Elektronische Akte
Immer informiert und auskunftsfähig
Den Strom eingehender und ausgehender Informationen richtig zu kanalisieren und sie strukturiert verfügbar zu machen, ist das Geheimnis jedes Geschäftserfolgs. Mit der Software für E-Akten auf Basis vom Dokumentenmanagementsystem (DMS) sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter stets alle Dokumente zur Hand haben, die sie im Rahmen ihrer Geschäftsvorfälle benötigen.
E-Akten bringen Struktur ins Chaos
Täglich bewegen Unternehmen Massen an eingehenden und ausgehenden Informationen. Analog und digital, E-Mails, Briefe, Verträge, Rechnungen, Reklamationen, Anfragen und eine Vielzahl von Belegen. E-Akten der EASY SOFTWARE bringen Struktur ins Chaos. Die Software sorgt für Transparenz, für einen einheitlichen Kenntnisstand aller Beteiligten und ist zudem hoch mobil. Sei es als digitale Kundenakte, digitale Personalakte oder elektronische Vertragsakte.
- Mit digitalen Akten sind die gewünschten Informationen immer schnell zur Hand.
- Software für elektronische Akten verbessert die Zusammenarbeit in Teams und schafft Transparenz.
- Digitale Akten ermöglichen orts- und zeitunabhängiges Arbeiten.
- Dank elektronischer Archivierung sind die Akten stets revisionssicher abgelegt.
Unsere Lösung
mehr als nur ein Informationsträger
Möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter immer und überall auf genau die Dokumente zugreifen können, die sie brauchen? Ohne hierfür lange zu suchen? Mit der digitalen Akte von easy geht das. Und mehr. Sie legen Ihre Dokumente revisionssicher ab, steigern die Effizienz Ihrer Arbeit und senken gleichzeitig die Kosten und Unternehmensrisiken. Der Zugriff auf die Dokumente in den elektronischen Akten von easy ist bequem über die vorhandene Anwendungsoberfläche oder den Browser möglich.
In Zusammenarbeit mit Anwendern hat easy Branchen- und fachabteilungsbezogene Aktenstrukturen entwickelt. Sie müssen also nicht bei Null anfangen, sondern können auf das Know-how erfahrener Anwender zurückgreifen. So können Sie schnell anfangen, mit Ihrer digitalen Akte zu arbeiten.
- Elektronische Akten und die elektronische Archivierung von Akten sparen Platz und Kosten.
- Eine zentrale Datenhaltung schafft Transparenz.
- E-Akten lösen viele Compliance-Probleme, u.a. durch rechtssichere Archivierung und rollenabhängige Zugriffsrechte.
- Die abteilungs- und/oder standortübergreifende Zusammenarbeit wird erleichtert.
- Eine intuitive Suche nach einzelnen Dokumenten oder kompletten Akten ist auch übergreifend möglich und beschleunigt Ihre Prozesse.
E-Akten in der Praxis
Die elektronische Akte kann als kundenspezifische Lösung ausgebaut werden, die die easy im Rahmen von Kundenprojekten auf Basis von easy DMS Standard entwickelt und bereitstellt. Sie ermöglicht Kunden, ihre Daten und Dokumente gemäß vordefinierten, flexiblen Ordnungskriterien und Aktenstrukturen zu organisieren und in konkrete Arbeitsabläufe einzupassen, z.B. innerhalb des Vertragsmanagements.
Vertragsakte
Auch digitale Vertragsakten sind aus dem P2P-Prozess nicht mehr wegzudenken. Sie helfen unter anderem dabei, Fristen, vereinbarte Konditionen und Lieferbedingungen stets im Auge zu behalten.
Personalakte
Die digitale Personalakte ist die Grundlage modernen Personalmanagements und ein wesentlicher Bestandteil zeitgemäßer HR-Prozesse. Denn sie ist revisionssicher, erlaubt einen standortunabhängige Zugriff und spart Zeit bei der Ablage und Suche.
Praxisbeispiel
Die E-Akte in der Stadtverwaltung
Die Ausgangssituation
Die öffentliche Verwaltung sieht sich heute mit wachsenden Anforderungen an eine effiziente und transparente Aktenführung konfrontiert. Dies zeigte sich besonders deutlich in einer Stadtverwaltung, die bis vor kurzem noch vollständig auf papierbasierte Prozesse setzte. Die physische Aktenführung erwies sich zunehmend als Hindernis für eine moderne Verwaltungsarbeit. Insbesondere die verteilten Standorte der Verwaltung machten den Austausch von Dokumenten zu einer zeitraubenden Herausforderung. Zudem mussten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Informationen mehrfach in verschiedene Systeme eingeben, was nicht nur Zeit kostete, sondern auch zu Inkonsistenzen in der Datenhaltung führte.
Der Weg zur E-Akte
Die Entscheidung fiel auf die Einführung einer E-Akte auf Basis des Dokumentenmanagementsystems von easy. Kernstück der Lösung war ein innovatives zweistufiges Aktenkonzept: Eine zentrale Akte für Stammdaten bildet das Fundament, an das weitere dokumentbezogene Akten angehängt werden. Besonderes Augenmerk wurde auf die Integration bestehender Systeme gelegt. Um den unterschiedlichen Anforderungen der Fachabteilungen gerecht zu werden, wurde ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept umgesetzt.
Die praktische Umsetzung erfolgte durch die Installation von dezentralen Scan-Stationen an verschiedenen Verwaltungsstandorten, wodurch eine kontinuierliche Digitalisierung von Papierdokumenten gewährleistet wird. Die Administration des Systems wurde durch eine intuitive Weboberfläche vereinfacht. Definierte Workflows, beispielsweise für das Löschen von Dokumenten, sorgen für standardisierte und nachvollziehbare Prozesse.
Mehrwert und positive Auswirkungen
Die Einführung der E-Akte hat zu deutlichen Verbesserungen im Verwaltungsalltag geführt. Die digitale Verfügbarkeit der Akten beschleunigt die Dokumentensuche und vereinfacht die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit erheblich. Die durchgängige Transparenz ermöglicht es allen Beteiligten, jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einzusehen. Durch die revisionssichere Archivierung und das differenzierte Berechtigungsmanagement wurde zudem das Sicherheitsniveau deutlich erhöht.
Die Einführung der E-Akte hat sich als Meilenstein für die Modernisierung der Stadtverwaltung erwiesen. Das Projekt zeigt beispielhaft, wie die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung erfolgreich gestaltet werden kann. Der Erfolg des Projekts hat den Weg für weitere Digitalisierungsschritte geebnet. Geplant ist, das System sukzessive auf weitere Verwaltungsbereiche auszudehnen und zusätzliche Fachverfahren zu integrieren. Die gesammelten Erfahrungen sollen in die Entwicklung eines Standardgerüsts für E-Akten-Lösungen einfließen, von dem künftig auch andere Verwaltungen profitieren können.