LEMKEN
Die frühe Saat zur reichen Ernte mit dem Dokumentenmanagement der EASY
LEMKEN ist ein international führender Spezialanbieter für professionellen Pflanzenbau. Das Angebot umfasst leistungsstarke, vielfältige Technik für Landwirte: Drillmaschinen, Pflügen, Düngerstreuer und vieles mehr. In den Bereichen Bodenbearbeitung, Aussaat und Pflanzenschutz hilft LEMKEN dabei, die Welt zu ernähren. Im Jahr 2019 verzeichnete das Unternehmen einen Umsatz von 380 Millionen Euro. Zu diesem Zeitraum beschäftigte LEMKEN mehr als 1.600 Mitarbeitende.
Das papierlose Büro bei LEMKEN GmbH & Co. KG
Als ich bei LEMKEN eingestiegen bin, lief das Projekt mit EASY schon genau so erfolgreich wie heute. Ich hatte ursprünglich keinen unmittelbaren IT-Hintergrund; dennoch haben die Berater von Henrichsen4easy mir die Technologien so vermittelt, dass ich das Projekt heute eigenständig betreuen kann.“
Monika Friedrich, Projektbeauftragte, LEMKEN
Bei Arbeit dieser Größenordnung – auch in Bezug auf die hergestellten Güter – fällt ein ebenso großer Berg an Rechnungen, Belegen und sonstigen Schreiben im Hintergrund an. Da innovative Lösungen nicht nur beim Produktangebot von LEMKEN im Mittelpunkt stehen, suchte man früh nach einer effizienten Lösung für dieses bürokratische Dilemma.
Das „papierlose Büro“ ist heute in aller Munde, doch existiert die Vision schon seit Jahrzehnten. Während viele deutsche Unternehmen der Digitalisierung noch heute hinterherrennen, stellte LEMKEN bereits 2007 die Weichen Richtung Zukunft.
Bevor LEMKEN diesen aufkeimenden Megatrend erkannte, herrschte das Papier über sämtliche Schreibtische und Ablagen. Eingangsbelege und -rechnungen türmten sich stapelweise; täglich kamen einige Zentimeter dazu. Das war nicht nur unübersichtlich, sondern auch räumlich schwierig zu bewältigen. Jeder papierbasierte Ordner verlangt seinen Platz und irgendwann platzt sogar der geräumigste Aktenkeller. Selbst Dokumente, die nicht länger aufbewahrt werden müssen, verbrauchen Zeit und Schweiß jener Leute, die dutzende Regale voller Papier manuell verwalten.
Dank digitaler Archivierung muss LEMKEN papierbasierte Akten nicht länger vor Ort lagern. Stattdessen werden Akten einmalig gescannt und stehen fortan jederzeit im System zur Verfügung.
Projektinformationen
Papierlos seit über 13 Jahren
Bei der Suche nach passenden Informationen in einem Berg aus Papier beginnt häufig die größte Herausforderung. Da werden Minuten zu Stunden, Stunden zu Tagen – und das, obwohl Sekunden mit den richtigen Mitteln ausreichen könnten. Ein effizientes digitales Archiv beseitigt das Problem der endlosen Suchen beinahe vollständig: Bestimmte Schlagwörter und Kennzahlen werden schon beim Scan automatisch erfasst. Die anschließende Sortierung anhand dieser Kriterien sorgt für Übersicht und Ordnung im digitalen Archiv. Zählte Ablagearbeit zuvor zum Tagesgeschäft bei LEMKEN, können Fachkräfte ihre wertvolle Zeit nun effektiver nutzen.
Wo kein Papier ist, müssen auch keine Rechnungen mehr per Hauspost verschickt werden. Lieferscheine, Ausgangsbelege – all diese Dokumente mussten einst durch diverse Hände gereicht und geprüft werden. Wer bei all dieser manuellen Arbeit die täglichen Absendezeiten der Hauspost verpasste, sorgte ungewollt für Verzögerungen.
Bei solchen papierbasierten Vorgängen kommt es unumgänglich zu hohen Liegezeiten. Sachbearbeiter haben die Rechnungen vor sich und müssen erst einmal im ERP-System abgleichen, ob Rechnung und Bestellung übereinstimmen, bevor es weitergeht. Durch digitales Dokumentenmanagement laufen diese Prozesse bei LEMKEN für bestimmte Buchungskreise komplett automatisch ab.