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HR- und Mitarbeiterportal

Freiheiten für Personaler und Mitarbeiter

Mit der Self-Service-Software für Mitarbeiter runden Sie Ihr Personalmanagement perfekt ab. Als HR- und Mitarbeiterportal vereint easy Portal Experience die Ansprüche der HR-Abteilung und Mitarbeiter. Für die HR-Arbeit der Zukunft, die Ihnen ebenso Freiräume für die strategische Personalarbeit schafft, wie auch Ihre Mitarbeiter Personalangelegenheiten einfach bequemer und schneller erledigen lässt.

Das Mitarbeiterportal

Gerade in der Mitarbeiterkommunikation in Unternehmen schlummert noch erhebliches Digitalisierungspotenzial. Durch das HR-Portal von easy steht Ihnen eine Lösung zur Verfügung, die viele HR-Prozesse für Mitarbeiter vereinfacht und verschlankt. Allein durch die damit entstehende Unabhängigkeit in Zeit und Raum werden bereits bestehende oder potenzielle Mitarbeiter dieses HR-Portal lieben. Aber auch Ihre Human Resources Mitarbeiter erfreuen sich an den gewonnenen Zeiträumen – nun ist die Zeit für strategische Personalarbeit gekommen. Allein durch das easy HR-Portal mit vielen Mitarbeiter-Self-Services.

Was ist ein Mitarbeiterportal?

Ein HR-Portal vereint verschiedene Personalprozesse unter einem Dach in einer Webanwendung. Typisches Merkmal dabei: Gleich, ob es sich um Recruiting-, Onboarding- oder andere Personalprozesse handelt – ein starker Fokus liegt auf der Idee des Self-Service. Mitarbeiter können über das Mitarbeiterportal zeit- und ortsunabhängig HR-Prozesse anstoßen, Personaldaten einsehen und vieles weitere mehr. Für die HR-Abteilung selbst führt das Self-Service-Portal ebenfalls zur Vereinfachung der täglichen Arbeit. Eine bessere HR-(Stamm)Datenqualität, leichtere Auffindbarkeit von Personaldaten und -dokumenten, Zeitersparnisse etc. sind die Folge. Insofern stellt ein HR-Portal eine spezifische Ausprägung eines Self-Service-Portals dar, eben nur ausgerichtet auf Personalprozesse.

Vorteile

Mitarbeiterportale stärken die Eigenverantwortung

easy Portal Experience ermöglicht Führungskräften und Mitarbeitern Eigenverantwortung und Flexibilität. Mitarbeiter können mit dem HR-Self-Service-Portal selbst auf ihre Daten zugreifen, sie bearbeiten und Personalprozesse anstoßen. Gleichzeitig verfügt Ihre HR-Abteilung stets über den vollständigen Überblick und den beschleunigten Zugriff auf alle Personaldaten. Einmal genutzt, wollen Sie das HR-Portal nie wieder missen.

  • easy Portal Experience als Software-as-a-Service bedeutet für Sie einen geringen, klar kalkulierbaren Kostenaufwand
  • Die Produktivität im Personalmanagement steigt durch das HR-Portal immens an
  • Mehr Zeit für Kernaufgaben und strategische HR-Arbeit durch Entlastung der Personalmitarbeiter
  • So liefert das HR-Portal eine verbesserte Qualität der Mitarbeiterdaten
  • Sie profitieren von zufriedenen Mitarbeitern, die Prozesse über das HR-Portal eigenverantwortlich und schnell erledigen können
  • Der mobile Zugriff via Smartphones/Tablets erleichtert Arbeitsabläufe
Human Ressources

Self-Services entlasten hr-verantwortliche

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern attraktive Self-Services an (z.B. Zugriff auf Personal- und Gehaltsdokumente, Unternehmensguidelines, Zeiterfassung, Urlaubsanträge uvm.) – jederzeit an jedem Ort. Fragen an die Personalabteilung erübrigen sich ebenso wie Wartezeiten, bis die angefragten Dokumente auf ihrem Schreibtisch oder im Briefkasten zu Hause liegen.

Funktionen

Service-Module des Mitarbeiterportals

Grundsätzlich stehen folgende Module im easy HR-Portal zur Verfügung, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter schon heute in die HR-Arbeit der Zukunft starten können. Weitere Anpassungen sind natürlich möglich. Wählen Sie genau die Module aus, die Sie im HR-Portal benötigen.

  • Automatischer Abgleich von Krankmeldungen mit Anwesenheitslisten um Infektionsketten nachvollziehen und unterbrechen zu könne
  • Urlaubsanträge, Krankmeldungen etc. lassen sich fernab der Zentrale versenden und finden dennoch ihr Ziel
  • Endlich papierfrei – das Mitarbeiterportal lässt Ihre Personalabteilung noch effizienter werden
  • Zeit- und ortsunabhängige interne Unternehmenskommunikation – hält Mitarbeiter auf dem Stand der Dinge
  • Dank automatischer Synchronisation des HR-Portals stehen die Daten unmittelbar in führenden Systemen zur Verfügung
  • Erweiterungen und Integrationspakete lassen sich bequem dazu buchen
Die Funktionen des Mitarbeiterportals im Überblick.

Das Urlaubsmodul im HR-Portal

Urlaubsanträge etc. lassen sich fernab der Zentrale anlegen, versenden und finden dennoch schnell ihr Ziel im Personalmanagement. easy Portal Experience macht es Ihren Mitarbeitern leicht, solche Anträge schnell zu übermitteln – jederzeit, egal von wo aus. Und genauso schnell können HR-Verantwortliche den beantragten Urlaub auch freigeben. Natürlich berechnet das Urlaubsmodul des HR-Portals den beantragten Urlaub gegen vorhandene und bereits genutzte Urlaubstage und bezieht andere Parameter wie Wochenenden und Feiertage etc. dabei ein. Die HR-Kollegen besitzen stets Einblick auf den aktuellen Stand der Anträge.

E-Mail-Archivierung in der Fußball-Bundesliga

Die steigende E-Mail-Flut und das Thema rechtssichere Archivierung waren für Borussia Mönchengladbach die wichtigsten Gründe für den Einsatz eines leistungsfähigen Archivs.

„Das beste Kompliment, das man einer Archivierungslösung machen kann, ist, dass sie ihre Arbeit unbemerkt verrichtet. Für easy können wir das hundertprozentig sagen. Die Lösung läuft einfach“.

Die Datenlast auf den Servern wurde reduziert und alle gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung der Daten unter Wahrung des Datenschutzes der einzelnen Outlook-Benutzerinnen und -Benutzer wurden erfüllt.

220 Exchange-Postfächer archiviert Borussia Mönchengladbach mit easy. Mit der Suchfunktion können auch Informationen in Anhängen gefunden werden. Die gleichzeitige Suche in archivierten und nicht archivierten E-Mails sowie in mehreren Archivpostfächern parallel ist ebenfalls möglich. So haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Borussia die Gewissheit, dass E-Mails jederzeit rechtssicher archiviert und wiederauffindbar sind.

Archivierung im öffentlichen Dienst

In der oberösterreichischen Gemeinde Eggerding leben rund 1.340 Menschen. Wie viel Arbeit können die schon machen? Eine ganze Menge!

„Papierlandschaften türmten sich im Gemeindeamt in jeder Ecke und nahmen mehr Platz ein als die Arbeitsflächen selbst. Das hat sich über Jahre langsam so entwickelt, bis plötzlich ganze Bereiche des Gebäudes den Ordnern und Akten gehörten.“

Dem Wunsch nach Digitalisierung folgte kurze Zeit später die Einführung des digitalen Dokumentenmanagementsystems. „Vorher hatten wir viele Bedenken: So eine große Umstellung wird ewig brauchen, bis wir uns alle an sie gewöhnt haben. Doch letztendlich gab es keine Probleme. Ganz im Gegenteil! Allein dadurch, dass langwieriges Durchkämmen der Ordner wegfällt, sparen wir jeden Tag wertvolle Minuten.“

Da das System die gescannten Akten selbständig ausliest und z.B. nach Datum sortiert, nimmt das Scannen selbst nicht viel Zeit und Aufmerksamkeit in Anspruch. Alle Akten landen systematisch nach und nach im digitalen Archiv. Um die tägliche Arbeit nicht zu stören, führte die Stadtverwaltung die digitale Lösung Abteilung für Abteilung ein.

Die größte Zeitersparnis erfährt die Gemeindeverwaltung bei der Freigabe von Rechnungen: Die drei Stufen des typischen Freigabeprozesses – Buchhaltung, Amtsleitung, Bürgermeister – dauerten früher nicht selten mehrere Tage. Schließlich war der Bürgermeister oft sehr beschäftigt und nur ein- bis zweimal pro Woche im Amt.

Heute schickt die Verwaltung alle Rechnungen elektronisch an den Bürgermeister. Egal, ob dieser unterwegs ist, überall kann er die Rechnungen über eine sichere Verbindung mit seinem Laptop digital signieren. So erhalten auch Dokumente eine gültige Unterschrift, die gerade erst im Amt angekommen sind. Kaum eine Freigabe dauert heute länger als einen Tag.

Archivierung in der Industrie

Archivierung bei Talgo

Bei der Wartung und Reparatur von Schienenfahrzeugen fallen bei Talgo eine Vielzahl von dokumentationspflichtigen Unterlagen an. Zum einen steuerrelevante Dokumente, die revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Zum anderen spezifische Dokumente aus der Werkstatt, die sicher und auffindbar abgelegt werden müssen.

„Unser Archiv umfasst Auftragszettel, Prüf- und Montageberichte, Mess- und Wiegeprotokolle und vieles mehr.“

Vor allem wächst das Archiv ständig. Bis zur Einführung von easy archive arbeitete Talgo noch mit einer klassischen Papierablage. „Wir standen vor einer echten Dokumentenflut und damit vor der Frage, wie wir die Auffindbarkeit der Dokumente auch in Zukunft sicherstellen. Denn in unserem Papier-Ablagesystem konnten wir Dokumente nur nach zwei Kriterien ablegen: Wagennummer und Friststufe. Wer alle Schäden innerhalb einer bestimmten Friststufe finden wollte, musste das Papierarchiv manuell durchgehen, die Dokumente von Hand kopieren und die Originale wieder in den Ordner legen.“ War dies schon sehr zeitaufwendig, so waren komplexere Recherchen im Archiv kaum noch zu leisten.

Seit der Einführung des digitalen Archivs haben die Abteilungen alle Dokumente zu einem Auftrag „griffbereit“. Sie sehen alles, was sich im Archiv befindet, und können mit den entsprechenden Daten arbeiten. Der aktuelle Status eines Auftrags ist transparenter. Verbrauchte Ersatzteile lassen sich schneller nachbestellen. Entdeckt jemand bei der Bearbeitung eines Auftrags einen Schaden am Fahrzeug, kann er im Handumdrehen frühere Vorgänge einsehen – zum Beispiel die letzten Inspektions- oder Messprotokolle. Bei Bedarf lässt sich das digitale Archiv sogar bis zur Unternehmensgründung durchforsten, denn Talgo hat alle wichtigen Dokumente aus dem vergangenen Vierteljahrhundert digitalisiert. In Kürze will das Unternehmen auch die Voraussetzungen schaffen, um auftragsbezogene Sprachnotizen oder Fotos zu archivieren.

Archivierung bei Lemken

Früher beherrschte Papier die Schreibtische und Ablagen des Landmaschinenherstellers Lemken. Stapelweise türmten sich Eingangsbelege und Rechnungen, jeden Tag wurden es ein paar Zentimeter mehr.

Ein effizientes digitales Archiv hat das Problem fast vollständig beseitigt: Bereits beim Scannen werden bestimmte Schlagworte und Kennzahlen automatisch erfasst. Die anschließende Sortierung nach diesen Kriterien sorgt für Übersicht und Ordnung im digitalen Archiv.

Sogar die internationalen Rechnungen einiger Tochtergesellschaften werden in diesem System abgelegt. Über 760 Benutzer arbeiten mit easy, wobei die Zugriffe und Berechtigungen für jede Person frei konfigurierbar sind. So haben z.B. Mitarbeitende im Inland Zugriff auf das Dokumentenmanagement und die Workflows, Mitarbeitende im Ausland aber nur auf das Archiv. Diese klaren Strukturen reduzieren Doppelarbeiten und Zeitverluste.

Archivierung bei Loparex

Früher war die Rechnungsverarbeitung beim Verpackungs- und Schutzfolienhersteller Loparex eine mühsame Kleinarbeit.

Von der Eingabe der Kopf- und Positionsdaten über den Abgleich der Summen mit den Angeboten im ERP-System bis hin zur Umsatzsteuerprüfung. Sofern die Ware noch nicht eingetroffen war, musste der Sachverhalt zudem mit dem Einkauf geklärt werden. Schließlich die Ablage im Papierarchiv: Zwei Jahre lang stapelten sich die Vorgänge in der Buchhaltung, dann wanderten sie für weitere acht Jahre in die Registratur.

„Alles in allem war die Rechnungskontrolle und Durchbuchung ein ermüdendes ‚Klein-Klein’ – und damit ineffektiv, intransparent und anfällig für Fehler. Fehler, die aus Gründen der Betriebs- und Rechtssicherheit unbedingt ausgeschlossen werden mussten“. Um dies zu gewährleisten, wurden alle Buchungen und Kontierungen am Folgetag nochmals manuell überprüft.

Eingehende Papierrechnungen werden heute einem automatisierten Workflow zugeführt. Ab diesem Zeitpunkt sind sie im System hinterlegt und jederzeit abrufbar. Gleichzeitig werden sie revisionssicher archiviert, was eine Papierablage überflüssig macht. Derzeit verarbeitet Loparex auf diese Weise rund 22.000 Rechnungen pro Jahr. Der Zugriff auf das Rechnungsarchiv ist jederzeit direkt aus dem ERP-System möglich. Zudem hat das Unternehmen seine Lieferanten inzwischen sukzessive auf E-Mail-Rechnungen umgestellt. So läuft alles noch schneller und reibungsloser.

die richtigen daten in den richtigen händen

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Personalakte und Self-Services einsetzen.

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