Trafford Council

Digitalisierung des Rechnungsmanagements, intelligente Datenextraktion und Zugriff von überall

Der Trafford Council ist die lokale Behörde des Metropolitan Borough of Trafford im Großraum Manchester, England. Als eine von 10 großstädtischen Bezirksverwaltungen in der Region und eine von 36 in den großstädtischen Grafschaften Englands, erbringt Trafford Council die Mehrzahl der kommunalen Dienstleistungen in Trafford und ist für lokale Dienstleistungen wie Müllabfuhr, Straßenbeleuchtung, Büchereien und Freizeitzentren für rund 210.000 Einwohner zuständig.

Dank elektronischer Datensätze spielen Entfernungen im Trafford Council keine Rolle mehr

Tatsächlich befinden wir uns jetzt auf dem Weg zur flexiblen Arbeitsgestaltung und unsere EASY-Capture-Plus-Lösung macht dabei vieles möglich.“

Mark Lilley, SAP Systems Manager des Trafford Council

Wie die meisten kommunalen Behörden im Vereinigten Königreich ist auch Trafford verpflichtet, den Haushalt zu optimieren und die Mittelverwendung offen und transparent zu gestalten. Bei einem Finanzteam von begrenzter Größe gilt es, intelligent mit den zur Verfügung stehenden Informationen umzugehen und diese zu nutzen, um die Entscheidungsfindung zu verfeinern, die Ausgaben und die Rechnungsabwicklung zu überwachen und wo immer möglich, Gelegenheiten zur Effizienzsteigerung zu erkennen.

Angesichts des Umfangs seines Aufgabenbereichs nutzt der Trafford Council seit fast zwei Jahrzehnten die Backoffice-Geschäftsplattform von SAP^® zur Koordinierung und Verwaltung seiner Finanztätigkeit. Davor liefen Beschaffungsprozesse weitgehend manuell ab, sodass der Abgleich von Bestellungen und Rechnungen arbeitsintensiv und mit dem Risiko verbunden war, dass Dokumente verloren gingen oder schwer aufzufinden waren.

„Als kommunale Behörde haben wir eine Reihe von Ämtern im ganzen Bezirk“, erläutert Mark Lilley, SAP Systems Manager des Trafford Council. „Wenn Einsicht in Rechnungen verlangt wird, beispielsweise im Falle einer Anfrage oder eines Rechtsstreits, mussten früher Aktenkartons durchforstet werden – vielleicht sogar an einem anderen Standort –, bevor eine Antwort gegeben werden konnte.“

Projektinformationen

Dank elektronischer Datensätze spielen Entfernungen keine Rolle mehr

Zur Maximierung des Nutzens von SAP führte der Council auf Empfehlung eines seiner IT-Dienstleister gleichzeitig EASY for SAP ein. Dies hat es dem Kreditorenbuchhaltungsteam ermöglicht, Dokumente wie Bestellungen und Rechnungen elektronisch zu erfassen, zu speichern und darauf zuzugreifen. EASY war die naheliegende Lösung, da es direkt in SAP integriert ist und Rechnungen direkt in das Kernfinanzsystem des Councils gescannt werden können. Die ununterbrochene Verfügbarkeit von Dokumenten direkt aus SAP, zusammen mit den entsprechenden Finanzunterlagen, ermöglichte eine sofortige Nachvollziehbarkeit und die Unterstützung schneller, fundierter Entscheidungen.

Ursprünglich bestand der Hauptzweck der elektronischen Bearbeitung von Rechnungen darin, den Papieraufwand zu reduzieren und allen Personen, die Zugang zu den Dokumenten benötigen, sofortigen Zugriff auf diese Dokumente zu ermöglichen, so dass sie bei Bedarf Rückfragen beantworten konnten. In den letzten 15 oder mehr Jahren hat das Volumen der mit SAP und EASY for SAP bearbeiteten Rechnungen eine halbe Million überschritten.

„Diese können sich auf alles beziehen – von Straßen über die Wartung von Straßenlaternen bis hin zur Sozialfürsorge, alle Geschäftsfunktionen und Auftragnehmer umfassend, also alles erdenklich Mögliche“, merkt Mark an. „Wenn man die Finanzen einer Stadtgemeinde verwaltet, ist das so, als ob man 400 verschiedene Unternehmen unter einem Dach leiten würde.“

Sofortige Überprüfbarkeit, intelligente Datenextraktion und Zugriff von überall

Die elektronische Rückverfolgbarkeit erleichtert auch die Einhaltung von Rechtsvorschriften: Der Council verfügt nun über dauerhafte Aufzeichnungen aller Transaktionen, ohne Papierdokumente physisch in Aktenschränken aufbewahren zu müssen.

„Früher war alles weniger transparent, sodass die Teams beispielsweise nie genau wussten, was bestellt worden war“, erklärt Mark. „Das konnte bei einem Audit zum Problem werden. Im Gegensatz dazu können alle Bestellungen, Rechnungen und Finanzunterlagen jetzt elektronisch durchsucht werden, wodurch sich Transparenz und Auditierbarkeit erheblich verbessert haben.“

Vor Kurzem hat der Trafford Council ein Upgrade auf EASY Capture Plus für Windows 10 zusammen mit der neuesten Version der Plattform EASY for SAP durchgeführt, um Zugang zu den neuesten Funktionen zu erlangen. Durch den Einsatz moderner, intelligenter Erkennungstechnologien wie Barcodelesung und optische Zeichenerkennung (OCR) ermöglicht EASY Capture Plus Organisationen die automatische Erfassung, Digitalisierung und Indexierung unstrukturierter Inhalte in gescannten Dokumenten, damit diese einfacher wiedergefunden oder mit anderen Daten kombiniert werden können, um den Einblick in das Geschäft zu verbessern und/oder Prozesse zu beschleunigen. Die Software ist darüber hinaus sehr intuitiv und benutzerfreundlich, sodass für ihre Nutzung nur wenig bis gar keine Schulung benötigt wird.

Unterstützung fexibler Arbeitsgestaltung

„Der größte Vorteil ist das Scannen und Übermitteln elektronischer Dateien“, sagt Mark. „Ursprünglich ließen wir das Scannen extern durchführen und mussten warten, bis eine CD zurückkam. Jetzt arbeiten wir nur noch mit elektronischen Dateien und alles geht viel schneller. Es wird jetzt auch mehr online erledigt. Während es früher einen dedizierten PC gab, weil wir nicht wollten, dass die Mitarbeiter auf CD-Laufwerke zugreifen und Dinge von dort laden konnten, können jetzt alle autorisierten Benutzer Dokumente und deren Inhalte von überall her laden – im Prinzip sogar von zu Hause aus.“

Es ist zu erwarten, dass der Trafford Council im Laufe der Zeit immer weniger Papierdokumente scannen muss, da immer mehr Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen elektronisch generiert und ausgestellt werden. In der Zwischenzeit hofft der Council, die umfassenden Funktionen seiner EASY-Lösungen intensiver nutzen zu können. „Wir haben erst angefangen zu entdecken, was die Software alles kann“, sagt Jon Dawber, der Infrastructure Support Manager des Council.

„Tatsächlich befinden wir uns jetzt auf dem Weg zur flexiblen Arbeitsgestaltung und unsere EASY-Capture-Plus-Lösung macht dabei vieles möglich“, fügt Mark hinzu. „Wenn man weit weg vom Büro wohnt, gibt es wirklich keinen Grund, den ganzen Weg zur Zentrale auf sich zu nehmen; man kann die meisten Dinge von zu Hause aus erledigen oder einfach in ein örtliches Büro gehen und dort je nach Bedarf ein paar Stunden arbeiten. So sieht die moderne Arbeitswelt aus.“