SSI Schäfer Shop treibt mit EASY
unternehmensweite Digitalisierung voran

Die SSI Schäfer Shop GmbH ist ein mittelständisches Familienunternehmen mit über 450 Mitarbeitenden mit Sitz in Betzdorf. In aktuell neun europäischen Ländern vertreten, zählt Schäfer Shop seit rund 40 Jahren zu einem der bedeutendsten Komplettausstatter für Büro, Lager, Betrieb und Werkstatt in Europa. Dabei erstreckt sich die Kompetenz von der kompletten Lagerausstattung über individuelle Systemlösungen und funktionelle Arbeitsplätze bis hin zu vollständigen Büroeinrichtungen. Als Multichannel-Anbieter bietet Schäfer Shop sowohl B2B- als auch B2C-Kunden ein Komplettsortiment aus rund 85.000 Artikeln.

80 Prozent der jährlich rund 200.000 Eingangsrechnungen sind Warenrechnungen mit Bestellbezug, die über das Materialwirtschaftsmodul der SAP (SAP MM) verbucht werden. Die Verarbeitung der übrigen Kostenrechnungen erfolgt über die Finanzbuchhaltungskomponente von SAP (SAP FI). Während das SAP ERP-System den Großteil der Warenrechnungen automatisch der richtigen Bestellung zuordnet, erfordern Kostenrechnungen in der Regel eine manuelle Prüfung und Genehmigung. Und sollten Warenrechnungen von der ursprünglichen Bestellung abweichen (Preis/Mengendifferenzen), müssen die Buchhalter ebenfalls tätig werden und nachforschen, wo der Fehler liegt. „Das war früher ziemlich aufwändig, heute steuert EASY Invoice Management for SAP Solutions die Prozesse workflowbasiert und somit reibungslos“, freut sich Abteilungsleiter Klaus Buchen. Denn die Lösung zeigt auf einen Blick, wer für den jeweiligen Vorgang zuständig ist, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist und wo es noch Handlungsbedarf gibt. So erleichtert die Digitalisierung das Zusammenspiel von Einkauf und Rechnungsprüfung auf Basis einer einheitlichen Datengrundlage.

Dazu fasst EASY Invoice Management for SAP Solutions sämtliche Belege in einem digitalen Rechnungseingangsbuch zusammen. Hier lassen sich die Rechnungen nach unterschiedlichen Kriterien – wie etwa Buchungskreis, Rechnungsdatum, Beleg-Art, Bestellnummer, Kreditorenname oder Status – sortieren und filtern. Bestell- und Lieferdaten werden automatisch mit dem SAP ERP-System abgeglichen, erforderliche Maßnahmen zur Prüfung und Freigabe per Knopfdruck angestoßen. „Wir haben hier drei komplexe SAP-Workflows realisiert, jeweils einen für Waren- und Kostenrechnungen sowie einen zur Prüfung unklarer Fälle“, erklärt der IT-Experte.

Beim Workflow für Warenrechnungen geht es vor allem darum, Preis- und Mengensperren schnellstmöglich zu bearbeiten. Konkret heißt das: Liegt etwa eine Preisdifferenz zwischen Bestellung und Rechnung vor, wird der Beleg umgehend an die zuständige Fachkraft im Einkauf weitergeleitet, die dann die Differenz prüft und den Sachverhalt klärt. Abweichungen zwischen Bestellung und Rechnung können beispielsweise durch Mengendifferenzen aufgrund von Fehlmengen oder Überlieferungen auftreten. Mithilfe des EASY-Prüfungsworkflows, in den rund 130 Beschäftigte eingebunden sind, lassen sich die Gründe für gesperrte Rechnungen im Handumdrehen ermitteln. Heute werden bei Schäfer Shop rund 60 Prozent aller eingehenden Rechnungen automatisch – also dunkel – verarbeitet. Die restlichen Fälle sind dank des automatisierten Workflows ebenfalls im Handumdrehen vom Tisch. „Beim Workflow für Kostenrechnungen geht es dagegen darum, schon im Vorfeld eine automatische Zuordnung zur Person einzustellen, die die Rechnung genehmigen muss“, erklärt Schäfer Shops Finanzbuchhalterin Ulrike Schlösser. Anschließend lässt sich der dreistufige Genehmigungsworkflow per Mausklick starten. „In einer Steuertabelle verzeichnet EASY Invoice Management for SAP Solutions, wer Beträge in einer bestimmten Höhe abzeichnen oder Rechnungen nur sachlich prüfen darf“, lobt die Buchhalterin die gewonnene Transparenz.

Die zuständige Fachkraft wird per E-Mail oder SAP Office Eingangskorb über die erforderliche Rechnungsprüfung und -freigabe informiert. Über einen Link kann sie die einzelne Rechnung per Mausklick aufrufen, die vorerfassten Daten auf einen Blick prüfen und bei Bedarf einfach ergänzen, verändern, bestätigen oder ablehnen. Individuelle Anmerkungen und Anlagen wie etwa Leistungsnachweise, Prüfprotokolle oder Verträge lassen sich per Drag-and-Drop ebenfalls mühelos hinzufügen. Definierte Eskalationsszenarien helfen zudem bei der Priorisierung der zu prüfenden Rechnungen und weisen darauf hin, ab wann Skontoverluste drohen“, so IT-Projektleiter Patrick Schuster.

Für den IT-Projektleiter ist die digitale Rechnungsverarbeitung ein echtes Erfolgsprojekt – auch, weil die Zusammenarbeit mit den Profis von EASY seit mehr als zehn Jahren nichts zu wünschen übrig lässt. „Die Lösung ging 2007 innerhalb weniger Wochen an den Start und läuft inzwischen seit mehr als zehn Jahren stabil“, lobt der IT-Projektleiter. Wurden aufgrund neuer Gesetzesvorgaben oder Anwenderwünsche Änderungen erforderlich, stand EASY dem Versandhändler jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Auch, als der internationale Rollout der Lösung anstand. Der ging dank der guten Vorbereitung in Österreich und der Schweiz bereits reibungslos innerhalb weniger Tage über die Bühne. Geplant ist zudem, auch die Schäfer Shop-Gesellschaften in Belgien, Luxemburg und den Niederlanden anzubinden, damit diese ebenfalls von den Vorteilen der elektronischen Rechnungsverarbeitung profitieren.

IT-Projektleiter Patrick Schuster ist heute noch begeistert, wie schnell sich die EASY Lösungen an den Start bringen ließen. „Das war auch beim digitalen Vertragsmanagement nicht anders“, erinnert er sich. „Und dabei war das unser erstes EASY-Projekt.“ In nur vier Monaten führte Schäfer Shop sein gesamtes Vertragsmanagement in der digitalen Aktenlösung EASY Contract Management for SAP Solutions zusammen. Inzwischen verwaltet der Versandhändler damit rund 1.200 aktive Kontrakte – von der Rahmenvereinbarung mit Lieferanten über Leasingverträge der Dienstfahrzeuge bis hin zu Lizenzverträgen der geschützten Eigenmarken.

„Das rechnet sich“, unterstreicht Patrick Schuster. Und zwar nicht nur dank eingesparter Papier- und Druckkosten. „EASY Contract Management for SAP Solutions hilft uns, Details und Laufzeiten sämtlicher Verträge zuverlässig im Blick zu behalten“, sagt er. Kündigungsfristen werden eingehalten, auslaufende Verträge rechtzeitig verlängert, vermeidbare Kosten vermieden. Abgeschlossene Verträge lassen sich ebenso wie Rechnungen und andere Dokumente im Handumdrehen revisionssicher ablegen. Natürlich ebenfalls per Knopfdruck. Denn auch bei der Archivierung setzt Schäfer Shop auf eine Anwendung von EASY: Das EASY Archive schützt sämtliche archivierten Dokumente vor Veränderungen und Manipulationen. Alle relevanten Systemaktivitäten werden automatisch protokolliert, Daten aus dem SAP-System mühelos aufbereitet und entsprechend Abgabenordnung bereitgestellt.

Auch ein gutes Jahrzehnt nach der Implementierung erfüllen die EASY Lösungen weiterhin sämtliche Anforderungen, die Schäfer Shop an elektronische Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement und Archivierung stellt. „Das zeigt, dass wir gemeinsam mit EASY eine der größten Herausforderungen der digitalen Transformation meistern: Agil auf Wandel zu reagieren“, hebt Patrick Schuster hervor. Dementsprechend entspannt blickt er in die Zukunft – selbst angesichts der Tatsache, dass Schäfer Shop seine bestehende SAP-Landschaft mittelfristig durch die neue SAP S/4 HANA Business Suite ablösen will. „Die EASY PCM Workflows machen das mit. Sie sind ja S/4 HANA tauglich“, lobt er.