Stadtwerke Kufstein
Transparenz beschleunigt: Papier ist Geschichte
Die Stadtwerke Kufstein wurden 1894 als „Städtische Wasserleitungsanstalt“ gegründet. Wenige Jahre später kamen die Bereiche Strom und Elektroinstallation dazu. Die Stadtwerke Kufstein GmbH ist eine 100 prozentige Tochtergesellschaft der Stadt Kufstein und inzwischen für folgende Bereiche zuständig: Strom, Wärme, Wasser, Abwasser, Kabelfernsehen, Internet, Telefonie, Elektroinstallation, Abfallwirtschaft und öffentlicher Nahverkehr. Der Jahresumsatz beträgt 28 Mio. Euro, es sind derzeit ca. 110 Mitarbeiter beschäftigt.
EASY SOFTWARE im Echteinsatz bei den Stadtwerken Kufstein
Die Stadtwerke Kufstein verwendeten bereits seit vielen Jahren ein Dokumentenmanagementsystem als rei- ne Ablage für sämtliche Dokumente im Haus. Ein Archiv, statt zahlreichen Laufwerken war für damalige Zeiten fortschrittlich und die ursprüngliche Lösung auch ausreichend. Um den Zeitgeist in Punkto Transparenz und Geschwindigkeit zu treffen war es nun an der Zeit interne und externe Prozesse in elektronische Workflows zu integrieren. Nach genauer Analyse des Marktes befand man easy software als die besser geeignete und flexiblere Lösung.
Elektronische Rechnungen werden unverändert an den Freigabeworkflow gesendet, herkömmliche im zentralen Posteingang mittels Dokumentenscanner über das Hochleistungs-Scanmodul easy capture gescannt, beschlagwortet/indexiert und dann auf Reisen durch das Unternehmen geschickt. „Durch diesen elektronischen Freigabeprozess, gewinnen wir an Transparenz und damit automatisch an Geschwindigkeit“ so Wolfgang Gschwentner, Prokurist und Projektleiter der Stadtwerke Kufstein.
Ein klar definiertes Prozedere regelt, welche Rechnung durch welche Personen frei gegeben wird. Geprüft durch den Sacharbeiter, wandern diese je nach Höhe zum Abteilungsleiter, Prokuristen oder Geschäftsführer. Gibt es bei einer Station nach 2 Tagen noch keine Reaktion, wandert die Rechnung automatisch eine Hierarchie nach oben. Über Web-Client, iPhone bzw. anderen Smartphones erhalten Mitarbeiter Zugriff auf alle Dokumente, die im Dokumenten-Management-System easy documents hinterleg sind. Mit dem innovativen Mobile Client ist der Zugriff auf die internen Abläufe jederzeit und von jedem Ort möglich. So bleiben Mitarbeiter mit den firmeninternen Workflows verbunden und können an Entscheidungsprozessen mitwirken.
Wir steigern mit EASY die Kundenzufriedenheit und letztendlich durch die verkürzten Durchlaufzeiten das Ergebnis.
Wolfgang Gschwentner,
Kfm. Geschäftsführer Stadtwerke Kufstein Geschäftsführer Energie West
PROJEKT-INFORMATIONEN
Ist die Rechnung einmal freigegeben, geht sie automatisch zur Buchhaltung, wird überwiesen und automatisch im revisionssicheren Archiv von easy software abgelegt. Die Originalrechnung wird nach dem Scannen und erfolgreicher Sicherung des Servers vernichtet. „Eine Schnittstelle zum ERP System (Vendoc) und zur Finanzbuchhaltung (Jet Fibu) platziert die gescannte Rechnung in jeder Buchungszeile“, so Wolfgang Gschwentner über die Integration von easy in bestehende Software.
Kunden haben mehrere Möglichkeiten einen Antrag für einen Stromanschluss zu stellen. Per Telefon, über die Webpage oder per Anruf. Ungeachtet dessen wird in allen Fällen ein Workflow über easy gestartet. Diese Anträge müssen drei unterschiedliche Abteilungen durchlaufen. In der Vergangenheit hatte man des Öfteren mit längeren Durchlaufzeiten zu kämpfen. Durch den Einsatz von easy war das auf einen Schlag gelöst. In Zukunft sollen sämtliche Kundenprozesse mittels elektronischem Workflow gestartet werden können. Damit liefert man den Kunden einen Service der neuen Generation.
die richtigen daten in den richtigen händen
easyarchive
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