaft des Konzerns ebenso im Blick wie Laufzeiten, Kündigungsfristen oder einzelne Vertragswerte.

Das erleichtert auch das Reporting: Während früher Vertragsinformationen von den unterschiedlichen Bereichen zugeliefert und via Excel ausgewertet werden mussten, stehen bei der Gewobag künftig alle erforderlichen Daten zentral zur Verfügung. Damit hat die Wohnungsbaugesellschaft in ihrem Vertragsmanagement ein solides Fundament geschaffen, auf dem sie die eigene Unternehmensentwicklung erfolgreich vorantreiben kann.