Das papierlose Büro bei LEMKEN GmbH & Co. KG

Bei der Suche nach passenden Informationen in einem Berg aus Papier beginnt häufig die größte Herausforderung. Da werden Minuten zu Stunden, Stunden zu Tagen – und das, obwohl Sekunden mit den richtigen Mitteln ausreichen könnten. Ein effizientes digitales Archiv beseitigt das Problem der endlosen Suchen beinahe vollständig: Bestimmte Schlagwörter und Kennzahlen werden schon beim Scan automatisch erfasst. Die anschließende Sortierung anhand dieser Kriterien sorgt für Übersicht und Ordnung im digitalen Archiv. Zählte Ablagearbeit zuvor zum Tagesgeschäft bei LEMKEN, können Fachkräfte ihre wertvolle Zeit nun effektiver nutzen.

Wo kein Papier ist, müssen auch keine Rechnungen mehr per Hauspost verschickt werden. Lieferscheine, Ausgangsbelege – all diese Dokumente mussten einst durch diverse Hände gereicht und geprüft werden. Wer bei all dieser manuellen Arbeit die täglichen Absendezeiten der Hauspost verpasste, sorgte ungewollt für Verzögerungen.

Bei solchen papierbasierten Vorgängen kommt es unumgänglich zu hohen Liegezeiten. Sachbearbeiter haben die Rechnungen vor sich und müssen erst einmal im ERP-System abgleichen, ob Rechnung und Bestellung übereinstimmen, bevor es weitergeht. Durch digitales Dokumentenmanagement laufen diese Prozesse bei LEMKEN für bestimmte Buchungskreise komplett automatisch ab.

Die meisten Rechnungen stimmen in der Regel mit ihren Bestellungen überein. Sie benötigen demnach keine weitere Bearbeitung und werden entsprechend abgelegt – ohne jeglichen menschlichen Aufwand. Kommt es doch einmal zu Abweichungen im automatischen Abgleich, leitet das Dokumentenmanagementsystem (DMS) die betroffene Rechnung auf direktem Wege zur Prüfung an die jeweils zuständige Person. Das System differenziert bei seiner Arbeit beispielsweise zwischen Kostenstellen oder verschiedenen Freigabebeträgen pro Fachkraft. LEMKEN kann unter anderem flexibel einstellen, ab welchen Geldbeträgen das System ein Dokument zur Freigabe an Vorgesetzte leitet.

Durch intelligente automatische Prozesse gehören vermeidbare Liegezeiten fast komplett der Vergangenheit an. Prozesse, die sich zuvor über mehrere Tage erstreckten, wickelt LEMKEN heute in einer halben Stunde ab. Bei mehr als 1.600 Mitarbeitenden summiert sich dieser Effekt auf eine enorme Zeitersparnis an jedem einzelnen Tag.

Die Workflows und das DMS, die LEMKEN für diesen Fortschritt verwendet, stammen seit 2007 von EASY SOFTWARE. Das Projekt begann damals mit der Archivierung aller papierbasierten Dokumente. Nach diesem wichtigen ersten Schritt kamen die ersten Workflows dazu. Bereits nach kürzester Zeit konnte LEMKEN sämtliche Belege deutlich einfacher verwalten und finden.

Heute hat LEMKEN etliche verschiedene Workflows im Einsatz. Viele davon werden an andere Systeme ausgelagert – das verwendete EASY DMS ermöglicht eine solche Flexibilität mit externen Lösungen.

Der umfangreichste Workflow verwaltet eine komplexe Zuordnung von Eingangsrechnungen: Das System differenziert dabei zum einen zwischen gescannten Rechnungen und komplett digitalen Rechnungen, die zum Beispiel per E-Mail eingetroffen sind. Zum anderen unterscheidet das System zwischen zwei verschiedenen Buchungskreisen, nach deren Kriterien es die Rechnungen untersucht.

Digitale Eingangsrechnungen werden vom System aus ihren Postfächern heraus in passende Mappen angelegt. Danach werden verwandte Belege durch eine nahtlose Anbindung an ein externes Tool zur Eingangsrechnungsverwaltung extrahiert und dort von Fachkräften für Rechnungsprüfung bearbeitet. Auf ihrem Weg zurück ins DMS gelangen die Rechnungen in den passenden Workflow, je nach Buchungskreis.

Sogar internationale Rechnungen sowie Rechnungen einiger Tochtergesellschaften sind in diesem DMS abgelegt. Über 760 User nutzen das DMS bei LEMKEN. Der Zugang und die Berechtigungen sind für jede Person frei anpassbar. So haben beispielsweise Mitarbeitende im Inland Zugriff auf das DMS und Workflows, Mitarbeitende im Ausland aber nur aufs Archiv.

Seit der Einführung des digitalen Archivs und des DMS inklusive Workflows arbeitet LEMKEN agiler und effektiver. Die klaren Strukturen reduzieren überflüssige Aufgaben und verlorene Zeit auf ein Minimum. Das Ergebnis ist mehr Klarheit und weniger Stress. Dadurch steigt nicht nur die Produktivität; es sinkt außerdem die Fehleranfälligkeit bei manuellen Prozessen.

Seit über 13 Jahren ist das digitalisierte Dokumentenmanagement fest im Unternehmen verankert und LEMKEN ist noch immer sehr zufrieden mit EASY. Die Dauer der gemeinsamen Beziehung allein ist ein Indikator für den Erfolg des Projekts.