Zeugniserstellung digital

schnell und rechtssicher

Individuelle Zeugnisse durch einen elektronischen
Prozess bei Axel Springer SE.

Axel Springer ist ein Medien- und Technologieunternehmen und in mehr als 40 Ländern aktiv. Das Unternehmen beherbergt unter anderem die Medienmarken BILD, WELT, BUSINESS INSIDER, POLITICO Europe sowie die Rubrikenportale StepStone-Gruppe und AVIV Group. Der Wandel vom traditionellen Printmedienhaus zu Europas führendem Digitalverlag ist heute erfolgreich abgeschlossen.

Das nächste Ziel ist gesteckt: Durch beschleunigtes Wachstum will Axel Springer Weltmarktführer im digitalen Journalismus und bei den digitalen Rubrikenangeboten werden.

 

Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Berlin und beschäftigt mehr als 16.100 Mitarbeiter weltweit. Im Geschäftsjahr 2019 erwirtschaftete Axel Springer 73 Prozent der Erlöse mit digitalen Aktivitäten.

 

Von der Erfassung des Aufgabenportfolios über die Erstellung von Beurteilungen bis zur Unterzeichnung der Zeugnisse – die Personalabteilungen des Medienkonzerns nutzen für diese Abläufe SAP-integrierte Software der EASY SOFTWARE AG. Der gesamte Prozess ist an die SAP-Standardfunktionalität angelehnt und läuft als Web-Lösung im SAP-Backend sowie im Manager Self Service des SAP-Personalportals.

Die Zeugniserstellung ist ein ungeliebtes Kind vieler Personalabteilungen. Oft gibt es akut dringendere Dinge zu erledigen und so müssen Beschäftigte lange auf ihre Zeugnisse warten. Nicht anders war es bislang bei der Axel Springer SE. Um dies zu ändern, hat der Medienkonzern für die Zeugniserstellung einen SAP-integrierten Prozess von EASY installiert. Er unterstützt Führungskräfte und den Personalbereich effektiv bei der Zeugniserstellung. Die Beschäftigten erhalten dadurch zeitnah rechtssichere und hochwertige Zeugnisse.

 

Die Axel Springer Medien Accounting Service GmbH (ASMAS), der Bereich Personalservice, betreut rund 5.000 Beschäftigte des Axel Springer Konzerns und erstellt pro Jahr durchschnittlich 1500 Abschlusszeugnisse. Dies geschah in der Vergangenheit in Handarbeit unter Nutzung verschiedenster Kommunikationsmittel und dauerte entsprechend lang. „Durch die Einführung des Zeugnistools gewährleisten wir eine Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung“ sagt Frau Danijela Böttger, Bereichsleiterin Personalservice der ASMAS. “Alle Mitarbeitenden möchten gern ein individuelles Zeugnis. Durch das PCM Process2Design von EASY ist der Zeugnisprozess effizienter und schneller geworden“. Der Personalservice löst dies über zwei Wege: einen elektronischen Prozess für das Anstoßen und Weiterbearbeiten des Zeugniswunsches sowie das Bereitstellen vorgefertigter Textmodule, die sich in Variationen immer wieder verwenden lassen.

Projektinformationen

Herausforderung in diesem Projekt war, dass im Konzern mit unterschiedlichen Betriebssystemen gearbeitet wird. Es musste daher eine browserbasierte Anwendung sein, die auf allen Betriebssystemen läuft und gleichzeitig zwecks Datenexport und -import SAP-integriert ist. Sie sollte außerdem erweiterbar sein, denn komplexe Organisationsstrukturen wie beim Axel Springer Konzern erschweren den Roll-out einer standardisierten Anwendung, wie Danijela Böttger weiß. EASY punktete bei allen diesen Kriterien und wurde deshalb ausgewählt.

Nicht im ganzen Konzern war das System im Einsatz. Es wurde zunächst bei den Konzerntöchtern Media Impact GmbH & Co. KG und Bild Digital GmbH & Co. KG drei Monate lang getestet. Im Verlauf des Jahres 2013 wurde der Nutzen dann mit dem Gesamtbetriebsrat besprochen. Die Arbeitnehmervertretung wirft stets ein waches Auge auf technische Neuerungen im Personalwesen. Ist eine standardisierte Zeugniserstellung wirklich im Sinne der Beschäftigten und wie profitieren sie davon? Die gesamte Vorbereitungs- und Roll-out-Phase war geprägt von enger Abstimmung mit dem Gesamt- und Konzernbetriebsrat. Die Entscheidung war klar: Ja, eine standardisierte Zeugniserstellung ist im Zeitalter der Digitalisierung bedeutungsvoll – weshalb es mittlerweile eine Betriebsvereinbarung dazu gibt und das Process2Desging vollumfänglich genutzt wird.

So dauerte es vom Formulieren des Anforderungskataloges über Ausschreibung, Produktauswahl und Feinkonzeption bis zur fertigen Umsetzung ein ganzes Jahr. Bevor der erste Zeugnisworkflow starten konnte, musste die Personalabteilung erst einmal die Basis schaffen – in Form von Textmodulen, die mit EASY PCM Process2Design entworfen und im SAP-System hinterlegt wurden. Ein weites Feld mit hohem Customizing-Aufwand, bei dem sich der Konzern Axel Springer für eine Kategorisierung nach elf Themenfeldern und eine Benotung von sehr gut bis ausreichend entschieden hat. Es sind die klassischen Themenfelder Fachwissen, Weiterbildung, Auffassungsgabe, Denk- und Urteilsvermögen, Leistungsbereitschaft usw. Im ersten Schritt hat die Personalabteilung Texte für kaufmännische Angestellte entworfen, im nächsten Schritt für Redakteurinnen und Redakteure. Pro Themenfeld und Note gibt es sechs Textmodule und dies jeweils einmal für Abschluss- und Zwischenzeugnis. Die Aufgabenbeschreibungen sind teilweise bereits im System vorhanden, können ergänzt und weiterbearbeitet bzw. auch neu angelegt werden.

All diese Texte sind nun im SAP Backend-System abgelegt und werden bei der Zeugniserstellung mit PCM Process2Design herangezogen. Für Führungskräfte und Personalabteilung heißt das: Sie müssen nicht mehr jedes Mal aufs Neue Texte kreieren, sondern greifen auf standardisierte Module zurück. Damit das Ganze nicht zu starr wird, kann der Ersteller oder die Erstellerin die Standardtexte beliebig ergänzen oder erweitern und die neuen Versionen wiederum als Textvorlage speichern. So ist trotz Standardisierung eine immer weiter steigende Individualisierung von Zeugnissen möglich.

0 Gegründet
0 Mitarbeiter (2019)
0 Mrd. € Umsatz (2019)

Durch die Einführung des Zeugnistools gewährleisten wir eine Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung. Jeder Mitarbeiter möchte gern ein individuelles Zeugnis. Durch das PCM Process-2Design der EASY SOFTWARE ist der Zeugnisprozess effizienter und schneller geworden.“

Danijela Böttger,
Bereichsleiterin Personalservice der Axel Springer Medien Accounting Service GmbH (ASMAS)

Mit den Textmodulen steht einer Zeugniserstellung per Knopfdruck nichts mehr im Weg. In der Praxis funktioniert das so: Jede disziplinarische Führungskraft kann im Manager-Self-Service-Bereich des SAP-Personalportals für ihm oder ihr unterstellte Mitarbeitende die Erstellung eines Zwischenzeugnisses initiieren. Auslösender Moment dafür ist in der Regel der entsprechende Wunsch der Mitarbeitenden. Analog tun dies die Personalsachbearbeitenden, jedoch nicht über das Personalportal, sondern über den Business Workplace des SAP Backend-Systems. Sie können, anders als die Führungskraft, für alle Beschäftigten Prozesse anstoßen und außerdem auch Abschlusszeugnisse initiieren, für die in der Regel ein Ausscheiden den Anlass darstellt.

Im ersten Schritt des Workflows wird entschieden, ob es sich um ein englisch- oder deutschsprachiges Zeugnis handelt. Anschließend werden aus SAP HCM die Stammdaten der Mitarbeitenden, je nach Mitarbeitergruppe (Aushilfe, Angestellte, Redakteurin oder Redakteur, etc.) übertragen. Dann schlägt das System zur Person, die das Zeugnis empfängt, automatisch eine Führungskraft vor, die – laut Organisationsmanagementsystem – die Beurteilung vornimmt und das Zeugnis letztlich unterschreibt.

Initial wird eine Eingangsformulierung verfasst. Diese besteht aus einem Firmeneinleitungstext und den organisatorischen Veränderungen der Mitarbeitenden. Eingefügt werden vordefinierte Textbausteine, die aber jederzeit noch bearbeitet werden können; die Führungskraft hinterlegt bzw. ergänzt die Aufgabenbeschreibung anschließend und nimmt die Beurteilung aus den elf Themenfeldern über die entsprechende Note vor, wobei sie aus den sechs Textmodulen den passenden wählt.

Ist dies geschehen, kann die Führungskraft eine Zeugnisvorschau generieren und löst durch das „senden“ den nächsten Prozessschritt aus. Nun findet technisch eine Prüfung statt, ob die betroffene beschäftigte Person noch aktiv im Unternehmen ist. Sollte die Person nicht mehr da sein, gelangt der Vorgang direkt an den Personalservice, ohne dass Mitarbeitende einbezogen werden müssen.

Sind Mitarbeitende noch aktiv beschäftigt, erhalten sie eine Nachricht über Outlook mit einem Link zum Personalpor­tal, um sich das Zeugnis anzusehen. Durch den Link können sie ihre Aufgaben verändern, ihre Beurteilung ansehen und Änderungswünsche als Kommentar einfügen.

Diese gehen dann an die Führungskraft zurück. Sobald die Mitarbeitenden ihr Zeugnis bestätigen, geht der Vorgang an den Personalservice für die Feinabstimmung und eventuell noch nötige Änderungen. Der elektronische Workflow erinnert die Personalabteilung, wenn sich die Erstel­lung verzögert: Liegt ein Zeugnis länger als sieben Tage still, erhält die zuständige Person automa­tisch eine Erinnerung. „Dank EASY haben wir stets einen Überblick, welche Zeug­nisprozesse gerade im Umlauf sind und in welchem Status sie sich befinden“, erklärt Danijela Böttger. Die Personalabteilung hat sich die Möglichkeit vorbehalten, die Zeugnisse im Nachgang zum Beurteilungsprozess der Führungskraft noch einmal im Layout zu überarbeiten. So stellt sie die Feinabstimmung zwischen den ausgewählten Textmodulen sicher und kann zudem nach­träglich ältere Zwischenzeugnisse einarbeiten.

Nach der Feinabstimmung gibt die Personalabteilung das Zeugnis zur Unterschrift an die Führungs­kraft und den zuständigen HR Business Partner, der oder die als Schnittstelle zwischen Fachbereich und den Servicebereichen der Personalabteilung fungiert. An dieser Stelle findet der einzige Medienbruch während des gesamten Vorgehens statt, denn unterschrieben wird das Zeugnis noch immer per Hand. Mit der Unterschrift ist der Zeugnisworkflow abgeschlossen und die Mitarbeitenden erhalten ihr Zeugnis. Es verbleibt lediglich ein PDF des ausgehändigten Zeugnisses in der elektronischen Personalakte.

Die digitale Unterschrift, damit auch der letzte Medienbruch beseitigt ist, wird zeitnah umgesetzt. Mit der EASY SOFTWARE hat der Axel Springer Konzern es geschafft, die Zeiten, in denen Beschäftigte lange auf ihr Zeugnis warten mussten, abzuschaffen.

Diese Referenzen könnten Sie auch interessieren:

Vhi

EASY SOFTWARE übernimmt ein umfangreiches DMS-Upgrade und Cloud-Migration für Irlands führende Krankenversicherung während des COVID-Lockdowns.

Pegasus Airlines

Zusammen mit EASY und mit Hilfe von Technologien wie Blockchain oder Künstlicher Intelligenz zielt die Digitalisierungsstrategie der Pegasus Airlines nicht nur darauf ab, das Kundenerlebnis zu verbessern, sondern auch die internen Prozesse der Mitarbeitenden.

Amey

Als Amey erstmals SAP als sein Finanzen- und Ressourcenmanagementsystem einführte, investierte es zur Erfassung und Verwaltung eingehender Kreditorendokumente in die SAP Erfassung und Archivierung von EASY SOFTWARE.
Jetzt teilen
icon-kommunikation

Wir freuen uns über den Kontakt

Bei Fragen schreiben Sie uns gerne oder rufen Sie an unter +49 208 451 99 801. Sie können auch direkt einen Termin vereinbaren.

Recent Posts