Digitalisierung des Rechnungsmanagements
intelligente Datenextraktion und Zugriff von überall

Dank elektronischer Datensätze spielen Entfernungen
im Trafford Council keine Rolle mehr
Der Trafford Council ist die lokale Behörde des Metropolitan Borough of Trafford im Großraum Manchester, England. Als eine von 10 großstädtischen Bezirksverwaltungen in der Region und eine von 36 in den großstädtischen Grafschaften Englands, erbringt Trafford Council die Mehrzahl der kommunalen Dienstleistungen in Trafford und ist für lokale Dienstleistungen wie Müllabfuhr, Straßenbeleuchtung, Büchereien und Freizeitzentren für rund 210.000 Einwohner zuständig.
Wie die meisten kommunalen Behörden im Vereinigten Königreich ist auch Trafford verpflichtet, den Haushalt zu optimieren und die Mittelverwendung offen und transparent zu gestalten. Bei einem Finanzteam von begrenzter Größe gilt es, intelligent mit den zur Verfügung stehenden Informationen umzugehen und diese zu nutzen, um die Entscheidungsfindung zu verfeinern, die Ausgaben und die Rechnungsabwicklung zu überwachen und wo immer möglich, Gelegenheiten zur Effizienzsteigerung zu erkennen.
Angesichts des Umfangs seines Aufgabenbereichs nutzt der Trafford Council seit fast zwei Jahrzehnten die Backoffice-Geschäftsplattform von SAP® zur Koordinierung und Verwaltung seiner Finanztätigkeit. Davor liefen Beschaffungsprozesse weitgehend manuell ab, sodass der Abgleich von Bestellungen und Rechnungen arbeitsintensiv und mit dem Risiko verbunden war, dass Dokumente verloren gingen oder schwer aufzufinden waren.
„Als kommunale Behörde haben wir eine Reihe von Ämtern im ganzen Bezirk“, erläutert Mark Lilley, SAP Systems Manager des Trafford Council. „Wenn Einsicht in Rechnungen verlangt wird, beispielsweise im Falle einer Anfrage oder eines Rechtsstreits, mussten früher Aktenkartons durchforstet werden – vielleicht sogar an einem anderen Standort –, bevor eine Antwort gegeben werden konnte.“
Tatsächlich befinden wir uns jetzt auf dem Weg zur flexiblen Arbeitsgestaltung und unsere EASY-Capture-Plus-Lösung macht dabei vieles möglich“
Mark Lilley,
SAP Systems Manager des Trafford Council
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