easy contract
Erstellen, editieren, freigeben: Ihr Vertragsmanagement – ab sofort easy.
Alle Verträge sind zentral verfügbar.
Verträge KI-gestützt prüfen und bearbeiten.
Prozesse drastisch verkürzen und verlässlich an Fristen erinnert werden.
Klar definierte Zugriffsrechte einrichten und überwachen.
Funktionen
Alle Vertragsphasen
ein Tool mit KI-Assistenz
Schnelles Erstellen aus Vertragsvorlagen und Textbausteinen, bündeln in Vertragsakten, kollaboratives Arbeiten im Microsoft Office 365 und digitale Signaturen, KI-Vertragsmanagement: easy contract ist Ihre All-in-one-Lösung für digitales Vertrags- und Fristen-Management.
- KI-Funktionen für modernes Vertragsmanagement
- Webbasierter Zugriff unabhängig von Ort und Zeit
- Vertragsakte und Vertragsverwaltung
- Fristenmanagement und Eskalationen
- Zuverlässige Erinnerung an Ereignisse und ToDos
- Einfache Erstellung von Verträgen auf Basis von Templates, Textbausteinen sowie Vertragsmetadaten
- Compliancesichere Dokumentation aller Ereignisse und Tätigkeiten am Vertrag
- Liquiditätsplanung, Controlling und Reporting
- Schneller Vertragsabschluss mittels Digitaler Signatur
schnell erstellen & finalisieren
Wählen Sie Ihren Vertragstyp – und lassen Sie easy contract die Arbeit erledigen. Mit Templates und automatisierten Prozessen wird die Vertragserstellung schnell, einfach und sicher. Nutzen Sie Ihre qualitätsgesicherten Textbausteine nach Bedarf. Stellen Sie Vertragstexte schnell zusammen, bearbeiten, ergänzen und leiten Sie diese weiter. Bearbeiten Sie Verträge gemeinsam über Microsoft Office365 für effiziente, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit. Arbeiten Sie direkt im Dokument und nutzen Sie Kommentare für schnelle Antworten.
Vorlagen nutzen
Vertragstexte auswählen
Online zusammenarbeiten
senden & digital signieren
Bestimmen Sie die Vertragspartner und lehnen Sie sich zurück: Der automatisierte Prozess für das digitale Signieren startet. Kein Wechsel zwischen Anwendungen und Tools. Einfach nur easy contract. Nutzen Sie DocuSign oder unsere easy eSignature zum Unterschreiben. Signierte Verträge speichert easy contract automatisch – inklusive der nötigen Verifikationen für digitale Unterschriften. Sobald ein Vertrag vorhanden ist, startet der nächste Schritt im Prozess. easy contract leitet den Vertrag durch den von Ihnen definierten Prüfungs- und Freigabeprozess – Compliance erfüllt.
Bequem zur Unterschrift einladen
Rechtssichere digitale Signaturen
100 % automatisierte Prozesse
up-to-date
bleiben
Mit easy contract finden Sie jeden Vertrag schnell und sicher. Verschiedene Suchmöglichkeiten, Filter und Statusfelder unterstützen Sie dabei. Textabschnitte in angehängten Dateien und Kommentaren führen Sie mittels Volltextsuche schnell zum gesuchten Dokument. Mit easy contract behalten Sie den Überblick. Wie ist der Status Ihrer Verträge? Welcher Vertrag steht vor der Kündigung? Welcher Vertrag muss verlängert werden? Sie wissen es! Mit easy contract weisen Sie Mitarbeitern Fristen und Termine zu – und haben diese dann gemeinsam im Blick.
Treffsichere Suchfunktionen
Statusmeldungen & Benachrichtigungen
Intelligentes Fristenmanagement
KI-Funktionen für modernes Vertragsmanagement
Intelligenter Vertragsassistent
Das AI-Toolkit bietet eine intelligente Vertragserfassung, die Vertragstypen erkennt und relevante Metadaten aus hochgeladenen Vertragsdokumenten extrahiert. Diese Daten werden zur direkten Übernahme in easy contract vorbereitet. Der Assistent erstellt auf Knopfdruck kompakte Übersichten komplexer Vertragsdokumente für schnelle Weitergabe an relevante Abteilungen. Zudem identifiziert er kritische Klauseln und potenzielle Vertragsrisiken.
Automatische Vertragserfassung
Präzise Zusammenfassungen
Intelligente Risikobewertung
„Mit einem Klick werden Verträge automatisch erfasst und kategorisiert, was uns vollständige Transparenz über alle Vertragsbeziehungen der Unternehmensgruppe bietet. Dies liefert meinem Team sofort entscheidungsrelevante Informationen – ohne zeitaufwändiges Durchsuchen zahlreicher Dokumente.“
Text analysieren
Die KI-gestützte Überprüfung auf formale Kriterien kann Compliance-Probleme verhindern und die Vertragssicherheit erhöhen. Es fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch leicht teilbare Vertragsinformationen und stellt sicher, dass alle Verträge klar und verständlich formuliert sind.
Vertragsprüfung
Verständlichkeitsprüfung
Transparente Kommunikation
Risiko minimieren
Die integrierte Lückenanalyse identifiziert fehlende oder ungewöhnliche Vertragselemente noch vor Vertragsabschluss. Ein automatisierter Compliance-Check überprüft alle Dokumente auf Einhaltung sowohl interner als auch externer Regelwerke. Besonders wertvoll ist die Früherkennung rechtlicher Risiken, die präventives Handeln ermöglicht und kostspielige Rechtsstreitigkeiten vermeidet.
Lückenanalyse
Automatisierter Compliance-Check
Früherkennung rechtlicher Risiken
„Der integrierte Compliance-Check erkennt ungewöhnliche oder fehlende Vertragselemente und gibt konkrete Handlungsempfehlungen – genau das Tool, das ich brauche, um Rechtsrisiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren, bevor sie zu kostspieligen Streitigkeiten führen.“
Übersetzen
Internationale Vertragsarbeit ist essenziell für den Erfolg globaler Geschäftsbeziehungen. Die Fähigkeit, Verträge schnell und präzise in verschiedene Sprachen zu übersetzen, hilft Unternehmen, Sprachbarrieren zu überwinden. Die integrierte Übersetzungsfunktion stellt sicher, dass alle Beteiligten die Verträge in ihrer bevorzugten Sprache verstehen können. Dies reduziert die Verhandlungszeiten erheblich durch sofortiges Verständnis fremdsprachiger Klauseln.
Dokumentenübersetzung per Klick
Übersetzungen in über 30 Sprachen
Beschleunigte globale Zusammenarbeit
Verträge verbessern
Eine integrierte Verhandlungsunterstützung durch konfigurierbare oder spontane KI-Befehle (Prompts) ermöglicht Vertragsanalysen und liefert wertvolle Einblicke vor und während Verhandlungen. Das hilft bei der Aushandlung bestmöglicher Vertragskonditionen. Die Verhandlungsposition wird durch sofortige Identifikation kritischer Vertragspunkte und potenzieller Risiken gestärkt.
Verhandlungsunterstützung
Optimierung der Vertragsbedingungen
Verhandlungsposition stärken
KI-Intelligenz anpassen
Maßgeschneiderte Richtlinien ermöglichen individuelle Vorgaben für die KI-unterstützte Vertragsbearbeitung, zugeschnitten auf Ihr Unternehmen mit unternehmensspezifischem Fachwissen und Compliance-Vorschriften. Mit individuellen KI-Befehlen für die Vertragsbearbeitung können Sie eine firmeninterne Sammlung bewährter Anweisungen aufbauen: die sogenannte Prompt-Bibliothek. Diese können jederzeit wiederverwendet werden und gewährleisten einheitliche Vertragsprozesse in der gesamten Organisation.
Maßgeschneiderte Richtlinien
Individuelle Prompts
Abteilungsübergreifende Prozesse
Recherche & KI-Chat
Die intelligente Vertragsrecherche bietet sofortige, datenbasierte Einblicke ohne zeitraubendes Suchen und beantwortet spezifische Vertragsfragen direkt – perfekt für Kundengespräche und Verhandlungsvorbereitung. Nutzer können mit dem Dokument interagieren, als würden sie mit ihm „sprechen“, wobei die praktische Voice-Eingabe allen entgegenkommt, die lieber Sprachanfragen bevorzugen als zu Tippen.
Intelligente Vertragsrecherche
KI-gestützter Vertragsdialog
Zeitgewinn für strategische Aufgaben
„Mit der KI-Recherche-Funktion erhalte ich tiefgehende, datenbasierte Informationen zu speziellen Vertragsklauseln und rechtlichen Fragen. Die integrierte Chatfunktion liefert mir sekundenschnell präzise Auskünfte über Vertragsinhalte – eine ideale Basis für fundierte Entscheidungen und strategische Verhandlungen mit Geschäftspartnern.“
Vertragskorrespondenz
Das E-Mail-Plugin ermöglicht das automatische Verfassen von E-Mails durch KI ohne manuelle Texterstellung. Die automatisierte Kommunikation generiert relevante Korrespondenz basierend auf abgeschlossenen Verträgen und vereinfacht sowohl die Nachverfolgung als auch den vertragsbezogenen Informationsaustausch zwischen allen Beteiligten. Durch intelligente Kontexterkennung werden selbst komplexe Vertragsänderungen, Fristenerinnerungen oder Verlängerungsoptionen präzise und professionell formuliert.
E-Mail-Plugin
Automatisierte Kommunikation
Formulierungsvorschläge
Konnektoren / Add-ons
Systeme ganz easy einbinden
Vertragsmanagement für alle. Mit easy contract haben Sie ihre Verträge und Fristen sicher im Griff. Einfach integrierbar mit einer Vielzahl von Drittsystemen.
Vertragsmanagement in SAP. So gelingt das Management Ihrer Verträge im Handumdrehen – dank der leichten Bedienung durch SAP Fiori-Benutzeroberflächen.
Verträge digital unterschreiben. Rechtssicher und zu jederzeit an jedem Ort. Genauso einfach und einzigartig wie von Hand.
Vorteile
Vertragsmanagement kann so easy sein
Unterschriftsreife Verträge sind schneller erstellt und gemeinsam bearbeitet. Signieren Sie fertige Verträge innerhalb weniger Minuten. Einfacher geht es nicht.
Schneller ins Geschäft kommen
Unterschriftsreife Verträge – schneller erstellt, gemeinsam bearbeitet. Verträge zwölfmal schneller erstellen bearbeiten, freigeben, signieren: Mit automatisierten Prozessen und kollaborativen Workflows in easy contract. Intelligente Volltextsuche, Vertragsbibliotheken und eine benutzerfreundliche Oberfläche bringen Ihr Vertragsmanagement auf die Überholspur.
In einem Tool zur digitalen Signatur
Verträge versenden und mit DocuSign oder easy eSignature digital signieren. Ein digitales Vertragsmanagement macht Stift und Papier unnötig. Erledigen Sie den Signaturprozess schnell und rechtssicher mit DocuSign oder unserer easy eSignature. Beide Lösungen integriert easy contract nahtlos. Und informiert Zeichner und Gegenzeichner automatisch, Unterschriften zu setzen und den Vertrag abzuschließen.
Verträge schnell finden & Fristen einhalten
Drastisch verkürzte Prozesszeiten durch Volltextsuche, automatisierte Workflows und treffsichere Suchfunktionen. Vertragsmanagement ist kein Selbstzweck. Stellen Sie Effizienz und Entscheidungen in den Mittelpunkt Ihrer Arbeit – nicht die Suche oder Routinearbeiten. easy contract unterstützt Sie in allen Vertragsphasen mit automatisierten Prozessen beim Erstellen, Bearbeiten, Freigeben und Signieren. Verträge und relevante Dokumente, E-Mails, Notizen etc. finden Sie gebündelt und übersichtlich dargestellt in der Vertragsakte.
Vertragsrisiken früh erkennen
Für Rechtsabteilung & Compliance bietet easy contract vollständige Transparenz über alle Vertragsbeziehungen Ihrer Organisation. Es ermöglicht die frühzeitige Erkennung von Rechtsrisiken und Compliance-Lücken und schafft mehr Zeit für strategische juristische Beratung und die Weiterentwicklung des Compliance-Management-Systems.
Verhandlungsposition verbessern
Der Einkauf prüft mit easy contract schnell Rahmenverträge und Lieferantenvereinbarungen. So verbessert er seine Verhandlungsposition durch sofortige Identifikation kritischer Vertragspunkte und optimiert globale Beschaffungsstrategien – ohne Sprachbarrieren.
Häufig gestellte Fragen zu easy contract
Welche Erfahrungen haben andere Kunden mit easy contract gemacht?
Kunden die easy contract einsetzen, bewältigen die Herausforderungen eines modernen Vertragsmanagements und verfügen über genau die Funktionen, die für die Leitung einer Rechtsabteilung und das Compliance-Management entscheidend sind. Unternehmen aus verschiedenen Branchen berichten von messbaren Verbesserungen durch easy contract:
Effizientes Vertragsmanagement:
- Zentrale Verwaltung tausender Verträge mit verbesserter Transparenz
- Automatisches Fristenmanagement verhindert verpasste Kündigungstermine
- Integration in bestehende Systeme (SAP, Microsoft, IBM Maximo)
- Schnellere Vertragsrecherche
Risikominimierung und Compliance:
- Vier-Augen-Prinzip zur Sicherstellung der Datenqualität
- Dokumentierte Zugriffsberechtigungen
- Strukturierte Workflows für konsistente Prozesse
Kosteneinsparung:
- Verkürzte Bearbeitungszeiten durch reduzierte manuelle Aufwände dank Automatisierung
- Stärkere Verhandlungsposition durch rechtzeitige Vertragsverlängerungen
Benutzerfreundlichkeit:
- Intuitive Bedienung, selbsterklärende Oberfläche mit minimaler Schulung
- Kompetenter Support und Implementierungsbegleitung
Wie erfolgt die Integration in bestehende Systeme wie z.B. ERP?
Es ist wichtig zu wissen, wie easy contract in die bestehende IT-Landschaft integriert werden kann. Als Verantwortlicher im Einkauf oder Vertragsmanagement profitieren Sie von zentraler Datenverfügbarkeit bei gleichzeitiger Integration in Ihre gewohnten Arbeitsumgebungen. Die direkte Verlinkung aus dem ERP eliminiert Zeitverluste und ermöglicht sofortigen Zugriff auf aktuelle Vertragsinformationen – in Ihre bestehenden Prozesse integriert.
Anbindung an bestehende Systeme:
- Standardisierte Schnittstellen für gängige ERP-Systeme (REST, SOAP, OData)
- Direkter Zugriff: Mitarbeiter können aus dem ERP-System per Link unmittelbar auf den entsprechenden Vertrag in easy contract zugreifen
- Bidirektionaler Datenaustausch für konsistente Informationen
DataTools für die Datenübernahme:
- Import von Lieferanten- und Kreditorendaten in Vertragsordner
- Automatisierte oder manuelle Ausführung nach Bedarf
- Test-Modus zum risikofreien Prüfen aller Konfigurationen
Wie lassen sich bestehende Verträge Migrieren?
Die KI-basierte Migration entlastet Ihr Team erheblich und ermöglicht einen raschen Übergang zum digitalen Vertragsmanagement. Sie erhalten so innerhalb kürzester Zeit in easy contract eine vollständige Kontrolle über Ihre Vertragslandschaft – ohne aufwändige manuelle Erfassung oder Verzögerungen im Tagesgeschäft.
Vertragsdaten-Übernahme mit KI-Unterstützung:
- Automatisierter Massenimport aller vorhandenen Verträge, auch für großen Vertragsbestände
- KI-gestützte Datenextraktion liest relevante Vertragsinformationen aus (Laufzeiten, Kündigungsfristen, Vertragspartner, Konditionen)
- Nur eine abschließende Prüfung durch den Anwender erforderlich
- Schnelle Verfügbarkeit aller Vertragsdetails ohne manuelle Dateneingabe
Wie lange dauert die Einarbeitung in easy contract?
Sie und Ihr Team werden die kurze Einarbeitungszeit schätzen. Die selbsterklärende Oberfläche und die zielgerichteten Schulungsmaterialien ermöglichen einen schnellen Produktivstart ohne lange Ausfallzeiten im Tagesgeschäft.
Schneller Einstieg:
- Intuitive Benutzeroberfläche minimiert Einarbeitungszeit
- Umfassende Dokumentation: User Guides und Admin Guides für alle Anwendungsfälle
- Schritt-für-Schritt-Anleitungen für häufige Aufgaben
- Spezielles Schulungsangebot für Key User, die als Multiplikatoren fungieren
- Praxisnahe Schulungen orientiert an Ihren tatsächlichen Vertragsprozessen
Wie lassen sich Zugriffsrechte und Freigabeprozesse einrichten?
Sie können sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter exakt die für seine Rolle notwendigen Zugriffsrechte erhält. Das schützt sensible Vertragsdaten und gewährleistet gleichzeitig reibungslose Abstimmungsprozesse zwischen Fachabteilungen und Geschäftsführung.
Granulares Berechtigungskonzept:
- Präzise Zugriffskontrolle auf Vertragsebene für einzelne Mitarbeiter oder ganze Abteilungen
- Differenzierte Rechte: Nur-Lesen, Bearbeiten, Freigeben oder administrative Rechte
- Abbildung Ihrer Mandanten, Organisationsstruktur und Hierarchien im System
Flexible Freigabeprozesse:
- Mehrstufige Freigabeworkflows konfigurierbar entsprechend Ihrer Vertragsprozesse
- Automatische Eskalation bei Überschreiten definierter Fristen
- Spezielle Berechtigungen für kritische Verträge mit hohem Volumen
Wie werden Vertragsänderungen nachvollziehbar dokumentiert?
Profitieren Sie von vollständiger Klarheit bei Vertragsänderungen – besonders wertvoll bei Lieferantengesprächen, internen Abstimmungen und für die Compliance.
Lückenlose Transparenz:
- Vollständiger Audit Trail in jeder Vertragsakte: Wer hat wann welche Änderung vorgenommen
- Dokumentenversionsverlauf zeigt alle Versionen des Vertrags inklusive aller Änderungen und Vertragsanpassungen
- Historische Versionen bleiben jederzeit abrufbar
- Schnelle Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen zu Vertragsdetails
- Transparenz über den gesamten Vertragslebenszyklus
Wie gewährleistet easy die Sicherheit sensibler Vertragsinformationen?
Ihre vertraulichen Verträge und Daten sind optimal geschützt – unabhängig davon, welches Betriebsmodell Sie wählen.
Flexible Betriebsmodelle für maximale Sicherheit:
- On-Premises: Vollständige Kontrolle durch Betrieb in Ihrer eigenen IT-Umgebung
- Managed Application: Fachmännischer Betrieb durch easy-Experten in enger Abstimmung mit Ihrer IT. Profitieren Sie von einer kontinuierlichen Aktualisierung und hohen Sicherheitsmaßnahmen in einem ISO 27001-zertifiziertes Rechenzentrum in Frankfurt. Nutzung als Private Cloud, Public Cloud oder hybride Lösung nach Ihren Sicherheitsanforderungen.
- easy software ist zudem aktives Mitglied in der Allianz für Cyber-Sicherheit des Bundesamts für Sicherheit (BSI)
Wächst das System mit der Anzahl der Verträge und Benutzer?
Als Projekt-Verantwortlicher können Sie mit einem überschaubaren Bereich starten und das System organisch mit Ihren Anforderungen mitwachsen lassen – ohne kostspielige Neuimplementierungen oder Systemwechsel.
Flexible Skalierbarkeit:
- Modularer Aufbau ermöglicht schrittweise Implementierung
- Unbegrenzte Skalierbarkeit für wachsende Vertragsvolumen und Benutzeranzahl
- Nahtlose Erweiterung auf zusätzliche Abteilungen, Standorte und Landesgesellschaften
- Viele Unternehmen starten mit einem Pilotprojekt (z.B. IT-Verträge) und erweitern dann schrittweise
- Einfaches Hinzufügen neuer Vertragsarten und Organisationseinheiten
- Konsistentes Nutzererlebnis unabhängig von der Systemgröße