Referenz-Story
Adam Hall: Ein agiler Branchenriese, der auf easy setzt
Über Adam Hall
Adam Hall wurde 1975 von dem gleichnamigen britischen Musiker im englischen Southend-on-Sea nahe London ins Leben gerufen. 1980 siedelte das Unternehmen, das lange Zeit von dem britischen Musiker David Kirby geführt wurde, nach Deutschland über. Aus dem Hersteller von hochwertigen und robusten Flightcase-Beschlägen für Musikequipment ist im Lauf der Jahre einer der führenden Branchenriesen für Eventtechnik entstanden. Adam Hall hat sich sowohl als Produzent als auch als weltweiter B2B-Vertrieb und Servicedienstleister weltweit einen Namen gemacht. Der Firmensitz der Adam Hall Gruppe befindet sich in Neu-Anspach im hessischen Taunus. Die Gruppe beschäftigt heute etwa 400 Mitarbeitende und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 175 Millionen Euro.
Es begann mit easy archive
Die Geschäftsbeziehung zwischen der Adam Hall GmbH und easy software reicht zurück bis ins Jahr 2006. Adam Hall hatte bereits damals damit begonnen, interne Prozesse zu digitalisieren. Deshalb entschieden die Verantwortlichen, mit der Umstellung des ERP-Systems auf Microsoft Navision zugleich easy archive auf den firmeneigenen Servern zu installieren.
Das Projekt wurde mit einem externen IT-Dienstleister umgesetzt, der den Kontakt zu easy software hergestellt hatte. Für Adam Hall ging es bei dem Projekt darum, ein revisionssicheres Archiv in die internen Workflows zu integrieren, um bei Prüfungen alle notwendigen Dokumente rechtssicher vorweisen zu können. So war der Grundstein für eine lange Partnerschaft gelegt.
Die Adam Hall Group hat seit ihrer Gründung eine rasante Entwicklung genommen. Was sicherlich auch etwas mit den Wurzeln des Unternehmens zu tun hat. Schließlich waren die ersten Chefs Musiker, die sich darauf spezialisiert hatten, ihre Branche mit innovativen Produkten besser zu machen. Deshalb ist Adam Hall bis heute ein agiles Unternehmen geblieben, das auf Eigeninitiative, Kreativität und Erfindergeist baut.
Das zeigt sich auch am Umgang mit der IT: Bereits 1998 ging Adam Hall als eines der ersten Unternehmen seiner Branche mit seinem B2B-Shop online, der bis heute in Eigenregie weiterentwickelt wird. Im Jahr 2019 brachte Adam Hall eine umfassende Digitalisierungsstrategie auf den Weg, um die internen Geschäftsprozesse weiter zu verbessern. In dieser Zeit stieß auch Alexander Sonndag zu Adam Hall. Nach vier Jahren als Projektmanager verantwortet er seit zwei Jahren als Director IT die digitale Transformation innerhalb des Unternehmens.
Schmerzpunkt Eingangsrechnungen
2019 war auch das Jahr, in dem die Geschäftsbeziehung zwischen Adam Hall und easy softeware weiter intensiviert wurde. Eines der ersten Projekte betraf einen großen Schmerzpunkt des Unternehmens: die Eingangsrechnungsverarbeitung.
Da easy archive bereits seit Jahren seinen Dienst reibungslos auf den Firmenservern verrichtet hatte, kam easy invoice schnell in die engere Auswahl, als es darum ging, einen geeigneten Anbieter zu finden:
„Für uns war es naheliegend, für die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung auf easy zuzugehen, da wir schon das Archiv von easy hatten. Da uns das Produkt gefiel und das Angebot gepasst hat, haben wir uns dann recht schnell für easy entschieden“
erzählt Alexander Sonndag.
Der Impuls, sich zunächst auf die Eingangsrechnungen zu konzentrieren, kam direkt aus der Kreditorenbuchhaltung. Wie in vielen anderen Unternehmen haben die Mitarbeitenden auch dort die Erfahrung gemacht, dass die manuelle Rechnungsbearbeitung heutzutage eigentlich nur noch Nachteile mit sich bringt, wie Alexander Sonndag erklärt:
„Der Prozess war wesentlich langsamer. Erreichte uns eine Rechnung per E-Mail, musste sie erst ausgedruckt werden. Dann kam ein Stempel drauf, sie wurde unterschrieben und an unser internes Postsystem weitergeleitet. Bis eine Rechnung manuell freigegeben war und in der Finanzbuchhaltung lag, vergingen in der Regel mindestens drei Werktage. War dann noch jemand krank oder im Urlaub, lag die Rechnung faktisch tagelang auf dessen Schreibtisch. Das war ein großes Risiko, denn die Rechnung war noch gar nicht kontiert. Das bedeutet, die Finanzbuchhaltung wusste gar nicht, dass diese Rechnung überhaupt im Haus ist.“
Skonti & Co: Digitalisierung zahlt sich mehrfach aus
Die manuelle Rechnungsbearbeitung sorgt so nicht nur für Stress in der Buchhaltung, sie führt auch unweigerlich dazu, dass einem Unternehmen von Zeit zu Zeit Mahnungen für nicht bezahlte Rechnungen ins Haus flattern.
Für Adam Hall spielte zusätzlich eine große Rolle, dass sie mit vielen Geschäftspartnern Skonti vereinbart haben, wofür im Rechnungslauf ein bestimmtes Zahlungsziel eingehalten werden muss. Mit dem Umstieg auf die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung hat sich diese Situation komplett gedreht.
Wenn heute eine Rechnung bei Adam Hall per E-Mail das Unternehmen erreicht, wird diese sofort von easy invoice erkannt und die Finanzbuchhaltung weiß sofort, dass sie existiert. Das vereinfacht auch den Umgang mit Skonti:
„Selbst wenn ein Mitarbeiter krank sein sollte oder anderweitig ausgefallen ist und die Rechnung deshalb vielleicht nicht kontiert wurde, haben wir jetzt in der Finanzbuchhaltung die Option, ein Skonto zu ziehen. Das machen wir zum Beispiel bei Dienstleistern oder Geschäftspartnern, mit denen wir schon lange vertrauensvoll zusammenarbeiten, und bei denen die Buchhaltung weiß, diese Rechnungen werden in der Regel sowieso bezahlt.“
Durch die Digitalisierung des Rechnungseingangs hat Adam Hall auf diese Weise echte finanzielle Vorteile erzielt. In diesem Kontext ist es Alexander Sonndag allerdings wichtig, dieser Liste noch einen weiteren Punkt hinzuzufügen:
Adam Hall versteht sich als ein modernes und fortschrittliches Unternehmen, in dem Nachhaltigkeit eine große Rolle spielt und in der gesamten Firmenkultur als ganzheitliches Konzept gelebt wird. So hat das Unternehmen eine 10.000 Quadratmeter große Photovoltaik-Anlage auf dem Dach des Logistikgebäudes in der Unternehmenszentrale installiert, mit der ein Großteil der verbrauchten Energie erzeugt wird.
Mit easy invoice leistet auch die Eingangsrechnungsverarbeitung einen Beitrag, um auf dieses Unternehmensziel einzuzahlen. Denn durch die Digitalisierung dieses Prozesses spart das Unternehmen jedes Jahr zehntausende Seiten Papier und weitere Ressourcen, die zuvor für den Ausdruck der Rechnungen verschwendet wurden.
Bessere Workflows und zufriedenere Mitarbeitende
Organisatorisch hatte die Digitalisierung der Eingangsrechnungen einen weiteren Nebeneffekt, den Alexander Sonndag ebenfalls sehr wichtig findet:
„Früher durften bei uns sehr viele Leute Rechnungen kontieren. Theoretisch konnte sogar jeder irgendwas auf eine Rechnung draufschreiben. Mit der Einführung von easy invoice haben wir ganz konkrete Workflows ausgearbeitet, die ja auch vom Programm unterstützt werden. Jetzt ist die Freigabe der Rechnungen auf einen bestimmten Personenkreis eingegrenzt. Und wir haben im Programm gezielte Eskalationsroutinen eingerichtet, wenn Rechnungen im Workflow hängenbleiben. Überschreitet eine Rechnung eine bestimmte Höhe, werden automatisch weitere Personen, zum Beispiel aus der Geschäftsführung, in den Freigabeprozess eingebunden und es wird ein Vier-Augen-Prinzip aktiviert.“
Für das gesamte Projekt, also für die Zeit von der ersten Planung über den Kick-off mit easy software bis zur Übergabe der fertigen Lösung an den Support, haben Alexander Sonndag und sein Team ein knappes Dreiviertel Jahr benötigt.
Als erfahrene ITler haben sie das Projektmanagement selbst übernommen, während easy für den technischen Support zuständig war. So haben die easy Techniker zum Beispiel die Software auf den Firmenservern installiert und leisten Support bei Programmupdates.
Das Feedback, das Alexander Sonndag aus der Buchhaltung bekommen hat, war sofort sehr positiv. Da alle Mitarbeitenden, die mit easy invoice arbeiten, im Umgang mit dem Programm geschult wurden, wussten sie sehr schnell, was zu tun ist und empfanden sowohl die neuen, viel klareren Workflows als auch den geringeren Arbeitsaufwand bei der Bearbeitung der Eingangsrechnungen als große Erleichterungen.
Verträge einfacher verwalten
Nach den positiven Erfahrungen mit easy archive und easy invoice hat Adam Hall mit easy contract in jüngster Zeit noch ein weiteres Projekt gestartet. Alexander Sonndag sieht in der Digitalisierung des Vertragsmanagements einen weiteren wichtigen Schritt zur Modernisierung der internen Geschäftsprozesse:
„Hier werden immer wieder Verträge gesucht, weil bei uns eigentlich jede Abteilung ihre Verträge anders ablegt. Mal werden sie in einem Ordner abgelegt, mal in einer E-Mail oder einem SharePoint. Es gibt keine klare Struktur.“
Mit easy contract ändert sich das gerade: Alle Verträge werden damit unternehmensübergreifend an einem Ort abgelegt, wo sie verschlagwortet werden können und vollständig durchsuchbar sind.
Das Programm wird derzeit – ausgehend von der Finanzbuchhaltung – step by step im gesamten Unternehmen ausgerollt. Im zweiten Schritt wird dann die Option zur digitalen Signatur mit easy eSignature hinzugefügt.
Generell würde ich immer darauf achten, dass die IT-Abteilung frühzeitig in Digitalisierungsprojekte eingebunden wird. So lassen sich von Anfang an viele Fehler auszumerzen, die sonst nicht auffallen. Denn die IT hat eine andere Sicht auf die damit verbundenen Prozesse als die Fachabteilung. Dabei ist es wichtig, sich über die Soll-Prozesse im Klaren zu sein: Wie ist mein Ist-Zustand und wo will ich hin?
Alexander Sonndag,
Director IT, Adam Hall