Karl-Franzens-Universität Graz
Vertragssuche leicht gemacht – auch an der Universität Graz
Die Karl-Franzens-Universität Graz, zweitälteste und zweitgrößte Universität Österreichs, gehört zu den traditionsreichen Institutionen mit einem umfassenden Bildungsangebot. Die mehr als 100 Studien sind in sechs Fakultäten zusammengefasst. Die Palette reicht von Theologie über Wirtschaftswissenschaften und Sprachen bis zu Naturwissenschaften. Informationsinseln sind Vergangenheit an der Karl-Franzens Universität. Erreicht wird das Ziel durch Einführung einer elektronischen Vertragsaktenlösung von EASY SOFTWARE.
Scannen, Erfassen, Freigabe und Archivierung der Eingangsrechnungen erfolgen nun mit EASY
Mit SAP NetWeaver Folders Management allein lässt sich eine Vertragsverwaltung zwar auch realisieren. Doch EASY nextPCM bietet weitaus größere Funktionalität und Usability.“
Dr. Wolfgang Wassermann, IT-Stabsstelle, Universität Graz
Die Karl-Franzens Universität Graz ist mit 31.500 Studierenden und 4.300 MitarbeiterInnen eine der größten Universitäten Österreichs. Entsprechend heterogen und zahlreich sind die Verträge, welche sie mit ihren GeschäftspartnerInnen abschließt. Wie an vielen Universitäten, begreifen sich auch in Graz die verschiedenen Organisationseinheiten, wie Fakultäten und Verwaltungsbereiche, als vergleichsweise autark. Jede Abteilung hat ihre vertragsgebundenen Geschäftsbeziehungen bislang auf ihre eigene Art initiiert und verwaltet. Ein zentrales Vertragswesen mit automatischer Fristenkontrolle, strukturierter Anlage und Suche gab es bis dato nicht.
Die Karl-Franzens Universität Graz hat sich Ende 2011 mit der Anschaffung einer IT-gestützten Lösung für die zentrale Vertragsverwaltung beschäftigt. Durch die Anschaffung der elektronischen Vertragsaktenlösung konnte die Karl-Franzens-Universität ihr Vertragsmanagement optimieren. Alle Originalverträge werden seitdem laufend von der Zentralen Registratur registriert und mittels System elektronisch administriert. Den betreffenden Stellen können mittels dokumentierter Zugriffsberechtigung (derzeit über 60 VertragsUserInnen) die Verträge zeitnah und transparent zur Verfügung gestellt und Versäumnisse von Fristen vermieden werden. Unser Ziel war es, die bestehenden Informationsinseln abzulösen“, sagt Dr. Wolfgang Wassermann, innerhalb der IT-Stabsstelle der Universität Graz verantwortlich für das Vertragsmanagementprojekt. „Wir wollten die Vertragserstellung und -pflege durch vorgegebene Automatismen standardisieren. Unser Ziel war es, dass jeder Vertrag nach der internen Prüfung an die Registratur geht, welche ihn allein aktiv setzen kann.“
Projektinformationen
„Maßgeschneiderte“ Vertragsarten und „Kündigungs-Wake up call“
Weil die Universität seit vielen Jahren SAP nutzt, musste die Vertragsverwaltung in SAP integriert sein. So lassen sich Kostenstellen, Berechtigungen, Lieferanten und andere Informationen aus den SAP- Stammdaten am leichtesten mit den anzulegenden Verträgen verbinden. Mit SAP NetWeaver Folders Management allein lässt sich eine Vertragsverwaltung zwar auch realisieren, meint Dr. Wassermann, doch bietet ein Spezialsystem wie EASY nextPCM Contract Management weitaus größere Funktionalität und Usability.
Für die Lösung der EASY SOFTWARE AG entschied sich die Universität Ende 2011 wegen deren Funktionsbreite, der tiefen Integrationsfähigkeit in die IT-Landschaft der Hochschule und dem besten Preis-/ Leistungs-Kompromiss. Wichtige Funktionen von EASY nextPCM Contract Management sind zum Beispiel die „maßgeschneiderten“ Vertragsarten, die sich in der Aktenlösung einrichten lässt. Weitere Anforderungen des Projektteams an die elektronische Vertragsakte:
Sie soll an kommende Termine, wie Kündigungen, per E-Mail erinnern und diese zusätzlich in den persönlichen Kalender eintragen. Das Vertragsmanagement kann inzwischen – auch dies eine originäre Anforderung – Vertrags- Metadaten in E-Mails und Office (Excel, Word)-Templates übernehmen und die so genannte Geschäftszahl über Barcodes lesen.
2.500 erfasste Verträge
Nach der Produktentscheidung 2011 folgte eine viermonatige Konzeptions-, Entwicklungs- und Testphase, bis die Vertragsakte Mitte April 2012 in den Produktivbetrieb startete. Dr. Wolfgang Wassermann ergänzt: „Der Schritt von der Produktentscheidung bis zum Go-Live lief planmäßig. Die Experten von der EASY SOFTWARE AG verstehen ihr Handwerk und sind bei Fragen lösungsorientiert. Hilfreich war auch, das Know-how der Experten/Expertinnen aus Vertragsakten-Projekten bei anderen Kunden für eigene Entscheidungen berücksichtigen zu können.“
Seit Produktivstart des Systems arbeitet ein Kernteam der Projektgruppe mit der elektronischen Akte. Zur Nutzung loggen sich die SAP-UserInnen in SAP ein und arbeiten in der um das Vertragsmanagement erweiterten Maske von SAP NetWeaver Folders Management. In der Anfangsphase, vor der Implementierung, ging es um allgemeine Bestandsaufnahme: Eruieren der Vertragsarten an der Universität, Eingabeparameter und um die Anzahl der laufenden Verträge. Für den Vertragserfassungsprozess sind Verträge einer Vertragsart zuzuordnen, mittels Vergabe von Attributen in die Vertragsakte einzupflegen und die Originalverträge, die von der Zentralen Registratur mit einer Geschäftszahl versehen werden, zu digitalisieren. Mittlerweile sind über 2.500 Verträge erfasst, die gescannten Papieroriginale im angeschlossenen OpenText-Archiv gespeichert und nun über EASY nextPCM Contract Management für die KeyUserInnen einsehbar.
Strukturierte Ablage aller Arten von Informationen
Organisationseinheiten bzw. Verwaltungseinheiten der Universität Graz haben die Möglichkeit, sich in das EASY nextPCM Contract Management einzuklinken, um schnell und effizient Zugriff zu den eigenen Verträgen zu erhalten.
In der digitalen Vertragsakte werden alle Arten von Informationen zum Vertrag abgelegt: gescannte Papierdokumente, E-Mails, Office-Dateien, weitere digitale Formate (PDF, TIFF, CAD, …) sowie verknüpfte Daten aus verschiedenen SAP-Modulen. Zugang zum System erhält der Nutzer über seinen nativen SAP- Client. EASY nextPCM Contract Management besteht aus vier zentralen Funktionsbereichen: Im Block Vertragsdaten sind alle Daten zu jedem Vertrag strukturiert, schnell und einfach im Überblick erfasst und ersichtlich. Die Vertragsakte enthält alle wichtigen E-Mails, Office-Dokumente und Papier-Scans strukturiert am richtigen Ort. Über die Prozessverwaltung lassen sich alle Verträge gemeinsam nach festgelegten Regeln bearbeiten.
Eigene und standardisierte Reports geben schließlich Auskunft über alles Wichtige zu allen Verträgen: Fristen, Volumina und Bearbeitungsstände. EASY SOFTWARE lieferte im Standard bereits ein typisches Set an Vertragsarten aus Dienstleistungs-, Kauf-, Kooperations-, Lizenz-, Rahmenvertrag. Dieses Set wurde nochmals an die individuellen Anforderungen der Universität angepasst. Derzeit umfasst das System der Karl-Franzens-Universität 32 Vertragskategorien. Zur Erfassung eines neuen Vertrags klickt der Nutzer/ die Nutzerin ein entsprechendes Icon in EASY nextPCM Contract Management, wählt in einer Dropdownliste die Vertragsart und gelangt anschließend direkt in die Eingabemaske. Je nach Vertragsart stehen dort mehr als 100 unterschiedliche Felder und Funktionen zur Erfassung von Vertragsdaten und -dokumenten bereit. Ebenfalls über ein Icon können die AnwenderInnen Verträge gezielt mit einer Reihe von Selektionsparametern suchen und aus der Trefferliste in die einzelnen Dokumente abspringen. Über ein weiteres Icon werden Übersichten in Form von Berichten angeboten, wie z. B. alle zur Kündigung anstehenden Verträge, alle persönlichen Wiedervorlagen u. v. m..
Vertragsakte als Vernetzungstool
Mit der Einführung der digitalen Vertragsakte strukturiert die Universität Graz ihre internen Vertragsprozesse neu. Was vorher dezentral abgelaufen ist, wird jetzt prozessorientiert gestaltet. D. h. vom Entwurf und der Konzipierung des Vertrags in den Organisations-/ Verwaltungseinheiten bis hin zur fachlichen Prüfung in die Rechts- und Organisationsabteilung und schlussendlich nach Fertigstellung und Unterschriftsleistung werden alle Originalverträge an die Zentrale Registratur übermittelt, die den Status vom Entwurfsstatus auf „Aktiv“ setzt. Mit dem EASY nextPCM Contract Management ist es nun möglich Informationen aus einzelnen Einheiten gezielt zusammenzuführen. Regelmäßige VertragsUserinnen-Treffen und Systemschulungen in Kleingruppen für neue VM-UserInnen tragen zu einem sehr guten Prozessablauf, zur Weiterentwicklung und Qualitätssteigerung bei.