Informationsinseln adé
Karl-Franzens-Universität Graz
Informationsinseln sind Vergangenheit an der Karl-Franzens Universität. Erreicht wird das Ziel durch Einführung einer elektronischen Vertragsaktenlösung von der EASY SOFTWARE AG.
Die Karl-Franzens Universität Graz ist mit sechs Fakultäten, 31.500 Studierenden und 4.300 MitarbeiterInnen eine der größten Universitäten Österreichs. Entsprechend heterogen und zahlreich sind die Verträge, welche sie mit ihren GeschäftspartnerInnen abschließt.
Die Karl-Franzens Universität Graz hat sich Ende 2011 mit der Anschaffung einer IT-gestützten Lösung für die zentrale Vertragsverwaltung beschäftigt. Durch die Anschaffung der elektronischen Vertragsaktenlösung konnte die Karl-Franzens-Universität ihr Vertragsmanagement optimieren. Alle Originalverträge werden seitdem laufend von der Zentralen Registratur registriert und mittels System elektronisch administriert. Den betreffenden Stellen können mittels dokumentierter Zugriffsberechtigung (derzeit über 60 VertragsUserInnen) die Verträge zeitnah und transparent zur Verfügung gestellt und Versäumnisse von Fristen vermieden werden.
Für die Lösung der EASY SOFTWARE AG entschied sich die Universität Ende 2011 wegen deren Funktionsbreite, der tiefen Integrationsfähigkeit in die IT-Landschaft der Hochschule und dem besten Preis-/ Leistungs-Kompromiss. Wichtige Funktionen von EASY nextPCM Contract Management sind zum Beispiel die „maßgeschneiderten“ Vertragsarten, die sich in der Aktenlösung einrichten lässt.
Mit SAP NetWeaver Folders Management allein lässt sich eine Vertragsverwaltung zwar auch realisieren. Doch EASY nextPCM bietet weitaus größere Funktionalität und Usability.
Dr. Wolfgang Wassermann, IT-Stabsstelle Universität Graz
Ein Erzherzog als Gründervater
(Stand 2017)
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