Elektronische Signatur

Dokumente digital unterschreiben

Die optimale Lösung, um Signatur-Prozesse radikal zu vereinfachen: easy eSignature versetzt Sie in die Lage, elektronische Dokumente digital zu unterschreiben. Rechtssicher und zu jederzeit an jedem Ort. Genauso einfach und einzigartig wie von Hand.

Signatursoftware „Made in Germany“

easy eSignature basiert auf der renommierten Signaturlösung FP Sign, die vollständig in Deutschland entwickelt und betrieben wird und unter anderem im behördlichen Umfeld eingesetzt wird. Höchste Sicherheitsstandards und vollständige DSGVO-Konformität sind unser Versprechen für Ihre digitale Signatur.

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Dokumente digital signieren

easy eSignature für nahezu jeden anwendungsfall

Effizient, verbindlich, rechtssicher: easy eSignature ist die komfortable Cloudlösung, um Dokumente digital zu zeichnen. Auf diese Weise beschleunigen Sie die damit verbundenen, nachgelagerten Prozesse und machen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsbereiche einen weiteren Schritt in die Zukunft.

Finanzdienstleistungen

Bei Kontoeröffnungen oder der Ausstellung von Vollmachten bilden Unterschriften eine Hürde. Oft aus der Ferne gestartet, also remote, stellt easy eSignature hier eine adäquate Lösung dar, um den Unterschriftsprozess zu vereinfachen. Dokumente digital zu unterschreiben, basierend auf der digitalen Signatur, macht diese Prozesse rechtskonform und vereinfacht die Kundenkommunikation. Das spart Ressourcen und steigert die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Steuerberatung

Steuerberatung wird immer mehr zum digitalen Business. Ob Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, oder Vollmachtserteilungen: Dokumente digital unterschreiben zählt hier zur Pflicht, denn es führt zu enormen Zeiteinsparungen. Mit easy eSignature digitalisieren Sie diese Unterschriftsprozesse noch weiter. Das erleichtert Ihnen und Ihren Mandanten die Zusammenarbeit.

Logistik

Prozesse wie die Auftragsabwicklung oder die Rechnungserstellung sind in der Logistik stark digitalisiert. Warum gehen Sie nicht auch die letzten Meter auf diesem Weg? Lassen Sie Versand- und Lieferdokumente digital unterschreiben. Mit easy eSignature: einfach, gut, rechtssicher – und ohne Medienbrüche.

Immobilienwirtschaft

Nach dem Abschluss eines Miet- oder Maklervertrags wird es oft kompliziert: Dokumente müssen ausgedruckt, und aufwendig verschickt werden. easy eSignature gestaltet diesen Prozess einfach: Alle Vertragspartner unterzeichnen die Verträge über die sichere Cloudlösung rechtskonform mit einer digitalen Unterschrift.

Vorteile

Schnelle Prozesse, transparente Unterschriften-Workflows

Händische Signaturen und Unterschriften gehören zu den unnötigen Stolpersteinen in der digitalen Geschäftswelt. Sie kosten Zeit, Papier und Nerven – besonders wenn digitale Dokumente extra für die Unterschrift ausgedruckt werden müssen. Das verlangsamt alle Prozesse, die davor und danach ablaufen – Stichwort „Postweg“. Mit der easy eSignature wird das digitale Unterschreiben zu einem selbstverständlichen Teil Ihrer digitalen Workflows.

wie sie dokumente digital unterschreiben mit easy eSignature

volle rechtssicherheit: das kann die digitale signatur mit easy eSignature

Dabei nimmt die digitale Signatur nicht mehr Zeit in Anspruch als die Unterschrift per Hand. Zudem ist sie kaum fehleranfällig, etabliert einen einheitlichen Unterschriftsprozess und sorgt bei allen Beteiligten für mehr Transparenz. Mit easy eSignature können Sie Dokumente digital unterzeichnen und sind dabei immer auf der sicheren Seite – ob Compliance-Richtlinie, Mietvertrag oder jede andere Vereinbarung.

Immer mehr Lebens- und Geschäftsbereiche sind heutzutage digital. Da wirken Unterschriften auf Papier für Kunden und Lieferanten wie ein Relikt aus alten Zeiten. Für die intelligente Cloudlösung easy eSignature müssen Ihre Geschäftspartner weder Software installieren noch Accounts anlegen oder Passwörter einrichten. Dokumente elektronisch unterzeichnen? Ja, so unterschreibt man heute mit easy eSignature.

Auch bei Verträgen gilt manchmal die alte Formel: Zeit ist Geld. Mit der digitalen Signatur können Sie jeden Vertrag sofort abschließen, egal ob Sie sich am Telefon, im Videochat oder per E-Mail geeinigt haben. Das schafft auf beiden Seiten mehr Verbindlichkeit und hilft Ihnen, Geschäfte noch erfolgreicher abzuschließen.

In diesem Umfeld sollten uns die Werkzeuge, die wir benutzen, nicht zurückhalten. So ermöglicht Ihnen die elektronische Signatur Dokumente digital zu unterschreiben. Geschäftsabschlüsse unabhängig von Ort und Zeit macht easy eSignature möglich.

Bei vielen Prozessen muss für die Unterschrift extra vom digitalen Workflow in die Papierform gewechselt werden. Das kostet Zeit und Nerven. Die digitale Signatur beseitigt diese Medienumbrüche. Warum also nicht gleich die Dokumente digital unterschreiben? So haben Sie mehr Ressourcen für Dinge, mit denen Sie am Ende des Tages wirklich Geld verdienen können.

In vielen Unternehmen herrscht noch immer der Mythos, die händische Unterschrift sei sicherer. Aber easy eSignature hat für fast alle Arten von Dokumenten genau die gleiche rechtliche Gültigkeit. Kommt es zum Rechtsstreit, hat die digitale Unterschrift sogar den Vorteil, dass sie sich ohne Zweifel zuordnen lässt.

Nachhaltigkeit ist für Unternehmen das große Zukunftsthema. Mit der digitalen Signatur leisten Sie einen messbaren Beitrag, um den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verbessern: Sie müssen kein Papier mehr ausdrucken, Umschläge und ähnliche Materialien anschaffen und sparen den Versand.

easy eSignature

easy eSignature unterstützt die beiden höchsten Sicherheitsstandards: die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

fes

Jetzt 30 Tage kostenfrei testen!

Nutzen Sie die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES). Diese beinhaltet zusätzliche Voraussetzungen, um die leichte Manipulierbarkeit der „einfachen“ elektronischen Signaturen zu verhindern.
Weitere Fragen und Antworten.

qes

Fordern Sie Ihr individuelles Angebot an.

Die QES ist personengebunden und ist rechtlich der händischen Unterschrift gleichgestellt. Sie können mit der qualifizierten elektronischen Signatur zum Beispiel einen digitalen Mietvertrag oder eine Steuererklärung unterzeichnen.

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Nahtlos integriert, DSGVO-konform und 100 % sicher

Das Beste: easy eSignature in Kombination mit anderen easy-Produkten

easy eSignature lässt sich nahtlos in Kombination mit anderen easy-Lösungen nutzen. So digitalisieren Sie Ihre wichtigsten Geschäftsprozesse mit einer Komplettlösung aus einer Hand, die Sie nun auch Dokumente digital unterschreiben lässt.

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easy schafft bei uns die Basis für transparente, flexible und effiziente personalprozesse – von der Einstellung bis zum Ruhestand.

Werner Teufner,
Österreichische Bundesbahnen
Human Resources (HR)

FAQ

Antworten zur digitalen Signatur

Was ist eine einfache elektronische Signatur?

Die einfache elektronische Signatur ist – vereinfacht gesagt – eine Bilddatei, die Sie in ein Dokument einfügen oder mit einem Dokument verbinden. Sie hat lediglich die Funktion einer bildlichen Unterschrift, eingefügt in ein digitales Dokument, und ist deshalb nicht manipulationssicher.

Was ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur?

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) sichert Absendern und Empfängern zwei Ziele: zum einen, dass das Dokument nicht nachträglich verändert wurde (Integrität) und zum anderen, weist die FES nach, dass auch tatsächlich diejenigen das Dokument digital unterschrieben haben, die das Dokument ausweist (Authentizität). 

Eine Prüfung garantiert, dass die Signatur nicht verändert wurde. Im Fall einer Manipulation wird sie ungültig. Sie können die Sicherheit der FES mit einem SMS-TAN-Verfahren zusätzlich erhöhen: Mit diesem Verfahren stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument auch wirklich bei der gewünschten Person ankommt. Die FES ist für einen Großteil der unterschriebenen Dokumente in Deutschland ausreichend und rechtswirksam. Dazu zählen zum Beispiel Angebote und Beauftragungen, Maklerverträge, Lieferscheine oder Versicherungsverträge.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat in Europa das höchste und sicherste Signatur-Level. Bei der QES muss sich der Unterzeichner einmalig eindeutig identifizieren. Das ist – je nach Anbieter und Land – zum Beispiel über das VideoIdent-, ein Vor-Ort-Ident- oder PostIdent-Verfahren oder mithilfe des elektronischen Personalausweises (eID) möglich.

Die QES ist personengebunden und ist rechtlich der händischen Unterschrift gleichgestellt. Sie können mit der qualifizierten elektronischen Signatur zum Beispiel einen digitalen Mietvertrag oder eine Steuererklärung unterzeichnen.

Sind elektronische Signaturen mit easy eSignature rechtssicher?

Ja, elektronische Signaturen mit easy eSignature sind rechtswirksam gemäß der eIDAS-Verordnung.

Was ist ein „Workflow“ oder „Signatur-Prozess“ bei der fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) in EASY eSignature?

„Workflow“ oder „Signatur-Prozess“ stehen für einen einmal gestarteten Unterschriftenlauf. Er ist unabhängig von der Anzahl der Dokumente, der Anzahl der Unterschriften und der Anzahl der involvierten internen oder externen Nutzer.

Wird in ein einmal initiierter „Workflow“ oder „Signatur-Prozess“ EASY eSignature auch dann berechnet, wenn er abgebrochen wird?

Ja, das wird er. Bei easy eSignature werden auch abgebrochene Workflows berechnet.

Wie lange sind die Kontingente der „Workflows“ oder „Signatur-Prozesse“ in EASY eSignature gültig?

Alle Kontingente sind für je zwölf Monate gültig. Ungenutzte Kontingente verfallen nach diesem Zeitraum.

Was passiert, wenn das erworbene Kontingent für „Workflows“ oder „Signatur-Prozesse“ in EASY eSignature vor Ablauf der zwölf Monate aufgebraucht wurde?

Sie können jederzeit ganz einfach ein neues Kontingent für easy eSignature erwerben.

Welche Dokumentenformate können mit EASY eSignature signiert werden?

Sie können mit easy eSignature PDF-Dateien im Format PDF/A-1b sowie in verschiedenen PDF/A-3 Formaten signieren. Word- oder Exceldateien werden zunächst in ein gültiges PDF-Format konvertiert und können dann ebenfalls digital signiert werden.

Wie kommt die Signatur in das Dokument?

Sie laden das Dokument einfach hoch und klicken in easy eSignature an, ob Sie mit einer fortgeschrittenen oder qualifizierten Signatur unterzeichnen möchten: Schon wird die gewünschte eSignatur – FES oder QES – eingefügt.

Muss ich mich als Absender für den Signaturprozess registrieren?

Ja. Um Dokumente digital unterschreiben und austauschen zu können, müssen Sie als Absender mit einem FP-Sign-Konto registriert sein. Ihr Konto kann im Rahmen einer Enterprise-Lösung bereits in bestehenden CRM- oder ERP-Programmen integriert sein. Alternativ melden Sie sich direkt über das Portal an und legen in wenigen Schritten Ihr persönliches Konto an.

Muss ich mich als Empfänger für den Signaturprozess registrieren?

Für die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) benötigen Sie als Empfänger im Standard kein Konto bei easy eSignature. Aber: Der Absender eines Dokuments kann festlegen, dass der Empfänger ein Konto haben muss. In diesem Fall können Sie die Dokumente elektronisch gegenzeichnen, wenn Sie zuvor ein Konto angelegt haben.

Für die qualifizierte elektronische Signatur (QES) benötigen Sie auch als Empfänger ein Konto bei easy eSignature sowie – zwecks eindeutiger Identifizierung – ein zweites Konto bei der Bundesdruckerei oder Swisscom.

Muss ich als Empfänger eine Signatur-Software installieren?

Sie müssen als Empfänger keine spezielle Software installieren, um easy eSignature nutzen zu können.

Was ist, wenn ein Vertragspartner noch Änderungswünsche am Vertrag hat?

Wenn Ihr Vertragspartner ein Dokument digital unterschreiben möchte, hat er als Empfänger via easy eSignature verschiedene Optionen:

  • Der Empfänger kann die Signatur eines Dokuments ablehnen und dazu eine Begründung mitschicken.
  • Der Empfänger kann Korrekturen in dem zu signierenden Dokument einfügen und die neue PDF-Datei hochladen, signieren und an den Absender zum Gegenzeichnen zurückschicken.
  • Alternativ können Sie über easy eSignature auch beschreibbare PDF-Dateien austauschen, zum Beispiel in Form eines Fragebogens, den Sie auch vorausgefüllt an den Empfänger schicken. Der Empfänger kann diesen Fragebogen bearbeiten, signieren und über easy eSignature sicher an Sie als Absender zurücksenden.

Wie stelle ich sicher, dass ein Dokument auch tatsächlich vom richtigen Empfänger unterzeichnet wird?

Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) haben Sie die Möglichkeit, die Signatur zusätzlich über ein SMS-TAN-Verfahren abzusichern. In einigen Ländern, wie zum Beispiel Schweden, funktioniert diese Absicherung über die Bank-ID.

Bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) ist diese Absicherung ein verpflichtender Teil des Signaturprozesses.

Kann ich EASY eSignature auf Mobilgeräten nutzen?

Ja, Sie können easy eSignature mobil sowohl in einem Internetbrowser als auch mit der App „FP Sign Mobile“ nutzen, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist.

Wie funktioniert die elektronische Signatur? Wie kann ich eine elektronische Signatur in ein PDF-Dokument einbinden?

Denkbar einfach: Sie müssen als Absender das Dokument lediglich hochladen, per Klick digital signieren und an den Empfänger versenden – schon sind Sie fertig.

Wenn Sie als Empfänger ein Dokument digital unterschreiben müssen, erhalten Sie eine Nachricht mit einem Link und werden anschließend automatisch durch den Signaturprozess geleitet.

Wie funktioniert die Anmeldung zu den Services für die qualifizierte elektronische Signatur?

Sie starten die Anmeldung über easy eSignature. In der Regel wird dazu über das Video-Ident-Verfahren anhand eines gültigen Ausweises oder Reisepasses mit Meldebescheinigung Ihre Identität festgestellt. Bei einigen Partner können Sie Ihre Identität sogar ohne Video-Ident mit dem elektronischen Personalausweis (eID) bestätigen. Dieses Verfahren koppelt Ihre Identität mit der elektronischen Signatur.

Kann ich EASY eSignature kostenlos testen?

Ja, Sie können die digitale Signaturlösung easy eSignature 30 Tage kostenfrei und unverbindlich testen. Der Test endet nach dieser Periode automatisch.

Der Leitfaden zur elektronischen Unterschrift

So geht die digitale Signatur: Dieser praktische Leitfaden erklärt ausführlich, was Sie zur digitalen Signatur/Unterschrift wissen und beachten sollten. Die digitale Signatur verleiht Ihren Unterschriftsprozessen Flügel und lässt Ihr Unternehmen schneller, effizienter und insgesamt ressourcenschonender arbeiten.

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