Zeugniserstellung digital

schnell und rechtssicher

Individuelle Zeugnisse durch einen elektronischen
Prozess bei Axel Springer SE.

Axel Springer ist ein Medien- und Technologieunternehmen und in mehr als 40 Ländern aktiv. Mit den Informationsangeboten ihrer vielfältigen Medienmarken (u. a. BILD, WELT, BUSINESS INSIDER, POLITICO Europe) und Rubrikenportalen (StepSto- ne-Gruppe und AVIV Group) hilft die Axel Springer SE Menschen, freie Entscheidungen für ihr Leben zu treffen. Der Wandel vom traditionellen Printmedienhaus zu Europas führendem Digitalverlag ist heute erfolgreich abgeschlossen.

Das nächste Ziel ist gesteckt: Durch beschleunigtes Wachstum will Axel Springer Weltmarktführer im digitalen Journalismus und bei den digitalen Rubrikenangeboten werden.

 

Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Berlin und beschäftigt mehr als 16.100 Mitarbeiter weltweit. Im Geschäftsjahr 2019 erwirtschaftete Axel Springer 73 Prozent der Erlöse mit digitalen Aktivitäten.

 

Von der Erfassung des Aufgabenportfolios über die Erstellung von Beurteilungen bis zur Unterzeichnung der Zeugnisse – die Personalabteilungen des Medienkonzerns nutzen für diese Abläufe SAP-integrierte Software der EASY SOFTWARE AG. Der gesamte Prozess ist an die SAP-Standardfunktionalität angelehnt und läuft als Web-Lösung im SAP-Backend sowie im Manager Self Service des SAP-Personalportals.

Die Zeugniserstellung ist ein ungeliebtes Kind in vielen Personalabteilungen. Oft gibt es aktuell dringendere Dinge zu erledigen und so müssen Beschäftigte manchmal lange auf ihre Zeugnisse warten. Nicht anders war es bislang bei der Axel Springer SE. Um dies zu ändern, hat der Medienkonzern für die Zeugniserstellung einen SAP-integrierten Prozess der EASY SOFTWARE AG installiert. Er unterstützt Führungskräfte und den Personalbereichen effektiv bei der Zeugniserstellung. Die Beschäftigten erhalten dadurch zeitnah rechtsichere und hochwertige Zeugnisse.

 

Die Axel Springer Medien Accounting Service GmbH (ASMAS), der Bereich Personalservice betreut rund 5.000 Beschäftigte des Axel Springer Konzerns und erstellt pro Jahr durchschnittlich 1500 Abschlusszeugnisse. Dies geschah in der Vergangenheit in Handarbeit unter Nutzung verschiedenster Kommunikationsmittel und dauerte entsprechend lang. „Durch die Einführung des Zeugnistools gewährleisten wir eine Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung“ sagt Frau Danijela Böttger, Bereichsleiterin Personalservice der ASMAS, „jeder Mitarbeiter möchte gern ein individuelles Zeugnis. Durch das PCM Process2Design der EASY SOFTWARE ist der Zeugnisprozess effizienter und schneller geworden“. Der Personalservice löst dies über zwei Wege: einen elektronischen Prozess für das Anstoßen und Weiterbearbeiten des Zeugniswunsches sowie das Bereitstellen vorgefertigter Textmodule, die sich in Variationen immer wieder verwenden lassen.

Projektinformationen

Herausforderung in diesem Projekt war, dass im Konzern mit unterschiedlichen Betriebssystemen gearbeitet wird. Es musste daher eine browserbasierte Anwendung sein, die auf allen Betriebssystemen läuft und gleichzeitig zwecks Datenexport und -import SAP-integriert ist. Sie sollte außerdem erweiterbar sein, denn komplexe Organisationsstrukturen wie beim Axel Springer Konzern erschweren den Roll-out einer standardisierten Anwendung, wie Danijela Böttger weiß. Die EASY SOFTWARE AG punktete bei allen diesen Kriterien und wurde deshalb ausgewählt.

Nicht im ganzen Konzern war das System im Einsatz. Es wurde zunächst bei den Konzerntöchtern Media Impact GmbH & Co. KG und Bild Digital GmbH & Co. KG drei Monate lang getestet. Im Verlaufe des Jahres 2013 wurde der Nutzen dann mit dem Gesamtbetriebsrat besprochen. Die Arbeitnehmervertretung wirft stets ein waches Auge auf technische Neuerungen im Personalwesen. Ist eine standardisierte Zeugniserstellung wirklich im Sinne der Beschäftigten und wie profitieren sie davon? Die gesamte Vorbereitungs- und Roll-out-Phase waren geprägt von enger Abstimmung mit dem Gesamt- und Konzernbetriebsrat. Die Entscheidung war klar: Ja, eine standardisierte Zeugniserstellung ist im Zeitalter der Digitalisierung bedeutungsvoll. Weswegen es mittlerweile eine Betriebsvereinbarung dazu gibt und das Process2Desging vollumfänglich genutzt wird.

So dauerte es vom Formulieren des Anforderungskataloges über Ausschreibung, Produktauswahl und Feinkonzeption bis zur fertigen Umsetzung ein ganzes Jahr. Bevor der erste Zeugnisworkflow starten konnte, musste die Personalabteilung erst einmal die Basis schaffen in Form von Textmodulen, die mit EASY PCM Process2Design entworfen und im SAP-System hinterlegt wurden. Ein weites Feld mit hohem Customizing- Aufwand, bei dem sich der Konzern Axel Springer für eine Kategorisierung nach elf Themenfeldern und eine Benotung von sehr gut bis ausreichend entschieden hat. Es sind die klassischen Themenfelder Fachwissen, Weiterbildung, Auffassungsgabe, Denk- und Urteilsvermögen, Leistungsbereitschaft usw. Im ersten Schritt hat die Personalabteilung Texte für kaufmännische Angestellte entworfen, im nächsten Schritt für Redakteure. Pro Themenfeld und Note gibt es sechs Textmodule und dies jeweils einmal für Abschluss- und Zwischenzeugnis. Die Aufgabenbeschreibungen sind teilweise bereits im System vorhanden, können ergänzt
und weiterbearbeitet bzw. auch neu angelegt werden.

All diese Texte sind nun im SAP Backend-System abgelegt und werden bei der Zeugniserstellung mit PCM Process2Design herangezogen. Für Führungskräfte und Personalabteilung heißt das: Sie müssen nicht mehr jedes Mal aufs Neue Texte kreieren, sondern greifen auf standardisierte Module zurück. Damit das Ganze nicht zu starr wird, kann der Ersteller die Standardtexte beliebig ergänzen oder erweitern und die neuen Versionen wiederum als Textvorlage speichern. So ist trotz Standardisierung eine immer weiter steigende Individualisierung von Zeugnissen möglich.

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0 Mitarbeiter (2019)
0 Mrd. € Umsatz (2019)

„Durch die Einführung des Zeugnistools gewährleisten wir eine Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung. Jeder Mitarbeiter möchte gern ein individuelles Zeugnis. Durch das PCM Process-2Design der EASY SOFTWARE ist der Zeugnisprozess effizienter und schneller geworden.“

Danijela Böttger,
Bereichsleiterin Personalservice der Axel Springer Medien Accounting Service GmbH (ASMAS)

Mit den Textmodulen steht einer Zeugniserstellung per Knopfdruck damit nichts mehr im Weg. In der Praxis funktioniert dies so: Jede disziplinarische Führungskraft kann im Manager Self-Service-Bereich des SAP-Personalportals für einen ihm unterstellten Mitarbeiter die Erstellung eines Zwischenzeugnisses initiieren. Auslösender Moment dafür ist in der Regel der entsprechende Wunsch des Mitarbeiters. Analog tun dies die Personalsachbearbeiter, jedoch nicht über das Personalportal, sondern den Business Workplace des SAP Backend-Systems. Sie können, anders als die Führungskraft, für alle Beschäftigten Prozesse anstoßen und außerdem auch Abschlusszeugnisse initiieren – für die in der Regel ein Ausscheiden den Anlass darstellt.

Im ersten Schritt des Workflows wird entschieden ob es sich um ein Englisch oder Deutsch sprachiges Zeugnis handelt. Anschließend werden aus SAP HCM die Stammdaten des Mitarbeiters, je nach Mitarbeitergruppe (Aushilfe, Angestellter, Redakteur etc.) übertragen. Dann schlägt das System zum Zeugnisempfänger automatisch nach dem Organisationsmanagementsystem eine Führungskraft vor, welche die Beurteilung vornimmt und das Zeugnis letztlich unterschreibt.

Der Initiator schreibt eine Eingangsformulierung. Diese besteht aus einem Firmeneinleitungstext und den organisatorischen Veränderungen des Mitarbeiters. Eingefügt werden vordefinierte Textbausteine, die aber jederzeit noch bearbeitet werden können; die Führungskraft hinterlegt bzw. ergänzt die Aufgabenbeschreibung anschließend und nimmt die Beurteilung aus den elf Themenfeldern über die entsprechende Note vor, wobei sie aus den sechs Textmodulen den passenden wählt.

Ist dies geschehen, kann die Führungskraft eine Zeugnisvorschau generieren und löst durch das „senden“ den nächsten Prozessschritt aus. Nun findet technisch eine Prüfung statt, ob der Mitarbeiter aktiv im Unternehmen noch da ist. Sollte er nicht mehr da sein, gelangt der Vorgang direkt an den Personalservice ohne das der Mitarbeiter einbezogen wird.

Ist der Mitarbeiter noch aktiv beschäftigt, erhält er eine Nachricht über Outlook mit einem Link zum Personalpor­tal um sich das Zeugnis anzusehen. Durch den Link kann er seine Aufgaben verändern, seine Beurteilung ansehen und Änderungswünsche als Kommentar einfügen.

Diese gehen dann an die Führungskraft zurück. Sobald der Mitarbeiter sein Zeugnis bestätigt, geht der Vorgang an den Personalservice für die Feinabstimmung und eventuell noch nötige Änderungen. Der elektronische Workflow erinnert die Personaler daran, wenn sich die Erstel­lung verzögert: Liegt ein Zeugnis länger als sieben Tage bei einem Bearbeiter, erhält er automa­tisch eine Erinnerung. „Über die EASY-Software haben wir stets einen Überblick, welche Zeug­nisprozesse gerade im Umlauf sind und in welchem Status sie sich befinden“, erklärt Danijela Böttger. Die Personalabteilung hat sich die Möglichkeit vorbehalten, die Zeugnisse im Nachgang zum Beurteilungsprozess der Führungskraft noch einmal im Layout zu überarbeiten. So stellt sie die Feinabstimmung zwischen den ausgewählten Textmodulen sicher und kann zudem nach­träglich ältere Zwischenzeugnisse einarbeiten.

Nach der Feinabstimmung gibt der Personaler das Zeugnis zur Unterschrift an die Führungs­kraft und den zuständigen HR Business Partner, der als Schnittstelle zwischen Fachbereich und den Servicebereichen der Personalabteilung fungiert. An dieser Stelle findet der einzige Medienbruch während des gesamten Vorgehens statt, denn unterschrieben wird das Zeugnis noch immer per Hand. Mit der Unterschrift ist der Zeugnisworkflow abgeschlossen und der Mitarbeiter erhält sein Zeugnis. Es verbleibt lediglich ein PDF des ausgehändigten Zeugnisses in der elektronischen Personalakte.

Die digitale Unterschrift, damit auch der letzte Medienbruch beseitigt ist, wird sicherlich noch zeitnah umgesetzt. Mit der EASY SOFTWARE hat der Axel Springer Konzern es geschafft die Zeiten, in denen Beschäftigte lange auf ihr Zeugnis warten mussten, abzuschaffen.

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