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Digitale Langzeitarchivierung – wie steht’s um die Zukunft Ihrer Daten?

Die Archivierung von Dokumenten über lange Aufbewahrungszeiträume stellt spezielle Anforderungen an Verfahren, Technologien und Dateiformate. In einem Überblick klären wir auf, worauf bei digitaler Langzeitarchivierung zu achten ist. Blicken Sie heute hinter die Kulissen digitaler Unvergänglichkeit, denn: Gut informiert, lebt‘s sich entspannter.

Max. Lesezeit 7min

Die Herausforderungen der Langzeitarchivierung (LZA) illustriert die Floppy-Disk. Noch vor 25 Jahren durchaus gängig und in Nutzung, finden wir heute keine Geräte mehr mit passendem Laufwerk. Und von seinerzeitigen Dateiformaten und deren heutigen Lesbarkeit haben wir dann noch nicht gesprochen. Ein digitales Langzeitarchiv steht daher im Konflikt mit technischen Entwicklungen im Laufe der Zeit. Da Sie für Ihre digitalen Geschäftsdokumente bereits eine GoBD-konforme Archivierung mit bestimmten Aufbewahrungsfristen einsetzen: Wo liegt nun der Unterschied zwischen dieser Archivierung und der Langzeitarchivierung? Was gilt bei der letzteren für das „Wohlergehen“ der Bits und Bytes zu beachten?

Definition: was versteht man unter Langzeitarchivierung?

Gesetzlich verankert in Sachen Langzeitarchivierung sind Zeiträume von 20 bzw. 30 Jahren für bestimmte Geschäftsunterlagen.

  • 20 Jahre Aufbewahrungszeitraum gelten für Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen benötigt werden (siehe dazu: Art. 70 MWSTG, Ziff. 3)
  • 30 Jahre gelten für Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten sowie:
    • Patientenakten in Krankenhäusern (Krankengeschichte) ambulant und stationär
    • Pensionskassenunterlagen, Unterlagen zu Pensionsrückstellungen, Rentenunterlagen
    • Strahlenschutz-Anwendungen (z.B. Bilder aus Röntgenbehandlungen; siehe auch Strahlenschutzverordnung)

Offensichtlich zielt diese Forderung zur Langzeitarchivierung auf Organisationen und Unternehmen, die sich der jeweiligen Themen professionell annehmen.

Darüber hinaus existieren Dokumente, die sogar lebenslang aufzubewahren sind. Dieser Anspruch gilt für natürliche Personen. Die folgenden Dokumente gehören in ein Langzeitarchiv:

  • Standesamtliche Dokumente wie Pässe, Geburts- und Heiratsurkunden, Erbscheine, Scheidungsurkunden
  • Renten- und Sozialversicherungsunterlagen
  • Zeugnisse
  • Krankenversicherungsunterlagen
  • Dokumente über Immobilienkäufe und Grundbuchauszüge

Was ist keine Langzeitarchivierung?

Reden wir über elektronische Geschäftsunterlagen, dann meinen wir gesetzliche Aufbewahrungsfristen von sechs und zehn Jahren. Aber allein die Dauer von zehn Jahren als Aufbewahrungsfrist zeigt, dass dieser Zeitraum nicht als digitale Langzeitarchivierung gelten kann. Dennoch sind steuerpflichtige Unternehmen zur revisionssicheren Archivierung laut GoBD innerhalb dieser Zeiträume angehalten.

Welche Anforderungen stellt man an die digitale Langzeitarchivierung?

Das Langzeitarchiv muss über große Zeiträume alle Daten und Dokumente jederzeit verfügbar, lesbar, originalgetreu und damit unverfälscht aufbewahren. Sicherlich kaum zu unterschätzende Anforderungen, bedenkt man allein die oben genannten Aufbewahrungszeiträume von 30 Jahren oder gar die lebenslange Aufbewahrungspflicht von Daten und Dokumenten für natürliche Personen.

Was zeichnet ein digitales Langzeitarchiv aus?

  1. Langfristige Aufbewahrung: Ein Langzeitarchiv ist darauf ausgerichtet, Informationen über einen langen Zeitraum hinweg sicher zu speichern. Ziel ist die langfristige Verfügbarkeit und Zugänglichkeit von archivierten Inhalten.
  2. Datenintegrität:  Langzeitarchive gewährleisten die Integrität der archivierten Daten über die Zeit hinweg. Verwendet werden Mechanismen wie Datenverifikation, Fehlerkorrektur und die regelmäßige Überprüfung, um sicherzustellen, dass die Daten unverändert und fehlerfrei bleiben – also wie am ersten Tag der Speicherung.
  3. Langfristige Lesbarkeit: Die Langzeitarchivierung verwendet offene und dokumentierte Dateiformate. Dieser Ansatz stellt sicher, dass die archivierten Daten auch in der Zukunft lesbar und interpretierbar sind. Das Archiv berücksichtigt auch die technologische Entwicklung und stellt sicher, dass die Daten auf neuen Systemen und Plattformen zugänglich bleiben.
  4. Metadatenverwaltung: Ein Langzeitarchiv sollte umfangreiche Metadaten der archivierten Dokumente enthalten. Metadaten erleichtern die Suche, Identifizierung und Verwaltung der archivierten Daten über einen langen Zeitraum hinweg.
  5. Sicherheit: Langzeitarchive schützen die archivierten Daten vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff. Sie umfassen Sicherheitsmaßnahmen wie redundante Speicherung, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen.
  6. Skalierbarkeit: Das Langzeitarchiv sollte in der Lage sein, beliebig große Mengen an Daten zu verwalten und zu speichern. Allein schon aus dem Grund, da die Menge der zu archivierenden Informationen im Laufe der Zeit wachsen kann.

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Welche Datenträger eignen sich für ein Langzeitarchiv?

Sicherlich kommen einem sofort die handelsüblichen Speichermedien in den Sinn: Festplatten (HD/SSD), USB-Sticks, optische Speichermedien (CD/DVD) etc. Leider wissen wir, zuweilen aus leidvoller Erfahrung, dass die Haltbarkeit der beiden zuletzt genannten Datenträger begrenzt ist. Für ein Langzeitarchiv kommen sie daher nicht ohne Weiteres infrage.

Etabliert haben sich in den letzten beiden Jahrzehnten Speichersysteme, die nur für die Langzeitarchivierung entwickelt wurden. Als Speichermedien kommen dabei Magnetbänder, also Bandlaufwerke, und Festplatten (rotierende und solide) zum Einsatz. Diese Systeme zeichnen sich durch die enge Verzahnung von Hardware, also der Datenträger, und Software aus. Zwei dieser Speichersysteme lassen sich benennen

  • Content-Addressed Storage (CAS): Ein CAS zeichnet sich durch die Verwendung von eindeutigen Identifikatoren aus. Letztere verweisen auf den Inhalt eines Datenobjekts, anstatt auf dessen Speicherort. CAS-Systeme ermöglichen dadurch eine hohe Integrität und Unveränderlichkeit der Daten. Sie bieten ferner eine effiziente Speicherung, schnelle Datenabfrage und Skalierbarkeit an. CAS eignet sich insbesondere für die Langzeitarchivierung von unveränderlichen Daten wie Compliance-Dokumenten, medizinischen Aufzeichnungen oder rechtlichen Dokumenten.
  • Integrated Content-Addressed Storage (iCAS): Diese Speichersysteme zeichnen sich durch die Kombination von Content-Addressed Storage (CAS) mit zusätzlichen Funktionen und Erweiterungen zur Langzeitarchivierung aus. Dergestalt bieten iCAS-Systeme eine integrierte Datenverwaltung und Archivierungsfunktionen, einschließlich einer umfassenden Metadatenverwaltung und einer erweiterten Suchfunktion. Es ermöglicht eine nahtlose Integration mit bestehenden IT-Infrastrukturen und Anwendungen, um einen effizienten Datenzugriff und eine einfache Verwaltung von archivierten Inhalten zu gewährleisten. iCAS bietet erweiterte Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrolle, um die Vertraulichkeit und Integrität der archivierten Daten sicherzustellen.

Digitale Formate zur Langzeitdatenspeicherung

Die große Herausforderung besteht bei den Dateiformaten zur Langzeitarchivierung darin, dass sie mehrere Generationen von Hardware und Software überstehen müssen, sprich:  Sie müssen lesbar bleiben. Um dies zu gewährleisten, sollten die Dateiformate nicht nur weitverbreitet, sondern auch gut dokumentiert sein.  Ist letzteres der Fall, können überhaupt erst Anwendungen auf Basis dieser Dokumentation geschrieben werden, die in der Lage sind, bestimmte Dateiformate darzustellen.

Bewährt zur digitalen Langzeitarchivierung von Textdokumenten hat sich bislang folgendes Dateiformat:

  • PDF/A: das Portable Document Format zur Archivierung. Dieses Dateiformat zählt als ausgewiesen zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Es ist ISO-normiert, gut dokumentiert und verfügt über Layout- und Strukturinformationen in einer Datei. Zudem basiert es auf Adobes PDF von 1992. Das Format wird seit 2006 von der PDF Association weiterentwickelt.

Daneben existieren viele weitere Formate zur langfristigen Archivierung, wie z. B. SGML, XML, Office Open XML etc. Letztere sind wohl dokumentiert und recht weit verbreitet. Die Auswahl steht und fällt dann mit der Art der Information, die archiviert werden soll.

Nur Langzeitdatenspeicher bewahren Daten vor Vergessen & Vergänglichkeit

In einer Welt voller digitaler Daten und scheinbar unendlichen Weiten des Internets gehört die Langzeitarchivierung zum sicheren Hafen für wertvolle Informationen. Sie bewahrt sie vor dem Vergessen und der Vergänglichkeit. Als eine Art „digitales Altersheim“ für Daten sorgt ein Langzeitarchiv dafür, dass Erinnerungen jederzeit auffind- und lesbar bleiben. Doch inmitten all der Bits und Bytes dürfen wir nicht vergessen, dass auch die Langzeitarchivierung eine gewisse Wartung benötigt. Ein regelmäßiges Prüfen auf Integrität der Daten und Dokumente gehört daher zum Pflichtprogramm – wie gut, dass Managed-Service-Provider für Archivierung diesen Job gerne übernehmen.

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