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Workflow Management System

Workflow-Automatisierung für effiziente Prozesse

Entdecken Sie die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung. Mit easy Workflow. Ob regelbasierte Posteingangsverarbeitung, Bestellprozesse, Eingangsrechnungsprüfung, digitale Personal- oder Vertragsakten: das Workflow Management System passt sich dank vieler performanter Out-of-the-Box-Lösungen flexibel an Ihr Dokumentenmanagementsystem an. Selbst komplexe Geschäftsprozesse steuert es verlässlich und behält dabei alle Fristen und gesetzlichen Anforderungen im Auge.

Vorteile von Workflow-Systemen

  • Einfach zu implementierende und leicht zu bedienende Workflow Management Software zur Abbildung Ihrer Unternehmensprozesse. Die Lösung ist intuitiv und nutzerfreundlich. Mitarbeiter können ohne lange Einarbeitung mit ihr arbeiten.
  • Grafischer Prozesseditor auf Basis von Microsoft Visio©. Selbst komplexe Workflows sind mit MS Visio© schnell erstellt oder angepasst.
  • Integriertes Vorgangsmonitoring: Sie profitieren von mehr Effizienz und Sicherheit dank Vertreterregelungen sowie einem zuverlässigen Fristen- und mehrstufigem Eskalationsmanagement.
  • Sie sind immer aussagefähig, wenn Fragen zu einem Geschäftsvorfall auftreten und gewinnen so an Flexibilität.
  • Die easy Workflow Software verhindert lange Liegezeiten und Transportschleifen und stellt eine fristgerechte Freigabe sicher.
  • Datenaustausch mit angrenzenden Systemen wie SAP oder Microsoft Dynamics ist über entsprechende Schnittstellen problemlos möglich.

Unsere Lösung

Papier ist geduldig, Ihre Geschäftspartner auch?

Traditionelle, papiergebundene Prozesse führen immer wieder zu Verzögerungen. Denn Papierdokumente müssen physisch transportiert werden. Sie stapeln sich in Ablagen und haben die Tendenz, nicht auffindbar zu sein, wenn es drauf ankommt. Lange Transport- und Liegezeiten, mangelnde Transparenz und Auskunftsfähigkeit und nicht zuletzt frustrierte Mitarbeiter sind die Folge. Mit der Prozess Automation von easy Workflow setzen Sie dem ein Ende – und treten ein in eine neue Dimension der Effizienz und Schnelligkeit.

Sie wollen den Workflow verbessern? Dann ist easy Workflow die ideale Lösung für Sie. Mit ihr gestalten Sie Ihr Dokumentenmanagement im Unternehmen einfacher, sicherer und effizienter. Das Workflow Management System erlaubt eine umfangreiche Prozessautomation etwa in der Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder der eigehenden Post. Informationen ordnet die Workflow Software nach einem Abgleich – etwa mit Stammdaten im ERP – automatisch Geschäftsprozessen zu. So erreichen diese Informationen ohne Zeitverlust den richtigen Ansprechpartner. Dank Vertreterregelungen sind Vorgänge selbst bei Abwesenheit des Ansprechpartners schnell bearbeitet. Nicht zuletzt sorgen Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktionen dafür, dass keine Unterlagen mehr liegen bleiben.

easy Workflow erlaubt standort- und zeitunabhängigen, webbasierten Zugriff über eine intuitive Bedienoberfläche. Der Webclient der Workflow Management Software unterstützt alle gängigen mobilen Endgeräte. Ein integriertes Berechtigungswesen stellt sicher, dass nur ein ausgewählter Kreis von Mitarbeitern Geschäftsabläufe sehen und bearbeiten kann. Hinzu kommen umfangreiche Reporting-Möglichkeiten und Live-Analysen.

Workflows und Workfow-Designer von EASY

easy Workflowmanagement

Nahezu jeder papierbasierte Arbeitsablauf lässt sich mit einem Workflow-Management-System einfach digitalisieren und laufend optimieren.

Der Workflow Prozess

Eine leistungsfähige Workflow Engine leitet Dokumente automatisch zum nächsten Bearbeiter und in den nächsten Bearbeitungsschritt weiter. Der Prozess kann zudem vom Anwender als Ad-hoc-Workflow angestoßen werden.

Freigabe- und Genehmigungs-Szenarien lassen sich in der easy Workflow Software leicht an die individuellen Vorgaben und Prüfanforderungen des Kunden anpassen. Das Workflow Management System schleust das Dokument von Genehmigungsstufe zu Genehmigungsstufe – immer an den jeweils Verantwortlichen. Und bei dessen Abwesenheit an die vorab definierte Vertretung.

Müssen Fristen beachtet werden – etwa Skontofristen bei Rechnungen – so lassen sich entsprechende Erinnerungen als Standard anlegen oder in Ad-hoc-Workflows vom Initiator eingeben. Liegt ein Dokument zu lange und ist eine Deadline in Gefahr, erhält der aktuelle Bearbeiter automatisch eine Erinnerungs-E-Mail.

Alle Informationen und Dokumente, die Mitarbeiter zur Freigabe benötigen, sind über den Webclient oder Mobile Apps einsehbar. Eine Freigabe kann am Desktop sowie auf allen gängigen mobilen Endgeräten erfolgen. Die Freigabe kann selbst wiederum Prozesse auslösen – bei Rechnungen etwa die automatische Übergabe an die Buchhaltung oder die Erstellung eines Buchungssatzes.

die richtigen daten in den richtigen händen

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Rechnungen digital prüfen und freigeben.

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